Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Документы

Систематизация документов

Хранение документации в любой компании необходимо не только для того, чтобы следовать законодательным нормам, но и для внутреннего контроля качества работы и динамики развития компании. Для облегчения процесса работы с уже исполненными документами необходимо периодически проводить такую процедуру, как систематизация документов.

В делопроизводстве систематизация документов применяется как к документам постоянного хранения, так и к документам временного хранения (срок хранения которых менее 10 лет).

Систематизация документов включает в себя две основных цели

правильное оформление документации в соответствии со всеми законодательными нормами,
физическая сохранность документации.

Конечно, основной целью систематизации документов является формирование их в дела, которые по истечении определенного срока передаются на архивное хранение. В зависимости от ценности дела, оно направляется либо в Государственный архив, либо в архив организации. Стоит отметить, что для передачи дел в архив необходимо правильно их оформить. Все документы нумеруются, подшиваются в одну папку, которая обязательно снабжена так называемой «этикеткой». На этикетке указана вся основная информация и реквизиты, связанные с делом. Затем дело отмечается в специальном перечне, который носит название «номенклатура дел». В нем указывается название дела, срок его хранения и особая информация, касающаяся непосредственно документов.

Систематизация документов как гарантия их физической сохранности тоже играет немаловажную роль в делопроизводстве. При проведении систематизации в случае необходимости дела сшивают заново. Ответственность за эту процедуру, как правило, несет сотрудник отдела делопроизводства. Однако в некоторых небольших компаниях эту функцию выполняет бухгалтер.

Систематизация документов – процесс трудоёмкий. Но именно он помогает в дальнейшем значительно упростить работу с большим количеством документов и превратить обращение к нужной документации из энерго- и времязатратной процедуры в элементарную.

Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное формирование дел способствует:

• оперативному поиску необходимых документов;

• обеспечивает их сохранность;

• устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формированием дел в структурных подразделениях учреждений и предприятий занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах «В дело №…» в строгом соответствии с номенклатурой дел.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Следует раздельно группировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организаций, поскольку они имеют различные сроки хранения.

В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходных и личных дел.

Дело с документами не должно превышать 250 листов (30–40 мм толщины).

Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. В большинстве фирм формирование дел проводится по наименованиям видов

документов, например, акты, приказы, контракты.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Дела организации, предприятия при их завершении по окончании года подлежат оформлению.

Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Документы постоянного и временного хранения свыше 10 лет следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой.

Листы в деле нумеруются черным (графитовым) карандашом или нумератором; каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговаривается особенность физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за де-

лопроизводство, с указанием должности, а также дата.

Дела временного ( до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

Обложки дел постоянного и временного хранения должны иметь следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование структурного подразделения;

• индекс дела по номенклатуре дел и номер тома;

• заголовок дела;

• срок хранения;

• дата (год) или крайние даты начала и окончания дела;

• количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

2) документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

3) документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

4) документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

5) в дело включается один экземпляр документа;

6) документ должен быть правильно оформлен;

7) в дело формируются документы одного года;

8) документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура предназначена: •для группировки исполненных документов в дела; •учета и обеспечения сохранности дел; •оперативного поиска документов в делах.

Номенклатуры дел подразделяются: • на типовые; • примерные; • конкретного предприятия (сводные).

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например: типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел конкретного предприятия (сводная) составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений для отдельного предприятия и отражает его специфику.

Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «отдел документационного обеспечения управления»). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости.

Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат – 1, бухгалтерия – 2 и т. п.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например: в индексе 1-2 (1 – соответствует секретариату, а 2 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: • название вида документов (приказы, контракты, протоколы); • краткое содержание («Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки»); • дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2005 г.»).

В ряде случаев можно использовать термин «Документы» с расшифровкой в скобках их видов, например «Документы ( акты, договоры, переписка) об аренде технических средств за 2005 г.».

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.

В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год (например, «Переходящее дело с 2004 г.»), изъятых или утерянных делах и т. п.

В графе «Примечание» при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года.

При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек.

Примерный состав ЭК: • зам. директора (главный бухгалтер); • ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива); • секретарь-референт.

ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по Перечню документов с указанием сроков хранения.

ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам на обложке дела нельзя. Дела просматриваются полностью, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: • документы, передаваемые в архив (со сроком хранения свыше 10 лет); • документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве(со сроком хранения до 10 лет включительно); • документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

К документам, передаваемым в архив, относятся: • устав, учредительный договор, решение о создании общества; • свидетельство о государственной регистрации; • документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; • положение о филиалах или представительствах общества; • годовые финансовые отчеты; • документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления; • протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции); • списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций; • акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля; • внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом; • документы по личному составу предприятия; • другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Оперативное хранение дел

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

За сохранность документов несут ответственность: • руководители структурных подразделений; • работники службы делопроизводства.

Дела хранятся: • в шкафах, на стеллажах (обычные документы); • в сейфах (документы с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и т. п.).

Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа: • для удобства поиска необходимого дела; • для проверки наличия дел.

Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится: • для обеспечения сохранности дел; • установления пропавших дел (документов); • поиска пропавших дел (документов); • восстановления документов, не найденных в результате поиска.

Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, но не реже одного раза в год.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения); (по указанию руководителя структурного подразделения).

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту-заместитель дела, в которой указывают: • номер дела; • дату выдачи; • кому выдано (Ф.И.О.); • структурное подразделение; • подпись исполнителя; • срок возврата; • отметку о возврате; • примечание.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документа. В карте-заместителе дела указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Как правило, на архивное хранение такие документы не передаются и они продолжают храниться в структурных подразделениях.

После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.

Подготовка и передача дел в архив

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: • документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдается в процессе формирования дела; • произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумерологом; • подшить в конце дела заверительный лист (Приложение 1), в котором указать количество листов в деле; • на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела; • переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола; • дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: • по основной (производственной) деятельности; • по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Отдельная опись на документы по личному составу составляется для удобства поиска и обеспечения сохранности этих документов.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2000 – 2002 гг. – 3 дела».

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов рекомендуется осуществлять с помощью специальных машин типа «шредер» не менее чем двумя работниками предприятия.

Содержание:

Введение

Основная часть:

1)Систематизация документов

2) Формирование и оформление дел

3)Номенклатура дел

4)Экспертиза ценности документов

5)Оперативное хранение дел

6)Подготовка и передача дел в архив

Заключение

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Заключение

Документы - это неотъемлемая и важная часть жизнедеятельности всего человечества. Основной функцией является упорядочивание и систематизация финансовой, экономической, исторической, политической и культурной жизни любого общества государства. Благодаря документам, хранящихся в архивах, наше поколение знает о далеком историческом прошлом.

Организация деятельность любого современного предприятия и государства нельзя представить без ведения четкой своевременной документации.

Документация необходима для принятия правильных решений, для решения каких-либо спорных или юридических вопросов.

В настоящее время трудно представить современной общество без документов, которые облегчают деятельность человека во всех его направлениях.

Введение

В настоящее время знание документирования, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для специалиста любого уровня, стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Документирование – процесс фиксации информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование строго регламентировано нормативными актами.

Система документирования представляет собой составление, оформление и изготовление документов.

Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Документы используются в различных областях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.

Экспертиза ценности документов – это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

В организациях, учреждениях, на предприятиях в процессе их деятельности образуются различные виды документов, содержащие определенную информацию. Объектом экспертизы ценности документов является информация. Это может быть текст, некоторые реквизиты, вид документа (приказ, распоряжение, докладная записка и др.) и т.д., которые имеют различную значимость и ценность.

Ценность документа либо информации, заключенной в нем, определяется его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Экспертизой ценности документов является процесс определения ценности информации в документах.

Список литературы

http://www.profmedia.by/pub/sec/art/14306/
http://www.archives-garant.ru/articles/?nuin=338
http://www.pravo.by/main.aspx?guid=3871&p0=W21226212&p1=1
Делопроизводство. В.А.Скачкова.-2006

Документы 📙 Реферат → 🆔 81745