ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧЕРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

     «СЕВЕРО-КАВКАЗСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»

     КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 
 

Реферат на тему:

«Информационное обеспечение органов исполнительной власти» 
 
 
 

     Выполнил  студент

     ГМУ

     Группы  № 532

     Александров

     Артём

     Анатольевич 

     Научный руководитель

     Перова  М.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Ростов – на – Дону

2011

Информационное обеспечение  органов исполнительной власти.

Все больше региональных правительств используют в своей работе информационно-аналитические службы. Практика политической и хозяйственной жизни такова, что «исследование, анализ и прогноз функционирования и развития столь сложных и слабо формализуемых систем, какими являются взаимосвязанные комплексы социальной, экономической и общественно-политической сфер жизнедеятельности регионов, не могут производиться на основе интуитивных представлений органов управления о конечном результате. Практика последних лет показала, что и метод прямых аналогий также слабо применим в реальных условиях, а адаптация аналогов зачастую приводит к их существенному искажению и дополнительным вложениям средств, зачастую превышающих затраты, использованные на создание самих аналогов».

Можно выделить четыре основных уровня информационно-аналитического обеспечения органов власти, создающих полную информационную картину о положении в управляемой области. Сюда следует отнести уровни обеспечения решения политических, стратегических, тактических и оперативных задач. Все они взаимосвязаны, и очевидно, что система информационно-аналитического обеспечения представляет собой связную структуру информационных, аналитических, прогнозных, экспертных подразделений различного типа, занятых сбором информации и информационным обеспечением, аналитической работой, средне- и долгосрочными прогнозами, научной работой в определенной сфере, обеспечением информационной безопасности, поддержанием деятельности информационных ресурсов (технические подразделения) и т.д. Все эти подразделения существуют «параллельно», каждое выполняет свою задачу в пределах общей согласованной системы задач.

При выделении  управленческих уровней в соответствии с указанным выше разделением  управленческих задач необходимо также  принимать во внимание специфику  информационно-аналитической работы на каждом из уровней. В данном случае необходимо говорить о формирующейся иерархии знания. Иерархии не в смысле системы допуска к знаниям, хотя и это является иногда необходимым, а в смысле организации целостной системы информации от нижних звеньев (с оперативными задачами), до верхних (с политическими и стратегическими задачами). При этом иерархия информационно-аналитических подразделений предполагает переход на новый уровень абстракции по отношению к нижестоящему подразделению.

Таким образом, можно заметить, что все информационно-аналитические подразделения в органах власти можно разделить по горизонтали (подразделения различной направленности, не подчиненные друг другу) и по вертикали (подразделения, выполняющие схожие функции и находящиеся в отношении управления и подчинения). Такого рода отношения между подразделениями представляют целостную систему обеспечения информацией процедуры принятия решений и управления. Информация, таким образом, существует одновременно во всех уровнях власти, но различается по параметрам использования. Такой подход позволяет систематизировать имеющиеся знания об объектах управления и дает возможность сформировать эволюционные модели с прослеживанием тенденций развития по отдельным параметрам.

Необходимо сказать  об объективной и субъективной стороне обсуждения объема информации. Сегодня стало расхожим утверждение, что лавина информации сегодня не поддается никакому учету и контролю. Похоже, это так, поскольку даже специалисты в своей области сталкиваются с невозможностью просмотреть все изданное, показанное и сказанное по какому-либо вопросу. Речь может идти только о каком-то приближении к полноте. Это то, что относится к объективным аспектам объема.

Другой исходный пункт касается субъективной стороны  информации, поскольку один человек не в состоянии удержать в голове весь объем информации, необходимый для принятия управленческих решений, соответствующих достаточно широкому горизонту проблем. Для удовлетворительного решения этих проблем, как правило, используется «штаб». Система информационно-аналитических подразделений, о которой идет речь, одновременно есть и штаб как таковой, и форма организации информации. При этом сохраняются индивидуальные особенности сторон информационного взаимодействия, что делает возможным сколь угодно гибкую политику самого взаимодействия. Пересмотр отношений между центром и территориями налагает на органы управления особые рамки, в которых глубина понимания ситуации и наличие альтернативных подходов к решению проблемы возможны только при наличии в системе органов государственной власти специфических подразделений - информационно- аналитических служб, разумеется, внутри поставленных ведущими управленцами задач.

Параллельно необходимо отметить, что многими осознается важность создания информационно- аналитических подразделений в органах исполнительной власти, что следует из участившегося включения таких структур в систему исполнительной власти многих регионов страны.

Требования  к работе информационно-аналитических  подразделений и  ограничения их деятельности

Основные требования к информационно-аналитическим службам, как правило, состоят в следующем:

1. предоставить информацию;
2. предоставить информацию в необходимом объеме;
3. предоставить информацию в необходимое время.

Эти требования вполне справедливы, поскольку «никому не будут нужны аналитические материалы после… принятия решения».Но одновременно эти требования к информационно-аналитическим подразделениям суть основные задачи ее существования. В соответствии с ними следует обдумывать и выстраивать систему информационно-аналитического обеспечения.

Очевидно, что  каждое из вышеперечисленных требований выполнимо до определенной степени. Так, например, требование предоставления информации ограничено объемом имеющейся  в распоряжении информации, объемом  баз данных, доступом к необходимой информации, уровнем технического обеспечения, характеристиками средств связи и т.д. Требование полноты информации может быть ограничено перечисленными выше условиями, а также квалификацией персонала и уровнем кадрового обеспечения. Требование своевременного предоставления информации ограничено объемом обрабатываемой информации, уровнем технического обеспечения, уровнем кадрового обеспечения и пр.

Общие ограничения  на работу с информацией могут  быть представлены как группа характеристик, действительно принадлежащих сторонам информационно-аналитической деятельности:

1. субъекту (активной стороне деятельности, получателю и преобразователю информации);
2. медиатору (средству получения, обработки, производства и передачи информации, «посреднику» между субъектом и объектом);
3. объекту (источнику информации).

В целом все  ограничения носят временный  и пространственный характер и интуитивно очевидны. Понятно, что один человек  не может одновременно существовать в нескольких местах, быть специалистом во всех областях знания, одновременно воспринимать, обрабатывать, производить и передавать информацию, сохранять в памяти детали сколь угодно долгое время. В определенной степени относится это и к сколь угодно большой группе людей, сосредоточенной в одном месте (количественные характеристики в данном случае принципиального значения не имеют). Максимальным случаем является использование всех человеческих ресурсов для информационной работы, что переводит проблему из плоскости аналитической в тотальную и, в свою очередь, порождает специфические проблемы организации.

Распространенным  путем преодоления этих ограничений  является усиление отдельной службы: укрепление кадрового состава качественно  и особенно количественно, материального  обеспечения (более мощные ПК, дорогостоящее оборудование, удобные рабочие места). Между тем опыт преодоления этих ограничений существует как минимум сто лет и выглядит иначе. Простейший пример - работа разведки и контрразведки. При невозможности легального сбора информации большой группой (группами) смысл решения состоит в работе небольшими коллективами, имеющими доступ к различным информационным ресурсам, в сведении данных в единую базу и анализе этой базы с выявлением основных тенденций развития ситуации. Собственно, таким же примерно образом дело обстоит и сегодня.

Опыт деятельности многих информационно-аналитических  подразделений показывает, что им всегда приходится работать в условиях недостаточности информации и времени. Выходом из этой проблемы, которая  у этих подразделений присутствует всегда, может стать организация целостной системы информационно-аналитического обеспечения. Существуют определенные преимущества организации, они состоят в следующем:

1. возможность обходится «малыми силами» (в зависимости от действительной потребности организации) на каждом конкретном месте;
2. возможность экономить ресурсы (т.е. опираться на действительные потребности конкретной организации);
3. возможность объединения ресурсов различных подразделений, предприятий (учреждений, объединений) и даже территорий;
4. возможность предоставления отдельной группе, предприятию (учреждению, объединению), территории оп-ределенной системы задач в общей системе информации в соответствии с их интересами и тенденциями развития;
5. возможность для заинтересованных и компетентных лиц получить информацию любого уровня - от первич-ной информации до готовых проектов решений - при необходимости практически одновременно с запросом.

Таким образом, можно предположить, что в такой системе могут быть максимально решены главные задачи, которые стоят перед информационно-аналитическими службами любого уровня, - предоставление необходимой информации в необходимом объеме в необходимое время.

Информация  и принятие решения

«Процессы подготовки и принятия эффективных решений  в основных сферах деятельности органов  государственной власти и управления субъектов Российской Федерации  становятся жизненно важными. При этом качество управленческих решений в  рамках системы регионального управления существенно зависит от глубины понимания ситуации и возможных альтернативных подходов к решению многочисленных проблем».Сложность получения информации на сегодняшний день обусловлена ее распределенностью (фрагментарностью) и разнопрофильностью. Распределенность информации означает, что доступные сведения находятся, условно говоря, в «разных местах». Показатель разнопрофильности информации - в значительном количестве используемых тезаурусов, обрабатываемых сфер знания, методик.

Существование информации в распределенном и разнопрофильном видах представляет значительную сложность для ее получения и обработки. Соответственно, любая работа по сбору, передаче, обобщению, анализу, хранению информации всегда будет исходить из неполноты (открытости) информации и, следовательно, будет субъективно окрашенной. Уровень, полнота и характер предоставляемой информации определяют полноту и характер решения по какому-либо вопросу. Таким образом, наиболее значимыми в этих условиях факторами работы с информацией являются:

• фрагментарность любой первичной информации;
• разнохарактерность любой первичной информации;
• субъективность любой обобщенной информации.

В результате можно  говорить о неполноте любого конечного  блока (набора смысловых единиц) информации и необходимости вынесения решения исходя из этой неполноты. Обработка такого неполного блока информации всегда зависит от вкусов и предпочтений в выборе методики, что неизбежно делает ее субъективно окрашенной. Тогда вопрос может ставиться так: каким образом неполная информация может быть использована для принятия решения? Существующие практические способы ответа на поставленный вопрос таковы:

• задействовать различные по направленности информационно-аналитические службы, что позволяет использовать разнохарактерную информацию;
• задействовать смежные области получения информации, что позволяет расширить контекст использования информации для принятия решения;
• использовать информацию различного уровня обобщения, что позволяет определять не только факты, но и общие закономерности и тенденции развития;
• обладать возможностями проверки информации на соответствие тенденциям развития необходимой сферы принятия решения.

Значение  информационно-аналитических  служб

Некоторые полагают, что информационно-аналитической  службе достаточно собрать и обобщить информацию, предоставить ее руководству и после этого ее работа заканчивается. В действительности, информация должна быть в состоянии постоянного изучения и аналитического контроля для того, чтобы в любой момент можно было предоставить руководителю готовые материалы необходимого уровня обобщения по интересующему его вопросу.

Иногда приходится слышать, порою от вполне серьезных  людей, что организация системы  информационно-аналитической работы есть не более чем схоластические выкладки, что нужно «просто делать» дело. «У нас есть аналитик (или отдел), - говорят такие люди, - они получают поручение и делают необходимую работу малыми силами. Мы довольны, никакая организация здесь больше не нужна». Но достаточно прочитать перечисленные выше общие ограничения на работу с информацией, чтобы понять, что все не так просто.

Некоторые руководители создают свои информационно-аналитические  подразделения, следуя узким представлениям об их функционировании. Поэтому информационно-аналитические  подразделения иногда занимаются секретарскими делами, под их «вывеской» часто скрываются пресс-службы, службы референтов и др.

Но если информационно-аналитические  подразделения не занимаются прямой задачей - поставлять информацию в объеме и виде, достаточном для принятия решения, они понапрасну тратят деньги, а руководитель понапрасну растрачивает рабочее время и квалификацию своих сотрудников. Поэтому перед руководителем организации в отношении таких подразделений должен стоять только один вопрос: как обеспечить получение необходимой информации? Все остальное - штат, руководитель информационно-аналитического подразделения, техническое оснащение, квалификация сотрудников - зависит от этого первого и основного вопроса.

Принципы  отрицательной обратной связи в работе информационно-аналитических подразделений

Другая сторона  деятельности информационно-аналитического подразделения в целом, если понимать его работу не как работу архива или другого хранилища информации, - это информационный и аналитический  контроль за исполнением властных решений, или так называемая «обратная связь». Совершенно очевидно, что принятие властных решений обязательно должно сопровождаться контролем за их исполнением. Это позволяет своевременно увидеть проблемы и решить их до того, как негативные последствия станут необратимыми.

Архив или другое хранилище данных могут и должны быть в сфере внимания информационно-аналитических  подразделений, но для органов власти важной является проблема корректировки  их деятельности в связи с изменяющимися  условиями. А это невозможно сделать без отслеживания и анализа информации средствами информационно-аналитических подразделений. Как правило, вопрос заключается в том, как это сделать? Ведь не секрет, что плановые отчеты не представляют достаточно подробной и аналитической информации. Данные, взятые сами по себе, безотносительно к другим сторонам (или сферам) властного регулирования, не дают полного и основательного представления о состоянии дел даже в одной области.

Здесь является важным целостный взгляд на область  регулирования, который можно обеспечить:

1. имея базы данных по соответствующим областям управления;
2. располагая соответствующими материальными и кадровыми ресурсами;
3. обладая технологиями решения проблем и спектром информационно-аналитических возможностей;
4. привлекая экспертные группы для решения проблем;
5. отслеживая влияние управленческого решения на объект регулирования.

Соответственно, первый руководитель не может и не должен быть задействован во всех указанных  действиях. Своевременная и полноценная  помощь информационно-аналитического подразделения в таких условиях является очень ценным подспорьем. Смысл обратной связи в данном случае заключается в том, чтобы сравнить фактическое значение с нормой и установить возможные параметры корректирующего воздействия. Если обратная связь уменьшает ошибку (разность между фактическим значением и нормой), а не усугубляет ее, она называется отрицательной. Положительная обратная связь увеличивает ошибку.

Под осуществлением отрицательной обратной связи информационно-аналитическим подразделением в системе органов исполнительной государственной власти допустимо понимать следующий комплекс действий:

1. сбор информации;
2. создание базы данных;
3. хранение информации;
4. обобщение информации;
5. обработку информации;
6. подготовку аналитического документа;
7. подготовку экспертных оценок;
8. подготовку альтернативных вариантов развития ситуации;
9. определение проектов решения;
10. представление итогового документа руководителю.

В некоторых  источниках к этому списку добавляется  презентационная деятельность, деятельность по организации связей с общественностью (PR), различные виды деятельности пресс-службы и пр. Важно, что информационно-аналитические подразделения не могут и не должны брать на себя право применения корректирующего воздействия, но могут и должны предоставить информацию необходимого уровня обобщения для обеспечения принятия управленческого решения.