Документы в бухучете: их виды и значение

Документы в бухучете: их виды и значение

1. Документы в бухучете

Документация - основная отличительная особенность бухгалтерского учета. Основные правила документирования и документооборота в силу их важности и обязательности определены нормативно.

В документоведении и делопроизводстве документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать

А его юридическая  сила - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его  оформления.

Документ (лат. documentum - свидетельство, доказательство) - это  письменное свидетельство совершенной  хозяйственной операции; без документа  не может быть произведено ни одной  записи на бухгалтерские счета.

Поэтому документ наделяет юридической силой учетные  данные, выступает ценным источником доказательств (в том числе вещественным доказательством) по делам об экономических  преступлениях, хищениях имущества, злоупотреблениях, взяточничестве, арбитражных спорах и т.п.

Документ о совершенной  хозяйственной операции должен быть составлен во время или сразу  по окончании хозяйственной операции, по установленной форме, содержать  необходимые реквизиты и отражать действительные и только законные операции.

Реквизитами документа, с помощью которых обеспечивается его юридическая сила, называют обязательные информационные элементы. Современные  требования к оформлению документов определяются в государственных  стандартах. В частности, организационно-распорядительные документы оформляются согласно ГОСТ Р 6.30 - 97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандартами установлены не только состав реквизитов (всего их 29), но также зоны и последовательность их размещения на документах (т.е. формуляр документов)

Реквизиты документов бухгалтерского учета также утверждены нормативно (в частности, п.2 ст. 9 Закона ? 129-ФЗ; Приказом Минфина России от 29.07.98 г. ? 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (в ред. от 24.03.2000 г.); Приказом Минфина России от 13.01.2000 г. ? 4н "О формах бухгалтерской отчетности" и др.).

К реквизитам, являющимся обязательными для любого документа, относятся:

- название документа  (накладная, акт, счет-фактура  и т.д.);

- наименование  и адрес организации, составившей  документ;

- указание участников  совершенной хозяйственной операции;

- место и дата  составления документа;

- содержание хозяйственной  операции;

- измерители хозяйственной  операции;

- подписи лиц,  совершивших хозяйственную операцию.

Основными частями  учетного документа являются: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть  должна содержать реквизиты, дающие полные и четкие представления о  виде и характере документа.

Содержательная  часть может быть оформлена в  виде таблицы или текста.

Оформляющая часть  документа обычно содержит: дату составления, подписи и утверждения документа; наименования должностных лиц, подписавших  документ, личные подписи и их расшифровку; соответствующие печати.

Многочисленные  бухгалтерские документы классифицируются по различным основаниям:

а) по назначению:

- распорядительные - содержащие задания на выполнение  определенных хозяйственных операций (например, наряд на работу, чек  банку и т. д.);

- исполнительные - в них отражаются совершенные  хозяйственные операции (например, накладные, раздаточно-сдаточные  ведомости, акты, квитанции и т.д.);

- комбинированные  - в них содержатся задание  и данные об исполнении;

- документы учетного  оформления- распределительные и группировочные ведомости, справки, мемориальные ордера; они составляются в бухгалтерии на основании первичных документов для подготовки и упрощения учетных записей в регистрах;

- документы вспомогательного  характера - сводные ведомости,  доверенности, сопроводительные и  упаковочные листы, раскладки,  ярлыки, описи материальных средств,  извещения, донесения и т.д.;

б) по месту возникновения:

- внутренние (составленные на данном предприятии, учреждении);

- внешние (поступившие из других организаций);

в) по объему содержания: первичные (непосредственно отражающие совершенную операцию) и вторичные  сводные - объединяющие несколько операций, отраженных в нескольких первичных  документах (например, авансовый отчет, отчет кассира, завскладом и т. д.);

г) по способу использования:

- разовые - в  них одним рабочим приемом  оформляется один или несколько  хозяйственных процессов - это  накладная, фактура, раздаточная  ведомость;

- накопительные  - документы, в которых совершенные  хозяйственные операции оформляются  в несколько приемов, постепенно (например, лимитная карта на отпуск  материальных средств и т.д.);

д) по качеству: полноценные (доброкачественные) и неполноценные (недоброкачественные).

Полноценные документы  должны полностью отвечать требованиям, изложенным выше (реквизитам).

Документы, в которых  отсутствует хотя бы одно из предъявляемых  требований, признаются неполноценными. Правоохранительным органам и судам  следует обращать на них особое внимание.

В целях более  тщательного изучения и анализа  неполноценные документы подразделяются на следующие группы и виды: неправильно  оформленные - документы без необходимых  реквизитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (например, накладная с гербовой печатью  и т.п.); с ненадлежащими реквизитами (например, чек на получение денег  в банке, подписанный неправомочным  лицом); отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (например, акт  на списание материалов на капитальный  ремонт с завышением их стоимости  и т.п.); отражающие операции, которые  в действительности или не были совершены (бестоварные или безденежные) или  были совершены не в том объеме. Такие документы называются подложными. Подложные документы делятся  на два вида: фальсифицированные (материальный подлог) и содержащие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог). Подложные  документы з силу ст. 81 нового УПК  РФ являются вещественными доказательствами, так как сохраняют на себе следы  преступления или служили орудием  преступления либо на них были направлены преступные действия.

Виды (категории) бухгалтерских  документов, порядок их составления  и вопросы, относящиеся к документообороту, регулируются. Законом ? 129-ФЗ, Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР от 29.07.83 г. ? 105, действующим в части, не противоречащей российскому законодательству, и некоторыми другими нормативными актами.

Бухгалтерские документы, в зависимости от их происхождения  и содержания заключенной в них  информации, делятся на три категории:

а) первичные учетные  документы (ст. 9 Закона ? 129-ФЗ). Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Они служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции, ее натуральные и денежные измерители.

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером. Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными  средствами, подписываются руководителем  организации и главным бухгалтером  или уполномоченными ими на то лицами.

Особенностью и  одним из требований, предъявляемых  к этого вида документам, является то, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее окончания.

Ответственность за оформление этих документов, достоверность  содержащихся в них данных, обеспечивают лица, составившие и подписавшие  эти документы.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота  и правильность оформления, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Для осуществления  контроля и упорядочения обработки  данных о хозяйственных операциях  на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Сводные учетные  документы как и первичные, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных  регистров подчистки и неоговоренные  исправления не допускаются.

Ошибки в первичных  документах, созданных вручную (за исключением  кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается  неправильный текст или суммы  и над зачеркнутым надписываются правильные данные. Запись зачеркивается одной гонкой чертой так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Исправление в первичном документе должно быть оговорено словом "исправлено" с указанием даты и подтверждена подписью исполнителя.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь  отметку, исключающую возможность  их повторного использования: дату записи в учетный регистр, другие отметки (оттиски печати). В приходных  и кассовых ордерах исправления  не допускаются.

Нормативно специально регламентируется возможность изъятия  в необходимых случаях бухгалтерских  документов и финансовой отчетности (УПК, ГПК. АПК РФ, ст. 9 Закона ? 129-ФЗ, Федеральный закон от 07.08.2001 г. ? 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (в ред. от 14.12.2001 г.), Инструкция о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, утвержденная Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 г. 16/176 и др.).

Первичные учетные  документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой  полицией на основании их постановлений  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Ввиду особой значимости для любой организации ведения  бухгалтерского учета первичных  документов и для обеспечения  его непрерывности, законодательством  предусмотрено, что главный бухгалтер  или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии  представителей органов, проводящих изъятие  документов, снять с них копии  с указанием основания и даты изъятия (п. 8 ст. 9 Закона ? 129-ФЗ).

Если изымаются  недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.п.), то с  разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие  должностные лица организации могут  дооформить их (т.е. сделать опись, пронумеровать  листы, опечатать, заверить своей подписью, печатью организации).

В случае утраты (хищения) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин происшедшего. В необходимых случаях для  участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного  надзора. Результаты работы комиссии оформляются  актом, который утверждается руководителем  организации;

б) регистры бухгалтерского учета (ст. 10 Закона ? 129-ФЗ). Регистры (сборные документы по типам операций) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах в хронологическом порядке и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Они могут классифицироваться по назначению, содержанию, форме;

в) документы бухгалтерской  отчетности (гл. III Закона ? 129-ФЗ) - это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (на базе документов двух указанных типов).

Бухгалтерская отчетность как система показателей, группируется в определенные формы и характеризует  финансово-хозяйственную деятельность предприятия за отчетный период.

По данным бухгалтерской  отчетности возможно установить излишек  или недостаток средств для формирования запасов и затрат, а также другие юридически значимые факты.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность дает возможность оценить  кредитоспособность предприятия, ликвидность  активов, установить наиболее срочные  обязательства предприятия.

Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за исключением  отчетности бюджетных организаций, составляют:

Бухгалтерский баланс (форма ? 1);

Отчет о финансовых результатах (форма ? 2);

Отчет о движении капитала (форма ? 3);

Отчет о движении денежных средств (форма ? 4);

Приложение к  бухгалтерскому балансу (форма ? 5);

Аудиторское заключение (если организация подлежит обязательному  аудиту);

Пояснительная записка.

Отчетным годом  для всех организаций является календарный  год- с 1 января по 31 декабря включительно.

Первым отчетным годом для вновь созданных  организаций считается период с  даты их государственной регистрации  по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, созданных  после 1 октября, - по 31 декабря следующего года.

Месячная и квартальная  отчетность является промежуточной  и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года.

Организации, за исключением  бюджетных, обязаны представлять квартальную  бухгалтерскую отчетность в течение 30 дней по окончании квартала, а годовую - в течение 90 дней по окончании года.

Представленная  годовая бухгалтерская отчетность должна быть утверждена в порядке, установленном  учредительными документами организации. Бухгалтерская отчетность должна быть публичной.

2. Формы и этапы учетной работы  с документами

Когда говорят об основных этапах учетной работы, то имеют ввиду бухгалтерское счетоводство, его технику.

Учетная работа проходит три основных этапа: обработку первичных  учетных документов бухгалтером; регистрацию  документов в соответствующих регистрах; обобщение данных текущего учета  и составление баланса.

На первом этапе  проверяется доброкачественность  каждого первичного документа, поступившего в бухгалтерию. Признав документ полноценным, главный или старший  бухгалтер составляет письменное распоряжение о принятии его на учет и регистрации  отраженной в первичном документе  хозяйственной операции на определенных счетах (регистрах). Это распоряжение называется бухгалтерской проводкой.

Технически проводка может быть оформлена в самом  первичном документе, в учетных  регистрах проставлением в первичном  документе номера соответствующего учетного регистра (при журнально-ордерной форме учета проставляется номер (?) журнала-ордера).

Бухгалтерская проводка имеет большое доказательственное значение для установления причастности конкретных счетных работников к  сокрытию хищений и иных нарушений  с помощью учета.

Следует иметь в  виду, что подложные бухгалтерские  проводки могут быть либо бездокументальными, т.е. не подтвержденными первичными документами, либо неправильными, не соответствующими содержанию первичных документов, послуживших основанием той или иной неправильной проводки.

На втором этапе  хозяйственная операция на сновании первичного документа с проводкой  бухгалтера регистрируется во взаимосвязанных  учетных регистрах (книгах, журналах, карточках и т.п.) в систематическом  и хронологическом порядке. Книга  для регистрации синтетических  счетов называется Главной книгой.

На третьем этапе  данные текущего учета обобщаются путем  составления оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим  счетам.

Итоговые суммы  по ним должны быть равными, поэтому  оборотные ведомости называют оборотным  балансом.

Путь документа  в учетном процессе от его возникновения (составления) до сдачи в архив  именуется документооборотом.

Правильность отражения  хозяйственных операций в регистрах  бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие  их. В первичных документах и регистрах  бухгалтерского учета неоговоренные  исправления не допускаются. Исправление  ошибки в регистре бухгалтерского учета  должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. В  кассовых и банковских документах исправления  не допускаются.

При заполнении учетных  документов (регистров) могут быть сделаны  неумышленные ошибки, порожденные утомлением, небрежностью работника, неисправностью калькулятора или иной техники.

Ошибки могут  быть локальные - искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата) и транзитные - если ошибка автоматически  проходит через несколько учетных  регистров (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации  операций ведет к серьезным ошибкам  на счетах, в оборотной ведомости  и балансе).

На практике наиболее распространены ошибки в записи текста операции, когда они ведут к  составлению неправильной проводки и к неточностям в расчетах.

Существуют следующие  легитимные способы исправления  ошибочных записей:

а) корректурный - зачеркивание одной тонкой чертой неправильных текста или суммы так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и вписывание над зачеркнутым текстом правильных сведений с соответствующей оговоркой.

Этот способ применяется  в том случае, когда ошибка выявлена в отчетном периоде до подведения итогов учетного регистра;

б) дополнительной записи. Этот способ используют при  обнаружении ошибок в следующих  случаях: в учетном регистре пропущена  отдельная запись (т.е. бухгалтерская  проводка) из первичного документа; если при записи в учетный регистр  ошибочно занижена сумма хозяйственной  операции.

Дополнительная  запись делается с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между  правильным (необходимым) и уже написанным показателем с указанием основания  такой проводки (с составлением соответствующей  справки, в которой указано, что  проводка сделана для исправления  ошибочной записи; форма такой  справки свободная, подписи бухгалтера и его руководителя - обязательны);

в) сторнировочной записи (способ "красное сторно", т.е. ограничения). Это дополнительные записи чисел чернилами красного цвета. Выделенная красным цветом сумма при подсчете итогов в регистрах вычитается (иногда сумма, подлежащая сторнированию, берется в рамку).

Важной особенностью всех документов бухгалтерского учета  является законодательное отнесение  содержания регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской  отчетности к категории сведений, составляющих коммерческую тайну. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они могут нести  ответственность, установленную законодательством  России (ст. 183 УК РФ - незаконное получение  и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну).