Эффективная презентация

Негосударственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский университет управления и экономики»

 

ИНСТИТУТ ЭЛЕКТРОННОГО ОБУЧЕНИЯ

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине

«ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ»

 

 

ЭФФЕКТИВНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

 

                   

 

 

 

выполнила студентка 144/ 1-1 группы Киянова Ася Александровна Проверил           Бондаренко К.А. «___» _______  2014 года Оценка ________________       Подпись_________________

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2014

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

Понятие…………………………………………………………………………..3

Структура………………………………………………………………………...3

Подготовка……………………………………………………………………….4

Создание презентации…………………………………………………………...5

Выступление…………………………………………………………………….11

Выводы…………………………………………………………………………..12

Список использованной литературы…………………………………………...13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современном мире мы часто сталкиваемся с необходимостью публичных выступлений. Являетесь ли Вы студентом, выступающим с докладом, преподавателем, объясняющим сложную тему или же менеджером, представляющим продукт своей компании, презентация – лучший способ привлечь внимание слушателей и достичь поставленных целей.

Содержательная и интересная презентация, изложенная доступным и понятным языком, включающая в себя наглядные схемы и изображения, способна не только продемонстрировать Ваш профессионализм и высокую компетентность, но и завоевать внимание и доверие аудитории.

Понятие

Слово «презентация» произошло от латинского слова «praesento» , что означает представление. То есть презентация– это способ представления информации. А цель презентации — донести до аудитории полноценную информацию об объекте презентации в удобной форме.

Структура

Выступление должно иметь структуру, это помогает оратору выступать уверенно и облегчает усвоение информации аудиторией.

Основные пункты структуры презентации:

1. Вступление;
2. Основная часть;
3. Заключение;

Рассмотрим подробнее каждый из них.

1 Вступление. Это довольно важная  часть презентации, так как слушатель лучше всего запоминает то, что происходит в начале и в конце выступления. Так же в яркое и уверенное начало поможет завоевать внимание и интерес слушателей, войти с ними в контакт, задать настроение и тон встречи. В этой части докладчик знакомится с аудиторией, вводит её в тему доклада, а так же ставит основные цели.

2 Основная часть. В этой части  докладчик развивает тему, опираясь  на подготовленный заранее , материал презентации с приведением наглядных примеров, доказательств, фотографий и таблиц оформленных на слайдах. Так же на слайдах должны быть приведены основные положения, краткие определения и формулировки, касающиеся темы.

3 Заключение. Как и вступление, заключение является самой запоминаемой частью выступления. Это финальная часть выступления, где подводятся итоги всего ранее сказанного, делаются выводы по теме, оратор даёт свои рекомендации, а так же отвечает на вопросы слушателей, после чего благодарит их за внимание и завершает презентацию.

Подготовка

Подготовка материалов презентации, является необходимым и очень важным этапом, которому стоит уделить много времени  и внимания, ведь это основа будущего выступления.

Для начала, необходимо поставить цель. Какой эффект мы хотим достигнуть, с помощью презентации? В чём мы хотим убедить аудиторию, к чему подтолкнуть? Так же заранее нужно понять для кого эта презентация. Кто целевая аудитория? Это может быть конференция специалистов в узкой отрасли или же презентация нового продукта для широкого круга потребителей разных возрастов, профессий и социального статуса. Ответив на эти вопросы, мы получаем чёткую формулировку темы  и основных задач презентации, а так же определяем, какую информацию необходимо собрать для её составления.

Создание презентации

Оценка темы, цели и аудитории является фундаментом следующего этапа - создания сообщения на данную тему, с заданной целью, для данной аудитории и в соответствии с конкретной обстановкой. Этот этап включает в себя сбор, обработку информации и средств визуальной поддержки, а так же их логичное и последовательное структурирование .

Основные источники информации:

- интернет;

- официальные документы;

- научная, научно-популярная литература;

- справочная литература: энциклопедии, энциклопедические словари, словари  по различным отраслям знаний, лингвистические словари, статистические  сборники, ежегодники по различным  вопросам, таблицы, библиографические  указатели;

- статьи из газет и журналов;

- результаты социологических опросов;

- собственные знания и опыт;

- личные контакты, беседы, интервью;

- размышления и наблюдения.

Чтобы выступление получилось содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько.

При подготовке к выступлению необходимо использовать и так называемый местный материал, т.е. имеющий отношение к слушателям. Такой материал оживляет выступление, привлекает к нему внимание слушателей, вызывает у них интерес к выступлению.

Чтение литературы по теме выступления, накопление карточек с интересными высказываниями, примерами, цитатами, статистическими данными - трудоемкий этап подготовки публичного выступления, который требует определенного времени, поэтому подготовку к выступлению необходимо начинать заранее.

Данный этап подготовки во многом определяет успех будущего выступления: оратор получает и расширяет свои знания, связанные с предметом речи, критически осмысливает материал, выясняет основные проблемы.

Отбор и систематизация материала

Сделать выступление захватывающим и наглядным можно благодаря не только своим специальным знаниям, но и личному опыту. Слушатели будут прислушиваться лишь в том случае, когда вы будете говорить не только как специалист, но и просто как человек. Ниже приведены источники материалов, которые могут помочь обрести специальную информацию, которая способна заинтересовать слушателей.

Специальная информация:

· Архив фирмы: что можно найти по этой теме в данной организации;

· Библиотеки, учебники, справочники;

· Газеты и специальные переодические издания;

· Видеодокументы (даже если вы найдете в них темы, слегка близкие к вашей, все равно они могут послужить неплохим толчком);

· Различные альманахи, сборники цитат, пословиц(иногда там можно найти меткий афоризм или хороший анекдот, которые помогут вам разрядить обстановку).

В Вашем распоряжении огромное количество материала. Что же дальше? Очень просто: вам просто нужно выбрать ту информацию, которая поможет достигнуть цели. Для этого просто спросите себя: Что именно я могу высказать в течение отведенного времени моей целевой аудитории для достижения намеченной мною цели?

  Определите логическую структуру  выступления. Основываясь на главном  тезисе доклада, подготовьте вступление, основную часть и заключение. Вступление и заключение могут  составлять 20% всего доклада. Не стоит  пренебрегать этими важными составляющими, иначе новая информация «свалится»  на слушателей, как «снег на  голову».

Вступление можно начать с небольшой истории, вопроса, или интересного факта. В заключение публичного выступления можно подытожить и кратко повторить идеи, уже озвученные в основной части. Поместив главные пункты доклада в основную часть, воспользуйтесь данными ниже рекомендациями.

  Подкрепляйте свои тезисы статистикой  и фактами. Такой способ широко  применяется в бизнес-презентациях  и служит отличным доказательством  слов докладчика. Чтобы аудитории  было легче воспринять новую  информацию, вместо «64,3%» лучше  скажите «почти 2/3». Используя статистическую  информацию, помните, что она должна  быть достоверной.

Используйте визуальные средства. Если презентация содержит много статистических данных, их лучше разместить на слайдах. Диаграммы и графики хорошо привлекают внимание и запоминаются. Также на слайдах можно разместить основные пункты выступления, которые, на ваш взгляд, очень важны для запоминания аудиторией. Помещая данные на слайдах, сделайте их четкими, разборчивыми. Они должны быть видны всем присутствующим. Шрифт должен быть крупным и по цвету резко отличаться от фона.

Психологи определили закономерности изменения внимания слушателей. Уровень внимания аудитории существенно изменяется в течение сорокаминутного периода. Сначала он высокий, затем, впервые десять минут, медленно снижается, потом снижается быстрее, а через тридцать минут достигает самого низкого уровня. С тридцатой по сороковую минуты уровень внимания повышается. В последние пять минут он наиболее высокий, хотя и не достигает первоначального уровня. Имейте в виду, внимание аудитории не повысится, если она не будет знать, что выступление близко к завершению.

Здесь можно привести следующие рекомендации:

Факты, которые по замыслу выступающего аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления. Особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении. Их можно особо выделять длительной паузой после важного пункта.

Так как степень внимания после первых десяти минут снижается, то как раз с этого момента и до тех пор, пока она не начнет опять возрастать, особая роль отводится разнообразию структуры выступления и приемам, призванным разбудить интерес аудитории.

Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию. А - это то, что должно быть включено в выступление обязательно, В -то, что желательно включить, С - то, что хорошо сказать, если для этого останется время. Обдумайте пути варьирования структуры выступления. Убедитесь, что каждый раздел заканчивается важным сообщением .

Цифровые данные для облегчения восприятия лучше демонстрировать посредством таблиц и графиков, а не злоупотреблять их зачитыванием. Лучше всего, когда в устном выступлении количество цифрового материала ограничено, на него лучше ссылаться, а не приводить полностью, так как цифры скорее утомляют слушателей, нежели вызывают интерес. Информация, которая плохо воспринимается на слух - даты, имена, новые термины, названия - должна быть обязательно представлена на слайдах.

При графическом представлении информации должны использоваться адекватные средства визуализации, т.е. подбираться соответствующие содержанию типы графиков и диаграмм, иллюстрации, таблицы. Как правило, в ячейках таблицы содержится мелкий текст. Такой слайд может легко читаться непосредственно на вашем мониторе, но на большом экране текст будет читаться плохо.

Средства динамического представления информации (перемещение или разновременное появление фрагментов текста и графических объектов, другие анимационные эффекты и эффекты смены слайдов) должны служить для дозирования информации, привлечения внимания слушателей к той ее части, о которой идет речь в определенный момент выступления, и показа явлений в динамике.

Текст презентации не должен служить конспектом для докладчика -для этого в программе MS PowerPoint существует специальный режим подготовки заметок к слайдам. Развернутые тексты на слайдах презентаций конспектов лекций вполне оправданны, но в презентациях, иллюстрирующих публичное выступление, текст должен быть свернут до ключевых слов и фраз. Полные развернутые предложения на слайдах таких презентаций используются только при необходимости цитирования. Списки на слайдах не должны включать более 5-7 элементов. Если элементов списка все-таки больше, их лучше расположить в две колонки. В таблицах не должно быть более 4 строк и 4 столбцов - в противном случае данные в таблице будет просто невозможно увидеть. Ячейки с названиями строк и столбцов и наиболее значимые данные рекомендуется выделять цветом. Гистограммы не должны включать более 4 категорий, а организационные диаграммы - более 5 элементов. Если требуются более объемные таблицы и диаграммы, лучше подготовить их для раздаточных материалов с помощью других программ.

Количество слайдов определяется регламентом выступления. Например, для 10-минутного выступления готовится не более 12 слайдов. Избыточное количество слайдов приводит не только к нарушению регламента, но и к утомлению слушателей и рассеиванию их внимания. В зарубежной практике чрезмерное количество слайдов в презентациях получило шутливое название «PowerPoint Poisoning» («отравление» PowerPoint).

Первый слайд презентации должен содержать название темы выступления, фамилию, имя и отчество докладчика, время и место выступления, контактную информацию. Для корпоративных презентаций в оформлении обязательно использование соответствующей символики.

Заключительный слайд презентации, содержащий текст «Спасибо за внимание» или «Конец», вряд ли приемлем для презентации, сопровождающей публичное выступление, поскольку завершение показа слайдов еще не является завершением выступления. Кроме того, такие слайды, так же как и слайд «Вопросы?», дублируют устное сообщение. Оптимальным вариантом представляется повторение первого слайда в конце презентации, поскольку это дает возможность еще раз напомнить слушателям тему выступления и имя докладчика и либо перейти к вопросам, либо завершить выступление. Контактную информацию, представленную на первом и заключительном слайдах, необходимо также указать в раздаточных материалах.

Важно, уделить должное внимание оформлению слайдов презентации, сделать их информативными и удобными для восприятия.

Несколько правил оформления эффективной презентации:

-трансформировать  текст выступления, представлять его в виде основных определений,  ключевых слов и фраз,

-выбрать  адекватные средства визуализации  информации,

-подобрать  оптимальное цветовое решение,

-крупный  и разборчивый шрифт, возможно  использование корпоративного шрифта,

- отказаться от чрезмерного использования  анимационных эффектов.

 Выступление

Позади все приготовления, у Вас имеется презентация, и  Вы готовы к выступлению. Кроме интересных информативных данных, таблиц и фотографий аудитория наблюдает самого оратора, его манера поведения, внешний вид, манера речи и настрой способны вызывать интерес и доверие со стороны публики или же напротив, оттолкнуть её.

На 60-90% невербальные сигналы определяют воздействие оратора на публику:

- чистая и выглаженная одежда  в деловом стиле без кричащих, отвлекающих внимание элементов  и аксессуаров,

- уверенная манера держаться, без  дрожи в голосе и нервных  жестов,

- грамотная речь, без слов-паразитов,

- открытые жесты, активная жестикуляция,

- располагающее выражение лица, приветливая  улыбка,

- эмоциональная, активная манера  изложения.

Огромную пользу презентации приводит учет потребностей аудитории и использование коммуникативных приемов. Это в значительной степени будет способствовать продуктивному общению, сделает презентацию гармоничной и поможет превратить недоверчивую аудиторию в дружелюбную. Искусный оратор говорит слушателям то, что им нужно и что они хотят услышать. Аудитория желает знать, чего ожидать, чтобы ей отдавали должное. Аудитория желает активно участвовать в презентации и знать, как то, что им говорят, касается их лично.

Так же стоит подготовить ответы на возможные вопросы, спикер должен хорошо знать и разбираться в том, что он презентует.

 

Выводы

При подготовке к презентации очень важно уделить должное внимание подбору материалов, их обработке для последующего представления аудитории.

Информация, должна быть организованна логично и последовательно. Это необходимо в первую очередь, что бы удерживать внимание аудитории, заинтересовать ее, сделать презентацию понятной и доступной всем.

Только грамотно подобрав и упорядочив материал можно добиться от презентации максимального эффекта.

Список использованной литературы

1. Джей Э. Эффективная презентация. - М.: Баланс-Клуб, 2004. -280с.

2. Кодлер И.Успешная презентация. - М. , 2003

3. Хофф Р. Я вижу вас голым. Как подготовится к презентации и с блеском ее провести. - М., 2005. - 212 с.

4.Учебные материалы [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:// http://pravmisl.ru/, свободный– (01.03.2015).

5.Учебник Основы информационной культуры [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://hypermethod.spbume.ru/, для доступа к информ. ресурсам требуется авторизация.. – (01.03.2015).