Электронный документ и электронная цифровая подпись

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Новокузнецкий филиал-институт

государственного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования 

«Кемеровский государственный  университет»

Экономический факультет

Кафедра менеджмента и  маркетинга

 

Студент группы МПМ-12-2

Куликова И.Е.

 

 

РЕФЕРАТ

по документированию управленческой деятельности

 «Электронный документ и электронная цифровая подпись»

 

 

 

       Руководитель:

 

Р.Р.Яворская _________

«__» ___________20__г.

Реферат:

«защищен/не защищен»

____________________

^{(Подпись  руководителя)}

«__» ___________20__г.

 

Новокузнецк 2013

Содержание:

Введение

1. Электронный документ

2. Электронная цифровая  подпись

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Проблема использования  электронного документооборота в сфере  управления является исключительно  многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное  внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных  документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического  характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования  новых информационных технологий в  делопроизводстве позволяет строить  не только гипотетические предположения  об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Актуальность темы объясняется  тем, что в настоящее время  вопросы использования электронных  документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень  большое значение. Вокруг них ведутся  многочисленные споры.

 

 

 

 

 

 

 

1. Электронный  документ                                                                                                                                            

В современном обществе, где преобладают компьютерная техника  и информационные технологии, большое  значение имеют электронные документы.                                                                   С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных.

Кроме того, электронный  документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным – возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.

Согласно Федеральному закону от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об электронной  цифровой подписи» электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

В соответствии с Федеральным  законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011)  "Об информации, информационных технологиях  и о защите информации" электронный  документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для  восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Также электронный документ может определяться как форма  подготовки, отправления, получения  или хранения информации с помощью  электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске  и ином электронном материальном носителе.

Электронный документ можно  определить как информацию, представленную в форме набора состояний элементов  электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая  может быть преобразованной в  форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая  атрибуты для идентификации документа.

Можно выделить следующие  характерные особенности электронных  документов:

Электронный документ не может  восприниматься человеком непосредственно  в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде;

Электронный документ связан с технологиями, с помощью которых  он был создан, и не может использоваться в отрыве от них (техническое обеспечение, формат альбомов программ, стандарт представления  данных); т.к. технологии, с помощью  которых создаётся электронный  документ, подвержены устареванию и  быстрой смене, велика опасность  утраты электронных документов из-за невозможности прочесть данные при  отсутствии устаревшего оборудования или программы;

Электронные документы имеют  свою физическую и логическую структуру. В отличие от бумажных документов, для которых форма и содержание – одно целое, отдельные элементы электронного документа хранятся в  базе данных и только после запроса, обработки данных и выдачи на монитор  могут стать традиционным документом;

Электронные документы, в  отличие от бумажных, жестко не привязаны к определённому носителю информации. К примеру, информация на жёстком диске может быть легко изменена и уничтожена почти без следов на носителе; существуют электронные документы, реализованные только в оперативной памяти компьютера;

Электронные документы отличает неограниченное воспроизведение оригинала, множественность форм и копий  существования документов, следовательно, это порождает размытость по отношению  к электронным документам понятий  «копия», «подлинник» и «оригинал», что порождает проблему удостоверения  юридической силы и аутентичности электронного документа;

Необходима защита носителя от несанкционированного доступа;

Электронные документы требуют  специфических правил описания, а  создание сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов.

Электронные и бумажные документы  имеют свои преимущества и недостатки, связанные с носителем. Рассмотрим их более подробно.

 Время транспортировки  документа

Несомненно, электронные  документы имеют здесь неоспоримое  преимущество, т.к. электронные каналы связи позволяют передавать сообщения  за секунды.

 Справочно-информационная  работа (поиск информации в информационном  фонде по атрибутам документа и по содержанию)

При отсутствии оптимальной  системы классификации документов и информации эта задача может  оказаться достаточно трудоёмкой для  бумажных документов.

Для электронных же документов эта задача максимально упрощается и сокращается по времени благодаря  использованию ссылок, позволяющих  найти не только один документ, но и  другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам.

 Требования к оформлению  документов

Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами  и унифицированными формами. Иногда возможно некоторое разнообразие в  оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

А требования к оформлению электронных документов ещё не стандартизированы. Но эти требования могут быть более  жесткими, чем для бумажных документов, т.к. при передаче информации по каналам  связи при наличии различных  систем и программно-технических  средств передача может не состоятся либо информация не будет доступной для восприятия человеком.

 Придание документу юридической силы

Для бумажных документов решены практически все вопросы, связанные  с приданием им юридической силы.

 Для электронных документов  особое значение имеет Федеральный  закон «Об электронной цифровой  подписи», обеспечивающий правовые условия использования ЭЦП:

- срок действия сертификата  ключа, относящегося к этой  ЭЦП;

- подтверждение подлинности ЭЦП;

- использование ЭЦП в  отношениях, в которых она имеет  юридическое значение.

При соблюдении данных условий  ЭЦП признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Вместе с тем реализация этого закона предполагает издание  соответствующих подзаконных актов, создание специальных удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей ЭЦП.

 Удобство восприятия  информации

Это качество в большей  мере выражено у бумажных документов.

По восприятию электронные  документы сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа  его файл «прокручивается» перед  глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем  при чтении с листа бумаги.

 Возможность работать  с несколькими документами одновременно

При работе с документами  и печатными изданиями, сопоставляя  информацию из них, нередко обнаруживаются особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочерёдном просмотре  документов.

«Многооконная» работа с  файлами также даёт возможность  одновременно работать с несколькими  документами, но при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие носит преимущественно  логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ.

 Возможность сделать  копию документа

На бумажном носителе копии  могут быть получены средствами репрографии  и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотоплёнке копии могут  быть получены с помощью фотографирования и микрофильмирования. Электронную  копию бумажного документа получают путём сканирования.

В случае с электронным  документом трудоёмкость и затраты  времени получения копии значительно  меньше. Можно скопировать файл, дополнительно распечатать документ либо вывести информацию на микрофотоносители и т.п. Файл документа может быть отправлен по электронной почте, размещён в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.

 Утомляемость при работе  с документами (без учёта характера и содержания информации)

С бумажными документами  можно работать несколько часов  подряд и менять позу. При этом задействовано  не только зрение, но и осязание, а  иногда даже обоняние.

Утомляемость же при работе с компьютером больше, чем при  работе с бумажными документами. Основная нагрузка приходится на зрение. Необходимо делать перерыв в работе.

 Специально оборудованное  рабочее место для восприятия  информации

Для восприятия информации бумажного документа достаточно лишь приемлемого освещения, и никаких  специальных условий не требуется.

Для работы с электронными документами необходим компьютер, а при необходимости их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование  портативных компьютеров и мобильных  средств связи снимает часть проблем.

 Информационная безопасность и защита информации

Защитить бумажный документ от несанкционированного доступа можно обеспечив его физическую недоступность (например, хранение в сейфе), зафиксировав факт передачи документа в специальных учётных формах (передача под расписку) и другими организационными мерами.

Для электронных документов эта задача решается путём использования  средств регламентации доступа  пользователей к компьютерам  и базам данных, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Также необходима техническая защита, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.

 Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком

Для бумажных документов характерен длительный период старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не менее важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, используемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации спустя длительное время не требуются специальные устройства для её преобразования, достаточно лишь знания языка, на котором написан текст документа.

В случае с электронным  документом нужно учитывать, что  жизненный цикл программных средств  и носителей записи (моральное  и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств  её аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). Иногда предлагают сохранять соответствующие  технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами) или  распечатывать электронные документы  на бумаге и заверять сделанные копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. Также для обеспечения сохранности и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.

Можно сделать вывод, что  электронные документы хоть и  имеют существенные преимущества по сравнению с бумажными (быстрая  передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск документа  в базе), они также обладают существенными  недостатками – проблемы придания юридической силы документу и  необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.

Придание юридической  значимости, относящееся к использованию  традиционных бумажных документов, представляет собой основное препятствие развитию использования электронного документа.

2. Электронная  цифровая подпись

Электронная цифровая подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного  электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной  цифровой подписи и позволяющий  идентифицировать владельца сертификата  ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в  электронном документе (ст. 3 Закона об ЭЦП).

С юридической точки зрения электронная цифровая подпись в  электронном документе равнозначна  собственноручной подписи в документе  на бумажном носителе при соблюдении определенных условий (ст. 4 Закона об ЭЦП).

Рассмотрим особенности  электронной цифровой подписи. В  отличие от рукописной подписи электронная  цифровая подпись имеет не физическую, а логическую природу - это просто последовательность символов, которая  позволяет однозначно связать лицо, подписавшее документ, содержание документа  и владельца ЭЦП. Логический характер электронной подписи делает ее независимой  от материальной природы документа. С ее помощью можно подписывать  документы, имеющие электронную  природу (исполненные на магнитных, оптических, кристаллических и иных носителях, распределенные в компьютерных сетях и т.п.).

Согласно Закону ЭЦП должна решать следующие задачи: защиту электронного документа от подделки, установление отсутствия искажений информации в  электронном документе, идентификацию  владельца сертификата ключа  подписи (ст. 3).

Таким образом, ЭЦП должна обеспечить идентификацию (документ подписан определенным лицом) и аутентификацию (содержание не претерпело изменений  с момента его подписания) электронного документа.

Однако следует отметить, что сущность же ЭЦП такова, что  она не может непосредственно  характеризовать владельца ЭЦП  как личность. Связь же между ЭЦП  и человеком, ее проставившим, носит  не биологический, а социальный характер. Возникновение, существование и прекращение данной связи обусловлены совокупностью различных правовых, организационных и технических факторов.

Определение подлинности  ЭЦП свидетельствует только о  знании лицом, ее проставившим, закрытого  ключа ЭЦП. Для того чтобы выяснить, действительно ли владелец сертификата  ключа заверил документ ЭЦП, надо установить помимо факта подлинности  ЭЦП и идентификацию человека, ее поставившего. Идентификация человека в традиционном понимании, как это  происходит по личной подписи, непосредственно  по ЭЦП невозможна. Доказать, что  именно данное лицо заверило электронный  документ ЭЦП, можно в результате процессуальной деятельности по доказыванию  в ходе судебного разбирательства  в соответствующем виде процесса.

Независимость ЭЦП от носителя позволяет использовать ее в электронном  документообороте. При использовании  ЭЦП возможны договорные отношения  между удаленными юридическими и  физическими лицами без прямого  или опосредованного физического  контакта. Это свойство ЭЦП лежит  в основе электронной коммерции.

Логическая природа ЭЦП  позволяет не различать копии  одного документа и сделать их равнозначными. Снимается естественное различие между оригиналом документа  и его копиями, полученными в  результате тиражирования (размножения).

Механизм обслуживания ЭЦП  основан на программных и аппаратных средствах вычислительной техники, поэтому он хорошо автоматизируется. Все стадии обслуживания (создание, применение, удостоверение и проверка ЭЦП) автоматизированы, что значительно  повышает эффективность документооборота. Вместе с тем автоматизация хоть и способствует повышению производительности труда, она выводит механизм подписи  из-под контроля естественными методами (например, визуальными) и может создавать  иллюзию благополучия. Поэтому для  использования ЭЦП необходимо специальное  техническое, организационное и  правовое обеспечение.

Техническое обеспечение  электронной цифровой подписи основано на использовании методов криптографии.

Любой документ можно рассматривать  как уникальную последовательность символов. Изменение хотя бы одного символа в последовательности будет  означать, что в результате получится  уже совсем другой документ, отличный от исходного.

Чтобы последовательность символов, представляющих документ, могла, во-первых, идентифицировать ее отправителя, а  во-вторых, подтвердить ее неизменность с момента отправления, она должна обладать уникальными признаками, известными только отправителю и получателю сообщения. Для этого используются различные средства шифрования, создаваемые  и изучаемые наукой криптографией.

Для шифрования и дешифрования информации необходимо знать метод  и ключ шифрования.

Метод шифрования - это формальный алгоритм, описывающий порядок преобразования исходного сообщения в результирующее. Ключ шифрования - это набор параметров (данных), необходимых для применения метода. Так, например, буквы любой последовательности символов можно заменить на соответствующие комбинации цифр - это метод шифрования. А конкретное указание, какую букву заменить, на какую последовательность цифр, является ключом.

Существуют симметричные и несимметричные методы шифрования.

Симметричный метод шифрования состоит в том, что партнер  создает ключ шифрования, который  передает другому партнеру. Сообщение  шифруется и дешифруется одним  ключом. Этот алгоритм трудно напрямую использовать, например, в электронной  коммерции, так как возникает  проблема идентификации удаленного партнера.

Несимметричная (асимметричная) криптография использует специальные  математические методы. В результате применения этих методов создается  пара ключей: то, что зашифровано  одним ключом, может быть дешифровано  другим, и наоборот. Владелец ключей один оставляет у себя, а другой может распространить, например, прямой рассылкой через Интернет. Ключ, оставленный у владельца, называется закрытым или личным, другой - открытым или публичным.

Закрытый ключ электронной  цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата  ключа подписи и предназначенная  для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с  использованием средств электронной  цифровой подписи (ст. 3 Закона об ЭЦП).

Открытый ключ электронной  цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому  ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для  подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи  подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе (ст. 3 Закона об ЭЦП).

Закрытый ключ может быть скомпрометирован различными способами:

хищение ключа путем копирования  в результате несанкционированного доступа к оборудованию (прямого  или удаленного), на котором он хранится;

получение ключа путем  ответа на запрос, использованный с  признаками мошенничества или подлога;

хищение ключа в результате хищения оборудования, на котором  он хранится;

хищение ключа в результате сговора с лицами, имеющими право  на его использование (даже рядовой  факт увольнения сотрудника, имевшего доступ к закрытому ключу организации, рассматривается как компрометация  ключа).

Незаконность данных традиционных методов компрометации обеспечивает законодательство.

Это не относится к нетрадиционным методам реконструкции закрытого  ключа по исходным данным, полученным вполне легально, в частности по открытому ключу. Возможность реконструкции  определяется тем, что открытый и  закрытый ключи связаны определенными  математическими соотношениями. Теоретически знание открытого ключа дает возможность восстановить закрытый ключ. Однако на практике это связано с наличием специальных программных и аппаратных средств и огромными затратами вычислительного времени. Существует специальная отрасль науки, называемая криптоанализом, которая позволяет воспроизводить зашифрованную информацию и оценить степень защиты информации.

Поскольку от алгоритмов, на основе которых действует средство ЭЦП, зависит надежность и устойчивость документооборота, к средствам ЭЦП  предъявляются специальные требования.

Средства электронной  цифровой подписи - аппаратные и (или) программные  средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи  в электронном документе с  использованием закрытого ключа  электронной цифровой подписи, подтверждение  с использованием открытого ключа  электронной цифровой подписи подлинности  электронной цифровой подписи в  электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей.

При создании ключей электронных  цифровых подписей для использования  в информационной системе общего пользования должны применяться  только сертифицированные средства электронной цифровой подписи (п. 2 ст. 5). Использование несертифицированных средств электронной цифровой подписи и созданных ими ключей электронных цифровых подписей в корпоративных информационных системах федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления не допускается (п. 3 ст. 5).

Открытый ключ потому и  называется открытым, что он доступен каждому из партнеров владельца  закрытого ключа. Есть очень простой  прием подмены открытого ключа  с целью создания ложного канала связи. Допустим, сторона C желает перехватить  чужие данные. В этом случае она  может с помощью средств ЭЦП  создать себе пару ключей и опубликовать открытый ключ якобы от имени партнера B. Тогда все сообщения от партнера А к партнеру B будут легко перехватываться и читаться стороной C, причем ни A, ни B не будут даже догадываться о том, что C участвует в "договорных" отношениях.

Эта форма злоупотребления  основана на том, что хотя в открытом ключе и приводятся данные о его  владельце, в нем нет средств, удостоверяющих, что эти данные подлинные. Без разрешения этого вопроса  механизм ЭЦП не может быть использован  ни в электронной коммерции, ни в  электронном документообороте.

Таким образом, одним из основополагающих моментов использования электронной  цифровой подписи для установления подлинности, целостности и аутентичности  документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью информационных и телекоммуникационных систем, является подтверждение принадлежности открытого  ключа ЭЦП конкретному лицу посредством  выдачи сертификата ключа подписи. Поэтому значительная часть Закона об ЭЦП посвящена механизму удостоверения  личности владельца открытого ключа.

Во всех случаях этот механизм основан на том, что вводится (назначается) дополнительная сторона, удостоверяющая принадлежность открытого ключа  конкретному юридическому или физическому  лицу. Вопросы: кто именно имеет право  удостоверять открытые ключи, когда  и как, - в законодательстве различных  государств решаются по-разному. В частности, это может быть государственный  орган или организация, уполномоченная государством для ведения данной деятельности. Возможно, что для  внутреннего документооборота предприятия  эту функцию можно поручить лицу, назначенному руководством, а для  документооборота внутри ведомства - уполномоченному  подразделению.

На практике сертификация открытых ключей выполняется следующим  образом.

1. Лицо (юридическое или  физическое), создавшее себе пару  ключей (открытый и закрытый) с  помощью средства ЭЦП, должно  обратиться в орган, уполномоченный  выполнить сертификацию. Этот орган  называется удостоверяющим центром  (Закон об ЭЦП).

2. Удостоверяющий центр  проверяет принадлежность открытого  ключа заявителю и удостоверяет  этот факт добавлением к открытому  ключу своей подписи, завизированной  собственным закрытым ключом.

3. Любой партнер, желающий  вступить в контакт с владельцем открытого ключа, может прочитать удостоверяющую запись с помощью открытого ключа удостоверяющего центра. Если целостность этой записи не нарушена, то он может использовать открытый ключ партнера для связи с ним.

Следует четко понимать, что удостоверяющий центр заверяет только факт принадлежности открытого  ключа конкретному лицу или организации. Наличие полноценного сертификата  открытого ключа говорит о  том, что ключ можно использовать для удостоверения личности партнера в договорных отношениях. Но законность этих отношений удостоверяющим центром  не подтверждается.

К удостоверяющим центрам  предъявляются особые требования. Это  обусловлено тем, что участники  электронного документооборота не могут  проверить корректность осуществления  подобными организациями своих  функций.

В настоящее время в  соответствии с рекомендациями Европейского Совета национальное законодательство стран Европы в части требований к удостоверяющим центрам должно содержать требования одобрения  или лицензирования деятельности удостоверяющих центров, проверку соблюдения этими  центрами необходимых для их деятельности условий, а также требование к  уровню надежности технических и  программных средств, используемых этими центрами, и т.д. В части экономического обоснования возможности удостоверяющего центра нести гражданскую ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей необходимо выделить три критерия:

наличие собственного минимально установленного капитала, выраженного  в абсолютной сумме;

подтверждение этой суммы  банковской гарантией;

наличие страховки.

Значительно более трудной  представляется задача практического  создания в нашей стране инфраструктуры открытых ключей (PKI - Public Key Infrastructure) в системах электронного документооборота и электронной торговли.

Термин "инфраструктура открытых ключей" включает в себя полный комплекс программно-аппаратных средств, а также  организационно-технических мероприятий, необходимых для использования  открытых ключей.