Информационное обеспечение работы менеджера

Министерство  сельского хозяйства Российской Федерации

Департамент научно-технологической политики и  образования

Федеральное государственное образовательное  учреждение

профессионального высшего образования

Красноярский  государственный аграрный университет 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

на тему:

«Информационное обеспечение работы менеджера» 
 
 
 
 

     Выполнил:

     студент гр. МД-11

     Лигачева  А.О 

     Проверил:

     Каменская Н.В 
 
 
 
 
 
 
 

Красноярск 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение.

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение  управления

1.1 Управленческая  деятельность

1.2 Информационное  обеспечение управленческой деятельности

1.3 Организация  информационного обеспечения

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя

2.1 Системы документации

2.1.1 Организационно-правовая  документация

2.1.2 Распорядительная  документация

2.1.3 Справочно-информационная  документация

2.2 Порядок движения  документов в организации

2.2.1 Экспедиционная  обработка поступающих документов

2.2.2 Предварительное  рассмотрение документов в службе  ДОУ

2.2.3 Организация  рационального движения документов  внутри организации

2.3 Организация  секретарской деятельности

Глава 3 Программное  обеспечение управленческой деятельности

Глава 4 Системы  управления базами данных

4.1 Понятие и  классификация современных систем  управления баз данных

4.2 Основные функции  систем управления базами данных

4.3 Типовая организация  современных СУБД

Заключение

Список использованной литературы 

 

Введение 

     В окружающем нас мире имеется много  предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью  и имеющих различный юридический  статус и форму собственности. Появление  подобных производственных и экономических  объектов определяется их назначением  удовлетворять те или иные потребности  общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.

     Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование  новых информационных технологий. Среди  наиболее важных и массовых сфер, в  которых информационные технологии играют решающую роль, особое место  занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм  специалистов, занятых управленческой деятельностью.

     Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и  развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные  аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки  до системного анализа и поддержки  сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и  оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют  учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным  специалистам получать в нужное время  и в полном объеме необходимую  информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей. 

 

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления 

1.1 Управленческая деятельность 

     Управление  в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой  ориентируются некоторые подразделения  организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций  можно определить как управленческую деятельность.

     В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определятся как  система управления.

     Органы  управления оказывают на управляемый  процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое  состояние управляемого процесса с  требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого  необходимо получать информацию об управляемом  процессе. Другими словами, управляющая  и управляемая части взаимодействуют  друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру. 

     Система управления

       

     

     Информация  об       Управляющие

      управляемом процессе        воздействия 
 

Схема 1 Информационный контур в системе управления 

Информационный  контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Информационная система может быть автоматизированной, а также может  основываться на бумажных носителях. В  любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

• персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;
• пользователей информационной системы – потребителей информации;
• техническую составляющую информационной системы в виде оборудования;
• программное обеспечение;
• информационные ресурсы организации.

     Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом  для формирования любых документов, которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются  на информацию. Ее свойства:

• достоверность, т.е. не искажает истинного положения дел;
• адекватность, т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия;
• полнота, если информация достаточна для понимания и принятия решений;
• краткость и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена;
• своевременность, т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

     

 
 

          Схема 2   Информационные ресурсы организации 

       В рамках любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.). 

     Документ  – информационное сообщение в  бумажном или электронном виде, оформленное  по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Перемещение  документов и работа с ними в организации  – ее документооборот. Документооборот  – система создания, передачи, приема и архивирования документов, а  также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа. 

1.2 Информационное обеспечение  управленческой деятельности 

     Существенная  часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

     1. по наименованию:

     - письма;

     - телеграммы, телефонограммы; 

     - заявления;

     - предписания;

     - характеристики;

     - справки;

     - инструкции;

     - удостоверения;

     - приказы, распоряжения, решения,  указания, поручения, протоколы и  т.п.;

     2. по типу материального носителя:

     - бумажные (письменные, графические  и т.д.)

     - фото-, кино- и видеодокументы;

     - электронные документы;

     3. по принадлежности к системе  документации определенного вида  деятельности:

     - система управленческой документации;

     - система обеспечивающей документации;

     - система документации по основной  деятельности и т.п.

     Система управленческой документации:

     1) распорядительная документация, состоящая  из документов, фиксирующих управленческие  решения (постановление, решение,  приказ, распоряжение, указание, поручение);

     2) документация по планированию;

     3) информационно-справочная и аналитическая  документации.

     Система обеспечивающей документации:

1. документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;
2. документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

     Система документации по основной деятельности:

1. документация по материально-техническому обеспечению;
2. производственно-технологическая документация.

 

     1.3 Организация информационного  обеспечения 

     Информация  позволяет управлять. Но и информацией  нужно управлять. Управлять процессом  ее получения и использования, информационными  ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в  рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и  т.п.

     Информационное  обеспечение предполагает решение  задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

     Цели  и задачи информационного обеспечения  управленческой деятельности можно  определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
• создание и развитие систем обработки и передачи информации;
• развитие системы информационного обеспечения.

     Информационное  обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные  и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических  средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

• законодательные акты РФ;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
• методические материалы по работе с документами;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации.

     Любая организация существует в некоторой  внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными  объединениями и отношениями  между ними. Эта же организация  порождает свою внутреннюю среду.

     Внутренняя  среда формируется совокупностью  структурных подразделений предприятия  и работающих там людей и отношениями  между ними. В зависимости от источника  возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и  внешнюю информации. Внутренние источники  информации – это внутриорганизационные  подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

     Информация  внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное  состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

     - законодательные и регулирующие  органы;

     - клиенты и партнеры предприятия;

     - информационные агентства;

     - конкуренты;

     - органы статистического учета.

     Информация  из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет  вероятностный характер.

     Удовлетворение  информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа  информации. Эти действия совершаются  как в плановом порядке, так и  в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

• простые и сложные запросы;
• формализованные и неформализованные запросы.

     Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

     В результате обработки информации формируются  документы и отчеты с недокументированной  информацией, которые предоставляются  органам управления.

     Возможны  две основные формы организации  информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и  частично или полностью децентрализованная.

     Централизованное  информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений  организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и  информационными технологиями.

     Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах  непосредственно на рабочих местах.

     Достоинства и недостатки обеих технологий привели  к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода  – организации информационного  обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для  организации информации, в которых  располагаются соответствующие  базы данных, общие для любых функциональных подсистем. 

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя 

2.1 Системы документации 

2.1.1 Организационно-правовая  документация

     Одна  из основных управленческих функций, реализуемых  в деятельности организаций –  организация системы и процессов  управления, т.е.:

• создание организации;
• регистрация организации;
• установление ее структуры;
• определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;
• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
• установление режима работы и системы охраны;
• организация труда работников оценка труда работников.

     Организационная деятельность учреждения фиксируется  в организационно-правовых документах. К ним относятся:

• учредительный договор – это договор, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности;
• устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица;
• положение об учреждении – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
• регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа;

     Организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру утверждения  уполномоченным на это органом –  вышестоящей организацией, руководителем  данной организации, коллегиальным  органом или руководителем структурного подразделения. С точки зрения действия организационно-правовые документы  относятся к бессрочным.

     Разрабатывает эти документы учреждения или  подразделения с привлечением юристов  и квалифицированных специалистов. В процессе подготовки данные документы  в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми  заинтересованными подразделениями  и лицами, юристом, заместителями  руководителя организации. 

2.1.2 Распорядительная  документация

     Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов – регулирование и  координация деятельности.

     Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования  организационной структуры учреждения, определения или корректировки  средств и способов осуществления  основной деятельности, обеспечения  организации финансовыми, трудовыми  и иными ресурсами. В юридическом  плане такие документы относятся  к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

     С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты федерального уровня;
• правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;
• правовые акты организаций, предприятий.

     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления. С  точки зрения порядка разрешения вопросов эти документы делятся  на:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).

     Постановление – это правовой акт, принимаемый  органами федеральной исполнительной власти, а также исполнительными  органами субъектов РФ в целях  разрешения наиболее важных и принципиальный задач, стоящих перед данными  органами, и установления стабильных норм, правил. Решение – это правовой акт, принимаемые органами организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в  целях разрешения основных и оперативных  задач, стоящих перед организацией. 

2.1.3 Справочно-информационная  документация

     Процесс принятия управленческих решений основан  на сборе и обработке объективной  и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел  в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее  место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные  записки, переписка и др. Эти документы  не содержат поручений, не обязывают  выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать  определенные решения. Особенностью этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

     В состав информационно–справочных документов входят:

• докладная записка – это документ, адресованный руководителю или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
• служебная записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально–технического, информационного, хозяйственного обеспечения др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;
• объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого–либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу;
• предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу;
• заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;
• служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте;
• электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере;
• справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;
• отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

 

2.2 Порядок движения  документов в организации 

     Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить  на следующие этапы:

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. организация рационального движения документов внутри организации;
4. экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

 

2.2.1 Экспедиционная обработка  поступающих документов