Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Электронный документный текст

курсовая работа

Содержание

Введение

Интернет – это место существования и размещения информации, в том числе и электронных документных текстов. Создание электронных библиотек стало предпосылкой для исследования и изучения такого понятия культуры как электронный документный текст. Электронный документный текст обладает не только качествами традиционного текста, но и имеет ряд особенностей, связанных со спецификой среды существования и формой представления информации.

В настоящее время использование различных информационных технологий предоставляет огромные возможности и разнообразные услуги в сфере коммуникации. Необходимо, чтобы человек не только мог отыскать нужную ему информацию при помощи электронных ресурсов, но и мог правильно обработать её. Работа с компьютером и интернет ресурсами – это, в первую очередь, осмысление и обработка информации. На этом этапе многие сталкиваются с такими проблемами как: поиск информации, навыки работы с электронными документными текстами, что подразумевает отбор и анализ информации. Все это составляет актуальность выбранной нами темы.

Объектом исследования является электронный документный текст; предметом - процесс создания электронного документного текста и его передача.

Целью курсовой работы является анализ компонентов электронного документного текста и выявление языковых особенностей.

Поставленная цель обусловила следующие задачи:

1) Рассмотреть основную составляющую электронного документа – текст;

2) Выявить его лингвистические особенности при использовании в

электронной деловой коммуникации;

3) Проанализировать текстовые элементы и особенности употребления

текстовых единиц в электронном пространстве.

Для решения поставленных в работе задач использовались следующие методы: системный, описательный, метод сравнения, метод обобщения.

Глава 1. Электронный документный текст

Понятие "электронный документный текст" и его особенности

Документоведение – дисциплина, которая занимается изучением документов, их функциями и параметрами имеет свое определение термина «документ». Его основное значение представлено в стандарте ГОСТ Р 51141-98: «Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Создание документного текста с использованием лексико-фразеологических и синтаксических единиц языка ставит вопрос о принципах отбора слов и фразеологизмов, реализуемых в документных текстах. Без изучения лексического и фразеологического состава документных текстов невозможно говорить об отборе единиц, которые допустимо использовать в документной коммуникации, об унификации документных средств и о построении терминологических стандартов для всех направлений документной коммуникации.1

Документный текст (ДТ) – функционально, содержательно, структурно и нормативно завершенное речевое единство, являющееся основным коммуникативным компонентом документа, скрепленное модальностью, являющейся производной от функционально-нормативных условий документной коммуникации и соответствующее унифицирующим или стандартизирующим правилам.

В связи с развитием компьютерной техники и внедрением электронных программных средств получило развитие и такое понятие как электронный документооборот. В настоящее время все большее количество людей переходит на пользование компьютерами и различной информационной техникой, что способствует развитию такого понятия в современном обществе как «электронный документный текст».

1. Кушнерук, С.П. Документная лингвистика: учебное пособие / С.П. Кушнерук. – М.: Флинта: Наука, 2010. – 253 с.

Понятие «электронный документный текст» - это определение, состоящее из нескольких сложных компонентов, которые вместе дают представление о том, что такое электронный документный текст.

Для того чтобы иметь полное представление об электронном документном тексте, в первую очередь, необходимо выяснить, что является электронным текстом. Электронный текст – это текст, существующий в электронном пространстве и связанный с электронными носителями (компьютерные носители информации, информационные технологии, Интернет).

Поскольку темой нашего исследования является электронный документный текст, необходимо выяснить, что подразумевает под собой понятие «электронный документ». Под этим термином принято понимать «информацию, которая зафиксирована на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования» и «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Как мы видим, определение электронного документа созвучно с определением текста. Электронный документ – это «документ, представленный в электронной форме».2 Под электронными документами подразумевают электронные издания, то есть коллекции электронных текстов (например, литературных произведений). Из этого следует вывод, что электронный текст это элемент электронного документа, то есть его составная часть. Электронный документный текст- это информация, которая зафиксирована на материальном носителе, предназначенная для передачи в электронном пространстве и представленная в электронной форме.

Электронный документный текст, как и любой другой текст обладает своими компонентными особенностями.

2 Электронное издание // Библиотечная энциклопедия: [свыше 2000 статей] / Российская государственная библиотека. – М.: Пашков дом, 2007. – С. 1189.

1. Появление лексико-фразеологических единиц, которые используются в устной или письменной речи. Не исключено попадание таких единиц в ДТ. Речь идет о таких словах и словосочетаниях, как доступ, алгоритм, баннер, байт, бит (с соответствующими производными), модем, сотовый телефон, демоверсия, десктоп, загрузка, установленная система, и многих других. Большая часть единиц имеет терминологический характер.

2. Включение в тексты аббревиатур различной сложности и различного способа образования, например: сисадмин (системный администратор), УПАТС (учрежденческо-производствення АТС), ЭРКК (электронная регистрационно-контрольная карточка), СПТД (система подготовки текстовых документов), НИС (настольная издательская система), ЯМД (язык манипулирования данными).

3. Включение в тексты различных по сложности аббревиатур, заимствованных в первую очередь из английского языка: ID, ICQ, CD-RW, DSL, DVD, HTML, RAM и др.

4. Появление буквенных и символьных элементов, используемых с различным уровнем ограничения в текстах электронной коммуникации, включая официальный обмен: F2F (face to face – лицом лицу, с глазу на глаз), ASAP (as soon as possible – как можно скорее), 4U (For You – для Вас), J – знак улыбки, :0 – знак удивления.

5. Формирование особого восприятия субъектов коммуникации и соответственно их знаковое представление как субъектов электронной среды, представленных электронными адресами.

6. Необходимость настройки документной системы на представление электронной подписи адресанта. Электронный почтовый адрес не является эквивалентом подписи.

7. Оформление текста в электронной форме требует соблюдения дополнительных правил. Они касаются использования строчных и прописных букв, выбора шрифта, организации строк и соблюдения требований текстового дизайна, которые сложились или складываются в электронной среде.
Развитие электронной коммуникации, проявляющееся и в пополнении знаковых средств, всегда будет воздействовать на состав ДТ, на способы и результаты взаимодействия традиционных документных средств с появляющимися сложными знаками, имеющими различный символьный состав. Причем пополнение документных средств в наибольшей степени зависит от появления новых форм коммуникации. Следует упомянуть о таких коммуникативных формах, способствующих появлению новых видов электронных текстов, как телеконференции, чаты, интернет-совещания, коммуникация в соответствии с протоколом FTP.

Таким образом можно сделать вывод, что развитие электронной деловой коммуникации продолжает воздействовать на документный текст, его состав и языковые компоненты.

Глава 2. Электронная деловая переписка

2.1. Правила написания электронного делового письма

За последнее годы электронная почта стала одним из самых популярных средств делового общения. Сейчас довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту.

Деловое общение по электронной почте является неотъемлемой частью жизни любого современного человека. Каждое письмо – это визитная карточка и отражение деловой позиции. И если для человека важно, чтобы эта визитная карточка выглядела достойно, а деловая позиция способствовала комфортности и продуктивности общения, тогда знание основных правил хорошего тона (этика делового общения) и следование им в ежедневной переписке – важнейшее условие успеха. В отношении электронной деловой переписки справедливы такие же нормы и правила, которыми деловое сообщество оперирует в любых других формах делового взаимодействия: в общении по телефону, ведении переговоров. На наш взгляд, основными этическими принципами в деловой переписке являются:

Взаимное уважение оппонентов к личности и деловой позиции друг друга.

Внимание к деловым интересам оппонента.
Пунктуальность в обмене информацией.
Понимание важности вопросов конфиденциальности.

Для реализации этих принципов используются следующие элементы:

1. Правильное оформленное поле «Тема»

Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.

2. Приветствие и персональное обращение к адресату/адресатам

Создает доверие и придает письму персональную направленность. Игнорирование имени адресата воспринимается как некорректность.

3. Точность адресации

Правильное заполнение полей «Кому», «Копия», «Скрытая копия» – важнейший инструмент оперативности и этичности общения.

Особое внимание в аспекте этичности принадлежит полю «Скрытая копия». Это наиболее «уязвимый» с точки зрения этики делового общения инструмент электронного письма, т.к. это поле обычно воспринимается как инструмент тайного контроля и информирования. Адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим адресатам. Некоторые компании, щепетильно относящиеся к вопросам этики, запрещают использование данного инструмента в корпоративной переписке. Исключением являются массовые рассылки (например, приглашения). Они отправляются большому числу получателей, при этом электронные адреса не должны быть видны всем.

Есть компании, в которых к полю «Скрытая копия» относятся более спокойно, придерживаясь следующих универсальных правил:

- в поле «Скрытая копия» помещаются адресаты (скрытые адресаты), которые должны быть в курсе переписки, но их информированность не должна быть очевидной для прямых адресатов;

- отправка письма с заполненным полем «Скрытая копия» предполагает предварительную договоренность или последующую информированность автора письма и скрытых адресатов о причине и целях такой формы информированности;

- скрытому адресату не следует вступать в предмет переписки из поля «Скрытая копия».

4. Оперативность ответа

Время ответа на письмо – это один из показателей вашей позиции по отношению к деловым интересам партнеров и клиентов. В компаниях на этот счет существуют разные стандарты. Приемлемым считается время ответа/реакции на письмо в пределах двух–трех часов. Если, получив письмо и прочтя его, вы понимаете, что не можете дать на него ответ в течение суток, то правилом хорошего тона будет отправка адресату информации о том, что вы получили его письмо и ответите на него: «Письмо получил. Отвечу сегодня в течение дня» или «Письмо получил. Для ответа нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее …».

5. Корректная работа с информацией (объем, язык, структура)

Характер и особенность подачи информации в тексте письма – это тоже инструмент и показатель способности и желания вести переписку максимально корректно и уважительно по отношению к адресату:

- максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4;

- объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 Мб (более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата);

- не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.

6. Наличие подписи и контактной информации

Это необходимый атрибут, которым должно заканчиваться каждое письмо. В блок подписи необходимо помещать:

Имя и фамилию.

Это делает переписку персонифицированной, что влияет на эффективность и психологический комфорт общения. В подписи не следует использовать сокращений. Вместо Т.Л. Воротынцева в своей подписи писать Тамара Леонидовна Воротынцева (или Тамара Воротынцева), чтобы адресату было понятно, как обратиться в ответном письме.

Указание должности.

Это показывает адресату границы полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

Контактные координаты (телефон, электронный адрес, название и адрес компании, ее сайт).

Это обеспечивает для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.

7. Электронная подпись

Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Электронная подпись поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. Необходимо включать в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ.

Основные правила составления электронной подписи:

Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Если вы не уверены, что ваше электронное письмо дошло до адресата, после отправки своего сообщения позвоните адресату и уточните получил он письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам». Если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это является признаком отказа от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения необходимо обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Таким образом, можно сделать вывод, что правильно оформленное электронное деловое письмо является залогом успеха в сотрудничестве и коммуникации. Этика делового общения в современном деловом сообществе – это практические инструменты, позволяющие делать деловое общение корректным, оперативным, комфортным и результативным.

2.2. Неофициальная электронная переписка.

Сегодня деловой оборот невозможно представить без использования современных средств коммуникаций, к числу которых относится электронная почта (e-mail). Электронная почта является самым эффективным и доступным средством связи и обмена информацией. Ее использование позволяет значительно сократить временные и финансовые затраты. В конечном итоге это способствует ускорению делового оборота.

Электронное общение со всем миром стало простым, удобным и естественным. В настоящее время люди всё чаще посылают друг другу SMS-эски и пишут друг другу электронные письма (e-mail).

Стиль электронного общения прочно вошел в повседневное деловое общение и частную жизнь. Более того, быстро развивается определенная зависимость, нехватка общения, если мы по какой-то причине отрезаны от Интернета.

Данный вид коммуникации быстро входит в образовательное пространство и превращает виртуальное общение в неотъемлемую часть будущих образовательно-информационных проектов.

Переписка по электронной почте рассматривается как особый коммуникативный жанр, обнаруживающий ряд специфических черт, отличающих его от других родственных жанров. Показано, что изучение электронной переписки позволяет выявить лингвистические и психолингвистические особенности спонтанной письменной речи.

Процесс создания текста электронного письма имеет свои особенности, потому что электронный текст необычен: чаще всего он передает разговорный текст на письме.

Костомаров В. Г. отмечает: "До недавнего времени был непривычен, неожидан сам факт письменной фиксации разговорного текста... Письменная запись любого разговорного текста, даже если в ней зафиксированы интонация, жестикуляция и вся "культурная обстановка", непривычна для глаза. Она заметна по причине привычного и несправедливого приравнивания устной формы к стилевой разговорности, а через нее к содержательной бытовщине, чему-то нестоящему: такая запись нарушает наши стилевые ожидания, поскольку излагаемая информация психологически не ассоциируется с книжностью, на которую намекает сам факт записи"3.

Электронный текст - это соединение двух форм речи: устной и письменной, и скомбинированный таким образом текст приобретает иную природу: "Сближая письменность и устность в привычном синхронном их соотношении, по-прежнему опираясь на устность как первоначальную форму языка вообще, технические достижения создают, как сегодня уже ясно, новое, еще неведомое разговорно-книжное (книжно-разговорное) и даже вербально-невербальное коммуникативное пространство текстов, соответствующих наступающему на нашу жизнь виртуальному миру. Его язык трудно однозначно назвать устным или письменным: у него принципиально иная форма существования, которая имеет свою оригинальную природу4.

Электронная переписка делится на 2 вида: официальная и неофициальная. Особенности электронного делового письма мы рассмотрели в пункте 2.1. Для полного представления об электронном письме необходимо разобраться и в таком явлении как неофициальная электронная переписка.

Неофициальная электронная переписка-это переписка, которая ведется в электронном пространстве между двумя и более людьми и представляет собой общение на разные неофициальные темы. К известным особенностям современного электронного текста можно отнести нарочитое невнимание к нормам правописания русского литературного языка: отказ пишущих от знаков препинания или вольной их трактовке, пренебрежение правилами орфографии, например, написание строчной-прописной буквы, отказ от буквы Е и т.д.

3 Костомаров В. Г. Наш язык в действии. Очерки современной русской стилистики. Гардарики. - 2005. - С. 139.

4 Трофимова Г. Н. Языковой вкус интернет-эпохи в России. Функционирование русского языка в Интернете: концептуально-сущностные доминанты. - М., 2005.

В качестве примера хотелось бы привести несколько неофициальных электронных переписок, взятых из социальной сети и проанализировать их.

М: Лен, привет. Ты почему мне не отвечаешь? Ты чё, обиделась что ль L?

Л: Марииин, не глупи. Просто не было времени тебе звякнуть, вся в делах, закрутилась. Зато я нашла такой офигенный рецепт, как раз то, что надо для прекрасного вечера. Помнишь, мы неделю назад тусили у Настьки и она забацала крутой салат «Цезарь»J? Так вот, прикинь, я нашла рецепт с его заправкой. Приходи завтра, пальчики оближешь! Жду.

M: Серьёзно? С удовольствием! До завтра. Чмоки:*

Л: Бай-бай.

В: Кристюх, привет! Как у тебя дела? Слушай, ты будешь что-нибудь своему на Новый Год дарить?

К: Приветик! Все хорошо. Я даже не знаю, тратиться или нет, хотела ему духи купить, но и платье тоже охота, вот и не знаю, на что потратиться!

В: И я не знаю, мне кажется, он все равно ничего мне не купит. Капец, что же делать?

К: А давай завтра встретимся и обсудим за чашечкой кофе этот вопрос?

В: А давай!

Как видно на примерах, в переписке присутствует большое количество сленга, например: офигенный, тусили, забацала, капец. Сленг-это один из способов выражения эмоций, которые зачастую не получается передать разговорными словами. На наш взгляд, использование сленга уместно при общении между друзьями, родными и близкими людьми, но в деловой переписке или переписке с бизнес-партнерами употребление данного вида разговорной речи является не подходящим.

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые "смайлики" - графическое изображение чувств, составленное из точек, запятых, дефисов и других символов. Например: J L :*. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Но при составлении делового письма не стоит увлекаться этим феноменом, в противном случае, есть вероятность приобретения репутации несерьезного человека.

Таким образом, следует отметить, что общение по электронной почте имеет свою особенность. Она состоит в том, что если, например, диалог по телефону вербален, мы можем чувствовать незамедлительную реакцию невидимого собеседника по его голосу, интонации, в нем присутствуют элементы спонтанности и он ограничен реальными временными рамками, то диалог по электронной почте - это подготовленные устные ответы и вопросы в письменной форме, не ограниченные определенными временными рамками. Пишущий все же имеет возможность корректировать свой текст после его создания, говорящий - нет.

Заключение

Потоки документов отображают деятельность любой организации. С появлением компьютерных технологий в документообороте произошел прорыв – с документами стало возможным работать намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Документ в компьютерной форме – это набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям, по электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются.

Электронные документы легко объединяются и формируют базы данных и знаний. Электронные библиотеки практически заменили неудобные и ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это было возможно при работе с бумажными или карточными каталогами. И каждый электронный документ представляет собой текст, в котором содержится множество языковых и компонентных особенностей, рассмотренных нами в курсовой работе.

Как мы выяснили, электронный документный текст - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе и предназначенная для передачи в электронном пространстве.

Электронный документный текст может быть представлен в различной форме. Его разновидностями является электронная переписка, которая делится на 2 вида: официальная и неофициальная. Каждый из этих видов является наглядным примером развития электронного текста.

Таким образом, можно сделать вывод, что электронный документный текст-это актуальная тема для исследования, так как наше общество находится на этапе «электронизации», и изучение таких явлений является необходимым.

Список использованных источников и литературы.

ГОСТ Р - 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М., Госстандарт России, 1998.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М., Госстандарт России, 2003.
Кушнерук, С.П. Документная лингвистика: учебное пособие / С.П. Кушнерук. – М.: Флинта: Наука, 2010. – 253 с.
Колтунова М.В. Деловое письмо: что нужно знать составителю. М.: Дело, 1999. – 112 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – 818 с.
Кузнецов С.Л. Возможности компьютера при составлении и оформлении документа // Секретарское дело. 2000. № 2. С. 25–29.
Дулина Н.Н., Кушнерук С.П. Варианты клише в текстах деловых писем //Делопроизводство. 2003. № 2. С. 108–111.
Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело. 1996. № 3. С. 46–56.
Янковая В. Ф. Деловой стиль (о специфике языка управленческих документов) // Секретарское дело. 2001. № 4. С. 17–22.
Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному.- М.: Издательство МЭИ, 2004. - 340 с.
Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. - 2003. - №1. - С. 43-44.
Электронный документооборот «на пальцах»: просто о важном/ [Электронный ресурс]: электронные офисные системы, 2011. – Режим доступа:http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=117391&SECTION_ID=598З. – Загл. с экрана.
Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс]: электронные офисные системы», 2011. –Режим доступа:http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=8657&SECTION_ID=765. – Загл. с экрана

Федеральное бюджетное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Волгоградский государственный университет»

Институт филологии и межкультурной коммуникации

Кафедра русского языка и документалистики

Электронный документный текст

курсовая работа

ВЫПОЛНИЛА: Студентка гр. Д-111

Лащёнова Валентина Вячеславовна

____________________________

ПРОВЕРИЛ (А):

Д.ф.н.,

профессор кафедры русского языка

и документалистики

Косова Марина Владимировна

___________________________

Волгоград, 2013