Функции программы 1С бюджетирование

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность темы исследования. В настоящее время все больше компаний испытывают потребность в получении оперативной и достоверной информации для принятия качественных управленческих решений. Предприятия уделяют внимание не только анализу результатов своей работы, но и планированию дальнейшей деятельности. Это выражается в стремлении

эффективно использовать собственные ресурсы и возможности. На сегодняшний день одним из наиболее востребованных инструментов для оперативного планирования и управления компанией являются системы бюджетирования и финансового планирования.

На любом предприятии бюджетирование является важнейшей составляющей системы управления. Основная задача бюджетирования это планирование различных хозяйственных операций, которые направлены на достижение материальных целей организации.

При внедрении бюджетирования всегда следует начинать с постановки стратегических целей, миссии компании. Реализация стратегии компании раскрывается в бюджетах в виде решения текущих задач, которые ориентированы на достижения общих целей. Цель одной компании – это увеличение оборота (объема продаж), другой компании – увеличение прибыли. Нет универсальных подходов и методов для внедрения бюджетирования на предприятии. Поэтому возможны различные технологии бюджетирования.

Ниже речь пойдет о том, какие функции содержит в себе обычная подсистема для автоматизации бюджетирования в 1С.

Цель исследования – изучить применение программы 1С бюджетирование для планирования и оперативного управления предприятия

Для достижения обозначенной цели были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть функции  программы 1С Бюджетирование;

- изучить внедрение программы 1С Бюджетирование на предприятии

При написании данной работы были использованы различные источники: периодическая печать, учебники

Данная работа состоит  из введения, заключения и основной части, которая в свою очередь, состоит  из перечня ознакомительных  вопросов, по которым проводилась  основная аналитическая

 

 

 

 

 

 

 

1.Функции программы 1С Бюджетирование

 

Бюджетирование задействовано на всех этапах управления предприятием, является весьма эффективным инструментом управления, и в настоящее время может и должно быть активно использовано на предприятиях. Автоматизация бюджетирования позволит повысить его эффективность

 Ключевым моментом  успешной автоматизации является  обоснованный и правильный выбор  программного продукта.

К информационной системе, как правило, предъявляются следующие требования:

- Возможность формирования и утверждения плановых показателей, в том числе, и автоматического формирования консолидированных бюджетных показателей с необходимыми уровнями аналитики;

- Возможность автоматического осуществления контроля расходов компании. Причем под расходами здесь следует понимать не только расход денежных средств;

- Формирования фактических значений показателей бюджетов в тех же аналитических разрезах;

- Возможность проведения план-фактного анализа, позволяющего получить и проанализировать отклонения фактических показателей от запланированных, причину этих отклонений;

- Наличие аналитических отчетов, которые позволят получить руководству требуемую управленческую информацию. Возможность создания новых отчетов;

- Наличие успешных внедрений продукта, в компаниях занимающихся аналогичным бизнесом;

- Гибкость системы;

- Возможность интеграции с имеющимся программным обеспечением;

- Удобство и понятность системы пользователям, максимальная свобода пользователей в работе с системой, ее настройкой без привлечения программистов.

Важнейшим элементом бюджетирования  является финансовое планирование – управление процессом создания, распределения и использования финансовых ресурсов предприятия. Бюджет – это финансовый план, другими словами, план деятельности предприятия на определенный период, выраженный в денежной форме1.

В настоящее время в системе программных продуктов «1С:Предприятие 8» существует несколько решений, предназначенных для автоматизации бюджетирования. Это программные продукты «1С:Консолидация 8», «1С:Управление производственным предприятием 8», «1С:Управление корпоративными финансами 8». Каждый из этих программных продуктов имеет свои особенности и для обоснованного выбора той или иной конфигурации их необходимо знать.

Бюджетирование 1С - подсистемы на базе программы 1С 8 для финансового учета, которые обычно включают в себя финансовое планирование, контроль, учёт расходов и доходов на уровне организации в целом, а также на уровне ЦФО. Благодаря этим модулям можно анализировать фактическую и прогнозируемую информацию бюджетирования.

Основные функции программы:

- контроль результатов работы организации;

- экономические прогнозы;

- средство координации работы подразделений компании;

- основа для того, чтобы принимать решения по развитию организации.

Программа обладает набором инструментов для финансового планирования в организации, который соответствует универсальной модели бюджета. С помощью данных конфигураций можно реализовывать такие функции бюджетирования в 1С:

- финансовое планирование сразу по нескольким разным сценариям;

- создание текущих бюджетов на основании стратегических бюджетов с поправкой по фактическому выполнению (в завершённом периоде) бюджета;

- планирование движения материальных средств организации на любой период по временным интервалам, подразделениям предприятия, проектам, контрагентам, номенклатуры и пр.;

- отображение фактической работы организации в тех разрезах, в которых осуществлялось планирование;

- контроль соответствия поступивших заявок на расходование материальных средств согласно плану работы на период;

- финансовый анализ;

- анализ доступности материальных средств;

- сопоставление отклонений фактической и плановой информации2.

Механизм бюджетного управления соответствует классическому управленческому циклу, состоящему из последовательных этапов:

Постановка целей. Определяем максимальной прибыли, которую можем получить

Планирование. Распределяем бюджет таким образом, чтобы при сложившихся условиях можно было получить эту самую прибыль.

Исполнение. Контролируем организацию самого  процесса производства.

Контроль. Следим  за тем, соответствует ли реальная прибыль прогнозируемой.

Анализ отклонений. Определяем, по какой причине производство стало менее или более прибыльным, чем ожидалось.

Формирование управленческого воздействия. Анализируем, как наиболее выгодно перераспределить ресурсы.

Корректировка. Переходим от анализа к действию (Рисунок 1)3

 

 

 

 

Рисунок 1 – Этапы бюджетирования

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бюджетирование в 1С даёт пользователям большие возможности в настройке получения отчётной информации.

Первым примером отчёта, создаваемого пользователем, является «отчёт по бюджету». Его структура собирается сотрудником из оборотов по статьям и остатков бюджетирования.

Другим примером является «Финансовый расчёт», который играет роль конструктора расчёта показателей. Создавая состав строк данного отчёта, пользователь выбирает для этой строки вид показателя:

- источник фактической информации;

- оборот или же остаток по информации подсистемы бюджетирования;

-расчёт по прочим строкам отчёта (есть возможность указания формулы).

На основании введенных плановых данных формируются три основных бюджета:

- денежные средства (прогноз);

- доходы и расходы (прогноз);

- финансовый результат (прогноз) (Рисунок 2)

Рисунок 2 - Бюджет движения денежных средств

 

 

Реализована возможность план-фактного анализа исполнения бюджетов, в том числе в разрезе подразделений. Это обеспечивает возможность осуществления контроля над работой и отдельного подразделения, и компании в целом (Рисунок 3).

 

 

Рисунок 2 - План-фактный анализ исполнения бюджета прибыли и убытков

 

Чтобы сделать отчёты в подсистеме «Бюджетирование 1С» привычными для российских пользователей, большинство расчётных данных имеет комментарии, которые описывают их экономический смысл. По итогам разных разделов отчёта программа выводит сжатые экспертные заключения.

Внедрение подсистемы бюджетирования на предприятии позволит повысить экономическую эффективность предприятия и повысить прозрачность предприятия в целом.

 

 

 

 

 

2.Внедрение программы 1С Бюджетирование на предприятии

 

Внедрение подсистемы начинается с анализа существующей системы финансовой отчетности предприятия.

На первом этапе составляются списки показателей отчетов. Как правило, используется два вида показателей:

- остаточные;

- оборотные.

На основании списка остаточных показателей в информационной базе пользователями заполняется план счетов бюджетирования. Список оборотных показателей вводится в справочник «Статьи оборотов»

 

 

Рисунок 4 -1 этап – составление списков показателей отчета

 

При описании счетов и движений по статьям оборотов можно использовать 5 аналитических разрезов:

- Статьи оборотов;

- проекты;

- ЦФО;

- контрагенты;

- номенклатура4.

Значение показателя в подсистеме бюджетирования может иметь суммовое и количественное выражение. Для каждого показателя можно указать источник для получения фактических данных. В программе имеется готовый набор алгоритмов для заполнения источников данных бюджетирования, который при необходимости может быть дополнен пользователем.

Следующий этап – ввод информационную базу системы финансовых отчетов. В справочник «Бюджеты» вводится список бюджетов. Далее для указанных бюджетов задается наполнение показателями в справочниках «Статьи Бюджета» и «Счета бюджета». Для получения информации о состоянии и структуре бюджета применяется «Отчет по бюджету» (Рисунок 5).

Рисунок 5 - Информационная база системы финансовых отчетов

Следующий этап – заполнение справочника «Сценарии».

Сценарии в подсистеме бюджетирования служат для описания видов и версий планов, а так же для отличия плановых данных от фактических.

В системе не существует отдельных регистров для учета плановых и фактических данных финансового учета, поэтому во всех регистрах подсистемы существует обязательный разрез «Сценарий».

При вводе плановых данных в этот разрез записывается сценарий, отражающий вид, версию плана, а при вводе фактических данных этот разрез не заполняется. Для сценария можно указать периодичность, степень детализации, валюту и другие данные.

Начальные остатки вводятся в подсистему документом «Корректировка остатков по прогнозным балансам». Если для счетов бюджетирования были указаны источники данных, то возможно автоматическое заполнение документа.

Ввод данных в подсистему бюджетирования может осуществляться как вручную так и автоматически.

Ручной ввод проводится документом «Бюджетная операция». Для группового ввода, когда бюджетные операции имеют несколько одинаковых параметров, используется обработка «Пакетный ввод бюджетных операций». Для ускорения ввода бюджетных операций в документе «Установка зависимостей оборотов по статьям» можно указать каким образом сумма по зависимой статье зависит от влияющей.

Тогда после ввода оборота влияющей статьи обороты по зависимой статье будут введены автоматически без использования дополнительной бюджетной операции5.

Документ «Расчет по модели бюджетирования» предназначен для автоматического формирования группы движений по статьям бюджетов на основании сложных расчетов и распределений, одновременно заменяя собой группу бюджетных операций.

Обработка «Копирование данных бюджетирования» позволяет перенести данные планирования прошлых периодов в будущий либо без изменений, либо с указанным изменением.

При этом переносятся как документы «Бюджетная операция», так и «Расчет по модели бюджетирования».

Документом «Учет фактических данных»» в подсистеме бюджетирования происходит регистрация фактических оборотов по статьям бюджета в соответствии с настройкой статьи оборотов и связанного с ней справочника «Источники данных».

В подсистеме бюджетирования предусмотрен контроль оборотов по статьям бюджета.

Контролируемые значения бывают 2-х типов:

- ограничивающие;

- целевые.

При установленных целевых показателях система проинформирует пользователя об их достижении. При установке ограничивающих показателей система призвана проверять превышение лимитов, установленных для статей бюджета.

Например, таким образом реализована система контроля оборота денежных средств. Если при проведении заявки на расходование денежных средств происходит превышение суммарных оборотов по установленным значениям аналитики, то выводится соответствующее сообщение и процедура проведения блокируется6.

Установка контролируемых значений проводится документом «Контролируемые значения по бюджетам». Документ может регистрировать как непосредственные значения показателей, так допустимые отклонения от величин показателей. Для анализа ситуации по контролируемым показателям предназначен отчет «Контролируемые значения по статьям оборотов».

Для проведения план-фактного анализа финансового учета в подсистеме бюджетирования предусмотрены отчеты «Сравнительный анализ оборотов бюджетов» (план-фактный анализ по оборотам), «Сравнительный анализ остатков на счетах» (план-фактный анализ по балансу).

При проведении план-фактного анализа возможны два варианта получения фактических данных:

- из источников данных, описанных для счетов бюджета и статей оборотов;

- фактических данных уже транслированных в подсистему документом «Учет фактических данных»7.

На основании данных подсистемы бюджетирования в системе генерируется отчет «Финансовый анализ данных бюджетирования».

Отчет состоит из 2-х частей:

1.Агрегированный аналитический баланс

2.Отчет о прибылях и убытках8.

Обе части кроме отчетных данных содержат так же расчет различных аналитических показателей, а так же их описания.

Система «1С:Предприятие 8» дает пользователю широкие возможности настройки получения отчетных данных.

Примером отчета, конструируемого пользователем может служить «отчет по бюджету», структура которого собирается пользователем из остатков по счетам бюджетирования и оборотов по статьям.

Другой пример – «Финансовый расчет», который является конструктором расчета показателей.

Формируя состав строк отчета пользователь сам выбирает вид показателя для этой строки: остаток или оборот по данным подсистемы бюджетирования, источник фактических данных или расчет по другим строкам отчета (можно указать формулу).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В заключении хотелось бы отметить, что постоянная конкурентная борьба за потребителя в условиях динамически меняющегося рынка требуют применять эффективный инструмент управления предприятием. Одним из таких инструментов, позволяющих правильно распределить ресурсы, увязать стратегические цели с оперативными планами и показателями, является бюджетное планирование и контроль (бюджетное управление), применяемое в корпоративной информационной системе.

На сегодняшний день одним из наиболее востребованных инструментов для оперативного планирования и управления компанией являются системы бюджетирования и финансового планирования.

Построение системы 1С бюджетирование на платформе «1С:Предприятие 8» более выгодно, чем на других платформах, так как подавляющее большинство систем регламентированного учета, в которые вносятся первичные данные, базируются именно на платформе «1С»

Поэтому автоматизация бюджетирования и финансового планирования на базе «1С:Предприятие 8» позволит максимально быстро и удобно наладить загрузку фактических данных в необходимых разрезах в бюджетную систему и автоматически формировать сравнительные план-фактные отчеты.

Автоматизация бюджетирования имеет неоспоримые преимущества:

- Формирование бюджетов различного уровня, начиная от бюджетов отдельных подразделений, до консолидированных бюджетов холдинга;

- Формирование как базовых бюджетов: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, прогнозный баланс, так и управленческих бюджетов с уникальной структурой (бюджеты проектов, направлений деятельности, подразделений);

- Автоматизация процесса планирования, в системе закладываются методики планирования принятые в компании;

- Упрощение сбора фактических данных для бюджетов, гибкая настройка правил трансляции.

- Анализ бюджетов и их исполнения по аналитическим разрезам бюджетирования.

Внедрение системы бюджетирования позволяет руководителям: прогнозировать развитие компании в краткосрочной и долгосрочной перспективе, оперативно и точно получать фактические данные, таким образом контролируя исполнение запланированных показателей, выбирать верную стратегию развития, контролировать расходы и осуществлять эффективное управление денежными средствами.

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Бюджетное управление в 1С[Электронный источник]//Режим доступа:http://www.piter-soft.ru/consulting/budzhetnoe-upravlenie-v-1C/ (дата обращения: 05.06.2015)
2. Бюджетирование в 1С:УПП [Электронный источник]//Режим доступа:https://vnedriupp.ru/autobig/auto.php(дата обращения: 05.06.2015)
3. Гомола А. И., Жанин П. А. Бизнес-планирование; Академия - Москва, 2011. - 144 c
4. Клепцова О. Бюджетирование в «1С:Предприятии 8». Информационные технологии бюджетного управления; 1С-Паблишинг, Питер - Москва, 2012. - 240 c.
5. Свободная энциклопедия Википедия [Электронный источник]//Режим доступа:wikipedia.org (дата обращения: 05.06.2015)
6. Журнал «Современный бизнес» стр.6, ст. 3 Пер. с англ.  /Д. дж. Речмен, М.Х. Мескон – М.: Республика 2013
7. Словарь – справочник менеджера   / Под редакцией М. Г. Лапусты.  / М.: ИНФРА – М 2009.

 

1Бюджетное управление в 1С [Электронный источник]//Режим доступа:http://www.piter-soft.ru/consulting/budzhetnoe-upravlenie-v-1C/ (дата обращения: 05.06.2015)

2Клепцова О. Бюджетирование в «1С:Предприятии 8». Информационные технологии бюджетного управления; 1С-Паблишинг, Питер - Москва, 2012. - 240 c.

3Клепцова О. Бюджетирование в «1С:Предприятии 8». Информационные технологии бюджетного управления; 1С-Паблишинг, Питер - Москва, 2012. - 240 c.

4Бюджетирование в 1С:УПП [Электронный источник]//Режим доступа:https://vnedriupp.ru/autobig/auto.php (дата обращения: 05.06.2015)

5Бюджетирование в 1С:УПП [Электронный источник]//Режим доступа:https://vnedriupp.ru/autobig/auto.php (дата обращения: 05.06.2015)

6Бюджетирование в 1С:УПП [Электронный источник]//Режим доступа:https://vnedriupp.ru/autobig/auto.php (дата обращения: 05.06.2015)

7Свободная энциклопедия Википедия [Электронный источник]//Режим доступа:wikipedia.org (дата обращения: 05.06.2015)

8Клепцова О. Бюджетирование в «1С:Предприятии 8». Информационные технологии бюджетного управления; 1С-Паблишинг, Питер - Москва, 2012. - 240 c.