Этот длинный короткий испытательный срок. Как выдержать проверку

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ)

 

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

 

ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

 

Кафедра документоведения

 

 

 

 

 

 

 

 

• Станкевич Анастасия Максимовна

Этот длинный  короткий испытательный срок. Как  выдержать проверку

 

Реферат по  предмету организация  секретарского обслуживания студентки

5-го курса очно-заочной формы  обучения 

 

 

 

 

 

Руководитель Преп.   С.А. Глотова

 

 

 

 

 

 

Москва  2012

 

 

Содержание

 

Введение           2

 

Глава I . Назначение профессии «секретарь»     3

 

Глава II. Как пройти собеседование      7

 

Список использованных источников и литературы   13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

>

 Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

• Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность. Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику. 

 

Назначение профессии  «секретарь»

 
Чем занимается Секретарь? Квалифицированный секретарь - правая рука руководителя, его незаменимый помощники и, конечно же, лицо фирмы. Считается, что это сугубо женская профессия, однако секретарями могут быть и мужчины. Секретарь со знанием иностранных языков может работать в украинском представительстве зарубежной компании, в совместном предприятии или в украинской организации, связанной с зарубежными партнерами. 
 
В обязанности секретаря, как правило, входит:

• прием посетителей, ведение делопроизводства (хотя бы регистрация входящей и исходящей документации);
• обслуживание руководителя (нередко планирование его рабочего дня);
• прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
• организация приемов и совещаний, заказ гостиниц и авиабилетов (для руководителя и для всех остальных сотрудников);
• заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда - обеспечение руководителя продуктами.

 
 
Специфика профессии секретаря: 
Плюсы профессии:

• Широкий круг знакомств,
• Полная и достоверная информация о делах фирмы,
• Приобретение навыков общения и работы со специалистами разных сфер деятельности и занимаемых должностей,
• Опыт организаторской деятельности,
• Работа стабильна и не предполагает большой физической нагрузки,
• Можно совмещать с учебой,
• Лицо компании.

Минусы профессии:

• Ненормированный рабочий день (приходить на работу раньше шефа, а уходить позже),
• Не всегда есть возможность реализоваться,
• Если фирма небольшая, может стать скучно от недостатка работы,
• Работодатель может отрицательно отнестись к тому, что ты делаешь домашнее задание на рабочем месте,
• Всегда хорошо выглядеть, вне зависимости от обстоятельств.

 
 
Где работает Секретарь: 
Секретарь сегодня требуется практически в каждой организации.  
 
Личные качества: 
Специфика работы секретаря - многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. А потому доброжелательность, коммуникабельность и культура общения (деликатность и тактичность) для секретаря просто незаменимы. У любого человека, после общения с секретарем должно остаться ощущение, что фирма сделает все возможное, чтобы разрешить его проблему. 
 
Важным умением для секретаря является способность организовать свое рабочее место и время. Опоздания совершенно не допустимы для людей этой профессии. Это касается как времени прихода на работу, так и своевременности подготовки документов и доклада их руководителю. Также сюда можно отнести профессионализм, ответственность, дипломатичность и хорошую память.  
 
Сколько получает Секретарь? 
В будущем секретарь может стать секретарем-референтом, офис-менеджером, а в некоторых случаях и исполнительным директором. 
 
Как стать секретарем? 
Сегодня требования к уровню знаний людей этой профессии постоянно повышаются, и все чаще работодатели хотят видеть своих секретарей с высшим образованием. Кроме того, следует знать компьютер на уровне пользователя и основы делопроизводства. Несомненным плюсом будет знание иностранного языка.

 

 

 

 

 

 

 

Назначение профессии "Секретарь–референт": техническая помощь работе руководителя.
Основные решаемые задачи профессии "Секретарь–референт": работа с посетителями (встреча, представление руководителю); работа с документами, их канцелярская подготовка, оформление; ведение деловой переписки (почтой, электронной почтой, факсом), телефонных переговоров; подготовка совещаний (документации, организация оповещения участников, ведение протоколов); работа на компьютере, с оргтехникой. Профессия "Секретарь–референт" требует от специалиста преимущественно  интеллектуальных затрат. Профессиональная деятельность, прежде всего, подразумевает анализ, сравнение и интерпритацию данных, предложение новых решений.
Основой профессии выступают профессии "Секретарь–референт"
школьные знания:	специальные знания:
общественные науки.	делопроизводство; этикет; психология общения; практика работы на компьютере с оргтехникой.
Чаще всего "Секретарь–референт" осуществляет деятельность в помещении, сидя за рабочим местом. Деятельность осуществляется посредством постоянного  взаимодействие с новыми людьми в  ходе работы. Обычно профессиональное общение происходит непосредственно, с помощью технических средств связи.
Профессионально–важные качества профессии "Секретарь–референт":
дисциплинированность; организованность, самодисциплина; ответственность; предусмотрительность; пунктуальность, педантичность; способность к переключениям с одной деятельности на другую; способность организовывать свою деятельность в условиях большого потока информации и разнообразия поставленных задач; старательность, исполнительность; хорошее зрительное восприятие текста; развитый объем внимания (способность одновременно воспринимать несколько объектов); способность к распределению внимания между несколькими объектами или видами деятельности; аналитичность (способность выделять отдельные элементы действительности, способность к классификации) мышления; оперативность (скорость мыслительных процессов, интеллектуальная лабильность) мышления; предметность (объекты реального мира и их признаки) мышления; способность запоминать на длительный срок большие объемы информации;	оперативная память; память на лица; память на семантику (смысл) текста; память на цифры, даты; красивый почерк; умение быстро записывать; отсутствие дефектов речи, хорошая дикция; умение грамотно выражать свои мысли; умение четко и кратко формулировать информацию; сохранение работоспособности при развивающемся утомлении; выносливость к эмоциональным нагрузкам; оперативность; способность быстро переключаться с одного вида деятельности на другой; умение быстро ориентироваться в событиях; умение решать проблемные ситуации в короткие сроки; канцелярские способности; навыки письменного изложения информации; склонность к работе с документацией; способность грамотно и четко задавать вопросы; способность устанавливать контакты с людьми; умение правильно и эффективно распределять время.
Заболевания, противопоказанные для профессии "Секретарь–референт":
заболевания сердца или нарушения артериального давления; нервно–психические расстройства; судороги, потери сознания; употребление наркотиков, зависимость от алкоголя; некорректируемое снижение остроты зрения; расстройства слуха; расстройства координации движений;	вестибулярные расстройства, нарушение чувства равновесия; дрожание рук; расстройства речи; хронические инфекционные заболевания; кожные заболевания; выраженные физические недостатки.
Уровень образования профессии "Секретарь–референт"
Для овладения профессией "Секретарь–референт" необходимо среднее профессиональное образованиею.   Программа подготовки: Секретарское дело и делопроизводство

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 Как пройти собеседование

Собеседование – неотъемлемая часть трудоустройства. Именно на данном этапе вы и работодатель встречаетесь «лицом к лицу». Важно понимать, что оно дает не только возможность презентовать себя, но и прекрасный шанс познакомиться с требованиями и особенностями предстоящей работы.

Количество этапов собеседования  может варьироваться, но независимо от того, с кем предстоит интервью – сотрудником кадрового агентства, начальником службы персонала компании или генеральным директором, – вам всегда необходимо быть во всеоружии. А чтобы промежуточное собеседование не оказалось последним, вы должны серьезно подготовиться – психологически и тактически.

Прежде всего, постарайтесь как  можно больше узнать о компании, в которую стремитесь трудоустроиться – изучите сайт, познакомьтесь с публикациями в прессе и Интернете. Заранее подготовьте комплект документов – трудовую книжку или ее копию, дипломы, сертификаты, рекомендации, 2–3 копии вашего резюме. Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у работодателя к вам, подготовьте примерные ответы на них, а также запишите своивопросы к представителю компании.

На страницах «Энциклопедии карьеры» неоднократно обсуждались излюбленные вопросы эйчаров и работодателей. Среди наиболее часто задаваемых можно выделить следующие.

· Вы могли бы рассказать немного о себе?

Не стоит пересказывать содержащуюся в резюме информацию – ее работодатель прочел прежде, чем пригласил вас на собеседование. Будьте лаконичны, не вдавайтесь в излишние подробности, ведь главная задача персонального ассистента беречь основной ресурс руководителя – время.

· Почему вы выбрали именно эту профессию?

От вас ждут четкого понимания сущности и сложностей этой профессии, серьезно отличающейся от смежных специальностей секретаря/офис-менеджера/референта; внутренней готовности всегда оставаться «в тени» руководителя, уважать и продвигать его позицию и решения.

· Каковы ваши сильные/слабые стороны?

Подчеркивайте в первую очередь те качества, которые важны для личного помощника. Ваши недостатки должны выглядеть логическим продолжением ваших же достоинств. И не забудьте упомянуть, что вы постоянно работаете над собой: «Иногда окружающие принимают мою решительность за импульсивность, но я стараюсь следить за своей манерой выражать мысли».

· Почему нам стоит вас нанять?

Кроме заявления о вашем высоком профессионализме, было бы не лишним продемонстрировать, что вы в курсе дел компании/отрасли производства.

· Каковы причины ухода с предыдущего места работы?

Ни в коем случае не отзывайтесь неуважительно о прежнем коллективе и руководителе – никому не нужны конфликтные, не умеющие критично относиться к себе сотрудники. Лучше сделать акцент на привлекших вас достоинствах новой компании, чем на недостатках старой.

· Как вы представляете свою карьеру через несколько лет?

У представителей других профессий вертикаль карьерного роста вполне очевидна, скажем, от юрисконсульта до начальника юридической службы. Подобный вопрос, обращенный к вам как кандидату на должность помощника руководителя, призван выявить ваши амбиции, мотивацию. По ответу на этот вопрос работодатель может судить о значимости для вас предлагаемой работы – видите ли вы в ней возможность применения своих лучших качеств и сильных сторон или считаете всего лишь трамплином и в дальнейшем намереваетесь изменить направление своей карьеры.

· Каким, по вашему мнению, должен быть начальник?

На самом деле у вас хотят выяснить уровень вашей конструктивности, склонны ли вы к конфликтам с руководителем. Идеальным будет нейтральный ответ: «Компетентный, сильный лидер, у которого есть чему поучиться».

В свою очередь, вы вправе поинтересоваться графиком работы, возможностью и частотностью служебных командировок, структурой секретариата компании, причинами, по которым место помощника руководителя оказалось вакантным (если, конечно, это не новая штатная единица) – словом, выяснить все важные для вас моменты, связанные с предстоящим трудоустройством. Продуманные и глубокие вопросы подчеркнут вашу заинтересованность в вакансии, помогут создать образ серьезного кандидата, профессионального сотрудника.

• Несколько слов о «формальностях»

Помните, нет содержания без формы. Претендента всегда оценивают комплексно: как он выглядит, говорит, подает себя. Поэтому не забудьте про элементарные правила прохождения собеседования: пунктуальность, выключенный мобильный телефон, подобающая случаю одежда делового стиля классических цветов, чистая обувь, умеренный макияж, умелое использование аксессуаров и украшений, аккуратный и неброский маникюр, легкие (нейтральные) духи, энергия, уверенность в себе, открытость и, конечно, улыбка.

 

Перед днем собеседования  отдохните и вовремя ложитесь спать. С утра вам понадобится бодрое, рабочее настроение. Никакого похмелья и помятого лица! Нельзя начинать отношения с работодателем с оправданий. Если вы не можете пойти в силу болезни или чрезвычайных семейных обстоятельств, предупредите заранее, а не за пять минут до собеседования.  
 
Какие важные правила нужно соблюдать, чтобы произвести приятное впечатление на собеседовании? 
 
Будьте пунктуальны. На собеседование нельзя опаздывать, но и за полчаса до встречи приходить также не стоит. Долгим ожиданием вы унизите себя и покажите, что не цените свое время, что настроит менеджера по кадрам против вас еще до начала собеседования. Лучше прийти за 5-7 минут до назначенной вам встречи.  
 
Позаботьтесь о своем внешнем виде. Что ни говори, а стиль одежды и внешний вид чрезвычайно важен для первого впечатления. Одежда – это беспроигрышный козырь, которым непременно стоит воспользоваться. Как одеться на собеседование? Ваш внешний вид должен соответствовать той работе, на которую вы хотите устроиться. Если вы претендуете на должность повара, не обязательно надевать деловой костюм, но прийти в футболке и джинсах на собеседование относительно вакансии управляющего или менеджера высшего звена, недопустимо. Лучше остановиться на деловом стиле одежды. Возможно, вам придется встречаться в этот день с несколькими руководителями или знакомиться с другим персоналом. Опрятная прическа, умеренный макияж и соответствующее деловитое поведение.  Будьте доброжелательны и готовы к сотрудничеству. Уберите подобострастность, хвастовство, жалкий или обреченный вид, кокетство или заискивание недопустимы и приведут к провалу.  
 
Выражайте свои мысли ясно, четко и лаконично. Помните, что инициатива принадлежит не вам, а вашему собеседнику и вопросы в основном задает он. Умейте ответить на них четко, понятно и лаконично. Успешно пройти собеседование – во все не означает болтовню без умолку на отвлеченные темы. Не вдавайтесь в подробности биографии, не обсуждайте предыдущих начальников и бывших коллег. Это охарактеризует вас с не лучшей стороны. Работодателю важно услышать ответы на свои вопросы,  а не то, что вам захочется ему рассказать. Будьте готовы подробно ответить на вопросы по своему резюме. Чтобы успешно пройти собеседование, держитесь естественно, непринужденно, без напряжения, замкнутости, раздражительности и угрюмости. Улыбайтесь. Ваша заученность и страх сразу бросятся в глаза опытного интервьюера. 
 
Будьте готовы к разным вопросам. В основном вопросы будут касаться вашего прежнего опыта работы. Но ожидайте также вопросом, касающихся вашей семьи, выборе профессии, хобби и увлечениях, друзьях, причинах ухода с предыдущего места работы и даже о погоде или анекдотах. Если вопрос задан, значит, на него ожидается ответ. Поэтому отвечайте честно и уверенно, именно для этого вы здесь. Возможно, интервьюера в самом деле интересует ваша кошка, а возможно, он просто проверяет вашу способность грамотно излагать свои мысли и вести повествование интересно.  
 
Не приписывайте себе чужие достижения и успехи, говорите только о том, чем можете похвастаться вы лично, иначе рано или поздно правда выплывет наружу. Собеседование вы пройдете, но результат может разочаровать впоследствии обе стороны.  
 
Учитесь не только говорить, но и слушать собеседника. Правильно «продать» себя – это только полдела. Если вас нанимают для конкретного дела или задания, это одно, а если вас приглашают для работы в команде, то это совсем другое. На собеседование вам нужно не только услышать, что говорит вам собеседник, но и прочитать между строк, что он хочет сказать. Вас наверняка спросят об отношениях с бывшими коллегами и о целях и планах на карьерный рост. Не стоит говорить, что вы метите в руководители компании. Лучше поинтересуйтесь, принято ли в компании повышать собственные кадры или приглашают людей со стороны. Помните, что ваши задачи с интервьюером одинаковы. Вы стремитесь занять должность, а ему нужно заполнить вакансию. Если в ходе собеседования вы поняли, что должность вас более не интересует по вновь открывшимся обстоятельствам, не обрывайте интервью резко. Но и терять свое и чужое время не стоит. Проявите максимум такта и дипломатичности, чтобы «свернуть» интервью.  
 

Помните, что чаще всего  вы сами являетесь кузнецом своего счастья. Напомним вам наиболее важные моменты, касающиеся поведения во время собеседования:  
• Не следует говорить прямой неправды, но, безусловно, не стоит выкладывать всю свою "подноготную".  
• Не отзывайтесь дурно о предыдущем работодателе. Если он, с вашей точки зрения, не заслуживает доброго слова, ограничьтесь корректным уходом от оценок.  
• Много важного можно узнать, задав вопрос о судьбе предшественника (почему место оказалось вакантным).  
• Спросите, как интервьюер и компания в целом оценивают работу предшественника (чем были довольны, чем были недовольны).

 
Если предшественник будет сам передавать вам дела, что часто случается (именно для этого и предусмотрен трудовым законодательством двухнедельный срок отработки после подачи заявления об уходе), то это облегчает задачу. Постарайтесь понять, добровольно ли человек покидает это место работы, иначе его советы могут только навредить вам.

 
• Не забудьте в конце беседы поблагодарить  интервьюера за уде¬ленное вам внимание. Можно отметить, что вы узнали нечто  важное (конкретизируйте). Например, так:  
"Большое спасибо. То, что вы рассказали о продукции компании, не только укрепило во мне желание работать именно у вас, но и стимулирует меня стать постоянным покупателем ваших йогуртов (авторучек, косметики, обуви) ".  
Разумеется, так стоит говорить, если это правда или хотя бы почти правда.

 
• Помните, что нередко интервьюер руководствуется не только своим  впечатлением о кандидате, но интересуется также мнением секретаря на ресепшн, офис-менеджера или других сотрудников, с которыми вы вступаете в контакт  при посещении компании.

 
• Непременно уточните ожидания работодателя.  
Спросите, каким должен быть идеальный кандидат на данную должность. Обязательно запишите ответ. Возможно, вы не сразу будете готовы показать, как именно вы отвечаете этим требованиям. Подумайте дома. Напишите по электронной почте письмо с благодарностью за встречу и постарайтесь обосновать аргументы в свою пользу.

 
• Очень деликатным вопросом является размер зарплаты. Общее правило - не начинать самому разговор на эту тему и стараться не называть ожидаемую  сумму. Предпочтительно сначала выяснить, какие намерения у компании.  
Отвечая на вопрос о зарплате на последнем месте работы, помните, что предлагаемая зарплата будет больше максимум на 20%. Известен случай, когда компания собиралась через кадровое агентство нанять помощника к первому лицу за 1200 долларов и отказала вполне подходящей девушке, которая получала на предыдущем месте 600 и претендовала на 800. Объяснение было примерно такое: "Она - отличный секретарь, и ее выгодно, конечно, взять на меньшую зарплату. Но у нас есть деньги, будем искать более дорогого". Дороже не всегда значит лучше, однако, как говорится, "хозяин - барин".

 
• Во многих зарубежных пособиях рекомендуют  предлагать себя сначала на роль добровольца (волонтера), чтобы бесплатной работой на деле доказать свою заинтересованность и ценность для компании. Этот совет подходит далеко не для всякой должности. У нас в России такое предложение скорее насторожит, чем обрадует. Тем более что должность секретаря/персонального помощника предполагает доступ к конфиденциальной информации. Так что советуем не предлагать потенциальному работодателю подобный вариант. Показать свою ценность можно и нужно во время испытательного срока.

 
• Даже если вам очень хочется  получить работу в данной организации, то проявляться это рвение должно в том, чтобы как можно лучше подготовиться к собеседованию: больше узнайте о компании, четко сформулируйте, почему именно вы подходите для этой работы, продумайте вопросы, которые покажут ваше понимание и заинтересованность.

 
• Не следует вести себя чрезмерно подобострастно и восторженно соглашаться со всем подряд. Это вызывает раздражение и недоверие. Были случаи, когда кадровое агентство получало от своего заказчика отказ рассматривать чрезмерно заинтересованного кандидата. Кстати, это относится и к попыткам грубой лести. А вот заслуженный комплимент компании или интервьюеру - вполне уместен. Специалист должен относиться к себе с уважением. Тот, кто не уважает себя, не умеет уважать и других.

 
То, каким образом заканчивается  собеседование, зависит как от впечатления, которое вы произвели, так и от того, каковы полномочия и задачи вашего интервьюера. Если он является посредником между вами и работодателем, то в большинстве случаев постарается расстаться с вами, не сделав конкретных предложений и не взяв на себя обязательств.

 
Например, он может закончить беседу так: "Спасибо за то, что вы пришли к нам и ответили на вопросы. Мы должны просмотреть всех кандидатов и после этого принять решение. Тогда мы вам позвоним". Иногда такой ответ может отражать действительный план дальнейших действий, а иногда - является вежливой формой отказа. Если в ответ вы поблагодарите и попрощаетесь, то вам будет труднее дальше контролировать процесс рассмотрения вашей кандидатуры.

 
Поэтому можно попытаться прояснить ситуацию, поинтересовавшись мнением интервьюера о том, подходят ли ваша квалификация и опыт для этой работы. Если у интервьюера уже сложилось определенное отрицательное мнение,то ваш вопрос подтолкнет его к тому, чтобы "раскрыться". Отказ получать обычно неприятно, но чем раньше вы об этом узнаете, тем больше времени и энергии вы сможете посвятить поиску других вариантов.

 
Весьма вероятна ситуация, когда  в ответ на ваш вопрос вы не получите отказа, но интервьюер может дать несколько  намеков по поводу прошедшего собеседования. Опытный специалист обычно в таких случаях выражается очень осторожно. Но даже такие предварительные оценки часто могут помочь вам лучше сориентироваться. Если повезет, вы можете получить и более конкретную информацию о впечатлении, которое вы произвели, и дальнейших действиях интервьюера.

 
Очень важный момент при завершении собеседования - получение кандидатом разрешения самому позвонить и узнать о результате. Не стесняйтесь проявлять  для этого деликатную настойчивость, но с чувством меры. Конечно, можно звонить и без предварительного разрешения, но лучше действовать с согласия. Обговаривая возможность перезвонить, иногда вы можете точно узнать, когда, по какому телефону и к кому обратиться.

 
Не так уж редки случаи, когда  ваш последующий звонок напоминает о вас, показывает ваш интерес к работе, достигает нуж¬ного человека вовремя и тем самым способствует решению в вашу пользу.

 
Положительным результатом собеседования  является предложение работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников и литературы

Литература

 

1. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря. М.: Инфра-М, 2006.-234 с.

2. Григорьев В., Дюзимова  Е., Топалян А. Служба кадров. М., 2001. - 456 с.

3. Стенюков М.В. Профессия-секретарь.  М.: Приор, 2005. - 283 с.

4. Шейнов В.П. Секретарь. М.: Юнити, 2003. - 208 с.