Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

    Содержание 

    Введение……………………………………………………………………...3

    Глава I. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации………………………………………………………..4

    Глава II. Техническое обеспечение системы управления персоналом организации………………………………………………………………………9 

    Заключение………………………………………………………………...17

    Список  использованной литературы…………………………………..19  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Ведение

    Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы  управления организацией, - выработка  решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

    Процесс управления персоналом можно представить  в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых  решений, направленных в конечном счете  на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

    Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

    При проектировании и разработке информационного  обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для  принятой технологии управления.  
 

    Глава I. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации.

    Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на различных уровнях  системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Конкретно необходимость  обеспечения выполнения этих функций дает возможность разглядывать управление персоналом как информационный процесс, т. Е. Функционально включающий получение, передачу, обработку 
(преобразование), хранение и внедрение информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

    Процесс управления персоналом можно представить  в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых  решений, направленных в конечном счете  на достижение главной цели функционирования организации. 
Выработка каждого из этих решений обязана быть информационно обеспечена.

    Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по размеру, размещению и формам организации  информации, циркулирующей в системе  управления при её функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно- справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и особые).

    Для того чтоб служба управления персоналом могла удачно делать свои функции, нужно соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

    Комплексность – информация обязана комплексно отражать все стороны деятельности службы: техно, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

    Оперативность – получение входной информации обязано происходить сразу с  протеканием процесса в управляемой  системе либо совпадать с моментом её завершения.

    Систематичность – требуемая информация обязана  поступать систематически и непрерывно (по способности).

    Достоверность – информация обязана формироваться  в ходе довольно чётких измерений.

    Информационное  обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное  и внутримашинное. Таковая классификация информационного обеспечения может быть использована лишь при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (конкретно, к примеру, персональные компьютеры либо используемые вычислительные ресурсы организации). а) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодировки информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения конфигураций в документации.

    Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком конкретно без внедрения средств вычислительной техники.

    Во  внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется  в виде движения документов меж управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. П.); По полосы обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем либо прошедшем состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение дозволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов. Б) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, скопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

    Главным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

    В последнее время обширное распространение получило внедрение ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. Д. В данной связи одной из центральных заморочек проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

    недочеты  обычного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором  разработка информационной базы ориентировались  на конкретные функциональные задачки, привели к необходимости ориентации фактически на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно- ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

    Все это обусловило новенькую компанию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение  в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных юзеров, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

    Банк  данных строится из баз данных, любая  из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

    В базе данных накапливается и постоянно  обновляется информация в виде маленького числа массивов, каждый из которых  нацелен на внедрение при решении  многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе чёткой динамической информационной модели объекта управления.

    В данной связи раскрывается принципиально  новая возможность использования ЭВМ несколькими юзерами, которые вместе разрабатывают и употребляют программы, обобщают получаемые результаты.

    К разработке информационного обеспечения  службы управления персоналом предъявляется  ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки  информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; нужная избыточность информационного обеспечения, позволяющая юзерам различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

    Средства  передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предусмотрены  для передачи информации в пространстве.

    Средства  хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предусмотрены для передачи информации во времени.

    Средства  обработки информации (средства вычислительной техники) составляют базу КТС службы управления персоналом. Они предусмотрены  для преобразования исходных данных в результирующую информацию, нужную для принятия управленческих решений.

    Средства  выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные  устройства (мониторы), графопостроители и пр. Они предусмотрены для  преобразования информации в вид, удачный  для восприятия человеком.

    Но следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к различным классификационным группам. 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава II. Техническое обеспечение системы 
 
управления персоналом организации. 

    Основу  технического обеспечения системы  управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением  и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

    КТС должен обеспечивать решение задач  управления с минимальными трудовыми  и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

    В связи с этим эффект применения КТС  в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

    КТС должен обладать информационной, программной  и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

    Исходными данными для выбора технических  средств являются:

• характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
• характеристики технологического процесса обработки информации;
• технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

    Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);
• объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

    При выборе оборудования следует учитывать  назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

• производительность при выполнении технологических операций;
• надежность работы;
• совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
• стоимость оборудования;
• состав и количество обслуживающего персонала;
• площадь, требуемая для размещения оборудования.

    Материалы анализа технического обеспечения  службы управления персоналом, а также  данные об использовании технических  средств, являются исходной базой составления  задания на проектирование технического оснащения службы.

    Проектные решения должны обеспечивать:

• рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;
• улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;
• соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;
• комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;
• экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

    Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

    Состав  и последовательность операций по выбору технических средств для их использования  в службе управления персоналом включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
• определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
• формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
• определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
• выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
• проведение сравнительного анализа технических средств;
• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

    В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

    Средства  сбора и регистрации  информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств – преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

    Средства  передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

    Средства  хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

    Средства  обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

    Средства  выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

    Однако  следует отметить, что приведенная  выше классификация технических  средств службы управления персоналом организации условна, так как  многие типы технических средств  выполняют комплекс функций, относящихся  к разным классификационным группам.

    Техническое обеспечение системы управления персоналом организации базу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (либо) автономных технических средств сбора, регистрации, скопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

    КТС обязан обеспечивать решение задач  управления с минимальными трудовыми  и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС обязана обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что существенно важнее, за счет способности использования экономико-математических способов решения задач управления на базе более полной и чёткой информации.

    В связи с этим эффект внедрения  КТС в службе управления персоналом обязан определяться не понижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических характеристик работы службы в целом и отдельных её подразделений за счет более оптимального управления.

    КТС обязан обладать информационной, программной  и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новейших устройств.

    Исходными данными для выбора технических  средств являются: 
- свойства задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации; 
- свойства технологического процесса обработки информации; 
- технические свойства оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

    Основными чертами задач, которые обязаны учитываться при выборе оборудования, являются

    - носители входной и выходной  информации (документы, типизированные  бланки, машинные носители информации и т. Д.);

    - размер входной и выходной  информации по указанным носителям;

    - объемы вычислительных работ;

    - сроки выполнения работ по  решению задач управления персоналом;

    - формы и методы представления  результатов решения задач юзерам.

    При выборе оборудования следует учесть назначение и состав комплектов оборудования и его главные свойства:

    - производительность при выполнении технологических операций;

    - надежность работы;

    - сопоставимость работы оборудования  разных типов, в том числе персональных компьютеров;

    - цена оборудования;

    - состав и количество обслуживающего персонала;

    - площадь, требуемая для размещения оборудования.

    Материалы анализа технического обеспечения  службы управления персоналом, а также  данные об использовании технических  средств, являются исходной базой составления  задания на проектирование технического оснащения службы.

    Проектные решения обязаны обеспечивать:

    - рациональную структуру, состав, нужное количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;

    - улучшение общего технического  оснащения по отдельным видам и фронтам работ службы;

    - соответствие производительности  и надежности технологически  связанных средств на уровне  службы управления персоналом  и в рамках системы управления организации в целом;

    - комплексное внедрение технических  средств при реализации подразделениями  службы собственных функций и отдельных работ;

    - экономичность эксплуатации средств  технического оснащения.

    Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он описывает издержки на их приобретение и эффективность грядущего функционирования службы управления персоналом.

    Состав  и последовательность операций по выбору технических средств для их использования  в службе управления персоналом включает: 
- определение видов работ, которые нужно делать с внедрением технических средств либо автоматизировать;

    - определение требований, предъявляемых  к техническим средствам.

    Обоснование состава характеристик, характеризующих  предъявляемые требования к техническим средствам;

    - формирование списка технических средств, выпускаемых русскими и забугорными фирмами, внедрение которых дозволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачки;

    - определение характеристик свойства  и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного списка;

    - выбор способа сравнения технических  средств для определения более эффективного;

    - проведение сравнительного анализа технических средств;

    - обоснование рекомендаций по  выбору более эффективных технических средств, в большей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

    - принятие решения о приобретении  выбранных технических средств.

    В согласовании с последовательностью  стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно поделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Сегодня, в условиях конкуренции за квалифицированные  кадры рождаются все более сложные мотивационные схемы, схемы планирования потребностей в кадрах, схемы по подготовке и обучению персонала и т.п. Очевидно, что задача эффективного управления кадрами в крупных компаниях не может быть решена без качественной информационной и технической поддержки. Наиболее эффективным инструментом повышения отдачи от работы служб управления персоналом является использование комплекса технических средств и специализированных программных продуктов. Однако при формировании автоматизированного комплекса задач по управлению кадрами необходимо руководствоваться принципом разумной достаточности и помнить, что корпоративная система управления (КСУ) - это система не автоматическая, а такая, в которой прерогатива принятия решений остается за человеком.      

      Люди организуют свою деятельность  в  силу  разных  причин  -   чтобы закончить работу или задание,  чтобы  сократить  или   удалить  дублирование действий,  чтобы   создать   центры   ответственности,    чтобы   обеспечить стабильность.  Информационные   системы   должны   поддерживать  эти   цели.

    Информационные  системы   обеспечивают   определенные   преимущества   перед конкурентами  автоматизируя  операции  внутри  системы  и  улучшая  качество или поставку конечного  продукта   организации.  Преимущества  внутри  самой фирмы  проявляются  в    поддержке   операционного   контроля,   организации управленческого   контроля   и    в   стратегическом   планировании.   Также информационные   системы   улучшают   качество   продукта,   расширяя   его документальную базу  и   сервис.   Используя  глобальную  компьютерную  сеть Интернет,  руководители  способны  получать   и   обмениваться   оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

    Таким  образом,  использование технологий, которые входят в  понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

    Использование  информационной  технологии   относится   к   наиболее противоречивым  внутрифирменным  проблемам.  Руководство  предприятий  часто отказывается их решать, так как не чувствует себя  достаточно  компетентным.

    Решения  обычно  возлагаются  на  руководителей  информационных  служб   или специализированные внешние организации.

    Полный  переход к электронной форме  информации пока еще невозможен по ряду  объективных  причин,  обусловленных   не   ограничениями   современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и  имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а  внешними  по  отношению  к ним факторами (законодательство,  инерция мышления,  недостаточный уровень компьютеризации в среднем по  стране).  Поэтому,   говоря   о   концепции построения комплексных информационных  систем,  нельзя  не  упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1. Бирюк А. Как  мотивировать персонал к результативной постоянной работе.- "Бизнес Без Проблем-Персонал" №5, 2002.
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 2005.
3. Воробьев В.Г. Человеческие ресурсы и современная служба персонала. 2006.
4. Ламанов А. Мотивация персонала в инновационном бизнесе.- "Человек и труд" №2/2003.
5. Мобильность кадров.- ''Управление персоналом'' №6, 2000.
6. Резник С.Д. Как повысить свою работоспособность и творческую отдачу. - Пенза, 2000.
7. Резник С.Д. Как повысить свою работоспособность. - Пенза: Олимп, 2005. - 72 с.
8. Резник С.Д., Бондаренко В.В. Рационализация труда управленческих кадров 2007.