Информационное обеспечение менеджмента

[Введите текст]

НАЦИОНАЛЬНЫЙ  ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

«Московский институт электронной техники»

Кафедра «Экономики и Менеджмента»

РЕФЕРАТ

по дисциплине

«Научно-производственный менеджмент»

Информационное  обеспечение менеджмента

Выполнила:

студент гр.

Проверила:

Преподаватель кафедры ЭиМ

Харач О.Г.

Москва,

2011 

Оглавление

1. Информационные системы и технологии 2

1.1. Что такое информационная система 2

1.2. Меняющаяся роль ИС 4

1.3. Информационные технологии. Классификация 5

По степени централизации технологического процесса 6

Тип предметной области 6

По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления 6

По классам реализуемых технологических операций 6

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии 6

Способ построения сети зависит 7

1.4. История развития ИТ 8

2. Внутрифирменная система информации 9

2.1. Основные цели и принципы внутрифирменной системы информации: 9

2.2. Важные задачи внутрифирменной системы информации : 9

3. Использование мировых информационных ресурсов в менеджменте 10

Литература 13

1. Информационные системы и технологии

1. Что такое информационная система

Информационная система  управления - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Задача ИС: решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой.

Информационная система может  быть определена с технической точки  зрения как набор взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений  и управление в организации. В  дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также  помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Три процесса в информационной системе  производят информацию, в которой  нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем  и создания новых изделий или  услуг, - это:

• Ввод (В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения.)
• Обработка (В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму.)
• Вывод (На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться.)

Информационные системы  также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми  обработанными данными, нужными  для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют формальные и  неформальные организационные компьютерные информационные системы.

Формальные системы опираются  на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования  этих данных.

Рис.1.Структура информационной системы.

Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных  соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что  является информацией или как  она будет накапливаться и  обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации, но анализ их качеств - вне темы данной курсовой работы.

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные  сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером  и компьютерной программой, с одной  стороны, и информационной системой - с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них - техническое  основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное  обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют  работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы.

Существует и иное толкование ИС, принципиально не отличающееся от вышеизложенных. Так, например, М. И. Крулькевич несколько иначе определяет информационную систему.

Другими словами, информационная система - это совокупность средств  и методов, обеспечивающих реализацию всего комплекса операций по осуществлению  процесса управления необходимой информацией.

Информационная  система включает следующие элементы:

1. информационные ресурсы - массивы данных, архивы, методики, инструкции, машинные программы и документы;
2. материальные ресурсы - носители информации, технические средства сбора, передачи, обработки и представления информации;
3. каналы циркулирования информации - контингент работников, средства связи, средства хранения.

Информационная  система характеризуется следующими параметрами:

• 1.объем массивов информации;
• 2.пропускная способность каналов передачи информации;
• 3.способность хранения единицы информации;
• 4.время реакции системы на информационные работы;
• 5.уровень безотказности технических средств;
• 6.быстродействие поиска, передачи и оперативности в информационной работе;
• 7.комплекс решаемых системой задач управления.

Рассмотренные выше подходы  в определении понятия "информационная система" свидетельствуют о многоаспектности и большом значении данного понятия.

2. Меняющаяся роль ИС

Информационные системы  начала 50-х годов развивались  как системы с эксплуатационным уровнем, разработанные для выполнения элементарных, но жизненно важных операций типа контроля платежей. В 60-х годах  ИС использовались для контроля и  управления, а в 70-х годах –  для планирования и моделирования. К 80-м годам информационные системы  развились в изготавливаемые  по заказу системы поддержки принятия решений и ранние стратегические системы планирования. Сегодня информационные системы помогают создавать и  распространять знания и информацию в организации через новые  системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к  данным и системам коммуникаций, связывающим  разветвленное предприятие по всему  миру. Организации теперь жизненно зависят от систем и не могут пережить даже случайную их аварию.

Положение и роль специалистов информационных систем с течением времени  также менялись. Раньше группа информационных систем состояла обычно из программистов, которые писали программное обеспечение  для компьютера. Сегодня большая  доля сотрудников - аналитики систем, которые осуществляют связь между  группой информационной системы  и остальной частью организации. Менеджеры информационных систем - лидеры групп программистов и  аналитиков, руководителей проекта, менеджеров физических средств, менеджеров передачи данных и глав групп автоматизации  делопроизводства. Они - также менеджеры  обеспечения работой компьютеров  и штата ввода данных. Конечные пользователи- представители отделов, для которых приложения созданы, за исключением группы информационных систем. Эти пользователи играют все большую и большую роль в создании и развитии информационных систем.

3. Информационные технологии. Классификация

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

Информационные  технологии – совокупность методов и программно-технических средств, объединённых в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение информации с целью снижения трудоёмкости процессов использования информационных ресурсов, а также повышения их надёжности и оперативности.

 Информационная технология  представляет собой процесс, состоящий  из четко регламентированных  правил выполнения операций над  информацией, циркулирующей в  ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по  следующим классификационным признакам:

• степень централизации технологического процесса;
• тип предметной области;
• степень охвата задач управления;
• класс реализуемых технологических операций;
• тип пользовательского интерфейса;
• способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делятся на:

• Централизованные технологии; характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки ИТ — центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.
• Децентрализованные технологии; основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.
• Комбинированные технологии; характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы и автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач  управления выделяют автоматизированную обработку информации на базе использования средств вычислительной техники, автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. К данной классификационной группе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.

По классам реализуемых технологических  операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии. Пакетная информационная технология не предоставляла возможности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.

Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет  пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным  информационным и вычислительным ресурсам.

Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации. Это влечет за собой организацию не только локальных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в ИС организационного управления. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, которое организуется за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации.

4. История развития ИТ

Чтобы лучше понять историческое изменение роли ИС-организации, представим весь период использования ИТ в управлении в виде четырех эпох, или эр.

Таблица 1.Эры ИТ.

              Впервой бухгалтерской эре (с 50-х до начала 60-х годов) внимание было сосредоточено на бухгалтерских приложениях типа платежных ведомостей, счетов к оплате и других документов, которые проводили "пакеты" транзакций. Штат ИС был исключительно занят развитием и внедрением этих приложений. Согласно Rockart (I988) "Штат информационных систем несся в отдел, интервьюировал клерков и разрабатывал системы, большинство которых было понятно любому извне компьютерной иерархии".

Во второй эксплуатационной эре (от середины 60-х до середины 70-х годов) надежность компьютера увеличилась и пакетные системы были заменены интерактивными системами. Это создало возможности развития компьютеризированных систем реального времени для серьезных эксплуатационных транзакций типа обновления товаров и планирования производства. Штат ИС все еще доминировал в развитии и выполнении этих приложений. Однако так как эти системы играли серьезную роль поддержки для фирмы, деловые менеджеры стали больше вовлекаться в их развитие.

Прикладным акцентом в  третьей информационной эре (с конца 70-х до начала 80-х годов) было использование информации для принятия решения. Реляционные базы данных и более удобные для пользователя программирующие языки четвертого поколения привели к началу вычислений для конечного пользователя и развитию приложений для непрофессионалов ИС. Для облегчения введения и непрерывного использования этих инструментальных средств ИС-организации взяли на себя новую роль: поддержку и управление вычислениями для конечного пользователя. Начало налаживаться партнерство между ИС-организацией и менеджерами.

В четвертой эре (начавшейся в середине 80-х годов) во взаимосвязанном  обществе фирмы начали поддерживать развитие систем, которые давали им конкурентоспособное преимущество. Это новое стратегическое объединение  деловой стратегии и ИТ-приложений потребовало не только участия деловых менеджеров, но и лидерства среднего звена руководства на производстве. Многие из этих стратегических приложений использовали значительно улучшенные возможности связи: фирмы получили возможность связывать вместе географически отдаленные внутренние подразделения, развивать электронные связи с клиентами, поставщиками и другими деловыми партнерами. Взаимосвязанность является важной особенностью организаций в 90-х годах.

Сейчас наступает пятая  эра - глобальное взаимосвязанное общество, в котором фирмы могут использовать ИТ, чтобы работать с многонациональными и многоязычными деловыми партнерами. В некоторых фирмах действуют новые интегрированные системы, которые обеспечивают перевод языков и валюты, выполняют это на глобальной основе; эти системы могут обеспечивать единый контакт для глобальных клиентов, удовлетворять их запросы. Фирмы также пользуются сетью Интернет для того, чтобы они могли связаться в любое время, в любом месте со своими клиентами в мировом масштабе.

2. Внутрифирменная система информации

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

1. Основные цели и принципы внутрифирменной системы информации:

• определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
• выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
• определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;
• разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
• проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;
• автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
• обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;
• автоматизация административно-управленческого труда на основании использования компьютерной техники.

2. Важные задачи внутрифирменной системы информации :

• координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по форме в целом;
• определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
• определение основных направлений развития технологии обработки информации.

  Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации – это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

   Автоматизированные  управленческие информационные  системы призваны на основе  быстрой обработки информации  выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

3. Функции внутрифирменной системы информации:

• определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельности фирмы;
• определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
• централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
• определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и прочего);
• обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
• разработка программных средств и прикладных программ.

3. Использование мировых информационных ресурсов в менеджменте

   На современном  этапе в осуществлении бизнеса  международными компаниями получило  широкое распространение применение  информационных технологий. Понятие  «информационные технологии» включает  систему методов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки  информации на основе применения  средств вычислительной техники.  Оно охватывает не только разработку  и производство компьютеров и  программного обеспечения, но  и доступ в Интернет для  ведения бизнеса. Интернет стал  инструментом бизнеса, обеспечивающим  взаимодействие компании с деловыми  партнерами – поставщиками, заказчиками,  потребителями и др.

   Технологии Интернета  обусловили появления нового  понятия «электронный бизнес»,  обозначающего использование информационных  технологий для взаимодействия  деловых партнеров, включая понятие  электронной коммерции, относящееся  только к осуществлению коммерческих  сделок. Отсюда разграничение следующих  понятий:

• Электронный бизнес, ориентированный на бизнес-партнера (Business to Business, B2B), подразумевающий область экономической деятельности в информационном пространстве при формировании эффективных и долгосрочных связей с партнерами по производственно-хозяйственному циклу.
• Электронный бизнес, ориентированный на конечного пользователя (Business to Customer, B2C), – область экономической деятельности в информационном пространстве, ориентированная на удовлетворение потребностей конечного потребителя и формирование долгосрочных и устойчивых деловых отношений (в частности, с заказчиком).
• Электронная коммерция (electronic commerce, e-commerce) – установление контактов с контрагентами, заключение контрактов купли-продажи товаров и услуг, лицензионных, арендных и других соглашений, предоставление информации с использованием Интернета или иных компьютерных сетей, функционирование которых обеспечивается внешними партнерами (провайдерами).
• Электронное снабжение, электронные закупки (electronic procurement. e-procurement) – это автоматизация и интеграция процесса закупок с использованием Интернета и корпоративных информационных сетей.  

Правильная организация управления электронным бизнесом позволяет  компаниям добиваться стратегического  превосходства над конкурентами, укреплять связи с партнерами, повышать эффективность производства, снижать его издержки и оптимизировать использование трудовых ресурсов.

   Электронный бизнес позволяет  сокращать продолжительность производственно-сбытового  цикла, снижать затраты в процессе  основной экономической деятельности, повышать качество товаров и  услуг, предоставляемых клиентам, и, следовательно, повышать конкурентоспособность  фирмы на мировом рынке.

   Важное значение придается развитию процессов управления электронным документооборотом, а именно:

• выставлению счетов по предварительно разработанным формам, составлению внутренней отчетности на основе автоматизированного анализа информационных потоков, системе анализа внутренней отчетности;

• осуществлению платежей в онлайновом режиме и электронных переводов денежных средств, включая транснациональные платежи и расчеты;

• автоматизация системы налогообложения в материнской компании и в зарубежных дочерних компаниях;

• таможенной и акцизной отчетности, международной банковской деятельности.

   На базе  электронного документооборота  происходит совершенствование технологии  управления как в области принятия  решений по функциональным вопросам, так и в оперативном управлении  производством.

   Для обозначения  внутрифирменных информационных  систем обычно используется аббревиатура  ERP (или КИС – корпоративная информационная система). Она применяется для подготовки и принятия решений крупными международными компаниями на глобальной основе и становится неотъемлемой частью общей стратегии бизнеса: планирования, финансового учета, оперативной производственно-сбытовой деятельности.

   Корпоративная  сеть, использующая технологии и  стандарты Интернета, получила  название «Интранет» (intranet). Она обеспечивает эффективный доступ работников компании к внутри корпоративной информации. Интранет применяется в целях доступа к корпоративным документам, телефонным справочникам, кадровой информации, для распространения программного обеспечения, для осуществления деятельности рабочих групп и проведения внутрикорпорационных совещаний, обучения работников и повышения их профессиональной квалификации. Интранет – закрытая внутрикорпорационная сеть. Она используется исключительно во внутрифирменном управлении работниками компании.

   Наряду с сетью  Интернет в крупных компаниях  существует сеть экстранет (extranet), обеспечивающая экономические связи компании с внешними клиентами – поставщиками, субпоставщиками, заказчиками, потребителями, другими деловыми партнерами, которым предоставляется выборочный доступ к информационной системе компании.

   В некоторых компаниях  регулирование связей с клиентами  на основе использования информационных  технологий выделено в особую  область деятельности – управление  взаимоотношениями с клиентами  (CRM – Customer Relationship Management). Она подразумевает наличие единого хранилища данных по всем фактам взаимодействия с клиентами и постоянный анализ собранной информации в целях подготовки решений, направленных на повышение эффективности деятельности компании и разработку программ привлечения заказчиков.