Формирование дел. 4

РЕФЕРАТ

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

Тема:«Формирование дел» 
 
 
 
 
 

     НОВОСИБИРСК 2012

     Содержание

Введение………………………………………………………………………....3

Общие положения…………………………………………………….………....4

Формирование  дел……………………………………………………….……...6

Оформление дел……………………………………………………………..…..7

Экспертиза ценности документов……………………………………………..12

Заключение……………………………………………………………………...14

Список использованной литературы…………………………………………..15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

   В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

    После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

   Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Общие положения 

     Номенклатура  дел  -  систематизированный  перечень  заголовков (наименований)  дел,  заводимых на  предприятии,  с указанием сроков  их хранения, оформленный в установленном порядке.  Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

     Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она  составлена, зависят оперативность  работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

     Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной  системе делопроизводства (ЕГСД).

     Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной  и типовой. Кроме того, различают  номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

     Конкретная  номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

     Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

     Составлению номенклатур дел в организации  предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

     Работа  по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

     Утвержденные  экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

     После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

     Номенклатура  дел учреждения, не передающего документы  на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

     Номенклатура  дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка  формирования и учета дел в  делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

     Номенклатура  дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

     Номенклатура  дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

     Согласованная с соответствующим учреждением  государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. 

Формирование дел 

При формировании дел необходимо  соблюдать  следующие  общие правила:  помещать  в  дело  только  исполненные,  правильно  оформленные документы в соответствии с  заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе  все  документы,  относящиеся  к  разрешению  одного  вопроса; группировать  в дело  документы одного  календарного  года,  за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного  хранения  и  временных  сроков  хранения;  помещать  в  дела машинограммы  на общих основаниях.  В дело  не  должны  помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.  Документы внутри  дела  располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.  Распорядительные  документы  группируются  в  дела  по  видам  и хронологии с относящимися к ним приложениями. 

Положения,  инструкции,  утвержденные  распорядительными  документами,  являются  приложениями  к  ним  и  группируются  вместе  с указанными  документами.  Если  же  они  утверждены  в  качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.  Приказы  по  основной  деятельности  группируются  отдельно  от приказов  по  личному  составу.  Протоколы  в  деле  располагаются  в хронологическом  порядке  по  номерам.  Документы  к  протоколам, сгруппированные  в  отдельные  дела,  систематизируются  по  номерам протоколов.  Утвержденные  планы,  отчеты,  сметы,  лимиты,  титульные списки  и  другие  документы  группируются  отдельно  от  проектов. Документы  в  личных  делах  располагаются  по  мере  их  поступления. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года  и  систематизируется  в  хронологической  последовательности; документ-ответ помещается  за  документом-запросом. При  возобновлении переписки  по  определенному  вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году, документы  включаются  в  дело  текущего  года  с  указанием  индекса  дела предыдущего года.   

Оформление  дел

Дела  предприятия  подлежат  оформлению  при  их  заведении  и  по завершении  года.  Оформление  дел  включает  комплекс  работ  по  их технической  обработке  и  проводится  сотрудниками  соответствующих структурных  подразделений  при  методической  помощи  и  под  контролем работников архива предприятия.  В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 

Полному  оформлению  подлежат  дела  постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или  переплет дела; нумерацию листов в  деле; составление  заверительной надписи дела  составление  в необходимых  случаях  внутренней  описи  документов  дела; внесение  необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия  организации,  индекса и заголовка дела,  даты заведения дела и др.).  Дела  временного (до 10  лет включительно)  хранения  подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить  пересистематизацию  документов  в  деле,  листы  дела  ненумеровать, заверительные надписи не составлять.  В  целях  обеспечения  сохранности  и  закрепления  порядка расположения  документов,  включенных  в  дело,  все  листы  его,  кроме листов  заверительной  надписи  и  внутренней  описи,  нумеруют  арабскими цифрами  валовой  нумерацией  в  правом  верхнем  углу,  не  задевая  текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.  Обложка  дел  постоянного  и  временного (свыше 10  лет)  хранения оформляется по установленной форме.

По  окончании  года  в  надписи  на  обложках  дел  постоянного  и временного (свыше 10  лет)  хранения  вносятся  уточнения:  проверяется соответствие  заголовков  дел  на  обложке  содержанию  подшитых документов,  в  необходимых  случаях  в  заголовок  дела  вносятся дополнительные  сведения (проставляются  номера  приказов,  протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). 

Составление  описей  дел. 

На  завершенные  дела  постоянного, временного (свыше 10  лет)  хранения  и  по  личному  составу,  прошедшие экспертизу  ценности,  оформленные  в  соответствии  с  настоящими требованиями,  ежегодно  составляются  описи. На  дела  временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.  Описи составляются  отдельно  на  дела  постоянного хранения;  дела временного (свыше 10  лет)  хранения;  дела  по  личному составу;  дела  со специальной документацией (научные отчеты  по  темам,  судебные  и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).  На предприятии в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного  хранения  составляются  ежегодно  под  непосредственным методическим  руководством  архивной  службы.  По  архивным  описям документы  сдаются  в  архив.  Описи,  подготовленные  структурными подразделениями,  служат  основой  для  подготовки  сводной  описи предприятия,  которую  готовит  архив,  и  по  которой  он  сдает  дела  на государственное хранение.  При  составлении  описи  дел  соблюдаются  следующие  требования: заголовки  дел  вносятся  в  опись  в  соответствии  с  принятой  схемой систематизации  на  основе  номенклатуры  дел;  каждое  дело  вносится  в опись  под  самостоятельным  порядковым  номером (если  дело  состоит из нескольких  томов или частей,  то каждый  том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером). Порядок нумерации дел в описи - валовой за  несколько лет;  порядок присвоения  номеров описям  структурных подразделении устанавливается по согласованию с архивом. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на  обложку  дела.  При  внесении  в  опись  подряд  дел  с  одинаковыми заголовками пишется полностью  заголовок первого дела, а все остальные однородные  дела  обозначаются  словами "То же".  При этом  другие сведения  о делах вносятся  в опись полностью (на  каждом  новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Графа описи "Примечания" используется  для отметок о приеме  дел,  особенностях  их  физического состояния, о передаче  дел другим  структурным подразделениям  со ссылкой на  необходимый акт,  о наличии копий и т.п.  Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах. С момента заведения и до  передачи  в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования.  Руководители  структурных  подразделений  и  сотрудники, отвечающие  за  делопроизводство,  несут  ответственность  за  сохранность документов и дел.  Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой  цели  помещениях,  располагаются  в  запирающихся  шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.  Вид системы хранения документации, которая используется фирмой, зависит от ее размеров и типа работы. Какой  бы  метод  систематизации  не  использовался,  полная  система хранения документации должна иметь следующие свойства:

-  занимать  как  можно  меньше  пространства  в  канцелярии  или офисе, 

-  быть  быстрой и простой для использования, 

- иметь возможность увеличения или уменьшения,

-  обеспечивать  легкую локализацию требуемой  информации,

-  позволять  надежно хранить конфиденциальную  информацию,

-  использовать  правильную классификацию документов  и дел. 

В  целях  повышения  оперативности  поиска  документов  дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа (в службе ДОУ или канцелярии).  На  корешках  обложек  дел  указываются  индексы  по  номенклатуре дел.  Машинограммы,  используемые  в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства.  На  выданное  дело  заводится карта -  заместитель  дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел  постоянного  хранения  допускается  в  исключительных  случаях  и производится  с  разрешения  руководителя  с  обязательным  оставлением  в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 

В  организациях могут  быть  использованы  следующие  типы  систем

слежения  за выданными документами (делами):

-  алфавитные  перечни, 

-  карточки  выдачи,

-  «пустые  бумажники».

Передача дел  на архивное хранение.

Документы, образовавшиеся и образующиеся  в  деятельности  предприятия,  имеющие  историческое, научное,  социальное,  экономическое,  политическое,  художественное  или иное  культурное  значение,  входят  в  состав Архивного фонда Российской Федерации  и  независимо  от  ведомственной  принадлежности,  времени происхождения,  места  хранения,  техники  и  способа  закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение. 

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и  документов  временного (свыше 10  лет)  срока хранения,  имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования,  отбора  и подготовки  к передаче  на  государственное хранение предприятие образует архив.  В своей  практической  деятельности  архив  предприятия руководствуется  законодательством  Российской Федерации,  приказами  и указаниями  руководителя  предприятия,  нормативными  и  методическими документами  Росархива,  других  организаций  Государственной архивной службы Российской Федерации, положением об архиве предприятия.  Архив предприятия хранит  документы предприятия,  организаций-правопреемников и при необходимости других  организаций в соответствии  со  списком организаций -  источников  комплектования архива, утвержденным руководителем предприятия.  В  архив  передаются  дела  постоянного,  временного (свыше 10  лет) хранения  и  по  личному  составу.  Их  передача  производится  только  по описям. Дела  временного (до 10  лет  включительно)  хранения  передаче  в архив,  как  правило,  не  подлежат;  они  хранятся  в  структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача  дел  в  архив  осуществляется  по  графику,  составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем канцелярии (службы ДОУ). Прием каждого дела  производится  заведующим  архивом в присутствии работника структурного  подразделения.  При этом  на  обоих экземплярах описи против  каждого дела,  включенного в нее,  делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью  количество  фактически  принятых  в архив дел, номера  отсутствующих дел,  дата  приема-передачи  дел,  а  также  подписи заведующего  архивом  предприятия  и  лица,  передавшего  дела.  Вместе  с делами  в  архив  предприятия  передаются  регистрационные  карточки  на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись. 

Экспертиза  ценности документов. 

Экспертиза  ценности  документов -  определение  ценности

документов  с  целью  отбора  их  на  государственное  хранение  и 

установления  сроков хранения.  Оптимальный  срок нахождения документов в делопроизводстве – 3 года. По  истечении  этого  срока  обычно  принимается  решение  о  дальней шей  судьбе  документа (оставить  для  дальнейшего  использования, уничтожить или готовить для архивного хранения). Экспертиза ценности  документов на  предприятиях  проводится:  при составлении  номенклатуры  дел;  при  формировании  дел  и  проверке правильности  отнесения  документов  к  делам;  при  подготовке  дел  к последующему хранению. 

Для организации  и проведения  экспертизы ценности документов на предприятиях  может  создаваться  постоянно  действующая  экспертная комиссия (ЭК).  Экспертиза  ценности  документов  ежегодно осуществляется в структурных  подразделениях  предприятия с привлечением соответствующих  специалистов.  Окончательное  решение  принимается руководителем предприятия.  Функции  и  права  экспертной  комиссии  предприятия,  а  также организация  ее  работы  определяются  положением,  которое  утверждается руководителем. 

Отбор  документов  для  постоянного  хранения  проводится  на основании  перечней  документов  с  указанием  сроков  их  хранения  и номенклатуры дел предприятия путем полистного просмотра дел. В делах постоянного  хранения  подлежат  изъятию  дубликаты  документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. 

По  результатам  экспертизы  ценности  документов  составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

При формировании дел необходимо  соблюдать  следующие  общие правила:  помещать  в  дело  только  исполненные,  правильно  оформленные документы в соответствии с  заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе  все  документы,  относящиеся  к  разрешению  одного  вопроса; группировать  в  дело  документы  одного  календарного  года,  за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного  хранения  и  временных  сроков  хранения;  помещать  в  дела машинограммы  на  общих  основаниях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1)Валова Л.Н. - Основы делопроизводства: М.: - 2002

2)Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

3)Мандрица  В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Доументирование управленческой деятельности. Ростов н/Д: «Феникс», 2001.

4)Документы  и делопроизводство. Справочное  пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т.Лихачев,  А.Л.Райхцаум, А.В.Соколов. Сост. М.Т.  Лихачев. - М.: Экономика, 1991.

5)Пшенко  А.В. Делопроизводство и основные  нормативные требования к документам: Уч. пособие. - М.: Изд-во "Юридический  колледж МГУ", 1994.

6)Румынина  Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.