Документирование. 4

Содержание.

 

 

1. Международные стандарты в области работы с документами
2. Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления.
3. Этапы движения входящих документов в организации.
4. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству.
5. Используемая литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Международные стандарты в области работы с документами.

   Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация. 
В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим работу с документами, является национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ИСО 15489:2001 «Информация и документация — Управление документами».

Можно сказать, что международные стандарты ИСО 23081 и ИСО 15801, посвященные соответственно делопроизводственным метаданным и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным способом, также служат основой для разработки национальных стандартов во многих странах мира.

В Российской Федерации действует  национальный стандарт ГОСТ 7.70-2003, разработанный  на основе «Дублинского ядра» —  универсального набора описательных реквизитов, который рекомендуется включать в состав метаданных информационных ресурсов.

В 2007 году на основе ISO 15489-1:2001, Information and Documentation — Records Management разработан ГОСТ ИСО 15489-1-2007, полностью соответствующий  содержанию международного аналога.

Стандартизация массивов метаданных об информационных ресурсах, развитие систем их классификации и  каталогизации должно стать основой  создания эффективных средств навигации  в российском информационном пространстве, а также постоянно действующего мониторинга информационных ресурсов (прежде всего государственных) и  информационной деятельности.

В многочисленных существующих и разрабатываемых стандартах в  области управления документами  можно выделить три уровня.

Высший уровень  пирамиды заслуженно занимает ГОСТ Р  ИСО 15489-102007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Управление документами. Общие  требования», определяющий основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий. К сожалению, аналогичного стандарта по организации долговременного  хранения пока нет, хотя в какой-то степени  его роль играет ISO 14721:2003 «Базовая модель открытой архивной информационной системы» (Open Archival Information System, OAIS).

К следующему уровню можно отнести стандарты, регламентирующие отдельные процедуры и виды работ. Сюда же можно включить требования к функциональным возможностям специализированных электронных систем для управления документами и для архивного  хранения электронных документов, а  также к «делопроизводческим» функциональным возможностям бизнес-приложений.

Основание этой пирамиды образуют стандарты, регламентирующие различные методы и технологии, используемые в системах управления документами: файловые форматы, носители для долговременного  хранения информации, метаданные, протоколы  обмена и взаимодействия.

Стандарты предназначены  для достаточно широкого круга специалистов. Пользователей стандартов по управлению документацией условно можно  разделить на две группы: на специалистов в области делопроизводства и  архивного дела и на специалистов других направлений, которые по роду своей деловой деятельности создают, используют и хранят документы.

Для широкого и эффективного использования стандартов есть определенные препятствия. В нашей стране это  прежде всего языковой барьер: большинство  стандартов в области управления документацией доступны только на иностранных  языках, которые наши специалисты  знают не слишком хорошо. Кроме  того, у нас пока еще слабо налажено информирование специалистов о мировых  тенденциях в стандартизации, о разрабатываемых  и вновь утвержденных стандартах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Типовые структуры службы  ДОУ в организациях различных  уровней управления.

 

Структура в системе органов  управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как  схема распределения общего объема функций органа управления между  структурными подразделе ниями и  схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оп тимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодей  ствие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ  частично регламентировали названия служб  делопроизводства, которые типизированы в за висимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в цен тральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют сле дующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его  секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат  коллегии, протокольное бюро);

• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных  документов, распоряди тельных документов органов власти, приказов министра;

• канцелярия, в состав которой  включают экспедицию, бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации  до кументов, машинописное бюро (компьютерный центр обра ботки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали  зации работы с документами, центральный  архив.

Это типовой набор структурных  подразделений. На практике в наших  министерствах и ведомствах в  составе управления де лами создают  в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организа циях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обыч но создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами в ис полнительных органах власти и исполнительных структурах (мэ рии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразде лений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями доку ментирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполня ет всю работу с документами в небольших учреждениях и органи зациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентиру ют наименование и приблизительную структуру  делопроизводст венной службы государственных  учреждений и предприятий. Ре шение  о создании службы, ее названии и  внутренней структуре негосударственных  организаций принимает руководство  органи зации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правле ние; в акционерных  обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива^*.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Этапы движения входящих  документов в организациях

 

 

Документооборот — движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

   Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

                                        Документооборот включает следующие  этапы:

   Прием и обработка  документов; распределение корреспонденции;  передача и доставка документов; учет объема документооборота; регистрация  документов; контроль за исполнением;  формирование дел; передача дел  на архивное хранение; уничтожение  документов.

   Организация  документооборота предусматривает рациональное движение  документов, включающее как операции с документами, так и  все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов , но и скорость этого движения.

 Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами  времени труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов.  В период разработки

Основные правила  организации документооборота в  учреждении

• прямоточность направления документопотоков, исключение дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов (исключает возвратные, обратные маршруты, т.е. однократное пребывание документа в одном подразделении или у одного исполнителя);
•       ритмичность  движения документов, которая обеспечивает равномерное поступление и        способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии  документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик  его параметров.

 

К качественным  характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов); периодичность (стадии документооборота); направленность движения.

Документооборот как технологический  процесс делится на несколько  частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Под документопотоком (потоком документальной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие) связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

 

По отношению  к  управленческому   объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.).

 В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов:  письма  (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и  договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета,  заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан -   предложений, заявлений, жалоб.

 

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Исходящие  документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы значительно превышают группу ответных документов, создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.

В исходящем документопотоке  выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договора, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и  используемые в самом аппарате управления, не выходящие  за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, штатные расписания и др.

 Функцию оперативного  регулирования  деятельности учреждении выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые отчетные документы, документы по учету материальных и средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между   должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон,  переговоры).  Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

 

Входящие документы  образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю  управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов,  как правило,  упорядочено,  а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документе  потоки, делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков. Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота,   который  выражается  общим  количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо  учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а  также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем  документооборота подсчитывают на основе данных учета  документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной  обработки  и отправки, а также по регистрационным  формам в службе делопроизводства и  в структурных подразделениях. Так  как  регистрация ведется в  пределах отдельных групп  документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и  подсчет объема документооборота нудно проводить по выделенным участкам регистрации.

 

 

 

 

 

 

 

4.Приказ об утверждении  инструкции по делопроизводству.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Красный Восток Агро» (ОАО «Красный Восток Агро»)     ПРИКАЗ
«	14	»	апреля	2011 г.		№	96
С.Базарные Матаки
Об утверждении инструкции по делопроизводству

 

 

В целях  организации работы по соблюдению порядка  ведения делопроизводства в ОАО  «Красный Восток» п р и к  а з ы в а ю:

 

1. Утвердить  прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Начальникам  отделов ознакомить всех работников  отделов с инструкцией по делопроизводству  и обеспечить ведение делопроизводства  в строгом соответствии с ее  требованиями.

3. Контроль  исполнения приказа оставляю  за собой.

 

 

 

Генеральный директор             Д.Д.Валиахметова

 

 

 

 

 

 

 

 

5.Используемая литература

 

1.Барихин А.Б. Делопроизводство  на предприятии. - М.: Книжный мир, 2002

2. Басаков М.И. Приказ и деловое  письмо (требования к оформлению  и образцы документов согласно  ГОСТ Р 6.30- 2003):Практическое пособие//Серия  «Справочники».- Ростов н/Д: изд-во  «Феникс», 2004.

3.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов. -М.:ЮНИТИ-ДАНА,2002.

4. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: «Издательство ПРИОР», (издание  7-е, переработанное и дополненное), 2002.

5. Стяжкина Т.А. Делопроизводство  предприятия. - М.: “Издательство “Экзамен”, 2002.