Документирование управленческой деятельности

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

АЛЬМЕТЬЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  НЕФТЯНОЙ ИНСТИТУТ

 

 

 

 

 

 

Кафедра «Экономика предприятия»

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По курсу : «Документирование  управленческой деятельности»

 

 

 

 

 

Вариант 0

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил Студент гр 48-72В

Зарбиев Э.

Проверил: Нурыахметова С.М

 

 

 

 

 

 

 

 

Альметьевск 2012 г.

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Письмо-предложение………………………………………………………3
2. Гарантийное письмо……………………………………………………….7
3. Приказ………………………………………………………………………9
4. Протокол…………………………………………………………………..12
5. История делопроизводства на Руси……………………………………..15
6. Работы с письмами и обращениями граждан …………………………..19

Список использованной литературы………………………………………..23

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПИСЬМО – ПРЕДЛОЖЕНИЕ

 

Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки.

 Предложение может  быть направлено по инициативе  продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Предложение может быть твердым и свободным.

 Если предложение  на определенный товар делается  только одному покупателю и  указывается срок, в течение которого  продавец считает себя связанным  условиями предложения, то оно  считается твердым. Срок действенности  предложения - необходимый реквизит  твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.

 Если предложение  делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.

 Отличительная особенность  оферты - исключительная конкретность  и точность в изложении условий  предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции,  ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структуру и стиль письма-оферты.

В заголовке к тексту письма употребляются стандартные  выражения:

О предложении на поставку...

О поставке...

и т. п.

Важным является и  выбор наиболее удачной формы  предложения. Наименее эффективным на практике оказывается вариант письменного обращения, начинающийся со слов «Предлагаю (предлагаем)...». Более правильным считается сделать небольшой комплимент адресату - сослаться на его безупречную репутацию, поблагодарить за проявленный интерес к вашему предложению. Поэтому начинать такое письмо следует с использованием формулировок:

Учитывая безупречную  репутацию фирмы...

Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество ...

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем...

В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли  бы) отправить Вам...

Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный  Вашим предприятием...

 и т. п

В тексте письма-оферты, как правило, используют следующие формулировки:

описание предложения 

Предлагаю (предлагаем)...

...Вашему вниманию...

...на Ваше рассмотрение...

Имеем честь предложить...

...Вашему предприятию...

...вниманию Вашего  руководства...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам осуществить поставку...

В счет взаимных поставок на текущий год предлагаем Вам  дополнительно приобрести у нашего предприятия...

Исходя из результатов  предварительных переговоров, мы могли  бы предложить Вам...

Принимая во внимание особые обстоятельства, мы можем предложить Вашему предприятию осуществить  допоставку продукции на следующих  условиях...

и т. п.

описание количества, качества продукции (товара, услуги)

Предлагается...

...следующая продукция...

...следующие услуги...

....следующие товары...

...в количестве, соответствующем...

Речь идет о товаре обычного торгового качества...

 Качество услуг  подтверждается прилагаемым к  письму сертификатом...

 Указанная продукция  по своему качеству относится к категории...

и т. п.

cтоимость и сроки  поставки 

Товар будет отгружен в течение января с. г.

Срок поставки: в заявленные в Вашем запросе сроки 

Срок поставки: по договоренности

Срок поставки: 2 месяца со дня получения заказа

Вы получите заказанную продукцию в течение ... дней с момента...

Цена товара составляет ... руб. за единицу...

Цена услуги определена с учетом...

Цена продукции равняется ... руб. за единицу и сформирована с учетом...

Оплата осуществляется в соответствии с ранее установленным порядком расчетов между...

Поскольку оферта предполагает получение ответа, то в заключительной её части часто используются следующие  стандартные выражения:

Настоящее предложение  действительно до..

 Указанное предложение  сохраняет свою силу до...

 Это предложение  действует в течение ... с момента...

 Предложение действительно  вплоть до полной продажи всего  наличествующего товара...

 Предложение действительно  в том случае, если до получения  Вашего ответа товар все еще  не будет продан...

 Предложение действительно  при условии получения от Вас  акцепта (подтверждения) в течение  ... дней со дня получения Вами  настоящего письма...

 Предложение будет  действовать до момента получения  нами Вашего ответа...

Письмо-предложение может  быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-предложение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-предложения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе. Образец письма – предложения представлен в приложении 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

 

Гарантийное письмо предназначено  для предоставления адресату письменных гарантий с подтверждением обещаний или условий, намерений или действий отправителя, так или иначе связанных  с интересами адресата.

Гарантийное письмо может быть адресовано организации или физическому лицу. Само слово "гарантия" может не фигурировать в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантии. В гарантийном письме в гарантироваться могут, например, оплата за выполненную работу, сроки ее выполнения работ, качество выполнения работ, качество поставляемого товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Чаще всего такие гарантии требуются, если одна из сторон не уверена в том, что определенные договоренности будут выполнены.  Эти пункты могут составить содержание всего письма или быть его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера, т.е договорам и дополнительным соглашениям.

Чаще всего гарантийные  письма предоставляются для подтверждения  факта оплаты. В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которым должна быть произведена оплата. В тоже время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Например при регистрации юридического лица, достаточно гарантийного письма на предоставление юридического адреса, так как заключение договора аренды офиса не возможно. Так же гарантийное письмо может быть принято и банком, как обеспечение кредита. Письмо в этом случае будет подтверждением того, что адресат получит необходимую сумму для его погашения.

Гарантийное письмо отличает ясность, точность и однозначность  формулировок - поскольку в нем  идет речь о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет произведена.

Гарантийные  письма могут  начинаться с изложения сути предоставляемых  адресату гарантий, к примеру: "Настоящим письмом гарантируем...". В иных случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату определенные гарантии. В этом варианте соответствующее заявление формулируется в заключительной части, например: "Оплату гарантирую" или "Своевременную и полную оплату гарантируем".

Характерной чертой данного  вида письма является наличие наряду с подписью автора (чаще, директора  организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные денежные вопросы. В случае, если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. д., то в письме обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

К характерным  фразам гарантийного письма можно отнести  следующие:

Гарантируем...

Гарантируем, что...

Компания "Партнер" гарантирует...

Подтверждаем, что произведем оплату

Просим выслать в  наш адрес наложенным платежом ...

Оплату в срок .... гарантируем...

Настоящим гарантируем...

Правила оформления гарантийного письма соответствуют общим правилам оформления деловых писем и представлено в приложении 2.

 

 

 

 

 

3. ПРИКАЗ

 

Приказ  – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности. Пример приказа представлен в приложении 3.

Приказы по основной деятельности  издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении  структуры и штатов, в целях  утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу  (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых  реквизитов и указанием на верхнем  поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю").

Текст приказа состоит  из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

В констатирующей части  дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания  приказа послужил законодательный  или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть  отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа  должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее  изданный документ или какие-то его  положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями  и должностными лицами. Визы проставляются  на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. ПРОТОКОЛ

 

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений  на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным  органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых  в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляется на основании  записей, произведенных во время  заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или  другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой  опускается ход обсуждения вопроса  и фиксируется только принятое по нему решение.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются  инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола  делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Вводная часть протокола заканчивается  повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Текст краткого протокола  также состоит из двух частей. В  вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

В основной части протокола  указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания  и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются  порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы  координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов при  необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.

Выписка из протокола  воспроизводит все реквизиты  бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.

Протокол оформляется  на общем бланке организации с  указанием наименования вида документа  – "ПРОТОКОЛ", на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа) или на стандартном листе бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами  протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и  регистрационный номер, место составления  или издания, заголовок к тексту, подписи.

 

 

 

5. ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА РУСИ

 

Первые документы появились  практически одновременно с возникновением письменности. Со временем работа с  документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и  писались документы, использовались самые  разные материалы. Например, как утверждал  Геродот, на пирамиде Хеопса был высечен  документ, в котором было зафиксировано, сколько продуктов было выдано людям, занятым на строительстве пирамиды.

Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент, бумага, магнитная  лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся  когда-то и используемых сегодня для хранения документов.

 

Эволюция делопроизводства

 

На Руси деловые документы  появились в Х веке. Первыми  документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов.

Первый свод законов  Киевской Руси "Русская правда", датированный XI веком, позволяет судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии того времени.

В "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствующие  о развитии правовых отношений в  Древней Руси: послух (свидетель), вира (штраф), куна (деньги).

В XI-XV веках формируется  круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов.

Централизация государства  приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются приказные  избы - приказы. Высшим правительственным  учреждением становится Боярская дума. Документы того времени составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра.

Существовало ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские  указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в  приказы с мест).

Приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.

При Петре I от свитков  перешли к тетрадям - свернутым  вдвое листам, которые сшивались  в книги. С середины XVII века принимаются  меры по унификации делопроизводства и постановке его на законодательную основу.

Петр I уделял много времени  реформам в области управления государством. При нем появляются новые учреждения и регламенты для них.

В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший  основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система норм документирования. "Генеральные формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.

В этот период лексика  делового языка все больше отдаляется от разговорной речи, в нее проникает  большое количество иностранных  слов и терминов (акт, баллотировать, апелляция и т.п.).

Уже с петровских времен в российской системе делопроизводства (в отличие от западной) более  пристальное внимание уделялось  исполнительской дисциплине. Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.

В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний" согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений.

В начале XIX века появились  министерства.

В 1811 году было издано "Общее  учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным.

С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.