Должностной и численный состав ДОУ

ФГОУ  СПО

Уфимский  Торгово-Экономический Колледж 
 
 

РЕФЕРАТ

На тему:

Должностной и численный состав ДОУ 
 
 

Выполнила: студентка гр 2801 Камалова Л.И.

Проверила: преподаватель Сулейманова Э.Н.  
 
 
 
 

Уфа – 2010 

Оглавление:

Введение……………………………………………………………...4

1) Функции основных подразделений службы

документационного обеспечения управления…………………..4-8

2) Нормативы и расчёт численности…………………………...8-10

3) Категории…………………………………………………….10-12

Заключение…………………………………………………………12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ:

   Термин "Документационное  Обеспечение Управления (ДОУ)" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

   Тем не менее между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.     Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления:

  

    Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

секретариат;

экспедиция (в  экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей  корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

подразделение (отдел, группа) по регистрации и  учету документов;

подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями  граждан;

подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

отдел совершенствования  делопроизводства;

копировально-множительное бюро;

протокольная  группа;

редакционная  группа;

приемная;

архив.

  Секретариат – информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)

- планирование  рабочего дня руководителей 

- предварительное  рассмотрение и подготовка к  докладу руководителю поступивших  в организацию документов 

- составление  и оформление документов по  заданиям руководителей 

- аналитическая  работа по документам по заданию  руководителя 

- организация  телефонных переговоров руководителей 

- организация  командировок и деловых встреч  руководителей и др.  

Экспедиция – прием корреспонденции, поступающей в адрес организации

- распределение  документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные  подразделения 

-  обработка  отправляемых из организации  документов 

Подразделение (группа, отдел) по регистрации  и учету документов – регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов

- ведение информационно-справочной  работы по документам организации 

- подготовка  документов для представления  на рассмотрение руководства 

- контроль за  правильностью оформления документов 

- формирование  дел 

- подготовка  дел к передаче на хранение  в архив организации 

Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов – организация контроля за сроками исполнения документов

- постановка  документов на контроль 

- проверка своевременности  доведения документов до конкретных  исполнителей 

- предварительная  проверка и регулирование хода  исполнения документов 

- снятие документов  с контроля 

- учет и обобщение  результатов контроля исполнения  документов 

- подготовка  предложений по совершенствованию  контроля исполнения документов 

Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями  граждан – регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)

- подготовка  обращений граждан к рассмотрению  руководством 

- направление  обращений граждан на исполнение 

- контроль за  сроками исполнения обращений  граждан 

- отправка писем-ответов  гражданам 

- обобщение результатов  исполнения обращений граждан 

- формирование  дел с документами по рассмотрению  обращений граждан 

- подготовка  предложений для руководства  по совершенствованию организации  работы с обращениями граждан

Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов – перепечатка документов по заявкам подразделений и работников

- считывание документов

Отдел совершенствования делопроизводства – разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)

- разработка и корректировка номенклатуры дел организации

- консультирование работников организации по вопросам работы с документами

- методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях

- проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации

- организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству

- разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве

- постановка задач автоматизации делопроизводства

Копировально-множительное бюро – копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников

- протокольная  группа разработка планов работы коллегиальных органов

- оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа

- подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)

- ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов

- рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

- оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов

- контроль за исполнением решений коллегиальных органов

- оформление выписок из протоколов и др.

Редакционная  группа – редактирование документов, издаваемых в организации

- корректорская правка

- подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан) – организация приема посетителей руководством организации

- составление плана работы приемной

- ведение учетной документации по личному приему граждан

- организация исполнения документов, полученных при личном приеме

- обобщение результатов приема посетителей

- подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

Архив (организации) – ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива

- прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива

- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов

- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива

- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования

- проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

- осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования

- организация работы по составлению номенклатуры дел организации

- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами

- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления

         

2. Нормативы и расчёт численности

 

     Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

    Расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду, содержащиеся в информационном продукте "Помощник документоведа и архивиста":

   Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23;

   Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;

   Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;

  Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.

        Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться следующие виды нормативов:

Норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;

Норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;

Норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;

Норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);

Норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

При расчете  необходимой численности работников обычно сначала определяют общую  годовую трудоемкость, которая вычисляется  по следующей формуле:

_{То = Тн + Тнн}

  где То – общая годовая трудоемкость работ;

  Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;

  Тнн – годовая трудоемкость ненормированных работ.

    Расчет численности персонала службы документационного обеспечения управления рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. 

3. Категории

   

     В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:

- руководители;

- специалисты; 

- другие служащие (или технические исполнители). 

К категории  руководителей в соответствии с  Квалификационным справочником относятся  следующие должности:

- заведующий  архивом; 

- заведующий  канцелярией; 

- заведующий  копировально-множительным бюро;

- заведующая  машинописным бюро;

- заведующий  экспедицией. 

    На  практике в службе ДОУ используются  и иные должности руководителей:  управляющий делами, заведующий  общим отделом, заведующий протокольным  отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром  подготовки документов, заведующий  отделом писем и др. Как правило,  наименование должности руководителя  зависит от структуры службы  делопроизводства. По существующим  нормам управляемости количество  руководителей не должно превышать  20% от общего количества делопроизводственного  персонала. К категории специалистов  в соответствии с Квалификационным  справочником относятся следующие  должности: 

- документовед;

- инспектор по  контролю за исполнением поручений. 

     На  практике к категории специалистов  относятся такие должности, как:  помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь  коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории.  К категории технических исполнителей  в соответствии с Квалификационным  справочником относятся следующие  должности: 

- архивариус;

- делопроизводитель; 

- машинистка;

- секретарь-машинистка;

- секретарь незрячего  специалиста; 

- секретарь руководителя;

- секретарь-стенографистка;

- стенографистка;

- экспедитор.

Квалификационная  характеристика каждой должности имеет  три раздела:

   В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".

   В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

   В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения". 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ:

 В конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

1. В работу  с документами в организации  в той или иной степени втянуты  все работники, независимо от  того, к какой категории они  относятся – к руководителям,  специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере  работы с документами. 

2. От технологии  организации работы с документами  и от качества создаваемых  документов зависит не только  оперативность и эффективность  управленческих решений, но и  общие показатели результатов  деятельности организации. Без  налаженного делопроизводства трудно  построить эффективное управление.

 От вышесказанного, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

- документирование деятельности;

- организация работы с официальными документами.

   Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации, необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме, а так же очень важен подбор сотрудников для такой ответственной работы. 

***

Список использованной литературы:

"Энциклопедия  делопроизводства" - 2010 © ЗАО "ТЕРМИКА"