Функционально-стоимостной анализ. 4

Федеральное агентство по образованию

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)

Экономический факультет 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 
 
 
 
 

                                                    Проверил:

                                                    И.П. Каргин

                                                    Выполнил:

                                                    студентка 4 курса, 961 А гр. 
 
 
 
 

Томск 2010

Содержание 
 

1. Функционально - стоимостной анализ                                                                                 3

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Функционально-стоимостной  анализ

   В настоящее время существуют различные  мнения об эффективности применения функционально-стоимостного анализа (ФСА). Одни пользователи считают ФСА достаточно сложным для понимания и применения. Другие наоборот, простым известным методом, но им не совсем понятна технология его применения, как в методическом плане, так и в плане использования программных средств его поддержки. Третья категория менеджеров вообще не видит возможности его практического применения.

   По  своей сущности метод ФСА СУ представляет собой совокупность приемов и способов технико-экономического исследования функций управления. Он базируется на их трудоемкостно - стоимостной оценке, обеспечивающей возможность выбора наиболее экономичных способов выполнения рассмотренных функций в целях поиска путей совершенствования управляющей подсистемы и снижения затрат на нее.

   Функционально-стоимостный  анализ управления может проводиться:

   • при исследовании СУ действующего предприятия;

   • разработке систем управления вновь  создаваемого предприятия;

• исследовании и разработке проекта развития организации, ее разделении или объединении с другими;

   • совершенствовании СУ объединений организаций;

   • исследовании реконструируемых организаций  и их объединений;

   • совершенствовании СУ, связанных  с возникшими негативными ситуациями;

   • исследованиях, связанных со сменой организационно-правовой формы организации.

   Функционально-стоимостной анализ позволяет выполнить следующие виды работ:

• формирование релевантной информации об эффективности деятельности центров ответственности на предприятии;
• определение и проведение общего анализа себестоимости бизнес-процессов на предприятии (маркетинг, производство продукции и оказание услуг, сбыт, менеджмент качества, техническое и гарантийное обслуживание и др.);
• проведение сравнительного анализа и обоснование выбора рационального варианта технологии реализации бизнес-процессов;
• проведение функционального анализа, связанного с установлением и обоснованием выполняемых структурными подразделениями предприятий функций с целью обеспечения выпуска высокого качества продукции и оказания услуг;
• определение и анализ основных, дополнительных и ненужных функциональных затрат;
• сравнительный анализ альтернативных вариантов снижения затрат в производстве, сбыте и управлении за счет упорядочения функций структурных подразделений предприятия;
• анализ интегрированного улучшения результатов деятельности предприятия и др.

   Важнейшей категорией метода является функция управления, понимаемая как относительно обособленное направление управленческой деятельности, позволяющее осуществлять управляющее воздействие. Конкретные функции управления выполняют менеджеры различного уровня управления, специалисты и технические исполнители управления родственных профессий с целью выработки, обоснования и принятия управленческих решений.

   Все функции управления могут декомпозироваться, т.е. расчленяться на подфункции управления — управленческие процедуры, а процедуры — на операции. Управленческую процедуру в данном случае следует понимать как часть управления, которая предусматривает содержание и последовательность осуществления управленческих операций, характеризует исполнителя операций, место исполнения, используемые технические средства, затраты времени на каждую операцию и необходимую информацию для выполнения всех операций. Управленческая операция — составная часть управленческой процедуры, выполняемая менеджером, специалистом или техническим исполнителем с целью выработки, обоснования или принятия решений по управлению.

   При проведении ФСА СУ следует использовать:

• функциональный подход, предполагающий исследование функций управления (выявление, определение, анализ, выводы с предложениями) с целью обеспечения наиболее полного и эффективного их выполнения;

• стоимостной подход к определению той или иной выполняемой функции управления;

• системный подход, означающий исследование управления как системы во взаимосвязи и взаимодействии всех ее элементов и подсистем между собой и с внешней средой;

• общенациональный подход к оценке результатов функционирования СУ и затрат на ее обеспечение;

• принцип соответствия степени полезности и значимости функций управления размеру затрат и уровню качества их осуществления;

• принцип коллективного  творчества для поиска и выработки наиболее эффективных вариантов совершенствования управления производством. 

   Цель  использования функционально-стоимостного анализа СУ:

• снижение затрат на осуществление функций  управления при сохранении или повышении уровня их качества;

• повышение  производительности труда персонала  управления;

• повышение  эффективности организации, достижение наилучшего соотношения между результатами функционирования управляющей подсистемы и у всей социально-экономической системы организации и затратами на содержание СУ;

• улучшение  использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

• улучшение  использования производственных фондов;

• сокращение или ликвидацию дефектов и брака  в работе;

• устранение «узких» мест и диспропорций в СУ и производственной системе.

   Этапы  проведения ФСА СУ и их  содержание

   С учетом сложившегося опыта использования  ФСА в управлении и производственной сфере можно выделить ряд основных этапов его проведения.

   Все эти этапы можно традиционно объединить в следующие стадии:

• подготовительно-аналитическую, включающую подготовительный, информационный и аналитический этапы;

• исслёдовательско-проектную (иахедовательско-рекамендат&гьную), включающую творческий, исследовательский и рекомендательный этапы;

• внедрения, включающую реализационный (непосредственно внедренческий) этап и этап оценки фактической эффективности.

   В реальной практике состав этапов каждой стадии и их содержание могут меняться в зависимости от стоящих перед ФСА задач. Так, при исследовании и построении вновь создаваемых СУ подготовительный этап может сливаться с информационным.

   Рассмотрим  этапы первой стадии проведения ФСА.

   Подготовительный  этап ФСА обычно включает:

   • выбор объекта анализа,

   • определение целей и конкретных задач проведения анализа,

   • составление рабочего плана и  приказа о проведении анализа.

   На  подготовительном этапе для действующей  СУ предварительно может проводиться системная экспресс-диагностика, результаты которой позволяют по выявленным «узким» местам выбрать первоочередные объекты анализа и ориентировочно определить его цели. Помимо метода диагностики может использоваться экспертный метод, опрос специалистов организации, анкетирование и т.п.

   В рабочем плане устанавливается  порядок проведения ФСА. В нем, в частности, отражается описание содержания работ по этапам, работам, исполнителям, срокам исполнения, перечень информационных материалов, необходимых для проведения анализа.

   На  информационном этапе  осуществляется сбор, систематизация и изучение данных, характеризующих СУ или отдельные ее подсистемы, а также данных по аналогичным управляющим системам других организаций.

   В качестве источников информации могут  быть использованы те, что перечислены в материалах, раскрывающих эмпирические методы (в методах изучения документов).

   Изучение собранной информации должно включать:

• определение  и описание производственных функций  и других элементов управляемой подсистемы социальной оганизацнонно-экономической системы организации;

• выявление  и описание состава и содержания выполняемых функций управления анализируемого обьекта СУ или системы в целом;

• уяснение сущности объекта анализа и характера  технологических процессов выработки, обоснования и принятия управленческих решений;

• характеристика элементов объекта анализа (управленческих кадров, информации, методов управления, ТСУ, ОСУ и др.);

• изучение планов и сущности мероприятий по совершенствованию управления производством, внедряемых на предприятии или планируемых к разработке и внедрению;

   • изучение передового опыта управления и использования ФСА аналогичных СУ;

• построение структурно-функциональной модели объекта  анализа (СУ или отдельной ее составной части) с указанием элементов, подсистем и взаимосвязей между ними;

• подготовка информации для определения затрат на выполнение функций управления анализируемого объекта.

   На  аналитическом этапе  выполняются следующие работы:

• анализ и проверка имеющихся материалов на соответствие требованиям по формулировке, составу, классификации и содержанию функций управления,

   • корректировка формулировок и состава  функций управления;

   • анализ и классификация скорректированных  функций, их декомпозиция;

   • анализ функциональных взаимосвязей между  функциональными подразделениями;

• стоимостная  оценка функций с одновременным определением степени значимости функций, степени и причин несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат и качества их осуществления;

   • постановка задач, подлежащих решению  на творческом этапе.

   Формулировка  функций управления должна соответствовать следующим требованиям:

• краткость (включение минимально необходимого количества слов, лучше двух: глагол, например в третьем лице настоящего времени, + существительное, выражающее анализируемый объект(например, осуществляет учет, подготавливает решение, сообщает информацию, организует подготовку производства); функция в необходимых случаях может быть сформулирована также глаголом в неопредленной форме (например: управлять стандартизацией, осуществлять сбыт, снабжать материалами);

• рациональная обобщенность (формулировка в разумных пределах должна быть абстрактной и содержать допустимо меньшее число ограничивающих условий, находиться в рамках соответствующего класса объекта исследования и целей решения задачи; излишняя конкретизация формулирования функции ведет к ограничению вариантов решения);

   • полнота (предусматривается достаточно полное описание анализируемого объекта).

   Помимо  этого, формулировка функций управления должна быть лаконичной, отражающей сущность объекта анализа или его составной части. В формулировке функции не должно быть указания на конкретное структурное построение объекта анализа.

   Главных функций в подсистеме или носителях  этих функций — в головных подразделениях может быть не одна, а несколько (например, в отделе МТС и сбыта их две, а в ОТК — одна). Главная функция выполняется реализацией нескольких основных, а основные функции достигаются выполнением вспомогательных. Если главная функция управления может быть осуществлена без какой-либо основной функции, то эта функция относится к вспомогательной.

    Среди основных и вспомогательных функций  могут быть излишние, несвойственные, вредные и дублируемые. Несвойственная функция управления не отражает сущность объекта, его назначения; она подлежит передаче другому носителю функции. Дублирующая функция управления (излишняя функция), по сущности и назначению принадлежит одному из выполняющих её объектов, ведет к увеличению затрат на его содержание.

   Каждая  из комплексных функциональных, целевых  и обеспечивающих подсистем СУ имеют свои главные функции.

     
 

   Для определения полноты состава  функций анализируемого объекта метод ФСА позволяет изобразить их графически и строить функционально-стоимостную диаграмму (ФСД, по зарубежным источникам называемую ФАСТ — FAST).

 

      На  этой диаграмме все анализируемые функции логически располагаются между двумя пунктирными вертикальными линиями, причем основные функции — на горизонтальной линии в центре диаграммы, а все вспомогательные — или над основными функциями, или под ними.

   С помощью тестов «как, зачем, когда?» на ФСД выявляются бесполезные, вредные, несвойственные и дублируемые функции, т.е. те, которые не отвечают ни на один из этих вопросов. Они являются излишними и исключаются из диаграммы. Функции, отвечающие на вопрос «когда?» (когда возможно осуществление основной функции?), следует относить к вспомогательным. При необходимости количество вопросов можно расширить.

   ФСД — эффективный инструмент определения  излишних функций, способствующий снижению затрат на выполнение функций управления.

   Таким образом, аналитический этап позволяет выявить резервы совершенствования, недостатки, «узкие места» в СУ или в отдельных ее составных частях. Завершается этап постановкой задач по поиску идей и путей улучшения СУ, которые будут решаться на творческом этапе работ ФСА.

   Теперь  раскроем содержание этапов второй стадии ФСА.

   Творческий  этап — наиболее ответственный, здесь осуществляется:

• разработка предложений, идей и путей в соответствии с поставленными на предыдущем этапе ФСА задачами по совершенствованию объекта анализа;

   • анализ и предварительный выбор  предложений для реализации;

   • систематизация предложений по функциям управления;

• формирование и оценка вариантов реализации предложений по совершенствованию СУ или ее составляющих частей.

   Для выполнения работ на данном этапе, кроме специалистов анализируемой СУ, следует привлекать квалифицированных экспертов, специалистов и консультантов сторонних организаций.

   Одной из форм работы исследователей может  быть проведение коротких специальных совещаний, на которых для выдвижения и выбора идей, предложений и путей следует использовать творческие методы исследования.

   В конечном итоге на данном этапе на основе основных критериев (среди которых первостепенное место занимают затраты на управление, уровень качества выполнения функций и результативность функционирования СУ и всего предприятия) осуществляется

отбор вариантов совершенствования системы.

   На  исследовательском  этапе проводится:

• предварительная  оценка и исключение нерациональных вариантов

совершенствования СУ и их эскизная проработка;

• рассмотрение, обсуждение и отбор вариантов;

• разработка проекта совершенствования СУ или  ее составных частей.

   Варианты  совершенствования СУ оцениваются  на основе заключений экспертизы с проведением расчетов по их эффективности при использовании наиболее авторитетных методик. Для принятия максимально эффективного варианта их рассмотрение и обсуждение следует проводить с участием широкого круга специалистов, в том числе сторонних исследователей.

   На  данном этапе разрабатывается техническое задание, технический и рабочий проект со всеми необходимыми обоснованиями. Разработка проекта может проводиться в поэлементном разрезе (по функциям управления, управленческим кадрам, технологии управления, ТСУ, информации, ОСУ и пр.).

   Рекомендательный этап предусматривает рассмотрение и утверждение проекта совершенствования СУ руководством организации здесь принимается и решение о порядке его внедрения. На данном этапе составляется и утверждается также план-график реализации проекта.

Этапы третьей стадии ФСА имеют следующее содержание.

   Реализационный  этап проекта предусматривает непосредственно реализацию всех разработанных проектных документов на основе плана-графика работ. При этом выполняются мероприятия по социально-психологической подготовке работников, имеющих отношение к объекту анализа, их профессиональной и материально- технической подготовке. Необходимо также разработать систему материального стимулирования проведения внедренческих работ.

   На  этом этапе проводится контроль выполнения проектных мероприятий и при необходимости корректировка работ по проведенному ФСА.

   Последним этапом работ является оценка фактической эффективности внедрения результатов ФСА СУ, которая предусматривает расчет социальных, экологических, экономических и других видов эффектов и эффективности.

   Использование метода ФСА в условиях инфляции

   Исследование  метода ФСА и использование его  применительно к условиям перехода к рыночным отношениям, характеризующимся достаточно высоким уровнем инфляции и соответствующим высоким темпом роста как цен на товары, так и стоимости выполнения функций управления, показало следующее.

1. ФСА  как метод исследования функций  управления на основе только их стоимости не позволяет объективно определить пути совершенствования СУ и снижения затрат на управление. Это обусловлено тем, что стоимость функций в условиях инфляции не может адекватно отражать реальное состояние дел по их формированию.

2. Несмотря  на указанный выше недостаток, основные методические положения метода ФСА в условиях перехода к рыночным отношениям не теряют своей значимости и целесообразности, но требуют делать выводы по результатам исследования одновременно как по стоимости функций, так и по трудоемкости их выполнения. При этом все затраты на выполнение функций управления необходимо в обязательном порядке привести к одному моменту времени, т.е. провести дисконтирование затрат.

   Таким образом, использования ФСА при исследовании СУ в условиях перехода к рыночным отношениям, а также в случаях существенной нестабильности цен и соответственно изменчивости стоимости выполнения функций управления, этот метод представляется не только стоимостным, но в не меньшей мере и трудоемкостным. Точнее, он представляется функциональным трудоемкостно-стоимостным, т.е. методом ФТСА. Следовательно, при каждом использовании этого метода для принятия решений в СУ необходимо учитывать как трудоемкость, так и стоимость выполнения функций управления.

   Трудоёмкость  выполнения функций СУ должна определяться на основе фактической трудоемкости, определяемой любым из наиболее приемлемых способов. С наименьшими трудностями и временными затратами она выявляется методом опроса работников, непосредственно осуществляющих функцию. Однако при этом следует принять во внимание то обстоятельство, что сотрудники, как правило, завышают трудоемкость (обычно на 10—18%). Кроме того, необходимо учитывать возможность дублирования выполнения функций другими работниками подразделений, а также наличие несвойственных, ненужных, т.е. излишних, функций.

   Организация работ  по ФСА

   Организация работ по ФСА содержит комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание необходимых условий по реализации данного метода анализа.

   При проведении работ по ФСА следует  широко использовать следующие методы коллективного творчества:

   • творческих совещаний,

   • «мозговая» атака,

   • конференции идей,

   • коллективного блокнота,

   • контрольных вопросов,

   • 6-3-5,

   • морфологический анализ,

   • независимых критериев,

   • многократных последовательных классификаций,

   • варьирования по одному признаку и  др.

   Организация и проведение ФСА управления в организации обычно возлагается на специалистов службы управления и экономики или специальную службу ФСА. В последнем случае в состав службы ФСА должны входить штатные менеджеры и экономисты по организации управления или другие специалисты управления.