Этапы обработки бухгалтерских документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Восточно-Сибирский государственный университет

технологий и управления»

Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Реферат

по дисциплине: «Теория бухгалтерского учета»

по теме: «Этапы обработки бухгалтерских документов»

Выполнил: студент(ка) Б512-8гр.

Цыдендамбаева О. Э.

Проверил(а): Шангина А. В.

2014

Содержание:

1. Понятие и классификация документов
2. Требования к составлению и хранению бухгалтерских документов
3. Этапы обработки бухгалтерских документов

1. Понятие и классификация документов

В соответствии с федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.[7]

Документированная информация(документ) - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. [5]

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство (доказательство) факта совершения хозяйственной операции или право на ее совершение. Бухгалтерские документы, как правило, составляются по установленным формам на бланках, отпечатанных типографским способом. В отдельных случаях, когда для документального оформления какой-либо хозяйственной операции нет утвержденной формы документа (бланка), допускается составление документов произвольной формы.

Оформление хозяйственных операций бухгалтерского документа называется документацией. От качества ее зависит достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, ибо все записи в учете основываются на документах. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения хозяйственных операций, доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты. Записи в документах производятся чернилами, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Кассовые документы оформляются в соответствии с Положением о ведении кассовых операций. Ошибки, допущенные в документах, исправляются установленными способами. Для упрощения и облегчения составления, обработки и использования бухгалтерских документов производится их унификация и стандартизация. Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами банка. Все документы должны представляться в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным (старшим) бухгалтером предприятия. Распоряжения последнего о порядке составления и представления документов являются обязательными для всех работников предприятия. Должностные лица, подписавшие документ, несут ответственность за правильность всех его данных (реквизитов). Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость применения множества различных документов. Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, то есть совершают документооборот.[8]

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формулярхарактеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.[12]

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам:

1. По назначению:

• Распорядительные – документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);

• Оправдательные – документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансированный отчет);
• Бухгалтерского оформления – документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);
• Комбинированные – документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда);

2. По содержанию хозяйственных операций:

• Материальные – документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);
• Денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);
• Расчетные – используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура);

3. По объему отраженных операций:

• Первичные – документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
• Сводные – документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира);

4. По способу использования:

• Разовые – документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная-требование на отпуск (внутреннееперемещение) материалов);
• Накопительные – используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта);

5. По числу учитываемых позиций:

• Однострочные – документы, содержащие одну учетную позицию;
• Многострочные – документы, содержащие две или более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость);

6. По месту составления:

• Внутренние – документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);
• Внешние – документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поручения);

7. По способу заполнения:

• Заполняемые вручную;
• Заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

1. Организационно-распорядительные – документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
2. Финансово-расчетные – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
3. Документы по снабжению и сбыту – материальные документы.[9]

Таким образом, бухгалтерский документ – это письменное свидетельство (доказательство) факта совершения хозяйственной операции или право на ее совершение.

2. Требования к составлению и хранению бухгалтерских документов

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.[15]

В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.0З.2000г. № 31H), первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
2. Личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).[6]

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец.

Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это невозможно по каким-либо причинам - непосредственно по окончании операции.[15]

Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском языке.

Записи в первичных документах могут производиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательномупрочеркиванию.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.[7]

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с учетной политикой.

Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими лицами.[16]

Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. [7]

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции. За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица, подписавшие документ. На документах не должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

1. Быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
2. Издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
3. Издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Тексты документов рекомендуется подразделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется указать основание или причину создания документа, а во второй - просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу без пояснения.

Текст документа должен быть ясным и точным. Составитель должен всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно это важно учитывать при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.

Документы могут иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях таблицы выносятся в приложение. Это можно сделать ссылкой в конце документа или в конце соответствующего раздела, подраздела, пункта, абзаца.

Каждому тексту предшествует заголовок - краткое обозначение его содержания. Значение заголовка в документе крайне велико, так как в заголовке всегда можно кратко и точно выразить основную мысль документа. Заголовок - это основной поисковый элемент документа. Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Для документов, имеющих большой объем или отражающих несколько вопросов, составляются подзаголовки. Правильно составленный заголовок сокращает время рассмотрения документа.[16]

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.[4]

Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает, что:"Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".[7]

При этом НК РФ предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги".[2]

На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского. [14]

В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела). [14]

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);

2. Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000;

4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.

Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет. [14]

В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).[3]

Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации "обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов".[3]

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода "должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером" (п. 6.2.Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.[1]

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

В соответствии с пунктом 6.4. Положения "Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены".[1]

Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

3. Этапы обработки бухгалтерских документов

Документооборот – это процесс движения документов в организации, включающий составление (получение), обработку, систематизацию и сдачу в архив.[10]

Важным условием организации документооборота является разработка главным (старшим) бухгалтером графика документооборота, в процессе которого заранее разрабатывается маршрут следования каждого документа и каждого его экземпляра. Этот маршрут заносится в инструкцию, где указываются сроки следования и прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт. Движение документов по заданному маршруту необходимо постоянно контролировать, сверяясь с разработанными графиками.

Анализ составленных схем документооборота на отдельных участках учетной работы позволяет выявить излишние операции, сократить срок, упростить обработку документов и устранить повторное прохождение документа через одну и ту же инстанцию. Нарушение порядка документооборота и задержка документов на любом из этапов прохождения приводят к отставанию регистрации хозяйственных операций в учете, ослаблению контроля за их выполнением.

Документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме и существу.

В процессе проверки по форме устанавливают полноту заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Проверка по существу подтверждает законность и целесообразность хозяйственных операций.

Все документы, проверенные и принятые бухгалтерией, подвергают обработке, которая включает расценку, группировку и контировку.[11]

Таксировка (расценка) – это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены, определяют суммы. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель. 
Группировка – предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой-либо период. Группировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально-ответственных лиц и структурных подразделений, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходованию материальных ценностей и денежных средств. Отдельные документы группируют в зависимости от отраженных на них хозяйственных операций и по источникам финансирования поступления (приобретения) ценностей, работ, услуг и по расходу (списанию) ценностей, денег, погашению задолженности и т.п. 
Группировка документов производится в сводных группировочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях обличает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета. 
Контировка – это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры. От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получение достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия. 
После контировки документов оформленные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета. Порядок отражения хозяйственных операций на счетах зависит от формы бухгалтерского учета. При упрощенных формах, форме учета Журнал-главная книга и мемориально-ордерной форме корреспонденцию счетов составляют: непосредственно на документе; в регистрационном журнале; в Журнале - Главная книга; в специальном регистре бухгалтерского оформления – мемориальном ордере (проводке, контировке). 
При журнально-ордерной форме учета, операции, зафиксированные в документах, отражаются и регистрируются в журналах-ордерах и ведомостях с группировкой по корреспондирующим счетам. 
При автоматизации бухгалтерского учета обработка и движение документов имеет свои особенности, т.е. зависит от использованных программных продуктов для ЭВМ. 
После отражения данных документов на счетах бухгалтерского учета (т.е. после разноски данных документов в регистры бухгалтерского учета), их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив. На папке указывается месяц и год, номера документов, их количество и другие показатели. Все документы в папке номеруются по порядку. Таким образом, документы проходят следующие последовательные этапы движения: составление, проверку, таксировку (расценку), группировку, разноску по счетам, текущее хранение, наконец, сдачу в архив на длительное хранение согласно законодательства.[13]

Список использованной литературы:

1. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105
2. "Налоговый Кодекс РФ" (НК РФ) Часть 1 подп.8 ст.23 от 31.07.1998 N 146-ФЗ
3. Федеральный закон от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ. "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"
4. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ"Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
6. ПРИКАЗ Минфина РФ от 29.07.98 N 34н (ред. от 25.10.2010) "Об утвержденииположения поведениюбухгалтерского учетаибухгалтерской отчетностивРоссийской Федерации"
7. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ
8. Азрилиян А.Н. – Большой бухгалтерский словарь. — М.: Институт новой экономики.1999.
9. Бортник Н.А., Бортник Н.Н. - Бухгалтерское дело: Учебное пособиеИздательство: Дашков и Ко, 2009, 400 с.
10. Кураков Л.П., КураковВ.Л., КураковА.Л. Экономика и право: словарь-справочник. — М.: Вуз и школа. 2004.
11. Черных И.Н. Бухгалтерский управленческий учет. Учебный курс (учебно-методический комплекс)
12. Документ – понятие и виды. Реквизиты документа [Электронный ресурс] –Режим доступа: http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/vidy-dokumentov.html
13. Порядок составления и обработки документов [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://neznaniya.net/buhgalterskij-uchet/dokumentacija-hozjajstvennyh-operacij/430-poryadok-sostavleniya-i-obrabotki-dokumentov.html
14. Порядок хранения бухгалтерских документов [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.buh.ru/articles/documents/13705/
15. Текущая документация [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.balansov.ru/index.php?product=23
16. Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов[Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.generalfinances.ru/genes-259-1.html