Формы и методы создания организационных знаний

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОБЛАСТНОЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине

УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ И ДЕЛОВОЕ АДМИНИСТРИРОВАНИЕ

на тему

«Формы и методы создания организационных знаний»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил(а):

 студент экономического ф-та

спец. управление проектами

группа 13

 

 

 

 

 

Москва, 2014г.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В мире, который характеризуется глобализацией, усилением конкуренции и быстро сокращающимся жизненным циклом продуктов, гибкость и приспосабливаемость являются самыми важными качествами для достижения успеха в бизнесе. Темп изменений в деловой среде увеличивается, особенно если речь идет о технологических изменениях.

Степень приспосабливаемости и гибкости зависит от способности как отдельных людей, так и целых организаций накапливать опыт и обучаться на его основе. В таком окружении только те организации, которые обучаются наиболее быстро, способны выжить и переиграть своих конкурентов. Чем выше темп изменений, тем значительнее потребность в ускорении обучения как на уровне отдельного человека, так и на уровне организации. Организации должны развивать свои способности, основанные на знаниях, которые являются одновременно и долговременными и хорошо приспосабливаемыми.

Другими словами, организации должны стать «интеллектуальными», сознательно стремясь узнать как можно больше о характере своей внутренней и внешней среды и отношениях между ними. Изучая свою внутреннюю среду, они должны стремиться лучше понять природу своих способностей и действий, конечных изделий и услуг с тем, чтобы добавить к ним большую стоимость. Изучая внешнюю среду, они должны стремиться к лучшему познанию своих клиентов, дистрибьюторов, поставщиков, конкурентов, технологий, экономических тенденций и так далее. Только благодаря пониманию своих собственных способностей и того, как они соотносятся с потребностями их клиентов, фирма может развить свое конкурентное преимущество. Организации должны непрерывно и непрерывно изучать свой собственный бизнес и его связи с внешним окружением.

Организация не просто должна обучаться, но также должна делать это быстрее своих конкурентов. Другими словами, простое понимание вашего собственного бизнеса вряд ли предоставит вам конкурентное преимущество. Необходимо понимать природу и процессы организационного обучения и управления такого рода знаниями с тем, чтобы увеличить скорость развития организационного знания и повысить качество и объем доступного знания.

 

1. ХАРАКТЕРИТИСКА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ЗНАНИЙ

 

1.1 Сущность и понятие организационных знаний

 

Сегодня, в обстановке острой конкурентной борьбы, чтобы принимать адекватные решения, важно четко знать, какой суммой знаний располагает организация. Сейчас это необходимое условие выживания. К счастью, почти все компании обладают огромным исходным багажом данных и практического опыта. Пока эта информация рассредоточена в базах данных, хранилищах документов, сообщениях электронной почты, отчетах о продажах и, разумеется, в головах сотрудников. Проблема в том, чтобы организовать доступ к этим данным, придав им удобную для использования форму. Это не всегда просто, а когда требуется к тому же решить обе задачи быстро, так, чтобы принять на основе анализа информации неотложное решение, задача может оказаться практически невыполнимой – если вы не располагаете системой управления этой информацией.

Концепция управления знаниями относится к числу тех расплывчатых понятий, которые могут одновременно казаться как всеобъемлющими, так и не означающими ничего конкретного. За последние годы эту концепцию отождествляли то с управлением документами, то с информационными системами для бизнеса, то со средствами коллективной работы, то с корпоративными порталами и многими другими модными новинками. Но система управления знаниями – это не просто отдельно взятый продукт. Речь скорее идет о всеохватывающей стратегии предприятия, цель которой – выявить и обратить на пользу фирме всю имеющуюся у нее информацию, опыт и квалификацию сотрудников, с тем чтобы повысить качество обслуживания клиентов и сократить время реакции на меняющиеся рыночные условия.

Понятие «управление знаниями» (Knowledge Management, КМ) родилось в середине 90-х годов в крупных корпорациях, где проблемы обработки информации приобрели особую остроту, став критическими. Выяснилось, что основное узкое место – это обработка знаний, накопленных специалистами компании (именно такие знания обеспечивают ей преимущество перед конкурентами). Знание, которое не используется и не возрастает, и, в конечном счете, устаревает и становится бесполезным, точно так же, как деньги, которые хранятся, не превращаясь в оборотный капитал, в конечном счете, обесцениваются. Знание же, которое распространяется, приобретается и обменивается, наоборот, генерирует новое знание. Существуют десятки определений знания, но в системах KM знания – это фундаментальный ресурс, базирующийся на практическом опыте специалистов и на данных, используемых на конкретном предприятии.

Интеллектуальная организация – это та, которая обучается и управляет своим знанием разумно. На основе интеллекта развиваются такие способности, которые позволяют организации постоянно переигрывать своих противников. Сегодня уже многие исследователи разделяют и поддерживают данный подход.

Модель управления знанием и организационного обучения приведена ниже на рис 1. Поскольку организационное обучение представляет собой нелинейный процесс и выглядит как ряд циклов, мы описываем процессы в виде циклов, и подробно раскрываем каждую их фазу. В сущности, общепризнанно, что организационное обучение и знание строится на основе индивидуального знания, которое может быть как явным, так и неявным.

Рис.1 Интеллектуальная организация: циклы организационного обучения и управления знаниями

 

Организационное знание формируется тогда, когда индивидуальное знание формализуется и хранится в определенном формате. Такое знание должно затем распространиться в пределах организации, а в ограниченном объеме и вне ее. Знание и его использование должны быть скоординированы, чтобы обеспечить соответствующий результат. Это – организационный контекст, который определяет эффективность управления знанием и процессов обучения в отдельно взятой организации. Этот контекст включает в себя культуру организации, ее структуру и инфраструктуру. Интеллектуальная организация обязана иметь контекст, который стимулирует и поддерживает формирование знания и управление им.

Организационное знание может быть определено как распределенный набор принципов, фактов, навыков, правил, которые информационно обеспечивают процессы принятия решений, поведение и действия в организации. Организационное знание развивается на основе знаний каждого в этой организации. Превосходное знание при соответствующем управлении должно приводить к превосходной деятельности и результату. Поэтому, знание может рассматриваться как отдельный наиболее важный источник отличительных способностей организации.

Знание может быть явным или неявным. Явное знание – это знание, содержание которого выражено четко, детали которого могут быть записаны и сохранены. Неявное или мысленное знание чаще всего не выражается и является основанным на индивидуальном опыте, что делает его трудным для записи и хранения. Обе формы знания возникают изначально как индивидуальное знание, но для того, чтобы быть использованными для существенного улучшения деятельности организации, они должны быть преобразованы в организационное знание. Для неявного знания сделать это особенно трудно. Роль системы управления знаниями в организации состоит в том, чтобы обеспечить превращение индивидуального обучения в организационное.

Различные авторы предпринимали попытки дать классификацию организационных знаний. Wielinga, B (1997) считал, что «по крайней мере три категории знания имеют место на фирме: «знать как» (практическое знание), «знать почему» (теоретическое знание) и «знать что» (стратегическое знание)». Bollinger (2001) в качестве типологии знания выбрал такую классификацию: закодированное (знать что), привычное (знать как), научное (знать почему) и так далее. Demarest (1997) заострил внимание на коммерческом знании, которое является “явно развитой и управляемой сетью императивов, образцов, правил и сценариев, включенных в некоторые аспекты фирмы, и распределенных повсюду на фирме, что обеспечивает результативность ее действий фирмы на рынке”. Ясно, что менеджеры нуждаются во всех этих типах знаний, если они должны улучшить деятельность организации. Трудно подобрать содержательную и всеобъемлющую классификацию знаний, но очевидно, что организационное знание должно быть основано на понимании и опыте, и кроме того оно должно формировать базу для развития отличительных способностей и деятельности, увеличивающей стоимость продукции организации.

До определенной степени знание может быть специфическим и типичным. Специфическое знание является наиболее вероятным источником конкурентного преимущества и основой отличительных способностей организации. Например, специфическое знание фирмы Porsche относительно дизайна и конструкционных особенностей своих автомобилей является основой ее конкурентных преимуществ. Типичное знание необходимо для любого бизнеса, но маловероятно, чтобы на его основе возникло конкурентное преимущество.

Любое знание основано на определенной информации и ее наличии. Вместе с тем необходимо обладать способностью к рассуждению и логическому выводу, чтобы уметь извлекать знания из имеющейся информации. Для того, чтобы выстроить новое знание, организация должна предпринять определенные действия, направленные на стимулирование приобретения информации и преобразования ее в знание.

Важно, чтобы менеджеры обладали знанием своего бизнеса и области деятельности. Также важно, чтобы они понимали природу самого этого знания с тем, чтобы могли создать обстановку, в которой знания порождаются, накапливаются, распределяются, координируются и, прежде всего, ценятся как источник отличительных способностей и соответственно конкурентного преимущества. Если необходимо повысить эффективность бизнеса, то знание должно использоваться в любом месте этого бизнеса.

Распределение знания является жизненно важным для организации. Еще одной уникальной особенностью знания является то, что это один из немногих активов организации, который возрастает, как правило, по экспоненциальному закону, когда им делятся. Таким образом, разделяя знание повсюду в организации, мы увеличиваем его свойство добавлять стоимость к товару более, чем пропорционально. Управление организационным обучением и знанием нацелено на развитие организационного знания путем формализации содержания, структуры и процедур, которые стимулируют создание и разделение знания.

 

1.2 Организационное знание как стратегический  актив

 

Знания как категория могут быть определены как понимание, осознание, знакомство с чем-либо, приобретенное через исследование, наблюдение, а также виде опыта, полученного со временем. Это интерпретация индивидуумом информации, основанная на личном опыте, навыках и способностях.

Для организации знания определяются как то, что персонал знает о своих поставщиках, клиентах, продуктах, процессах, ошибках и успехах. Знания могут быть размещены в базах данных или распределены в опыте и информации о практике.

Знания накапливаются в течение всего времени существования организации и позволяют организации развивать интуицию и способности к познанию, которые ведут к лучшему пониманию бизнеса. Данный процесс можно назвать накоплением мудрости организации.

Мудрость приобретается через трансформацию знаний как коллективного опыта и результатов исследований. Модель данного процесса приведена на рисунке 2.

Рис. 2 Модель процесса обучения организации

 

А. Боллинджер и Р. Смит доказали, что совокупное организационное знание, воплощенное в мудрости, отлично от знания отдельных индивидуумов и является стратегическим активом.

Знание удовлетворяет всем условиям стратегического актива:

• Оно не имитируемо и незаменимо

Каждый сотрудник организации вносит свой вклад в организацию, основанный на личной интерпретации имеющейся информации. Групповая интерпретация и усвоение (ассимиляция) знания зависят от синергии всех участников в группе.

Организационное знание построено на уникальной истории прошлого организации и аккумулированного опыта исследований. Нет двух групп или организаций, которые бы думали или действовали одинаковым образом.

Кроме того, синергия отдельных групп не может быть скопирована. Таким образом, знания группы представляют отдельную компетенцию, которая незаменима.

• Редкий актив

Организационное знание - сумма из знаний, умений и навыков работников: «знаю-что», «знаю-как», «знаю-почему».

• Ценный актив

Организационное знание выражается в улучшении продуктов, процессов, технологий и позволяет организации оставаться конкурентоспособной и жизнеспособной. Приобретая новое знание первой, организация может вместе с этим приобрести уникальное конкурентное преимущество.

Таким образом, организационное знание является стратегическим активом. Это предполагает, что организации, желающей остаться конкурентоспособной, следует развивать механизмы приобретения необходимых знаний и распространения знаний точно, последовательно, своевременно, в необходимой форме всем, кому они нужны в организации.

Различают формальное и неформальное знание. Формальное знание четко сформулировано и определено, легко выражаемо, без двусмысленностей и неопределенностей, кодифицировано и сохранено в базе данных.

Неформальное знание - знание, зачастую четко неопределенное, хранящееся в головах сотрудников, которое трудно четко описать, кодифицировать и передать от одного к другому. Возможно так много нюансов, что для индивидуумов чрезвычайно сложно, даже невозможно описать, что они знают, однако, распределение неформальных знаний - ключевая характеристика организации.

Вииг выделил несколько дополнительных характеристик знания, которые отличают знание от других ресурсов. Знание слабо осязаемо и трудно измеримо, изменчиво, увеличивается в процессе использования, одновременно может использоваться в разных процессах и имеет всестороннее воздействие на организацию.

Организации заинтересованы в управлении знанием по нескольким причинам. Ключевые компетенции базируются на навыках и опыте людей, выполняющих работу, и могут не существовать в физической форме. Поэтому для организации важно выявить и расширить основы знаний для того, чтобы сохранить и развить свои ключевые компетенции.

Некоторые исследователи говорят, что знания - это движущая сила в современной экономике. Исходя из этого, становится критически важно обеспечить применение существующих знаний и развить новые. Конечно, эффективное управление знаниями позволит обеспечить лучший сервис и создать лучшие продукты.

Когда знание распределено по организации, оно становиться совокупным (общим). Оно отражается в процессах, продуктах, услугах компании.

Грант утверждает, что неформальное знание проявляется только в приложениях. Цель не заключается в том, чтобы у каждого была одна и та же информация, а заключается в том, чтобы обеспечить всестороннюю экспертизу на различных уровнях, и, комбинируя эти уровни, создавать новое организационное знание. Для этого требуется организация сетей, каналов связи и сотрудничества.

Знание не материально, но измеримо. Индивидуальное знание - часть конкретного человека. Организационное знание также нематериально. Оно определяет организацию и отражает организационную культуру. Управление знаниями сконцентрировано на организационных «знаю-как», «знаю-что» через процессы создания, классификации, хранения, распределения и применения. Это означает идентификацию и использование организационного знания через опыт и компетенции.

Вииг  идентифицировал две цели управления знаниями:

• Осуществлять организационные действия максимально разумно, чтобы обеспечивать жизнеспособность и успешность организации;
• Иным образом реализовывать (применять) лучшие ценности знаний.

В настоящее время имеются три школы управления знаниями. Одна школа считает, что управление знаниями - это, прежде всего, проблема информационных технологий. Необходимо создавать компьютерные сети и использовать программное обеспечение для работы групп (GroupWare). Если вы строите компьютерные сети, добавляете средства коммуникаций, обеспечивающие сотрудничество в группах, - люди будут более охотно делиться информацией и знаниями.

Вторая школа предполагает, что управление знаниями это скорее проблема организационной культуры и организации командной работы. Сильная, позитивная организационная культура ориентирована на продвижение обучения, развития, распределения навыков, ресурсов и знаний.

Третья школа продвигает развитие процессов организационного ноу-хау. Данные процессы не очень нуждаются в использовании информационных технологий.

Определение управления знаниями с точки зрения данной школы представляется так: «Идентификация и использование формального и неформального знания в рамках процессов, людей, продуктов и услуг».

Наиболее очевидным следствием управления знаниями является сокращение времени, затрачиваемого на получение служащими информации и экспертизы. Высокооплачиваемые специалисты могут сконцентрироваться на областях их компетенций и не тратить время на сбор информации. Управление знаниями позволяет повысить качество управленческих решений, обеспечивая руководителей информацией, снизить трудозатраты на выполнение операций, повысить креативность и инициативность персонала. Управление знаниями поможет организациям стать более конкурентоспособными, снижать затраты, повысить скорость принятия решений и эффективно выявлять потребности клиентов.

 

1.3 Методы управления знаниями

 

Существует много методов и технологий, используемых в настоящее время для управления знаниями. Некоторые организации ориентированы, главным образом на то, чтобы управлять формальным знанием, другие пытаются аккумулировать неявное знание с помощью экспертных систем и систем искусственного интеллекта. Системы управления знаниями основанные на экспертных системах и дедуктивных базах данных позволяют пользователям находить приемлемые решения проблем. Этот подход позволяет фирмам получать знания, отбирая его у экспертов.

Ограничения по использованию данного подхода связаны с необходимостью преодоления культурных барьеров, отказов в предоставлении информации и относительно высоких затрат.

Совместные системы гипертекста хороши для неформального знания и соединения идей без определения статусов участников коммуникаций. Данный метод используется для документирования обсуждений и создания связанных документов по решению какой-либо специфической проблемы. Позднее цепочка рассуждений и различные точки зрения могут быть восстановлены и применены к решению похожей проблемы. Такая система, состоящая из программного обеспечения и базы данных, захватывает и кодифицирует неявное знание.

Интеллектуальные средства применяются, чтобы предвидеть потребности пользователей и отбирать новые знания в существующих базах знаний.

Инструменты сотрудничества, такие как GroupWare полезны для облегчения встреч проектных команд, особенно, когда их участники находятся в разных местах и физически не могут собраться вместе.

Наиболее важные и часто используемые информационные технологии управления знаниями приведены в таблице 1.

Таблица 1.

Методы информационных технологий для управления знаниями

Категория	Метод
Автоматизированные системы	Инвестиции в ИТ  Сети  Интранет
Программное обеспечение и базы данных	Гипертекстовые системы совместных обсуждений  Базы знаний компании  Хранение истории переписки e-mail для создания лучших методов  Корпоративные "желтые страницы"  Личные страницы служащих с помощью интранет
Инструменты сотрудничества	Системы общения  Видеоконференции  Системы совместной групповой работы  Электронные доски объявлений
Интеллектуальные инструменты	Системы поддержки решений, использующие нейронные сети  Виртуальная реальность  Поисковые системы интернет  Картография знаний

 

Большинство методов управления знаниями используют компьютерные информационные технологии. Однако, это не обязательное условие для управления знаниями.

Организационным знанием можно эффективно управлять используя традиционные управленческие методы, такие как межфункциональные проектные команды. Формальные обучающие (mentoring) программы позволят высокопоставленным служащим поделиться опытом со служащими среднего и низшего звена.

Таблица 2.

Технологические / нетехнологические методы управления знаниями.

Категория	Метод
Нетехнологические методы	Формальные механизмы обмена информацией.  Кросс-функциональные проектные команды.  Формальные программы обучения
Методы, сочетающие технологический и нетехнологический подход	Системы управления проектами  Системы управления контактами с поставщиками и покупателями

 

Некоторые методы, такие как системы управления проектами и системы поддержания взаимоотношений с поставщиками/покупателями используют как IT-технологии, так другие некомпьютерные технологии. Все эти методы приведены в таблице 2.

 

2. УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ — ОДНА  ИЗ ОСНОВНЫХ КОНЦЕПЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ

 

2.1 Процесс обучения знаниями на  предприятии

 

Организационное обучение может быть разделено на две отличных друг от друга, но связанных между собой части цикла обучения: индивидуальное обучение и организационное обучение. Каждая из них зависит от другой и связана с ней организационным контекстом

• обучение оказывается наиболее эффективным тогда, когда оно осуществляется в рамках познавательного подхода, где:
• обучающиеся могут видеть отношения между всеми элементами ситуации;
• обучение проходит по принципу «от частного к общему»;
• обучение предполагает скорее понимание, чем запоминание;
• обучение предполагает проверку предположений;
• имеются ясные цели обучения, которые упорядочивают его процесс;
• стимулируется как нисходящее, так и восходящее рассуждение, обеспечивающие достижение правильного ответа как через догадку, так и посредством логики.

Индивидуальное обучение строится на основе на любознательности, разрешении проблем, готовности рискнуть, оспаривании существующего поведения и понимании того, как следует строить новое знание и использовать существующее. Обучение основывается на конкретном опыте, наблюдении, отражении, формировании концепций и обобщений, проверке концепций, ведущих к последующим действиям. Процесс индивидуального обучения ускоряется за счет обмена информацией и знаниями и открытости, которые стимулируют появление вопросов, возникновение споров и дискуссий. Индивидуальное обучение поддерживается и ускоряется обменом мнений в группах. Обмен мнений в группах используется для проверки идей и убеждений индивидуумов прежде, чем они будут преобразованы в организационное знание в процессе организационного обучения. Только организация может создать контекст (культуру, структуру и инфраструктуру), который будет как способствовать, так и стимулировать обучение индивидуумов и их групп.

Организационное обучение, как и индивидуальное, связано с созданием нового и использованием уже имеющегося знания. Оно, кроме того, связано с сохранением, распределением, передачей и координацией знаний. Способность организации разработать и улучшать базу знаний зависит от ее системы управления знаниями. Управление знаниями связано не просто с организацией обучения и созданием организационных знаний. Оно также связано с управлением существующими запасами знаний. Есть несколько препятствий для эффективного управления знаниями:

• препятствия создания знаний;
• трудности в сохранении и распределении знаний;
• трудности в оценке ценности и измерении количества знаний.

Создание знаний сдерживается невозможностью активного поиска информации, невозможностью проведения наблюдений, концептуализации и адекватного тестирования знаний. Проблемы сохранения и распределения знаний главным образом имеют отношение к неявно выраженным знаниям. Такие знания, являющиеся в значительной степени индивидуальными, очень плохо поддаются преобразованию в формат, который может храниться и распределяться между всеми членами организации. Иногда знания могут теряться в процессе пересылки. Отдельные люди могут препятствовать процессу распределения знаний. Это может происходить потому, что они рассматривают свое знание как источник персональной или организационной власти или потому, что они боятся возникновения ошибок. Наконец, существует проблема деления знаниями с сотрудничающими организациями, если мы хотим предотвратить утечку наших знаний к конкурентам. Эта потребность в контроле знаний – важный аспект управления.

 

2.2 Управление знаниями  – предпосылка стратегического  успеха

 

Создание Интеллектуальной Организации – Управление Знаниями

Интеллектуальная организация стремится управлять своей базой знаний эффективно и продуктивно таким же образом, как стремится делать это со своими человеческими, финансовыми и другими ресурсами. Управление знаниями, прежде всего, связано со следующими процессами:

• с генерацией знаний – индивидуальным или организационным обучением;
• с формализацией знаний – разработкой принципов, правил и процедур;
• с сохранением знаний – определением подходящего типа носителей для сохранения, которые допускают распределение знаний;
• с диффузией знаний – распределением знаний в пределах организации и в ограниченном варианте за ними;
• с координацией и контролем знаний – обеспечением того, что организационное знание точно и постоянно используется.

Организационный контекст данных действий жизненно важен для эффективного управления знаниями. Этот контекст включает в себя:

• организационную культуру;
• организационную структуру;
• организационную инфраструктуру и коммуникации.

Создание организационного контекста интеллектуальной организации требует, чтобы организация училась не только вести свой бизнес относительно бизнеса, но и осуществлять сам процесс такого обучения. Она должна постоянно стремиться улучшать свою культуру, структуру и инфраструктуру, если хочет улучшить процессы индивидуального и организационного обучения.