Эффективная презентация и PR

Реферат

По дисциплине: «Паблик рилейшнз»

На тему: «Эффективная презентация и PR» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

ст. гр. ОИ-102

Мовчан  В.А.

Проверила:

Козакова Е.Н. 
 
 
 
 
 

Одесса, 2011 

Содержание

Вступление…………………………………………………………………..…….3

1. Что такое презентация, ее суть и назначение………………………….…….4

2. Эффективная подача презентации…………………………………………….6

      2.1 Анализ цели………………………………………………………….…6

      2.2 Анализ аудитори…………………………………………………….….8

      2.3 Планирование речи или презентации и разработка главной идеи...8

      2.4 Планирование времени и длины выступления………………….…..9

     2.5 Разработка презентации………………………………..……………..11

           2.5.1 Вступление……………………………………………………11

           2.5.2 Основная часть……………………………………………….12

           2.5.3 Заключение……………………………………...……………13

           2.5.4 Использование наглядних материалов……………...………14

3. Успешная речь…………………………………………………………...……15

4. Залог успешной презентации по Стиву Джобсу…………………………..16

Выводы…………………………………………………………………...………20

Список  использованной литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вступление

     В данном реферате будет рассмотрено презентация, ее виды, способы подготовки и советы, по достижению ее максимальной эффективности.

     В любом бизнесе, да и вообще в различных  аспектах жизни, искусство презентации  играет исключительно важную роль, поскольку от успеха презентации  зависит дальнейшая судьба проекта, переговоров, продукта, сервиса, а также  самого автора презентации. Любому человеку, который стремится преуспеть в карьере, и для которого важен личностный рост, необходим такой навык. Хотите вы рассказать новым сотрудникам о миссии и целях компании, выступить с отчетом, зарекомендовать себя на новом рабочем месте или провести презентацию своего проекта – сделать это нужно на самом высоком уровне.

     «Сказать  – не значит быть услышанным, услышать – не значит понять, понять – не значит согласиться, согласиться –  не значит начать выполнять». Ваша презентация должна помочь слушателям понять, согласиться и побудить к действию. Если презентация будет не только содержательной, но и прекрасно донесенной до слушателей, то в этом случае вы будете выглядеть профессионалом в своей сфере и увеличите доверие со стороны вашей аудитории. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Что такое презентация, ее суть и назначение

     Презентация (от лат. Praesentatio) - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.

Презентации бывают следующих видов:

1. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
2. Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, достичь предпочтения марки, фирмы, товара, увеличить посещаемость магазинов, стабилизировать сбыт.
3. Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
4. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки.
5. Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подвержения объекта презентации критическому анализу и изменению.

   Хотелось бы отдельно выделить тип самопрезентации, которого, однако, я не касаюсь в своем реферате подробно.

   Самопрезентация — это процесс, посредством которого человек старается сформировать у других людей впечатления о самом себе. Успех самопрезентации зависит от умения представить себя другим людям, умения подать себя, привлечь к себе внимание, актуализировать интерес людей к своим качествам. Целью самопрезентации является создание и донесение своего имиджа до других людей.

Таблица 1. Цели презентации  товара.

     Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями.

2. Эффективная подача презентации

   Эффективная подача презентации достигается  за счет выполнения четырех общепринятых этапов или, как пишет Дейл Карнеги, четыре "П":

• Планирование - определение основных моментов доклада на основе анализа аудитории.
• Подготовка - формулировка доклада, подготовка структуры и времени показа презентации.
• Практика - просмотр презентации, репетиция и получение отзывов; пробуждение интереса у аудитории и приобретение уверенности в презентации.
• Презентация - абсолютное владение данной темой, максимальное привлечение внимания аудитории и донесение до нее важности вашего сообщения.

Итак, рассмотрим этапы создания презентации  более подробно.

2.1 Анализ цели

     В процессе создания собственной карьеры  человек может делать презентации  или произносить речи по разным поводам. Такие презентации и речи могут  быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, как показывает данный график, уровень взаимодействия аудитории с презентующим.

Зачастую  речи и презентации используют несколько  из перечисленных ниже целей одновременно. 
 

График 1: Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией от целей презентации.

• Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься  кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной  речи. Например, когда вы говорите несколько  слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых  комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите как он помог компании. В такой презентации не требуется активного взаимодействия с аудиторией.
• Информирование или анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных.
• Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией.

2.2 Анализ аудитории

     Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается. Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи.

     Нужно определить размер аудитории, сопоставить некоторую информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией:

1.Будет  ли аудитория в основной своей  массе дружественна, безразлична  или противна вашей точке зрения?

2. Заботят  ли их темы, через которые вы  хотите убедить их принять  участие в конкретном действии?

3. Какой  у аудитории уровень понимания,  образованность?

4 Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?

5. Знают ли они вас?

6. Уважают ли они вас?

Ответы  на эти вопросы помогут вам  выбрать лучший путь для поведения  эффективной презентации.

2.3 Планирование речи  или презентации  и разработка главной  идеи

     Разработка  стратегии разворачивания выступления  сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию  легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.

     Первый  шаг - это определение главной  идеи, вокруг которой и будет строиться  ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который  каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию.

Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в  одно предложение.

Вот несколько  примеров:

- Размещение заказа у нас имеет смысл потому, что мы предлагаем быструю доставку и скидки.

- Господин Сидоров был очень нужным работником в нашей фирме и мы будем по нему скучать, когда он удет на пенсию.

- После 10-ти месяцев неудач, убытков и неопределенности мы можем гордиться нашей компанией, которая пережила полосу неудач и стала получать прибыль.

     Отметьте, что каждый пример содержит главную  информацию о конкретном предмете презентации  и благоприятно действует на аудиторию.

     2.4 Планирование времени  и длины выступления

     Если  у вас 10 или меньше минут для  выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты. Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.

     Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Используйте натуральный порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.

     Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут  пропустить важные пункты вашей презентации. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами  статистики или историческими аспектами. Объясните, как вы собираетесь организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4.

     Как только распланирована сама речь, можно  более аккуратно спланировать необходимое  для презентации время. Средний  оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту. Допустим, что вам надо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если у вас часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минт на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории. 
 
 

2.5 Разработка презентации

2.5.1 Вступление

     Многое  нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес  к вашей теме, необходимо также  подготовить людей к последующим  действиям. Как говорится, у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление.

     Если  вы презентуете, скажем, новый продукт  или услугу, то необходимо понимать, как люди относятся ко всему новому, что они чувствуют по этому поводу. Зная, как люди реагируют на обучение, ты сможешь спланировать свою стратегию общения более эффективно. Новая информация или информация, рушащая существующие представления или устои у слушателей, всегда создает проблему для говорящего.

     Как говорил Бенджамин Франклин, «не  ожидай победить на переговорах сразу, твоя первая задача – заставить другого человека думать». Лишь незначительная часть людей любит исследовать новое. Остальные предпочитают что-то привычное и проверенное. Поэтому у большинства людей сначала возникает негативная реакция на все новое, поскольку они чувствуют (а) угрозу, (б) страх потери чего-то привычного, (в) конкуренцию и (г) неудобство от попадания на незнакомую территорию. Чтобы преодолеть эти препятствия, лучше всего начать презентацию с чего-то известного слушателям, и затем постепенно добавлять новшества, поднимаясь, как по ступенькам, от старого к новому.

     Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

• Используйте юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии.
• Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю иллюстрирующую нужный вам факт.
• Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.
• Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.
• Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

Именно  так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить  внимание публики.

Кроме того, вступление должно кратко содержать  основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные (supporting) данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

2.5.2 Основная  часть

     Помните, что основная часть должна содержать  не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория  очень плохо воспринимает всю  презентацию. Можно использовать тот  же тип построения основной части  как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных  конструкций, если вы не хотите тут  же потрять завоеванное во вступлении внимание публики.

     Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем  сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

Вот некоторые  советы помогающие удержать внимание аудитории:

- Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

- Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

- Объясните, как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

- Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять, о чем вы говорите и запомнить.

Можно также привлекать внимание, изменяя тон голоса, используя жесты и мимику.

2.5.3 Заключение

     Как только вы закончили выкладывать  основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению.

     Не  позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем  вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления.

     Начните заключение с сообщения публике  об этом. Это позволит слушателям приложить  последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных  вещах и закрепить это в  их памяти.

     Если  цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите  девизом. Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.

     Заканчивайте  на позитивной ноте. Последние слова  должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому - заканчивание вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.

     Помните, что заключение должно заканчивать  презентацию. Вы должны покинуть аудиторию  с удовлетворенным чувством, с  чувством завершения, законченности. Не предъявляйте новых идей во время  заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики.

2.5.4 Использование наглядных материалов

     Наглядные материалы помогают, как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления.

     Существуют  два основных типа наглядных пособий: текстовые и графические. Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора, и анализировать, и воспринимать сложные наглядные пособия.

Вот несколько  полезных советов по использованию  наглядных пособий:

• Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
• Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.
• Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
• Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.
• Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.
• Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.
• Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.
• Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Наглядные пособия: тексты, доски, диаграммы, проекторы, слайды, аудиозаписи итд.

3. Успешная речь

   Вот несколько полезных советов от профессионалов, как преодолеть страх и волнение ваших первых презентаций:

1. подготовьте материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в комбинации с интересом к теме вам помогут.
2. перед тем, как начать говорить, дважды глубоко вдохните.
3. запомните ваше первое предложение и держите его на языке.
4. если горло пересохло - выпейте воды.
5. будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы, испытывают беспокойство и страх перед важными презентациями.
6. если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления - не паникуйте, попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие.
7. используйте методы иллюстрации.
8. не останавливайтесь, остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации.
9. наилучшим путем для проведения наилучшей презентации является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике - не на самом себе.
10. говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории.

    11) если вы используете микрофон, сделайте так: спокойно подойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон (досчитайте до трех), досчитайте до 3-х, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова досчитайте до 3-х и затем говорите.

4. Залог успешной презентации по Стиву Джобсу

     Говоря  об эффективных презентациях, можно  рассмотреть, как делают свои презентации  самые успешные предприниматели  мира. Как пример мне бы хотелось привести успешного бизнесмена и  основателя компании Apple Стива Джобса. В 1984 году Стив Джобс представил компьютер Macintosh. Зрители взревели от восторга: Джобс достал новинку из сумки. Это было начало революции персональных компьютеров. Однако, в своих презентациях Джобс не продает компьютеры. Он продает впечатления. Они призваны информировать, обучать и развлекать. Презентации Apple очень схожи с театральными постановками: отличный сюжет, герои и противники, необходимый сценический реквизит, захватывающие визуальные эффекты и то, что сполна оправдывает цену за входной билет.

Вот они  – 5 элементов каждой презентации  Стива Джобса. 
Попробуйте включить их в свою речь, когда будете представлять свой продукт или идею – так, как это делает Джобс.

1. Ключевая  фраза (хедлайн). Стив Джоббс может описать каждый продукт ключевой фразой, которая уложится в пост на Твиттере. Для примера: Джобс описал MacBook Air как «самый тонкий в мире ноутбук». Эта фраза появилась на его слайде в презентации, на веб-сайте Apple, в пресс-релизе. Что самое главное вы хотите, чтобы люди знали о вашем продукте? Этот «хедлайн» должен содержаться во всем вашем маркетинговом материале и всех презентациях.

2. Противник. В каждой классической истории герой побеждает противника. В 1984 году противником для Apple был IBM. Прежде чем Джобс впервые представил знаменитую в 1984-м году телерекламу перед командой продавцов, он рассказал им историю о том, как IBM нацелились на доминирование в компьютерной индустрии. «IBM хочет захватить всё, и теперь направляет свое оружие на свое главное препятствие к контролю всей индустрии – Apple». Сегодня роль «противника» в рассказах Apple играет Microsoft. Кто-то может даже вспомнить популярную рекламу «I'm a Mac». Данная идея победы над общим врагом – очень мощный мотивационный фактор, и он превращает покупателей в ярых проповедников идеи. 
 
3.Простые слайды. Продукты Apple просты, потому что из них убрано все лишнее. Тот же подход применяется к слайдам в презентациях Стива Джобса. Они поразительно просты, наглядны и лишены маркированных списков. В основном это картинки. Когда Джобс представлял MacBook Air, то никакие слова не могли заменить фотографию, где рука достает ноутбук из тонкого офисного конверта. Подумайте вот над чем – в среднем на слайде PowerPoint содержится 40 слов. В некоторых презентациях, Стив Джобс использовал всего 7 слов на 10 слайдах. Так зачем вы нагромождаете свои слайды столькими словами?