Функция планирования. Виды планов

1. Функция планирования. Виды планов.
2. Методы принятия управленческих решений.
3. Процесс коммуникации как средство передачи информации. Коммуникативные барьеры.

Практическое задание:

Из приведённого ниже перечня назвать те виды деятельности, которые можно делегировать:

1. Принятие решение по  выбору стратегии.

2. Рутинная работа.

3. Подготовительная работа.

4. Задачи строго доверительного  характера.

5. Частичные вопросы.

6. Необычные исключительные  дела.

7. Руководство сотрудниками  и их мотивация.

8. Специализированная деятельность.

9. Задачи особой важности.

10. Актуальные срочные  дела, не оставляющие времени для объяснения и перепроверки.

1. Функция планирования. Виды планов.

Планирование, представляя собой сложную и всеобъемлющую форму общественной деятельности, выполняет и такую наиболее значимую функцию, как функция управления. На основе планов, разработанных хозяйствующим субъектом, в дальнейшем реализуются другие функции управления: организация работ, стимулирование (мотивация) задействованного для их выполнения персонала, контроль и анализ результатов и их оценка с точки зрения достижения плановых показателей.

Планирование использует как общенаучные и специфические методы, характерные для других областей знания, так и методы, связанные с особенностями изучаемых планированием явлений (балансовый, нормативный, программно-целевой и др.).

Метод диалектического и исторического материализма как общий метод познания экономических процессов, разработанный основоположниками марксизма, вобрал в себя все лучшие достижения выдающихся мыслителей прошлого. В практике планирования он приобретает особое значение при формулировании стратегических целей и постановке практических задач, соответствующих конкретным историческим условиям.

Благодаря методу абстракции удается улавливать сущность явлений, от сущности одного уровня переходить к сущности более высокого уровня, формулировать категории и закономерности, выражающие эти сущности. Так, из наблюдений за изменениями цен, их динамики, складывающейся под влиянием самых разнообразных факторов, можно прийти к выводу о хаотичности и непредсказуемости этих процессов. Но если отсечь все случайные, порожденные теми или иными внешними причинами колебания, откроется основа цен, определяемая затратами труда, обнаружатся внутренние противоречия цен, обусловленные в конечном счете законом стоимости, через спрос и предложение.

Балансовый метод планирования - это метод, обеспечивающий согласованность, равновесие и пропорциональность развития хозяйствующих субъектов Применение балансового метода объективно обусловлено действием закона планомерного, пропорционального развития экономики. Этот метод заключается в построении системы балансов, представляющих собой таблицы.

Необходимость выбора планового варианта, близкого по своим показателям к оптимальному, заставила обратиться к математическим методам. Экономико-математические методы означают разработку и использование моделей экономического развития, описанных на языке математики. Они позволяют рассматривать большое число вариантов решения хозяйственных задач и выбирать наилучшие по тем или иным критериям.

Большое значение для планирования имеют методы выражения конкретных свойств каждой совокупности в ряде средних и относительных показателей, построения индексов, анализа рядов динамики и распределения, обоснования репрезентативности выборки, оформления таблиц и графиков.

В основе планирования лежат принципы (правила) управления экономикой. Они выступают в качестве исходных методологических основ, определяющих организацию планирования, разработку планов и их реализацию. Основополагающие принципы планирования отражают общие закономерности расширенного воспроизводства, выражают главные черты планового развития экономики, являются коренными, основополагающими положениями в организации планирования. Рассмотрим важнейшие из них.

Функционирование экономики всегда характеризуется органическим взаимодействием централизованного и децентрализованного начал организации экономической жизни.

Основополагающими для процесса планирования являются сквозные цели и задачи. По ним строятся возможные сценарии реализации, в которых выдвигаются различные гипотезы и альтернативные решения. В процессе проработки следует оценить характер взаимодействия целей и задач с тем, чтобы упорядочить их во времени, соизмеряя реальность достижения с экономическими, финансовыми и другими возможностями хозяйствующих субъектов и экономики в целом.

Принцип преемственности - этот принцип обусловливает необходимость начинать работу по планированию с оценки концепции, с выяснения ее природы и исторической перспективы, чтобы понять, в какой мере концепция, признанная для определенного этапа развития оптимальной, воплощает все то полезное, что было когда-либо предложено для развития рассматриваемого хозяйствующего субъекта, и какие получены результаты при реализации этой концепции. Любая концепция является надежной, если она сконструирована с учетом опыта прошлого. Поэтому, прежде всего, необходимо проанализировать концепцию, выявить, какие ее аспекты позаимствованы из прошлого и сохраняют ли они актуальность для рассматриваемого этапа, могут ли они быть использованы без изменения в соответствии с новыми требованиями.

Принцип пропорциональности и сбалансированности. Основной чертой управления народным хозяйством является постоянная сознательно поддерживаемая пропорциональность. Этот принцип планирования вытекает из объективного экономического закона планомерного пропорционального развития общества. Однако надо иметь в виду, что всякая пропорциональность, т.е. гармоничность развития, обязательно требует сбалансированности. Если в планах допускается несбалансированность, это означает, что в них отсутствует и должная пропорциональность развития, имеют место диспропорции. В процессе планирования необходимо изучить состояние соотношений и пропорций. Для каждого хозяйствующего субъекта характерен определенный набор пропорций, который может меняться на разных стадиях развития.

Принцип научной обоснованности. Этот принцип ориентирует плановые органы на совершенствование методологии планирования - как его теоретической базы, так и методов разработки планов. Принцип научности планирования основывается на изучении, познании и сознательном использовании объективных экономических законов, на экономической обоснованности планов.

Принцип научности несовместим с игнорированием реальных экономических условий и предпосылок.

Принцип непрерывности. Пропорциональность должна поддерживаться постоянно и сознательно. Это означает, что необходимо последовательно соблюдать принцип непрерывности планирования и иметь для этого специальный механизм. Таким механизмом является система взаимосвязанных, перспективных, текущих и оперативных (на уровне предприятия) планов. Благодаря их взаимодействию можно постоянно и своевременно реагировать на возникающие отклонения и разрабатывать необходимые меры по преодолению появившихся препятствий.

Принцип основного звена. Речь идет о строго научной процедуре отбора и ранжирования приоритетов, обеспечении их органического встраивания в ход разработки планов, в объективно обусловленные пропорции, нахождение достаточно гибких форм их реализации.

Принцип оптимальности. Способность хозяйствующего субъекта к адаптации основывается на возможности изменений его внутренней структуры, которые в итоге приводят его в соответствие с состоянием внешней среды.

Принцип минимальной достаточности. Сущность этого принципа заключается в том, что на более высоком уровне решаются те проблемы, которые нельзя решить на низших уровнях, т.е. каждый уровень должен решать задачи, выполняемые в рамках его экономической компетенции. Речь идет о качественном изменении форм и содержания планирования применительно к уровням хозяйствования (макро-, мезо-, микроуровни).

Принцип конкурентоспособности. Экономика сегодня качественно иная, вследствие чего меняются правила (принципы) планирования. Теперь перед ним стоят принципиально другие, более сложные задачи. Сейчас уже недостаточно обеспечения экономического роста - в системе приоритетов первенство принадлежит конкурентоспособности. Долговременная конкурентоспособность, определяемая прочностью и устойчивостью позиций в отраслевой, региональной национальной, общемировой системах разделения и кооперации труда, является основным принципом современной экономической стратегии страны и хозяйствующих субъектов.

Стратегическое планирование ставит целью комплексное научное обоснование проблем, с которыми может столкнуться фирма в предстоящем периоде, и на этой основе разработать показатели развития фирмы на плановый период.

Стратегическое планирование осуществляется путем реализации следующих процедур:

Анализ перспектив развития фирмы (выяснение тенденций и факторов, их определяющих, выявление «чрезвычайных ситуаций», которые могут изменить сложившиеся тенденции);

Анализ позиций в конкурентной борьбе (конкурентоспособность продукции фирмы на различных рынках и перспективы фирмы при реализации оптимальных стратегий во всех существующих видах деятельности);

Выбор стратегии в различных видах деятельности, выбор приоритетов и распределение ресурсов;

Анализ направлений диверсификации (оценка недостатков существующего набора видов деятельности и определение новых направлений).

Балансовый метод планирования - это метод, обеспечивающий согласованность, равновесие и пропорциональность развития хозяйствующих субъектов Применение балансового метода объективно обусловлено действием закона планомерного, пропорционального развития экономики

Этот метод заключается в построении системы балансов, представляющих собой таблицы.

2. Методы принятия управленческих решений.

На современном этапе развития менеджмента, как экономической науки, всю методологию принятия управленческих (оперативных) решений принято подразделять на определенное число различных классификаций.

 К подобному роду  классификаций можно отнести  три основных, суть которых сводится  к следующему.

1) Методы, основанные на  интуиции управляющего, которая  обусловлена наличием у него  ранее накопленного опыта и  суммы знаний в конкретной  области деятельности, что помогает  выбрать и принять правильное  решение. Основной упор со стороны  руководителя, ответственного за  принимаемые им решения, здесь  делается на его видении и  оценке определенной ситуации. У  этого метода, разумеется, есть свои  плюсы и минусы. Плюсы заключаются  в достаточно легком и свободном  понимании менеджером основных  положений поставленной пред  ним задачи, то есть относительно  лёгкое вхождение в суть проблемы. Однако, у этого метода принятия решений плюсов гораздо меньше, чем минусов, в число которых можно отнести и различия в квалифицированности руководителей (опыт и стаж работы); и несопоставимость с мнением большинства, следствием чего может явиться несогласованность в работе коллектива; и высокая степень риска; и зачастую стихийный характер принимаемого решения, и тому подобное.

2) Методы, основанные на  понятии "здравого смысла", когда  управляющий, принимая решения, обосновывает  их последовательными догмами  и доказательствами, содержание  которых опирается на накопленный  им практический опыт. Данный  метод является полным антиподом  предыдущего. Этому методу свойственна  строгая последовательность действий, предшествующих принятию решения. Во-первых, прослеживается четкость  и отлаженность процедуры принимаемого  решения, следствием чего может  являться более высокое качество  решения и адекватность его  принятия. Во-вторых, степень риска  понести потери и убытки от  принимаемых решений значительно  ниже, чем в первом случае. И  в-третьих, над разработкой и последующим  принятием решения трудится не  только руководитель, но и весь  коллектив, что, несомненно, сказывается  на эффективности таких решений.

3) Методы, основанные на  научно-практическом подходе, предполагающем  выбор оптимальных решений на  основе переработки большого  количества информации, и помогающем  обосновать принимаемые решения. Этот метод требует применения  современных технических средств  и, прежде всего, электронно-вычислительной  техники. Проблема выбора руководителем решения одна из важнейших в современной науке управления. Она предполагает необходимость всесторонней оценки самим руководителем конкретной обстановки и самостоятельность принятия им одного из нескольких вариантов возможных решений.

Поскольку руководитель имеет возможность выбирать решения, он несет ответственность за их исполнение. Принятые решения поступают в исполнительные органы и подлежат контролю за их реализацией. Поэтому управление должно быть целенаправленным, должна быть известна цель управления. В системе управления обязательно должен соблюдаться принцип выбора принимаемого решения из определенного набора решений. Чем больше выбор, тем эффективнее управление.

При выборе управленческого решения к нему предъявляются следующие требования:

- обоснованность решения;

- оптимальность выбора;

- правомочность решения;

- краткость и ясность;

- конкретность во времени;

- адресность к исполнителям;

- оперативность выполнения.

3. Процесс коммуникации как средство передачи информации. Коммуникативные барьеры.

Термин «коммуникация» происходит от латинского слова «communication» означающего «сообщение», «связь».

Коммуникация- это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Для выполнения всех фун кций управления необходимы принятие решений (как суть самого управления), а также обмен информацией для выработки решений, понятных для всех членов, подразделений и окружения организации.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, восприятий, отношений и т. п. от одного лица другому в устной, письменной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в организации:

-во-первых, решение многих  управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных событий;

-во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся непосредственностью и двусмысленностью.

Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс. Как явление коммуникации представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организаций соответствующих организационных форм. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности отношений между людьми. Эти отношения могут характеризоваться либо полной поддержкой коллег, руководителей или подчиненных, либо наличием противоречий между ними.

При передаче стратегически важного сообщения разным группам адресатов следует соответствующим образом варьировать формулировки. Обычно руководитель исполнительного аппарата управления выступает более достойным дублером, способным выполнить задачу, непосредственно возложенную на ведущего работника. Формы обращения могут быть различными - от энергичных лозунгов до обширных подробных документов. Один из способов сделать стратегию организации понятной - перевести ее в оперативные термины.

Если управленческая миссия нацелена на создание конкурентных преимуществ и модернизацию продукции, то суть организационных перемен становится значительно яснее. Это относится и к осуществлению перемен в организационной структуре и инвестиционной политике. При приобретении и продаже предприятий, к изменению в структуре издержек и капиталовложений, а также к сдвигам в философии менеджмента и пересмотру рынков сбыта и целевых установок. Таким образом, эффективность коммуникации можно повысить путем предоставления более или менее подробной информации одной и той же группе адресатов в различные временные интервалы. Однако следует поставить жесткие барьеры на пути приукрашивания стратегических сообщений риторическими фразами, что невольно вызывает сомнения в искренности авторов документа.

Одной из наиболее распространенных ошибок является практика чрезмерных коммуникаций, осуществляемых и неподходящее для этого время. С другой стороны, в настоящее время коммуникация располагает богатым арсеналом средств, но, ни одно из них по своей действенности не может сравниться с непосредственным обращением личности, символизирующей процесс организационных перемен. Вот почему способность общаться - коммуникабельность - является одним из основных качеств настоящего руководителя. Без коммуникации невозможна совместная деятельность, а также управление, поскольку оно, с одной стороны, использует существующие и сложившиеся формы коммуникации, а с другой стороны, формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и управление ею.

 Существуют два аспекта  коммуникации:

-информационный - характеризующий процессы движения информации;

-личностный - характеризующий взаимодействие личностей.

Эти два аспекта теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация подразумевает не только передачу и получение информации, по и личностные ее оценки, и индивидуальные интерпретации.

Основная цель коммуникационного процесса - это обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т, е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей и организаций. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1.Отправитель – лицо, которое формирует или отбирает идеи, подлежащие передаче, собирает или отбирает информацию, кодирует сообщение и передает ее.

2.Сообщение - сущность информации, передающейся устно, или закодировано, с помощью символов.

3.Канал – средства передачи информации.

4.Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое принимает сообщение, декодирует и воспринимает его.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов:

-зарождение идеи;

-кодирование сообщения;

-выбор канала сообщения;

-декодирование (расшифровка) сообщения.

Задача взаимосвязанных этапов коммуникационного процесса состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны процесса (отправитель и получатель) поняли и разделили исходную идею. Этого добиться бывает не всегда просто, т.к. на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен.

Первый этап - зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Возможное непонимание и даже предпосылки конфликта могут быть заложены уже па этом этапе, в частности, по вопросам выбора идеи.

Руководство, генерирующее идею, не может не принимать во внимание, кому она адресована, как будет воспринята, будет ли понята. Уже в обосновании идеи выражено отношение отправителя к получателю. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники (руководители, исполнители) со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации. Этот этап включает в себя следующие шаги: тот, кто передает информацию, называется отправителем. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса. Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках коммуникационного процесса и формирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику.

Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут действовать неудачно, поскольку по отношению к ним именно так действует высшее руководство. Дело в том, что руководители высшего звена часто служат ролевой моделью для поведения подчиненных. Что в действительности необходимо, так это осознать, какие идеи предназначены к передаче, до того как отправляется сообщение, и уверенность в адекватности и уместности идей с учетом конкретной ситуации и цели.

Второй этап - кодирование идеи. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Кодирование - это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан.

Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков - носителей информации (язык, свет, физические действия и т. д.). Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть текст, рисунок, поступок и т. д.

Таким образом, кодирование - это перевод идей источника в систематически набор символов на язык, выражающий цели источника (отправителя). Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов. Однако осложнения возможны и на этом этапе обмена информацией - этапе кодирования. Ясно, что «технология» кодирования может определенным образом повлиять на восприятие сообщения, в том числе вызвать у получателя негативную реакцию из-за неверно истолкованного жест сообщения.

В результате формируется послание, содержащее данные с определенным значением. Смысл и значение послания представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства.

Третий этап - выбор капала сообщения. Отправитель должен также выбрать канал совместный с типом символов, использованных для кодирования. Если канал не пригоден для физического воплощения символов, передача сигнала невозможна.

Каналы относятся к передаточным механизмам от отправителя к получателю. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефон, неформальная связь, групповые сообщения и др. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. Передатчиком может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство. Как только передача послания или сигнала началась, коммуникационный процесс выходит из-под контроля средства или человека, его пославшего. Отправленное послание обратно вернуть уже нельзя. В этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания се значения.

Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания или сигнала по другую сторону канала (получатель). Если в ходе движения по каналу в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается несостоявшимся. Получатель - это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации, которая заключается не только в фиксации получения послания, но и в значительной степени в раскодировании этого послания в понятное и приемлемое для получателя значение. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Передача информации - это физическая передача сообщения, которую иногда по ошибке принимают за сам процесс коммуникации, т. к. передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Четвертый этап - декодирование сообщения. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Декодирование сообщения включает восприятие (что получил) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Получить - не означает понять, а попять - это еще не значит принять. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован, Каждый приемник (или получатель) расшифровывает сигнал в свете своего предыдущего опыта и формы рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной посланником, тем более эффективна коммуникация. Но по ряду причин получатель может придать сообщению несколько иной смысл, чем тот, который подразумевал отправитель.

С точки зрения менеджера, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель. На эффективность обмена информацией значительное влияние оказывают шум, обратная связь и культура менеджера или работника организации.

Возможное искажение в значении послания (сигнала) связано с наличием в процессе коммуникации шума (помехи, барьера, нарушающего качество сигнала). Шум - это любое вмешательство и процесс коммуникации па любом из его участков, искажающее смысл послания. Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигнала, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т. д.), затрудняющие точную передачу сигнала. В деятельности организации к помехам и барьерам (шумам), нарушающим качество сигнала, относятся:

-отвлечения;

-неправильная интерпретация  со стороны приемников или тех, кто послал сигнал;

-различные значения, придаваемые  одним и тем же словам разными  людьми (семантические проблемы);

-статусное различие между  руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними;

-приемник слышит только  то, что хочет услышать (ценностная  оценка).

В принципе, определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе коммуникационного процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла сообщения.

Обратная связь позволяет обеим сторонам коммуникационного процесса подавлять шум, т. е. то, что искажает смысл предаваемого сигнала, сообщения. Обратная связь - это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением.