Документирование управленческой деятельности. 9

                              Центросоюз Российской Федерации

Образовательное учреждение «Российский университет кооперации»

Реферат

по

Деловоиу общению

на тему:

«документирование управленческой деятельности».

студентки

II курса

факультета МЭО

специальности «реклама»

Пашковой Т. С.

Москва 2009 г.

Содержание

Глава 1

I.         Введение

II.       Юридическая сила документов. Состав реквизитов.

III.    Юридическая сила копий документов.

IV.   Требования к бланкам документов

V.      Подготовка и оформление основных видов документов

Глава 2

I.       Роль информации в управлении документами

II.    Технология работы с документами

III. Функциональные обязанности документоведа, его права, ответственность и условие работы.

IV. Заключение

Введение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации: организационные документы; распорядительные документы; информационно - справочные документы. На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Юридическая сила документов. Состав реквизитов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

                  юридическую силу документов;

                  оперативное и качественное составление и исполнение документов;

                  организацию быстрого поиска документов;

                  более активное использование компьютера при составлении документов;

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “1 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит “3 - изображение наград” также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

“Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

              “Наименование министерства” и “Наименование предприятия” указывается в полном соответствии с правовыми актами.

              “Наименование структурного подразделения” – применяется только внутри предприятия.

              “Адресные данные предприятия” – используются только при переписке.

              “Название вида документа” – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

              “Дата” – оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

              “Индекс” – регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

              “Ссылка на индекс и дату входящего документа” – проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

              “Место составления или издания” – указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

              “Гриф ограничения доступа к документу” – указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы : “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п.

              “Адресат” – располагается в правом верхнем углу документа.

              “Гриф утверждения” – должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

              “Резолюция” – включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”.             

              “Заголовок к тексту” – содержит краткое содержание документа.

              “Отметка о контроле” – только тех документов, которые взяты на контроль.

              “Текст” – содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

              – краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

              – объективность и достоверность информации;

              – составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

              – структурирование текста  документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

              – широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

              “Отметка о наличии приложения” – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

              “Подпись” – входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

              “Гриф согласования” – состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ.

              “Виза” – используют для внутреннего согласования документов.

              “Печать” – ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

              “Отметка о заверении копии” – проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

              “Фамилия исполнителя и номер его телефона” – располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

              “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” – для последующего хранения и использования в справочных целях.

              “Отметка о поступлении” – проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

Юридическая сила копий документов.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Требования к бланкам документов

              Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Подготовка и оформление основных видов документов

              Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

              Организационными документами являются :

              устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

              Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.

              Распорядительными документами являются:

              приказ, распоряжение, указание, инструкция.

              Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

              Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

              Информационно - справочными документами являются:

              протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Роль информации в управлении документами.

Информационная система – это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое. С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т.д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ). Это дает возможность руководителям быстрого взаимодействия между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

На отечественных предприятиях с помощью информационных систем решаются многие вопросы технической и технологической подготовки производства, конструкторские и нормативные расчеты, экономические обоснования, планирование и учет. Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры по оценке деятельности предприятия.

Информационная система управления – это постоянно действующая система взаимосвязи людей, технических средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий, осуществляемых организацией.

ИСУ обычно включает следующие подсистемы: внутренней отчетности, сбора внешней информации, анализа информации.

Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью ИСУ является обеспечение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Информационные системы могут быть простыми и сложными.

При простой системе происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через средства сигнализации как одноразовое сообщение. Она свойственна низшей ступени управления – например: рабочее место – мастер.

Более распространены сложные информационные системы соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы также различаются:

– по степени обработки информации: централизованные и децентрализованные;

– по степени охвата информацией: комплексные и локальные. Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, тогда как локальные предназначены для определенных функций управления.

Компьютеры и современные информационные технологии многократно повышают эффективность ИСУ. Например, директор супермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежеквартальную информацию о том, какие товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре.

Сегодня в распоряжении менеджеров находятся самые разнообразные аппаратные средства, коммуникации, программное обеспечение. Из широко распространенных локальных компьютерных систем можно отметить:

                  системы бухгалтерского учета «1С», «Финансы без проблем», «Парус», «Супер-бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер»;

                  системы правового обеспечения «Гарант», «ИНЕК»;

                  системы поддержки рабочих мест руководителя «Директор», «Руководитель архива», «Проектировщик», «Супер-менеджер»;

                  системы поддержки документооборота предприятия «АТЛАНТ», «Делопроизводство» и др.

Кроме того, в работе с потоками информации используется разветвленная сеть радиолинейных, кабельных каналов; электронная почта, которая дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне ее, а также большому количеству людей одновременно; цифровая сотовая связь, цифровая радиосвязь. Менеджер может также как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по глобальной сети Интернет.

Технология работы с документами

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

              – документы, поступающие из других организаций (входящие);

              – документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

              – документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

              Документы, поступающие на предприятие проходят:

              – первичную обработку;

              – предварительное рассмотрение;

              – регистрацию;

              – рассмотрение руководством;

              – передачу на исполнение.

              Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

              – постановку документа на контроль;

              – проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

              – проверку и регулирование хода исполнения;

              – учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

              Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.

Функциональные обязанности документоведа, его права, ответственность и условие работы.

Функциональные обязанности Документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

5. Организует внедрение систем ведения документации.

6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Права документоведа:

Документовед имеет право:

1. Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

2. Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

3. Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

Ответственность документоведа:

Документовед несет ответственность за:

1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

Условия работы документоведа:

Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Заключение

Государственная система документационного обеспечения управления(ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает в себя настоящие основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:

                                                        общесоюзные – Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам:

                                                        отраслевые – министерствами и ведомствами СССР и союзных республик;

                                                        республиканские – Советами Министров союзных республик.

Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР "О предприятиях в СССР" и другими законодательными актами.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

                                                        государственные стандарты (ГОСТ).

                                                        отраслевые стандарты (ОСТ);

                                                        республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Список литературы:

1)     http://www.rosdiplom.ru/

2)     http://revolution.allbest.ru/

3)     Рогожин М.Ю.  документационное обеспечение управления . Москва.: РДЛ, 2004 г.

4)     http://referatik.com.ua/

5)     http://www.gaudeamus.omskcity.com