Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Формуляр документа XVIII века

Тема: «Формуляр документа XVIII века»

Содержание

Введение

О роли письмовников

Законодательное регулирование делопроизводства

Из истории профессии

Заключение

Примечания

Литература

Введение

Документ - явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин. Понятие «документ» имеет много определений. И хотя определения будут различаться (акцентируются различные свойства документа и его функции), они имеют одно общее - документ рассматривается как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией. Понятие «информация» не менее сложно, чем документ, и в его определении также много вариантов. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» информация определяется как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления». Естественная потребность человека - сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал. Информация побуждает человека к размышлению, к осмыслению событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав о чем-либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и так далее. Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией, можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. У немцев существует поговорка: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король».

В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической

революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация

рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во второй половине XX века появляется понятие «информационные ресурсы». Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи ее другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Способы фиксации информации, то есть способы документирования в течение многих веков изменялись и обогащались. Проходят эволюцию и материалы, на которые можно было надежно закрепить информацию и сделать ее доступной для многих.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти, и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и другое. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и так далее. Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений,

принятую мораль. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения.

Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты. Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Уже не отдельный человек выполняет поручения правителя, а сначала группа людей, а затем специально созданный аппарат, который занимается определенным направлением управленческой деятельности. И сразу устанавливаются информационные связи, которые закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, обеспечивая взаимодействие его частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда, как результат труда, так как принятое решение записывают, закрепляют в документе.

Принятый 25 января 1995 года Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации». Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

Однако один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению составляет систему документации.

Развитие человечества объективно сопровождается ростом объемов информации и ее носителей - документов. Естественно, что работа с ними требует больших трудозатрат и привлечения все большего количества людей, занятых в этой сфере. Резкое увеличение объемов документов начинает отчетливо прослеживаться в XIX веке, и именно в это время изобретаются новые средства связи - телеграф, затем телефон, радио, внедряются средства размножения документов, а с конца XIX века начинается применение пишущих машинок. Резко меняется внешний вид документа и технология работы с ним. XX век приносит коренные изменения в организацию труда. В 1920-е годы возникают первые оргпроектные работы по документационному обеспечению управленческой деятельности, внедряющие в аппарат управления различные средства механизации. Но настоящей революцией можно считать последнюю четверть XX века - внедрение электронно-вычислительных машин. Они внесли радикальные изменения в процесс создания, обработки и хранения документов. Требования к структурным подразделениям и их работникам, занятым в сфере информационно-документационного обеспечения управления, резко возросли.

1.О роли письмовников в русском делопроизводстве

При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Есть все основания полагать, что это понятие возникло в практике делопроизводства, причем достаточно давно. В первоначальном значении формуляр - текст документа, служащий образцом для составления документа. В этом значении употребляется этот термин в Генеральном регламенте Петра I: «Канцеляристам надлежит изготовлять те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее»¹. Там же, в «Толковании иностранных речей…» термин «формуляры» объясняется как «образцы». Историк Н. П. Лихачев называл формулярами «старинные сборники образцов актов», составители которых в виде образцов брали настоящие, а не выдуманные документы», к формулярам он причисляет и так называемые «титулярники», в которых содержались сведения о том, как писать разным иностранным государям². То же отмечают и современные историки: «В специальных «образцовых книгах» помещались образцы документов, типы деловых бумаг и писем приводились и в азбуках, «письмовниках», предназначенных для чтения и переписывания. Таким образцам пытались следовать и в правительственных учреждениях (центральных и местных), и в выборных земских учреждениях, и в канцеляриях крупных феодалов (светских и духовных), «площадные подьячие», писавшие челобитные и другие бумаги»³.

¹ Полное собрание законов Российской империи. Собрание 1-е, т. 6, № 3534, гл. XXXIV

² Лихачев Н. П. Дипломатика (из лекций, чит. в С.-Петербургском археологическом институте). - Спб.; 1901, с. 91

³ Шмидт С. О., Князьков С. Е. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI - XVII вв.; Учебное пособие. МГИАИ. - М., 1985, с. 27 - 28

Из истории документа известно, что уже на ранних этапах развития форма (формуляр) рассматривалась как необходимое условие документа: если же деловая бумага была составлена не по форме, она не имела силы документа⁴.

Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовников советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса. Самым подходящим считался «молочный», так как в нем виделась «вся чистота белого цвета, смягченного нежным оттенком и потому легкого для глаз». Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первыми запечатывали только записки и реже письма, все остальное - сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью - красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. На это же характерное свойство документа обращал внимание и историк С. Б. Веселовский, описывая приказной строй управления Московского государства: подаваемая на имя царя жалоба (челобитная) должна была иметь обязательные элементы (формулы обращения, выражения просьбы и так далее), в противном случае она не принималась к рассмотрению, а серьезные отступления от положенной формы могли привести к наказанию автора документа. Что же представляли собой сборники образцовых текстов, или формулярников, имевшие такое значение для составления документов?

⁴ Ардашев Н. Н. Дипломатика. Лекции, чит. в 1907/08 уч. г. - М., 1908, с. 52

Для обозначения сборников образцов документов в делопроизводственной литературе конца XVIII - начала XX веков употреблялись разные термины: «формулярник», «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь», «всеобщий стряпчий», «канцелярский самоучитель» и другое. Наиболее широкое распространение приобрел термин «письмовник», производный от слова «письмо». В словаре русского языка В. Даля слово «письмовник» объясняется как «книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки, сборник писем». Письмовники долгое время были единственными источниками правил для написания документов, поэтому в самых ранних работах по делопроизводству само умение составлять документы нередко называется - «письмо по образцам» или «умение писать по образцам». Самый ранний из известных нам письмовников - «Наставление как сочинять и писать всякие письма разным особам» 1765 года. Широкую известность приобрел «Письмовник» Н. Г. Курганова, который был и письмовником в общественном значении этого слова, и учебником русского языка⁵.

В сборники образцов документов включались не только письма, но и более широкий круг документов, выражавших письменные сношения присутственных мест и должностных лиц, канцелярские дела и бумаги, составлявшие делопроизводство самого присутственного места, независимо от того, какой властью оно было наделено - законодательной, судебной или административной. Кроме того, сборники охватывали коммерческую документацию, а также документы, составляемые частными лицами. Форма, в которой были представлены образцы, могла быть самой разной

⁵ Курганов Н. Г. Письмовник, содержащий в себе науку российского языка со многим присовокуплением разного учебного и полезно-забавного вещесловия. 2-е изд. - Спб., 1777

В большинстве случаев - это текст документа, в котором переменная (индивидуальная)информация обозначалась многоточием, пробелами, пояснениями в скобках и другое. Реже перечисление разделов документа или

основных аспектов содержания документа с соответствующими пояснениями, в отдельных случаях - структурированное представление содержания документа в виде таблицы с указанием в графах, какую информацию и как следует излагать в документе, в последнем случае последовательность граф таблицы показывала последовательность расположения частей текста. Цель сборников образцов документов, как правило, формулировалась самими авторами. Одни из них считали своей целью «обучить науке сочинять письма» и способствовать развитию навыков «правильно мыслить и чисто выражать себя на языке», другие - дать полное руководство о порядке производства дел с описанием «обряда делопроизводства», указанием существующих законов и других полезных сведений, а также с приложением форм документов. Цели, которые ставили перед собой авторы сборников образцов документов можно представить в виде некоторой иерархии:

- дать образцы, которыми можно было бы пользоваться при подготовке документов;

- дать описание порядка производства дел, подкрепленное законами, образцы и формы деловых бумаг, составляемых в процессе производства дел;

- дать теорию документирования, на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство.

В соответствии с этим все письмовники можно разделить на три группы. Самая многочисленная первая группа письмовников, включавших, как правило, только образцы документов с кратким руководством, в котором давалось определение разновидностям писем, разъяснялось, как сочинять и писать разного рода письма, излагались требования к стилю писем, форме и

структуре текста. Как правило, эти сборники содержат образцы личных писем неофициального характера - дружеских, поздравительных, благодарительных, просительных, извинительных, сатирических, издевочных, нравоучительных, любовных и других; образцы коммерческих писем, в том числе векселей; документов, предназначенных для подачи в присутственные места - контрактов, паспортов, «верющих писем», аттестатов, духовных завещаний и другое; образцы частноправовых актов - завещаний, доверенностей, купчих и другое. Некоторые сборники образцов этой группы включали в качестве примеров письма великих особ и снабжались «российским дорожником» (картой дорог), сведениями о ярмарках, торговых городах, «европейских деньгах и монетах». Особое место среди письмовников первой группы занимали письмовники, содержащие письма частным особам. Чтобы показать все разнообразие писем, включенных в них, приведем перечень писем, образцы которых содержатся в письмовнике 1788 года: письма, дела содержащие; содержащие учтивость; полезные наставления; рекомендательные; выговор содержащие; жалобу приносящие; новости и повествование содержащие; ученые и критические; похвалу содержащие. Письма могли классифицироваться в письмовниках не только по тематике, но и по адресату и корреспонденту; родителям; покровителю или опекуну; крестному отцу; от служащего к хозяину; приятелю; вдове; девице и так далее.

Ко второй группе следует отнести письмовники, авторы которых не только давали образцы деловых бумаг, но и описывали порядок производства дела. Это большая группа сборников, которые являлись одновременно руководством по делопроизводству и собранием сведений о деятельности учреждения, необходимых при ведении делопроизводства. Это наиболее развитый, разработанный тип письмовника. Структурно эта группа письмовников могла быть организована по-разному: есть сборники, в

которых образцы документов расположены в алфавитном порядке, но им предшествует общий очерк истории развития структуры и компетенции учреждений России, законодательства, регламентирующего их деятельность, а каждому виду или разновидности документа дается определение, сопровождающееся извлечениями из соответствующих законодательных актов. В других сборниках образцы документов размещаются в систематическом порядке, по определенным тематическим разделам. Внутри разделов образцы документов группируются по направлениям деятельности учреждений. Например, судопроизводственные бумаги подразделяются на бумаги по гражданским и уголовным делам. Документы гражданского судопроизводства группируются по способу судопроизводства: исковые, охранительные, понудительные, упрощенные и исполнительные; далее - по видам документов. В сборниках этого типа образцы документов объединяются в единый массив по виду деятельности (судопроизводственные бумаги, коммерческая корреспонденция) или по типу взаимоотношений учреждений и лиц (деловые письма, договоры и обязательства). Еще один тип сборника - это сборники, построенные в порядке, отражающем процесс делопроизводства или процесс рассмотрения, решения и исполнения дел. Соответственно и образцы документов представлены в последовательности, отражающей процесс рассмотрения,

решения и исполнения. Материал в этих сборниках в большинстве случаев располагается по схеме:

1.Орган управления (присутственное место) - его структура, компетенция, законы, на основании которых он действует.

2. Вопросы (дела), решаемые органом управления.

3. Порядок рассмотрения, решения и исполнения дел.

4. Образцы документов.

Наиболее интересный из этой группы - письмовник А. Щедрина, содержащий судебную документацию. В сборнике приводятся основные законы, на которых строится деятельность судебных учреждений, начиная с Генерального регламента Петра 1, далее рассматривается порядок производства дел в судебных учреждениях разных уровней, и в соответствии с ним в необходимых случаях приводятся образцы документов. Аналогичный подход к описанию порядка производства дел в присутственных местах, выдержанный более последовательно и представленный в разработанном виде, дан в работе П. Дегая⁶.

В отдельных случаях в сборниках образцов документов в особую группу выделяются документы, относящиеся к «обряду внутреннего порядка» присутственного места, это - формы реестров, книг, тетрадей для фиксации движения документов в учреждении. В совокупности эти документы отражают, говоря современным языком, систему документирования документооборота.

⁶ Дегай П. Учебная книга российского гражданского судебного судопроизводства и судебного делопроизводства. - Спб., 1847

Третья группа сборников образцов документов - это уже не столько письмовники, сколько руководства по делопроизводству, излагающие теорию и практику делопроизводства. Это, прежде всего работы В.Вельдбрехта и Н.В. Варадинова. Безусловно, главное содержание этих работ - теория делопроизводства, но поскольку значительное место в этих работах занимают именно образцы документов, есть все основания рассматривать их и как письмовники. Цель этих работ - дать теорию документирования и на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство. Важно, что и в теоретической части, и в расположении образцов документов авторы соблюдают последовательность, отражающую порядок производства дела.

2. Законодательное регулирование вопросов делопроизводства в наказах первой четверти XVIII века

В конце XVII века Российское государство остро нуждалось в переустройстве системы государственного управления. Боярская Дума и громоздкий аппарат приказов уже не могли решать задачи возникающей абсолютной монархии. Нужны были реформы не только в центральных учреждениях, но и на местах. Проводимые административные реформы не могли не сказаться на порядке делопроизводства. Большинство историков выделяют два этапа реформ местного управления первой четверти XVIII века: первый начался в 1708 году после издания уложения о разделении России на восемь губерний⁷, а второй - в 1719 году. Главной потребностью проведения реформы местного управления была необходимость укрепления финансовой системы государства. Роспись городов по губерниям предусматривала распределение триста сорок одного города между восемью областями.

⁷ ПЗС. Собрание первое. Т. 4, № 2218

В течение 1709 года начальникам губерний предписывалось собрать в приказах и городах сведения о финансовых средствах, подлежащих сбору в их губерниях. Второй этап был связан с переходом к системе взаимодействующих органов центральной и местной власти. Они должны были действовать по единым законам и инструкциям. Поэтому каждый законодательный акт этого периода не носил случайного характера, а являлся звеном в цепи объединения центрального и местного управления в единую систему.

Этапы реформирования системы управления вызвали изменение системы делопроизводства. В начале века издается ряд законодательных актов, затрагивающих отдельные вопросы документирования (введение гербовой бумаги в 1699 году, отмена столбцовой формы делопроизводства в 1700 году, введение крепостной формы совершения актов и некоторые

другие). Второй этап связан с созданием системы коллежского делопроизводства как единой системы документирования и организации работы с документами не только в центральных, но и местных учреждениях Российской империи. В 1719 году были изданы документы (наказы, или инструкции), которые впервые подробно регламентировали порядок деятельности местных учреждений и делопроизводства в них. Как вид документа наказы широко применялись и в приказном делопроизводстве. Их выдавали воеводам при направлении их на эту должность. Они носили персональный характер и имели совершенно разное содержание, что и не удивительно при существовании территориальных приказов. Наказы 1719 - 1721 годов имели другое значение. Они носили общероссийский характер, имели статус законодательного акта, устанавливали единые требования. Не случайно рядом с традиционным названием «наказ» как синоним указывается новое название этого документа, получившее распространение

именно в Петровскую эпоху, - «инструкция». Наказы (инструкции) были изданы специально для того, чтобы упорядочить функции и задачи глав местных органов управления. Основополагающим являлся наказ воеводам, который полностью закрепил административные, политические и иные функции, установил круг их должностных обязанностей и ответственность за свою работу. Но наказ, прежде всего, интересен тем, что в нем были рассмотрены и вопросы, связанные с ведением финансового делопроизводства на местах, так как именно в документах отражается и закрепляется система управления. Нужно отметить, что деления на разделы и подразделы в наказе нет, более или менее четкая структура текста в наказе просто отсутствует. Такое несовершенство в составлении свойственно всем документам этого периода, касающимся не только местного управления, но и центрального.

Проблему обеспечения единства оформления документов в учреждениях России пытались решить путем законодательной регламентации документирования. В результате анализа ряда законодательных актов XVIII века возможно выявить степень законодательного регулирования оформления документов в учреждениях, а также проследить тенденции формирования формуляра управленческого документа, видовое развитие административной документации. Восемнадцатое столетие стало определяющим для развития делопроизводства в России: государство в этот период в своем развитии сделало значительные «шаги вперед»: формирование четкой структуры государственного аппарата путем проведения множества реформ.

К.Г. Митяев, А.А. Лукашевич в своих работах справедливо отмечают, что делопроизводство XVIII века, в отличие от приказного, опиралось на законодательную базу. «Базовым» законодательным актом,

сыгравшим главную роль в становлении делопроизводства, является Генеральный регламент⁸, изданный 28 февраля 1720 года, определивший структуру нового государственного аппарата. Он на законодательном уровне ввел в управление новые виды документов, установил правила их оформления, а также регламентировал работу с документами в учреждениях. В Генеральном регламенте можно выделить преамбулу и пятьдесят шесть глав, каждая из которых посвящена определенной тематике. Факт, что к Генеральному регламенту прилагался толковый словарь иностранных слов⁹, свидетельствует о том, что данный законодательный акт насыщен иностранными словами. В словаре термины пояснялись не по алфавитному, а в порядке встречаемости в регламенте. В преамбуле Генерального регламента описывается новая структура государственного аппарата, в соответствии с которым вместо приказов учреждаются коллегии, а также их количество и название. Несомненно, основная цель Генерального регламента

- определить новую структуру государственного аппарата России, в результате чего формировалась новая система делопроизводства. Функции по работе с документами законодательно были закреплены за структурным подразделением - канцелярией, состав которой был определен: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцелярист, копиист, за каждым из которых закреплялся определенный вид деятельности. Руководил и контролировал работу канцелярии секретарь, на котором лежала ответственность за постановку делопроизводства, подготовку дел к заседанию, доклад дел на коллегии, составление наиболее важных документов, хранение печати.

⁸ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. VI, № 3534

⁹ Толкование иностранных речей, которые в сем регламенте

Некоторые документы составлялись канцеляристами, но по указанию и под контролем секретаря. Утверждается практика составления документов по типовым формам - «генеральным формулярам»¹⁰. По данным формулярам канцеляристы составляли повторяющиеся документы - патенты, дипломы и другие документы. В Генеральном регламенте прописан порядок слушания дел на коллегиях: в первую очередь слушались дела государственной важности (в том числе связанные с интересами казны), а затем частные дела. Также значительное внимание уделяется порядку регистрации документов. Основной целью регистрации документов в делопроизводстве XVIII века был учет и обеспечение сохранности документов. В регламенте была установлена методика регистрации, состав регистрационных форм, а также правила их заполнения. В Генеральном регламенте была предпринята попытка связать в единую технологическую цепочку процесс регистрации, контроля, исполнения и справочной работы по документам. При регистрации проводилась систематизация документов, так как документы делили на определенные группы, для которых должны были быть заведены определенные регистрационные книги. Следовательно, можно сделать вывод о том, что на документах XVIII века в соответствии с требованиями

законодательства «номер документа», «дата документа» и «печать» являлись обязательными реквизитами. Впервые Генеральным регламентом вводилось в практику установление требований к оформлению видов документов на законодательном уровне. Вторым по-своему значению в эволюции делопроизводства России XVIII века законодательным актом являются «Учреждения для управления губерний»¹¹.