Документирование управленческой деятельности. 12

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1.      Информационно-справочная документация. Правила составления и оформления документов…………………………………………………...4

2.      Общие правила составления и оформления информационно-справочной документации………………………………………………...7

2.1. Акт…………………………………………………………………………8

2.2. Протокол…………………………………………………………………11

2.3. Докладная записка………………………………………………………14

2.4. Служебная записка………………………………………………………16

2.5. Объяснительная записка…………………………………………………17

2.6. Письмо……………………………………………………………………19

2.7. Справка……………………………………………………………………22

2.8. Телеграмма……………………………………………………………….24

Заключение………………………………………………………………………26

Список использованной литературы…………………………………………...27

Введение

Информационно-справочные документы – сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. К информационно-справочным документам относятся:

Акт – справочно-информационный документ.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, которые относятся к информационно-справочным.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).

Письмо – распространенный способ обмена информацией, оно объединяет группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).

Телеграмма - документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

1. Информационно-справочная документация. Правила составления и оформления документов

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

                    Акт;

                    Протокол;

                    Докладная записка;

                    Объяснительная записка;

                    Служебная записка;

                    Письмо;

                    Справка;

                    Заключение;

                    Отзыв;

                    Телеграмма и т.д.

Все эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, или инициируют управленческие решения, позволяют тот или иной способ действий.

Документы, входящие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. С изменениями №1, утверждены Госстандартом России 21.01.2000 № 9, подразделяют на три группы:

                    Организационные;

                    Распорядительные;

                    информационно-справочные.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами. Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Распорядительные документы – документы, содержащие распоряжение о совершении хозяйственной операции.

Информационно-справочные документы – сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу. Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству. Правила составления и оформления значительной части управленческих документов установлены и закреплены еще с 1970-х годах.

В последующие годы было принято несколько поправок и новых редакций государственных стандартов. Оформление различных информационно-справочных документов имеет много общего.

Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), чаще всего приходиться выполнять секретарю организации. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители предприятия (или их заместители).

Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены ГОСТом в 2003 году и являются едиными для всех документов.

Более подробно рассмотрим составление и оформление информационно-справочных документов в процессе работы.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики)).

3. Справочно-аналитическая документация (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Общие правила составления и оформления информационно-справочной документации

Общие правила оформления информационно-справочных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т.е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т.е. в соответствии с требованиями государственного стандарта.

Информационно-справочная документация – это процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Печать. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На некоторых документах (например, удостоверениях личности, пропусках) предусмотрено специальное место для проставления печати, обычно отмеченное “М.П.” Недопустимо проставление печати на свободном поле документа. Теперь мы знаем, как оформлять информационно-справочные документы, следовательно, теперь узнаем поподробнее о некоторых из них.

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие более важное значение для кадровых вопросов.

2.1. Акт

Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц (преимущественно комиссией), для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия. Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях (при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д.) его составляет одно должностное лицо.

Акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.

Все акты оформляются по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), место составления, дату, индекс, заголовок к тексту, основание для его издания, состав комиссии, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» и формулируется с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии). В ней указываются название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. В вводной части перечисляют фамилии (в именительном падеже) с указанием должностей лиц, составивших акт (их приводят в алфавитном порядке в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает в себя: сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указываются данные о количестве экземпляров акта и их нахождении (структурные подразделения) или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

На оформление актов распространяются требования государственного стандарта «Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). В соответствии с этим ГОСТом в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).

2.2. Протокол

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля. К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора. Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – слушатели, выступили, постановили (решили) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация). Перед словом «слушатели» ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

После слова «выступили» с красной строки пишут инициалы Ии фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…». Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе «выступили». Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами «постановили» или «решили» (от 0-го положения табулятора – левое поле). Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу. При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре. Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания. Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года.

2.3. Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, которые относятся к информационно-справочным.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренняя докладная записка – это основной вид документа, который используется для документирования внутренних связей организации (или учреждения), для переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, между структурными подразделениями, между отдельными сотрудниками.

Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Обычно докладной запиской информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем, и руководителем подразделения.

Внешняя докладная записка – представляется руководителю вышестоящей организации. Они составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

                    в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

                    во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

                    в третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка. Составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Примером такой справки может быть «Справка о проверке состояния работы по обучению и повышению квалификации».

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

2.4. Служебная записка

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:

- материально-технического обеспечения;

- хозяйственного обеспечения;

- организационного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст записки, как правило, состоит из двух разделов:

- обоснования (изложения причин составления);

- предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения). Несмотря на то, что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности организаций служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто заменяет собой докладную записку.

Но служебная записка не должна заменять докладную записку, поскольку докладная записка направляется вышестоящему должностному лицу. Можно сказать, что с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные связи в организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные.

Служебные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Разница заключается только в наименовании вида документа – служебная записка.

2.5. Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Объяснительные записки составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях.

1.           Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт.

2.           Происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:

- объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений;

- объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

- первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

- второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Специальные бланки для внешних докладных записок или справок обычно не изготавливают, и эти документы готовят на обычной бумаге. Но при этом воспроизводят информацию бланка, т.е. указывают название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации (учреждения), название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления.

Внутренняя докладная и объяснительная записки могут быть написаны от руки, но должны содержать сведения об авторе документа. Как правило, они начинаются с названия структурного подразделения, в котором работает автор, указания вида документа и даты его составления.

2.6. Письмо

Письмо – распространенный способ обмена информацией, оно объединяет группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (беседа, телефонный разговор).Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).