Документирование управленческой деятельности. 6

Министерство  образования Российской Федерации

Кемеровский технологический институт пищевой  промышленности

 

Представительство _г. Новокузнецк__ 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

По «Документирование  управленческой деятельности»

Вариант 11. 
 

                  Выполнил: студент  6 курса 

                  Специальности  0608

                  гр. _ЭУз-422_____

                  Ковалева  Анна Владимировна

                  Шифр  зачётки 2702647 

                  Оценка  работы____________

                  Проверил:________________

                  Дата  проверки_____________

                  Дата  поступления работы в институт_________________

                  Номер по журналу регистрации_______________ 

2011 

Содержание:

  1. Технология регистрации документов.                                               3
  2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Код формы документа», «Место составления или издания документа», «Заголовок к тексту», «Гриф согласования документа», «Отметка для автоматического поиска документа».                                                                                  8
  3. Объяснительные записки. Составьте конкретный пример.              13
 

Список литературы                                                                                        15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Введение

       В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой  является документ, и то, насколько  она оперативно оформляется и  перерабатывается.

       Система документооборота является технологической  основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно  сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан  государственным либо муниципальным  учреждением или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия.

       Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

       Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и  контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации  и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым  реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

       Использование компьютерных технологий ускоряет до-кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

       Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет  отказаться от ручных форм учета и  перейти на современную форму  регистра-ции документов с помощью ПЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

       Регистрация документов

       Регистрация документов - это фиксация факта  создания или поступления документа  путем проставления на нем индекса  и даты с последующей записью  необходимых сведений о документе  в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

       Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

       Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

       Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно.

       Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

           - - порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
           - - индекс по номенклатуре дел.

       Например: 218/08-17, где 218- порядковый регистрационный  номер; 08-17 - номер дела, в которое  будет подшит документ или его  копия (для исходящих документов).

       В состав индекса могут дополнительно  входить номера (коды) из классификаторов  корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

       Внутренние  документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

       Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

       В качестве регистрационных форм, в  зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные  журналы или регистрационно-контрольные  карточки (РКК). Журналы удобны при  сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как  поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации  отдельно для входящих, исходящих  и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

       Этих  недостатков лишены РКК, позволяющие  более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.

       При ведении карточной системы регистрации  документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные  бланки - шахматки , для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

       Установлен  следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

       -        - автор (корреспондент);
       -        - название документа;
       -        - дата документа;
       -        - индекс документа;
       -        - дата поступления документа (для входящих документов);
       -        - индекс поступления документа (для входящих документов);
       -        - заголовок документа или его краткое содержание;
       -        - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
       -        - срок исполнения;
       -        - отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
       -        - номер дела.

       В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

       -        - исполнители;
       -        - расписка исполнителя в получении документа;
       -        - ход исполнения;
       -        - приложения и др.

       Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Регистрация  документов-ответов должна вестись  на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Код формы документа, входящего в состав Унифицированные системы документации (УСД) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

       Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

       В ОКУД представлены наименования и кодовые  обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие (УСД):

       - Организационно-распорядительной документации;

       - Первичной учетной документации;

       - Банковской документации;

       - Финансовой, учетной и отчетной  бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

       - Отчетно-статистической документации;

       - Учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий;

       - Документации по труду;

       - Документации Пенсионного фонда  Российской Федерации;

       - Внешнеторговой документации. 

       Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.1

       В тех случаях, если географическое местонахождение  вошло в название организации, место  составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать – Москва.2

       В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".3  

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.13.  
2 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 
3 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с. 

       Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.2

       Заголовок может отвечать на вопросы:

       о чем (о ком)?,

       например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

       чего (кого)?,

       например: Должностная инструкция ведущего эксперта.3

       Наличие заголовка значительно облегчает  обработку документа, т.к. не читая  всего текста можно получить представление  о содержании и направить документ на исполнение.4

       Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.5

       Заголовок составляется исполнителем, готовящим  проект документа, к любому документу  формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.6

       К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.7

       Бланк документа при необходимости  может включать ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизита "Заголовок  к тексту".8  

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 55.  
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.18.  
3 Там же. – Пункт 3.18.  
4 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 
5 Там же.  
6 Там же.  
7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.18.  
8 Там же. – Пункт 4.7. 

       Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.1

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 55.  

       Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.2

2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.18. 

       Отметка для автоматического  поиска документа

       Если  документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе  делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта  она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество страниц, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается  на нижнем поле каждого листа документа. 

       Текст докладной записки  состоит из двух или трех смысловых частей:  
- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;  
- во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;  
- в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.  
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.  
Текст докладной записки может быть примерно таким:  
"В целях информирования потенциальных потребителей о выпуске ЗАО "ТЕРМИКА" нового программного продукта на период с 01.06.2011 по 29.07.2011 было запланировано проведение рекламной кампании, включающей в себя следующие мероприятия:… В соответствии с предварительной сметой на проведение рекламной кампании было выделены денежные средства в размере…  
В связи с непредусмотренным повышением цен на полиграфические услуги просим Вас выделить дополнительные средства в размере 16000,00 (шестнадцати тысяч) рублей для проведения рекламной кампании в запланированном объеме. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Объяснительная  записка. 
Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения  поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

       Если  объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном  листе бумаге и адресуются конкретному  вышестоящему должностному лицу. В  случае отправки записки по горизонтали  используются служебные записки.

       Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

  • Наименование организации
  • Данные  получателя записки,  с указанием ФИО должностного лица;
  • Само наименования - "Объяснительная записка";
  • Дата составления и зарегистрированный номер документа;
  • Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
  • Непосредственно текст пояснения.
  • Составитель и подпись.

       Документ  по структуре состоит из двух частей:

  • Фактическая часть, в которой указываются факты, послужившие поводом к ее написанию;
  • Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или факт нарушения.

       Объяснительные записка обычно составляется в следующих случаях:

  • Возникновение недостачи в кассе или на складе;
  • Прогул или опоздание на рабочее место;
  • В случае внесения корректировок в налоговую или бухгалтерскую отчетность

       Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.  В случаях, когда необходимо доложить руководству о какие-либо событиях в организации, влияющих на жизнедеятельность организации используются докладные записки. Отличие лишь в отсутствии логической части, где делаются выводы и предложения.

       Образец объяснительной записки:

 

       Генеральному  директору 

       ООО «Цветочек» 
Иванову И.И. 
от менеджера по продажам 
Петрова П.П. 
 

       Объяснительная  записка 

       Я, менеджер по продажам ООО «Цветочек» Петров П.П., опоздал на работу 01.01.2011, поскольку это был официальный нерабочий праздничный день, установленный статьей 112 ТК РФ, а письменного согласия на работу в этот день я не давал. 
Прошу оплатить мне фактически отработанное 01.01.2011 время в количестве 6 (шести) часов в двойном размере. 
 
 

       01.01.2011                                                           П.П. Петров

       Список  использованной литературы:

       1. Автоматизация регистрации документов новые возмжности программных средств. // Бухгалтер. - 2003 г. - №1.

       2. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004 г.

       3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005 г.

       4. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 2001. - №1.

       5. Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. - М.: Изд.-во Экмос, 2004 г.

       6. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоовой и др. - М. Технология, 2004 г.

       7. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2005 г.

       8. Электронный документооборот. - М. Новый век, 2001 г.

Документирование управленческой деятельности. 6 📙 Реферат → 🆔 81634

Документирование управленческой деятельности. 6 📙 Реферат → 🆔 81634