Функционально-стоимостной анализ. 6

Рабочий план проведения ФСА

Методология функционально-стоимостного анализа претерпела значительные изменения  со времени своего первого упоминания в 1947 году, была значительно усовершенствована  технология проведения работы, развиты  основные методы, появились новые  формы проведения анализа, расширились  области его применения. В предыдущих публикациях мы рассмотрели историю  развития ФСА у нас в стране и за рубежом, некоторые из наиболее часто употребляемых форм при  проведении ФСА. В настоящей статье остановимся на последовательности действий при проведении работ по ФСА.

В литературе, посвященной  характеристике метода ФСА и рассмотрению конкретных примеров его пользования, преобладают два подхода в  определении последовательности действий при проведении работ. Один из подходов рассматривает процесс ФСА как  относительно жестко заданную последовательность этапов, второй делает упор не на этапную, а на процедурную последовательность работ по ФСА и допускает значительную свободу в определении содержания конкретного исследования [2, 3, 8, 10]. Каждый из подходов имеет свои преимущества: поэтапное определение последовательности действий позволяет проводить исследования специалистам, имеющим сравнительно невысокий уровень подготовки в  области ФСА; процедурное членение процесса ФСА оставляет возможность  для самостоятельного сознательного  формирования стратегии исследования в каждом конкретном случае.

При этапном подходе к  описанию процесса ФСА максимальное приводимое в отечественных литературных источниках число этапов равно семи [1, 9, 12]. В этом случае выделяют подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский, рекомендательный этапы и этап внедрения. В ряде источников рассматривается лишь пять [7, 11] или шесть [6] этапов, при этом авторы, как правило, выносят за рамки  процесса анализа процедуры внедрения мероприятий ФСА (этап внедрения) и оформления рекомендаций (рекомендательный этап).

Очевидно, что такое разнообразие описаний состава и последовательности действий, также как и трактовок  метода ФСА, форм ФСА, значительно затрудняет самостоятельное изучение его основ. Предлагаемые публикации по ФСА ставят своей целью изложить основные принципы и процедуры исследований, сделав возможной самостоятельную ориентацию читателя в проблемах теории и  практики функционально-стоимостного анализа.

При этом особое внимание уделяется  процедурам, присущим исключительно  ФСА. Применительно к этим процедурам дается по возможности несколько  различных вариантов их выполнения; спорные вопросы методологии детально не рассматриваются. По процедурам, характерным не только для работ по ФСА (например, для процедур поиска решений с использованием специальных методов), даются более краткие описания, поскольку по большинству из этих вопросов имеется значительное количество публикаций. Таким образом, публикации могут представлять интерес не только для специалистов, лишь приступающих к изучению метода ФСА, но и для аналитиков ранее изучавших основы ФСА.

Конкретный вариант проведения ФСА может быть определен как  заранее, до начала исследований, так  и во время работы, что является более желательным, поскольку сокращает  число исходных ограничений, налагаемых на процесс проведения анализа.

В обобщенной форме процесс  ФСА можно представить состоящим  из трех стадий, показанных на рис. 1 [5].

В каждом конкретном случае проведение ФСА может включать одну, две или три стадии, причем непременным  условием является наличие первой стадии, поскольку лишь она содержит процедуры, присущие исключительно функционально-стоимостному анализу.

Приведенный авторами анализ существующих публикаций по ФСА показывает, что в предлагаемую схему укладываются практически все известные варианты проведения анализа. При этом наибольшее внимание исследователей привлекают различные  двух и трех стадийные варианты работы. Проведение ФСА в одну стадию пока не нашло широкого распространения, однако в целом ряде случаев такое  построение работы позволяет использовать метод в нетрадиционных областях.

Стадии проведения ФСА:

1. Проведение исследований, направленных на постановку задач  по созданию или совершенствованию  объекта, по поиску способов  выполнения функций.

2. Решение задач, сформулированных  на предыдущей стадии.

3. Реализация полученных  решений.

При проведении ФСА в одну стадию (т. е. при выполнении только первой из стадий) целью работы является поиск конкретных задач по созданию или изменению объекта, выявление  технико-экономических и организационно-экономических  требований к предполагаемым решениям. Вариантом такой работы при корректирующей форме ФСА мы вправе считать анализ изготовляемого на предприятии изделия, формирование конкретных задач по его совершенствованию, после чего выявленные задачи и поставленные экономические ориентиры могут быть включены в планы развития производства. Другой вариант подобной работы в рамках творческой формы ФСА может предусматривать проведение анализа силами заказчика какой-либо разработки на стадии формирования технического задания. Сформулированные задачи и экономические ориентиры их решения в этом случае ложатся в основу разрабатываемого ТЗ. Таким образом, при проведении ФСА в одну стадию осуществление поиска конкретных решений и их практической реализации может быть оторвано от собственно аналитических работ по постановке задач, выполняться вне всякой связи с ними.

При двух стадийном проведении ФСА (т. е. при выполнении первой и  второй из приведенных стадий) не только формулируются задачи, но и происходит поиск решений этих задач. Эта  схема работы характерна для функционально-стоимостного проектирования (творческой формы ФСА), поскольку между нахождением  конструктивных решений новой разработки и ее практической реализацией может  быть значительный разрыв во времени [10]. Двух стадийное проведение работ  при корректирующей форме ФСА  положено в основу отдельных вариантов  методики "Экспресс-ФСА" [13].

Проведение ФСА в наиболее полном варианте, включающем три стадии, регламентировано рядом документов различного уровня [9]. В этом случае в работы по ФСА включается практическая реализация найденных решений. Характерным  примером такой организации работ  является проведение ФСА промышленных изделий, освоенных в производстве (корректирующая форма ФСА), при котором  большинство работ выполняется  силами сформированной из сотрудников  предприятия исследовательской  рабочей группы (ИРГ), осуществляющей, в частности, и авторский надзор за внедрением разработанных рекомендаций.

Возможны также варианты проведения ФСА, когда одна или две  из названных стадий анализа повторяются. Например, при исследовании изделия, освоенного в производстве, могут  быть сформулированы конкретные задачи по его совершенствованию, однако поиск  решений этих задач не всегда оказывается  результативным. В подобных случаях  может быть повторно проведена первая стадия ФСА с тем, чтобы переформулировать  поставленные задачи, после чего вновь  проводится вторая стадия исследования. Другой вариант повторного проведения первой стадии ФСА возможен в случаях  разработки новых объектов. При этом сначала ставятся наиболее общие  задачи по созданию объекта, затем при  каждом последующем повторении первой стадии исследования эти задачи все  более детализируются.

Но наиболее широкое распространение  получил хорошо отработанный в методологии  ФСА подход, рассматривающий процесс  проведения функционально-стоимостного анализа как относительно жестко заданную последовательность этапов - рабочий план проведения ФСА.

Рабочий план проведения ФСА

В подавляющем большинстве  нормативных материалов, разработанных  в разных отраслях промышленности, в литературных источниках по методике и практике применения ФСА в нашей  стране, типовой рабочий план проведения ФСА изложен в форме семи последовательно  выполняемых этапов [4].

Подготовительный этап. Его  цель-предварительная проверка обоснованности поставленной задачи, ее уточнение, в случае необходимости, и организационное обеспечение работ по проведению ФСА.

Информационный этап. На этом этапе производится сбор, систематизация и изучение информации по объекту  ФСА.

Аналитический этап. Основные цели этого этапа - построение функционально-идеальной  модели объекта, выявление и постановка задач по реализации этой модели.

Творческий этап. На этом этапе решаются выявленные задачи, и разрабатывается комплекс предложений, обеспечивающих совершенствование  исходного объекта.

Исследовательский этап. Целями этого этапа являются выявление  максимального эффекта от найденных  решений и прогнозирование дальнейшего  развития объекта.

Рекомендательный этап. На этом этапе анализируются предложения  ФСА, отбираются наиболее эффективные  и даются рекомендации по их внедрению  с утверждением решения у руководства.

Этап внедрения. На этом этапе  ведутся работы, обеспечивающие внедрение  принятых рекомендаций ФСА.

Работа по ФСА строится на алгоритмическом принципе, когда  каждая последующая процедура опирается  на результаты предыдущей, а сами процедуры  выполняются по определенным правилам. Каждая последующая процедура ФСА  позволяет откорректировать результаты предыдущих процедур. Итерационные циклы  могут повторяться многократно. Работы, присущие какому-либо этапу  ФСА, частично могут выполняться  и на других этапах

Пока практики ФСА уделяют  большое внимание соблюдению установленного методологией рабочего плана, следует  все же отметить, что этот метод  вовсе не уникален. Пять основных этапов рабочего плана идентичны общепринятым стадиям научного решения проблем. Они позволяют определить и понять суть проблемы, выдвинуть альтернативные идеи решения проблемы, оценить выполнимость выдвинутых идей, полностью проработать  и проверить рассмотренные идеи, чтобы выбрать наиболее подходящие и остановиться на наилучшем решении.

Пока этот подход может  гарантировать, что проектные решения  лучше продуманы, он никак не отличается от метода ФСА. Если и имеется особенность, отличающая метод ФСА от других методов, так это то значение, которое придается  функциональному анализу.

По сравнению с общенаучным  методом решения проблем, рабочий  план ФСА выделяет творческий процесс  среди других этапов, способствующий получению наиболее уникальных, экономически выгодных решений в рассматриваемом  проекте. При этом само по себе сокращение затрат более 30 % и до 50 % не является чем-то необычным. Специалисты по ФСА  в разных странах используют различные  названия и различное количество этапов для описания процесса ФСА. Хотя названия различны, процедуры, выполняемые  на этих этапах, в основном те же самые. Строгих правил, закрепляющих конкретные процедуры за каким-либо этапом, не существует, названия этапов и их количество отличается в различных рабочих  планах. Одни рабочие планы предусматривают  один набор процедур, другие - другой. Однако сами процедуры обязательно  должны быть включены в рабочий план и их последовательность также должна быть строгой. Более четко это  прослеживается при рассмотрении сетевого графика проведения работ, на котором  мы остановимся в одной из последующих  статей.

Рабочий план - это организованный план действия для выполнения исследований ФСА и обеспечения реализации рекомендуемых изменений. Рабочий  план содержит семь этапов, пять из которых  обычно выполняет ИРГ ФСА. Другие два этапа выполняются в соответствии с корпоративной политикой, заявленной в программе ФСА.

Каждый этап рабочего плана  включает несколько задач. Этот набор  различных задач и правил, связанных  с искусством их применения, делает ФСА способом работы.

ФСА в процессе развития вобрал множество технологий, ранее использовавшихся в качестве самостоятельных методов  для решения конкретных задач. На различных этапах проведения исследований широко применяется структурирование функций качества, метод Парето, АВС-анализ, метод Тагути, метод анализа характера и последствий отказов, параллельное проектирование, ТРИЗ и другие методы. Рабочий план, представленный ниже, предусматривает определенные шаги для эффективного анализа объекта, чтобы разработать максимальное число альтернатив, обеспечивающих достижение необходимых функций продукта или услуг (табл. 1). Строгое соблюдение рабочего плана в большей степени гарантирует максимальные преимущества при достаточной гибкости.

Сознательный подход к  формированию стратегии исследования позволяет специалистам, занятым  проведением ФСА, самостоятельно составить  программу работ, учитывающую форму  ФСА, специфику предметной области  и особенности избранного ими  методического варианта анализа, возможность  повторного выполнения отдельных стадий и т. п. Сформированная программа  исследования используется как основа организационного обеспечения ФСА.

Рабочий план ФСА охватывает три основных периода деятельности: предварительный этап, непосредственное проведение функционально-стоимостного анализа и заключительный этап - этап внедрения. Все этапы и шаги выполняются последовательно. По мере проведения исследования стоимости  новые данные и новая информация могут заставить ИРГ возвратиться к более ранним этапам или шагам  в пределах этапа на основе итерационного  подхода. Этапы или шаги в пределах этапа не пропускаются.

Подготовительный этап

Качество проведения функционально-стоимостного анализа, а следовательно, и результаты работы закладывается на подготовительном этапе и зависят от уровня готовности предприятий к использованию метода.

Задачи подготовительного  этапа включают: опрос потребителей - сбор мнений и пожеланий клиентов и определение их потребностей, комплектование полной информационной базы данных по проекту (объекту), определение оценочных  критериев (показателей), определение  области и объема конкретного  исследования, построение соответствующих  моделей и формирование состава  исследовательской рабочей группы.

Мнения потребителей при  проведении опроса собираются через  внутреннюю группу опрашиваемых, а  также могут быть получены в процессе внешних рыночных обследований. Цель состоит в том, чтобы определить первичную покупательную способность; определить и оценить важность свойств  и особенностей продукции или  проекта; определить и оценить серьезность  воспринимаемых пользователем ошибок и недостатков продукции или  проекта; сравнить продукцию или  проект с тем, что сделано конкурентами, или с аналогичной продукцией или проектами.

Для первых разработок, таких  как новая продукция или новое  строительство, анализ может быть связан с задачами и целями разработки. Результаты такой работы будут использованы для установления несоответствий стоимости  на информационном этапе.

При комплектовании полной информационной базы данных учитывают как первичные, так и вторичные источники  информации.

Первичные источники - это  информация, полученная непосредственно  в процессе опроса (анкетирования) потребителей (маркетинговые исследования) или  по запросам у соответствующих специалистов и подразделений предприятия, а  также при работе с документами. Это информация службы главного конструктора, архитектора, расчетчиков, оценщиков, специалистов службы обслуживания или  эксплуатации, разработчиков (изготовителей, конструкторов или проектировщиков  систем), консультантов и других заинтересованных лиц. Документальные источники включают чертежи, проектные  спецификации, заявочные документы  и проектные планы.

Вторичные источники включают поставщиков подобной продукции, различные  стандарты на разработку и проектирование продукции такие, как стандарт на разработку и постановку продукции  на производство, технические условия, нормативные акты, инструкции, результаты испытаний, сообщения об отказах  и каталоги. Важным источником являются такие же или подобные проекты. Желательно иметь количественные данные.

Другой вторичный источник - посещение участниками ИРГ места  привязки проекта. Место привязки проекта  включает фактическое расположение строительства, производственной линии  или расположение конторы для  новой или улучшенной системы. Если фактическое "место" не доступно, ценным источником полезной информации могут оказаться объекты с  сопоставимыми функциями и действиями.

Важным шагом в работе ИРГ является установление оценочных  показателей. ИРГ определяет критерии оценки идей и относительную важность каждого из критериев на заключительных этапах подготовки рекомендаций и решений  для внесения изменения. Эти критерии и их важность обсуждаются с пользователем (клиентом) и администрацией, чтобы  прийти к общему согласию.

ИРГ разрабатывает инструкцию, которая определяет области конкретного  исследования. Эта инструкция на основании  заданий по сбору данных определяет пределы исследования. Пределы - это  начало и конец исследования. Важно  также и то, что инструкция, ограничивающая область исследования, определяет также, что не включается в исследование. Инструкция должна быть согласована  с заказчиком, финансирующим проводимые исследования.

Руководитель исследовательской  рабочей группы утверждает рабочий  график проведения ФСА, размещение группы и потребность в необходимом  персонале поддержки. Рассматривается  состав ИРГ, чтобы убедить во всем необходимом заказчика, представляется ее инженерная и управленческая часть. Руководитель группы в соответствии с заранее разработанной инструкцией  по сбору данных и их систематизацией  выдает задания на подготовку таких  данных членам ИРГ, так чтобы все  относящиеся к делу данные для  проведения исследования были бы в  распоряжении группы.

Укомплектованная и согласованная в соответствии с инструкцией по проведению конкретного исследования ИРГ может приступать к построению моделей для более глубокого понимания исследования. Они включают модели затрат, времени, энергии, схемы потоков и распределение, соответственно, для каждого исследования.

Информационный этап

Цель информационного  этапа состоит в том, чтобы  завершить изучение данных по исследуемому объекту, начатое на подготовительном этапе. Доукомплектовать информационную базу данных: собрать недостающую  техническую и экономическую  информацию об объекте, так как от полноты и достоверности этой информации, квалифицированной обработки  и тщательного изучения полученных сведений во многом зависит работа на последующих этапах.

Если не выполнены в  полном объеме процедуры на подготовительном этапе, заказчик проекта, проектировщик  или оба вместе проводят краткий  инструктаж с ИРГ, предоставляя возможность  членам группы задавать вопросы, возникшие  в результате изучения данных. Если на подготовительном этапе не было возможности посетить место привязки проекта, это должно быть сделано  на этом этапе.

Исследовательская рабочая  группа согласовывает большинство  соответствующих заданий по совершенствованию  таких показателей, как стоимость, затраты, эффективность и план-график работ с администрацией, например, с руководителем проекта, заказчиком проведения работ по ФСА и разработчиком  прежде, чем приступить к их выполнению.

Рассматривается инструкция по определению области исследований для внесения возможных корректировок  вследствие получения дополнительной информации, собранной на информационном этапе.

Аналитический этап

Определение и анализ функций - основа методологии функционально-стоимостного анализа. Это главное, что выделяет методологию ФСА из всех других методов  совершенствования продукции и  повышения эффективности производства. Цель данного этапа состоит в  том, чтобы выявить наиболее выгодные зоны объекта для продолжения  исследования. ИРГ должна выполнить  следующие шаги:

Установить и определить функции для продукции, разработки или процесса при исследовании.

Классифицировать функции.

Построить функциональную модель - функционально-иерархическую (логическую) или диаграмму функций по методике системного анализа функций (диаграмму FAST).

Определить затраты на выполнение функций и другие критерии, имеющие размерность, относящиеся  к функциям.

Установить ценность функций, учитывая предварительно установленные  мнения пользователя (клиента) о функциях.

Сравнить затраты на функции  с их ценностью, чтобы установить лучшие возможности для совершенствования.

Оценить функции для обсуждений их эффективности и рассмотрения план-графика реализации.

Выбрать функции для продолжения  анализа.

Повышать качество исследования выбранной области.

Творческий этап

Цель творческого этапа  состоит в том, чтобы выдвинуть, возможно, большее количество идей выполнения каждой функции, выбранной  для исследования. Это - творческий процесс, абсолютно непринужденный, несвязанный с привычками, традициями, отрицательными отношениями, принятыми  ограничениями и конкретными  критериями. Никакое решение не принимается  сразу и не происходит никакого обсуждения в течение процесса генерирования  идей. Достоинство каждой выдвинутой на этом этапе идеи будет выяснено на следующем этапе.

Существует два основных подхода к успешному выдвижению идей: во-первых, цель этого этапа  состоит не в том, чтобы представить  пути проектирования продукта или услуги, а в том, чтобы предложить способы  выполнения функций, выбранных для  исследования. Во-вторых, творчество - это умственный процесс, в котором  прошлый опыт объединяется вновь  и вновь, и каждый раз это служит толчком к появлению новых  идей. Цель состоит в том, чтобы  создавать новые более оригинальные комбинации, которые выполнят желаемую функцию при меньших совокупных затратах и лучшей эффективности, чем  это было ранее.

Имеются многочисленные широко признанные методы генерирования идей. Основной принцип всех методов и  приемов состоит в том, что  высказывание мнения, обсуждение и  оценка выдвинутых идей откладывается  на будущее. Требуется только свободное  выдвижение предложений и идей - без их критики в данный момент.

Исследовательский этап

Цели исследовательского этапа состоят в том, чтобы  объединить идеи и концепции, выдвинутые на творческом этапе, и выбрать наиболее эффективные варианты решения задачи, направленные на создание конкурентного  преимущества, для дальнейшей доработки  и представления в качестве рекомендаций ФСА.

Используя критерии оценки, установленные на подготовительном этапе, идеи классифицируются и оцениваются  на соответствие требованиям этих критериев. Процесс включает несколько шагов:

1. Исключить нелепые идеи. 2. Сгруппировать оставшиеся идеи  по категориям подобия с учетом  длительности срока реализации. Примеры группировок: электрические,  механические, структурные, материальные, специальные процессы и т.д. 3. Необходимо, чтобы у каждой идеи  нашелся хотя бы один сторонник  в ИРГ, согласившийся отстаивать  эту идею в процессе дальнейших  обсуждений и подготовки ее  объективной оценки. Если ни один  участник ИРГ не станет добровольным  сторонником, такая идея или  концепция прекращает обсуждаться. 4. Перечислить преимущества и  недостатки каждой идеи. 5. Ранжировать  идеи в пределах каждой категории  согласно расположенным по приоритетам  критериям оценки, использующим  такие методы, как индексация, численная  оценка и групповое согласие. Оценить ранг и ресурс альтернативных  идей. 6. Если все еще существуют  альтернативные варианты, используют  матричный анализ, чтобы проранжировать взаимно исключающие идеи, удовлетворяющие ту же самую функцию. 7. Выбрать идеи, направленные на совершенствование потребительной стоимости и повышение конкурентного преимущества объекта.

Если ни один из окончательных  вариантов не соответствует критериям, ИРГ возвращается к творческому  этапу.

Рекомендательный этап

Цель рекомендательного  этапа состоит в том, чтобы  провести анализ конкурентных преимуществ  альтернативных вариантов, выбрать  самый эффективный вариант решения  задачи для обеспечения конкурентоспособности  объекта и после соответствующей  доработки представить в качестве предложений ФСА для внедрения. Пакет данных, подготовленный сторонником  каждой из альтернатив, должен содержать в необходимом объеме техническую и экономическую информацию, план-график реализации предложений ФСА, а также информацию из практики внедрения мероприятий ФСА, чтобы разработчик и заказчик, смогли бы сделать предварительную оценку относительно возможности реализации представленных вариантов. Следующие шаги включают: 1. Начиная с самого эффективного альтернативного варианта, реализовывать преимущества функционально-стоимостного анализа и совершенствовать выполнение требований, включая начальную смету расходов, затраты жизненного цикла и затраты на реализацию рекомендаций ФСА с учетом риска и неопределенности.

2. Претворять эффективность  преимущества функционально-стоимостного  анализа.

3. Собирать и комплектовать  технический пакет данных для  каждой предложенной альтернативы:

письменные описания первоначального  проекта и предложенных альтернатив;

эскизы первоначального  проекта и предложенных альтернатив;

данные по затратам и эффективности, ясно показывающие различия между первоначальным проектом и предложенной альтернативой;

любые вспомогательные технические  данные, такие как информационные источники, калькуляции и литературу;

влияние план-графика.

4. Подготовить план реализации, включая предложенный план-график  выполнения всех действий, назначений  в группе и требований управления.

5. Завершать рекомендации  включением любых уникальных  условий в разработку при исследовании, как, например, новых технологий, политических интересов, воздействия  на другие продолжающиеся проекты,  планы маркетинга и т.д. Подготовить  заключительные предложения.

6. Провести презентацию.  Цель презентации состоит в  том, чтобы получить согласие  и заключение по проекту от  разработчика, заказчика и других  представителей администрации и  приступить к реализации рекомендаций. Презентация включает устное  выступление, сопровождаемое представлением  в законченном виде письменным  отчетом.

В качестве последнего задания  при проведении ФСА ИРГ представляет свои рекомендации органу, принимающему решения. По результатам представления  и взаимных обсуждений группа получает или одобрение приступить к реализации или распоряжение для проведения дополнительного исследования необходимой  информации.

Письменный отчет документально  подтверждает предлагаемые альтернативы с их обоснованием и поддержкой данными  и подкрепляет план реализации, принятый руководством. Точно установленная  структура отчета - единственная в  своем роде по каждому исследованию и организационным требованиям.

В принятой методологии ФСА  зарубежных стран презентация выделяется в виде самостоятельного этапа.

Этап внедрения

Цель работы на заключительном этапе состоит в том, чтобы  гарантировать реализацию одобренных рекомендаций по совершенствованию  объекта, полученных на основе проведения ФСА. Предложения о должностных  назначениях, чтобы завершить поставленные в проекте задачи, связанные с  одобренным планом реализации конкретных мероприятий, делаются или участникам ИРГ или администрация предлагает выполнить эту работу другим специалистам.

В то время как руководитель ИРГ может и должен следить  за ходом выполнения работы, ответственным  за реализацию проекта в целом  во всех случаях является профессиональный разработчик. Каждый альтернативный вариант  перед его воплощением в продукцию, проект, процесс или процедуру  должен быть независимо разработан и  утвержден, включая, если требуется, внесение изменений в договор. Далее рекомендуется, чтобы соответствующие финансовые подразделения (учета, контрольно-ревизионное и т.д.) провели окончательную ревизию, чтобы подтвердить администрации те преимущества, которые вытекают из результатов проведения функционально-стоимостного анализа.