Введение                  3

Глава 1. Документирование хозяйственных операций.           5 

   1.1. Значение документации в бухгалтерском учете.           5

     1.2. Классификация бухгалтерских документов.            6

      1.3.Унифицированные формы первичной учетной документации.        10 

      1.4. Понятие документооборота.             14

      1.5.Право подписи первичных документов.            17 

      1.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них. 18

   1.7. Порядок хранения бухгалтерских документов.          20

   Заключение                 24

   Список  используемой литературы             25 

     Введение

     Бухгалтерский учет – это система учета ресурсов и результатов финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, проводимая по принятым правилам с использованием установленных форм документов. Предметом бухгалтерского учета являются факты хозяйственной жизни, а целью – выявление результатов хозяйственной деятельности и обеспечение сохранности ценностей.

     Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т. д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.

     Наиболее  существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.

     Документ (с лат. - доказательство, свидетельство), а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях. Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

     Формирование  полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и  финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования  инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

     Обеспечение контроля за наличием и движением  имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в  соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

     Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

     Выполнение  этих задач напрямую зависит от полноты  и своевременности отражения  на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

Глава 1.  
Документирование хозяйственных операций.

1.1. Значение документации в бухгалтерском учете.

   Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.

   В бухгалтерском учете порядок  создания, принятия и отражения первичных  документов регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином CCCР от 29.07.1983 № 105.

   Документ  – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

   Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет  бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

   Система документальной регистрации первичных  данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

• своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
• простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
• рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

   При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется  правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся  документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.

   Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь  созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия.

   Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать – финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

   Создание  носителей первичной учетной  информации (документов) – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

1.2. Классификация бухгалтерских документов.

   Все хозяйственные операции должны производиться  с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

   Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

• по назначению;
• по содержанию хозяйственных операций;
• по объему отраженных в них операций;
• по способу использования;
• по числу учитываемых операций;
• по месту составления;
• по способу заполнения.

   Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

• организационно-распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• комбинированные;
• документы бухгалтерского оформления.

   К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

   К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

   Существует  целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

   Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

1.3. Унифицированные формы первичной  
учетной документации.

   В соответствии с Законом о бухгалтерском  учете и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах»^[5] Госкомстат РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономики РФ утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

   Применение  унифицированных форм первичной  учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.

   Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ.

   Унификация  форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования  учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

   Госкомстат  России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные  формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации.

   Формы унифицированных документов приспособлены  для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также – для обработки вручную. В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 – А3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148 х 210). Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

   Каждой  из форм присвоено кодовое обозначение  по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.

   В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

   Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы);
• код формы;
• дату составления;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;
• личные подписи и их расшифровки.

   Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.

1.4. Понятие документооборота.

   Документооборот – движение документов на предприятии  от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

   Документооборот, организованный по графику:

• позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки;
• способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;
• повышает производительность труда счетных работников;
• способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;
• способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;
• повышает эффективность всей учетной работы организации.

   Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
• круг лиц, которые обращаются с первичными документами;
• кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
• рабочая схема действующих отделов организации;
• порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);
• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий свое-временно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

   Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

   В обязанности всех работников организации  включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

   График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. 

   Приложение  к Положению о документах

   и документообороте в бухгалтерском  учете,

   утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105

Пример  графика документооборота  
по предприятию

   Утвержден

   приказом  № _____ от _______ 

   Требования  главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

1.5. Право подписи первичных документов.

   Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

   Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

   Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

   Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

   Без подписи главного бухгалтера или  уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

   В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

1.6. Правила проверки первичных документов  
и исправления ошибок в них.

   Проверка  первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

   Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
• подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

   При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

   Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

• по причинам возникновения –

• небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

• по месту возникновения –

• в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

• по значению –

• локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

   Внесение  исправлений в кассовые (приходные  и расходные кассовые ордера) и  банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные  документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

   Ошибки  в первичных документах, созданных  вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
• на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.