Международная « Лига развития науки и образования  » ( Россия )

     Международная ассоциация развития науки,

     образования и культуры России ( Италия )

     « ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ »

     Волгоградский филиал

     КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

     по  дисциплине «Основы  документационного  обеспечения управления»

     тема  «Архивное хранение документов»

     Выполнила: студентка

     гр. М 301-05

     Кузнецова А. В.

     Проверил  преподаватель:

     Исмагулов В. К.

     Волгоград – 2008 г.

      План:

1. Введение
2. Экспертиза ценности документов
3. Описи дел
4. Оформление дел
5. Порядок передачи дел в архив
6. Хранение документов в электронном виде
7. Заключение.

      I. Введение

     Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

     На  предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

     – организационные документы;

     – распорядительные документы;

• информационно - справочные документы.

     На  предприятии существует также служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая должна принимать  к обработке только правильно  оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

     Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы  организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

     В своей работе я рассмотрю вопрос по подготовке исполненных документов к архивному хранению, выясню, что включается в этот процесс, дам понятие следующим терминам:

• Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;
• Описи дел;
• Оформление дел;
• Описание документов постоянного и долговременного хранения;
• Обеспечение их сохранности;

      II. Экспертиза ценности документов

     После того, как документы исполнены, они подлежат архивному хранению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованию включает:

• Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• Описи дел;
• Оформление дел;
• Описание документов постоянного и долговременного хранения;
• Обеспечение их сохранности;
• Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

     (Ведомственным  называется архив, находящийся  в непосредственном подчинении  соответствующей организации, не  входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.

     Номенклатура  дел – это систематизированный  перечень заводимых в организации  дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

     Типовая номенклатура дел составляется для  однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она  устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

     Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием  их индекса и носит рекомендательный характер.

     Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

     Работу  по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

     Номенклатура  для организации составляется службой  документационного обеспечения  на основе номенклатуры дел структурных  подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с  ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

     При составлении номенклатуры дел организации  следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с  указанными в них сроками хранения.

     Экспертиза  ценности документов постоянного и  временного сроков хранения должна проводиться  ежегодно.

     На  экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.

     В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• постоянного хранения в государственных архивах;
• временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
• временного хранения (до 10 лет);
• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

     III. Описи дел

     По  результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

     Описи дел постоянного, временного срока  хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению  рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются  с ведомственным архивом.

     Дела  временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел  постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу  за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

     Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный  поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный  архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

     На  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному  составу составляются отдельные описи.

     Не  подлежащие сдаче на государственное  хранение дела с временным (до 10 лет  включительно) сроком хранения по истечении  установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение  документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

     Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

     IV. Оформление дел

     Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

     Полное оформление дела предусматривает:

• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);
• нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;
• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
• составление заверительной надписи дела;
• подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

      V. Порядок передачи дел в архив

     В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

     Дела  временного (до10 лет) хранения в архив  организации, как правило не передаются.

     Принимая  дела, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет  правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается  в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

     В небольших по структуре и штатной  численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

     Взаимодействие  государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

     Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

     При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие – либо дела утрачены).

     Затем дела шифруются. Шифровка включает в  себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

     Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача  дел оформляется актом. Организация  – сдатчик и государственный  архив расписываются на всех экземплярах  описей и акта сдачи документов.

     Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

     VI. Хранение документов в электронной форме

     С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

     Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

     Прежде  всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

     Хранение  файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При  работе в сети пользователю могут  быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

     В организациях с большим объемом  совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы  – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный  доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

     Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих  папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных  классификаторов.

     Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

• устойчивого электропитания;
• резервного копирования;
• антивирусной защиты;
• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

     Особенность электронного хранения состоит в  направлении документов в электронный  архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это  позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

     База  данных о документах формируется  в процессе их регистрации.

     Данные  о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все  документы за истекший год будут  исполнены. База данных используется только для справочной работы и может  быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

     Документы постоянного и долговременного  сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

     Сроки хранения документов не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями  документов с указанием сроков хранения.

     В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделятся по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

     Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” – пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

      VII. Заключение

     Подводя итог, я выяснила, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопро-изводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

     Оформление  дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

     В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

     Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

     По  окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

     Архивные  правила предусматривают составление  описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

     В случае передачи документов на государственное  хранение по требованию архивных органов  на основе подокументных описей легко  могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

      Список использованной литературы:

1. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.- 215с.;
2. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005.- 243с.;
3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006.- 119с.