Электронный документооборот. 5

     Электронный документооборот 

     Документ  является основным способом представления  информации на любом предприятии. Эффективность  управления предприятием зависит и  от того, насколько рационально организовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное  использование накопленной информации (или, еще хуже, ее потеря) может отрицательно сказаться на ведении бизнеса.

     Под документом понимают информацию, зафиксированную на материальном носителе с атрибутами, позволяющими ее идентифицировать. Бумажный документ — это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

     Минусы  бумажного документооборота:

• медленный поиск документов;
• трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
• длительность сроков подготовки и согласования документов;
• сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
• невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.

     Таким образом, традиционный документооборот  оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.

     Преимущества  электронного документооборота:

1. Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.).
2. Исключение несанкционированного доступа, что может повлечь за собой миллионные убытки организации.
3. Прозрачность бизнес-процессов.
4. Повышение исполнительской дисциплины.
5. Легкость внедрения инноваций и обучения.
6. Развитие корпоративной культуры.
7. Рост конкурентных преимуществ.

     Различают внутренний и внешний электронный  документооборот. Перемещение документов внутри информационной системы предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте.

     Электронный документ является единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

     Согласно Закону Республики Беларусь 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.

     Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной.

     Общая часть электронного документа состоит  из информации, составляющей содержание документа.

     Особенная часть электронного документа состоит  из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.

     Электронный документ должен соответствовать следующим  требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств;
• иметь установленную структуру;
• быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

     Электронный документ имеет формы внутреннего  и внешнего представления. Формой внутреннего представления является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации. Формой внешнего представления — воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком. 

     Системы электронного документооборота 

     Одной из функциональных подсистем ИС является Электронная Система Управления Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

     Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

     Внедрение электронного документооборота позволяет  достичь реализации следующих целей:

• интеграции профессиональной и информационной деятельности специалистов;
• интеграции всех информационных потоков и создании единого информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений;
• коллективного использования информационного ресурса, упрощение процесса обмена информацией;
• оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

     Создаваемые в настоящее время электронные  системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических информационных систем (КИС):

     Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно – аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

     Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально -распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

     Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

     Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

     Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.

     СЭД имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием и управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы .

     Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы. Системы класса "docflow" ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

     Требования  к программному обеспечению

Требования  к ресурсам:

     1. Операционная система

     2. СУБД

• Необходимость приобретения сторонней СУБД

     3. Зависимость от сторонних продуктов

• наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

     4. Аппаратная часть

• производительность компьютеров

Стоимость продукта

     1. Стоимость дополнительного программного  обеспечения

• СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

     2. Закупка нового оборудования

     3. Затраты на обучение персонала

     4. Затраты на подготовку готового  решения

Удобство  сопровождения

     1. Документация

• соответствие документации текущей версии продукта
• наличие электронных обучающих материалов
• освещенность вопросов расширения системы

     2. Возможности расширения системы

     3. Техническая поддержка системы

Удобство  использования

     1. Простота выполнения базовых  операций пользователя

• доступность управляющих элементов
• количество элементарных операций для выполнения действий

Требования  к техническому обеспечению

Идентификация пользователей

     1. Аутентификация 

• защищенность протокола связи
• интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей

     2. Авторизация 

• возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей
• организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей

     3. Разграничение прав доступа к  документам

• возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей
• делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

Хранилище документов

     1. Производительность хранилища данных 

• зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей

     2. Поиск документов 

• поиск по полям документа
• контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам

     3. Архивация документов 

• вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

     4. Устойчивость хранилища к сбоям  базы данных

     5. Репликация данных 

• только для чтения
• с возможностью сохранения изменений

Работа  с документами

     1. Работа с типами документов 

• создание новых типов
• наличие конструктора форм
• справочные (подстановочные) поля
• история документа
• отслеживание версий документов

     2. Конвертация документов 

• сканирование
• импорт из других форматов файлов

     3. Электронная подпись

Работа  с бизнес-логикой

     1. Маршруты движения документов

     2. Задания (задачи) для пользователей

     3. Работа с пользовательскими сценариями 

     Примеры СЭД:

     Docs Fusion и Docs Open, Documentum, LanDocs, БОСС-Референт, Дело, Эффект-Офис, Globus Professional, PayDox, FossDoc, Оптима.

     Системы электронного документооборота, которые  применяются на территории Республики Беларусь:

     «Электронное  ДЕЛО» — программный комплекс, разработанный на базе платформы «ДЕЛО» (Российская Федерация) и адаптирован под нормативно-методическую базу по ведению  делопроизводства в Республике Беларусь.

     "Дело - Web" — отдельная часть Электронного ДЕЛА для обеспечения удалённой работы по электронной сети и Интернет.

     Система «Архивное дело» —  программное обеспечение, обеспечивающее ведение, учет и хранение документов архивного фонда организации в соответствии с нормативно-методической базой по делопроизводству и архивному делу Республики Беларусь

     Система «КАДРЫ», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы», предназначена для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в области управления персоналом: ведение штатного расписания, личных карточек, командировок, отпусков, табельный учет рабочего времени, формирование и ведение приказов по личному составу и многое другое.

     Система криптографического обеспечения  «КАРМА» предназначена для реализации в прикладном программном обеспечении функций криптографической защиты информации - применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования.  

     Понятие электронной цифровой подписи 

     Использование защищенного электронного документооборота в современных информационных системах — эффективное решение, которое уже имеет право считаться традиционным. Его дальнейшее развитие во многом определяется применением технологий электронно-цифровой подписи.

     Согласно  Закону РБ № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись – последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности.

     Цифровая  подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Кроме этого, использование цифровой подписи позволяет осуществить:

• Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
• Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.
• Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.
• Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

     Существует  несколько типы построения цифровой подписи:

1. На основе алгоритмов симметричного шифрования. Данная схема предусматривает наличие в системе третьего лица — арбитра, пользующегося доверием обеих сторон. Авторизацией документа является сам факт шифрования его секретным ключом и передача его арбитру.
2. На основе алгоритмов асимметричного шифрования. Подписывание производится с применением закрытого ключа, а проверка — с применением открытого.

     Схема электронной подписи обычно включает в себя следующие составляющие:

     - алгоритм генерации ключевых  пар пользователя;

     - функцию вычисления подписи;

     - функцию проверки подписи. 
 

     Основные вопросы придания юридического статуса электронным документам, а также защиты электронных документов регулируются следующими законодательными актами и нормативными документами Республики Беларусь:

• Законом РБ от 28.12.2009 № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», который устанавливает юридический статус электронного документа в качестве официального документа, требования к его оформлению, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов;
• СТБ 1221-2000, который устанавливает единые требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения официальных электронных документов независимо от способов обмена, обработки информации и области применения;
• СТБ РБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура хэширования»;
• СТБ РБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи»;
• РД РБ 07040.12-3-2004 «Банковские технологии. Технология электронной цифровой подписи. Термины и определения»; РД РБ 07040.1204-2004 «Банковские технологии. Формат карточки открытого ключа»;
• РД РБ 07040.1206-2004 «Банковские технологии. Формат сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов».

     Электронная цифровая подпись электронного документа 

       Основные термины, применяемые в технологии электронной цифровой подписи, приведены в Законе РБ «Об электронном документе» и в РД РБ 07040.12-3-2004. Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной.

       Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части.

       Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких ЭЦП.

       ЭЦП используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручно правомочным лицом и скрепленного печатью.

       Технология ЭЦП предназначена для: удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа; подтверждения подлинности и целостности электронного документа.

       Для формирования ЭЦП используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), использующие так называемые асимметричные алгоритмы, в которых применяются открытый и личный ключи каждого пользователя.

       Личный ключ подписи - набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке ЭЦП.

       Открытый ключ проверки подписи - набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке ЭЦП.

       Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, производится путем применения средств ЭЦП с использованием личных ключей подписей лиц, подписывающих этот документ.

       Подлинность и целостность электронного документа означает, что документ в действительности создан владельцем личного ключа подписи и в данный документ не внесены изменения.

       Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств ЭЦП с использованием открытых ключей проверки подписей лиц, подписавших электронный документ.

       Личный ключ пользователя хранится на машинном носителе в недоступном другим лицам месте, открытый ключ передается всем.

     Существует  несколько типы построения цифровой подписи:

1. На основе алгоритмов симметричного шифрования. Данная схема предусматривает наличие в системе третьего лица — арбитра, пользующегося доверием обеих сторон. Авторизацией документа является сам факт шифрования его секретным ключом и передача его арбитру.
2. На основе алгоритмов асимметричного шифрования. Подписывание производится с применением закрытого ключа, а проверка — с применением открытого.

     Применение  ЭЦП имеет следующие преимущества:

• Конфиденциальность: ЭЦП безошибочно указывает на аутентичность и уникальность своего автора, не поддается подделке или переносу с документа на документ, защищает подписанный документ от подделки, а также от изменения или искажения содержащейся в нем информации, несет принцип неотречения, что предотвращает отказ
• Снижение в несколько раз материальных и технических затрат налогоплательщика
• Не требуется наличия у налогоплательщика специалистов, владеющих знаниями и навыками формирования отчетности в электронном виде

     Приоритетность  сдачи отчетности в электронном  виде 

     Алгоритмы ЭЦП

     Массовое  использование компьютерных сетей  и электронных коммуникаций значительно расширяют возможности для обмена информацией между пользователями. Все больше организаций пользуются электронной почтой для ускорения прохождения информации внутри компании и для внешних контактов, больше людей пользуются услугами интернет-магазинов. Словом, электронные документы (ЭД) если не вытесняют бумажные, то, по крайней мере, являются им достойной альтернативой. Но, как и у любой медали, у повальной информатизации есть обратная сторона. Дело в том, что у электронного документа есть качественное отличие от бумажного - копирование, изменение и удаление не представляют никакой сложности. Поэтому основные проблемы, встающие перед пользователями информационных систем заключаются в нарушении:

     - конфиденциальности - ознакомлении  с документом лиц, не имеющим  на это права;

     - целостности - модификация (изменение)  документа лицом, не имеющим на это права;

     - авторства - возможность создать  электронный документ от имени  другого лица или подделки  его атрибутов, например, времени  создания. 
 
Еще совсем недавно основной аспект защиты документооборота заключался в сохранении конфиденциальности (секретности) предаваемых сообщений. И как отправитель, так и получатель секретных сообщений были заинтересованы в сохранении тайны и целостности переданного сообщения. В этих условиях достижение конфиденциальности, целостности и проверка авторства решались с применением средств традиционной (симметричной) криптографии. Считается, что использование надежных шифров и сохранение в тайне ключевой информации обеспечивает надежную защиту информации от прочтения противником. Действительно, не зная секретного ключа очень трудно прочитать перехваченное сообщение, если используется стойкий шифр. А для защиты от случайных или преднамеренных искажений применялись так называемые имитовставки. Имитовставка зависит от секретного ключа и всего массива данных весьма сложным образом, поэтому подделать ее, не зная ключа, невозможно. Так как секретный ключ известен только двум (или некоторой группе) корреспондентов, то получение сообщения, защищенного имитовставкой, выработанной на данном ключе, подтверждает принадлежность автора сообщения к этой группе.