Информационное управление

     Содержание: 

  1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности-----------------------------------------------------------2
  2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности-----------------------------------------------------------3
  3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности----------------7
      1. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов----------8
      1. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД)-----------11
      2. Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации--------------------------------------------------------------------------12
      3. Содержание-----------------------------------------------------------------------14
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

      1. Организация и  средства информационных  технологий обеспечения  управленческой деятельности 

     Информация  – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

     Довольно  распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

     Информационные  технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

  1. ручная ИТ;
  2. механическая ИТ;
  3. электрическая ИТ;
  4. электронная:
  5. появление больших ЭВМ в конце 70-х;
  6. появление больших ЭВМ в конце 80-х.

     Особенность современных ИТ:

  1. Распределённая компьютерная техника;
  2. Дружественное программное обеспечение;
  3. Развитые коммуникации;
  4. Развитие сети Internet.

     Основные  этапы проектирования ИТ: предпроектное  обследование, проектирование (технический  проект, рабочий проект), ввод системы  в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный. 

 

      2. Информационные  технологии документационного  обеспечения управленческой  деятельности 

     Современное делопроизводство включает:

  • обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
  • организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

     В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

     Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

  • организационная;
  • распорядительная;
  • организационная;
  • информационно-справочная;
  • по личному составу;
  • плановая.

     Создание  и внедрение системы автоматизации  делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

     1) в области обработки документов:

  • обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
  • создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
  • создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
  • обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
  • исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

     2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

  • обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
  • обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
  • сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

     3) в области организации доступа  к информации:

  • обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
  • Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

     В настоящее время существуют следующие  системы автоматизации документооборота в организации:

  1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

     Основные  функции документов:

  • сканирование документов;
  • запись на сервер;
  • классификация документов;
  • передача изображений на рабочую станцию;
  • поиск изображений по отдельным элементам;
  • рассылка и печать.
  1. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

     Основные  функции:

  • сканирование;
  • распознавание текста;
  • форматирование в текстовый файл.

     2 вида систем распознавания символов:

  • обучаемые (FineReader);
  • интеллектуальные (Cunei Form).
  1. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

     Основные  функции:

  • индексирование документов
  • полнотекстовый поиск по ключевым словам;
  • ассемблирование документов;
  • организация доступа к документу независимо от места его хранения;
  • защита данных;
  • организация выдачи и возврата документа;
  • контроль версии документа;
  • рассылка документа.

     Пример: Documentum.

  1. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

     Основные  функции:

  • электронная почта;
  • поддержка видеоконференций;
  • управление изображениями;
  • совместное использование документов;
  • маршрутизация;
  • календарное планирование.

     Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

  1. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

     Основные  функции:

  • описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);
  • организация хранения документов и возможность их просмотра;
  • организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;
  • ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;
  • установка прав на работу с документами;
  • контроль исполнения документа;
  • поддержка коллективной работы с документом.

     Пример: Staff Ware. 

     3. Инструментальные средства компьютерных  технологий информационного обслуживания  управленческой деятельности 

     Информационное  обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

     Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

     Комплекс  технических средств составляют:

    • компьютеры любых моделей;
    • устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
    • устройства передачи данных и линий связи;
    • оргтехника и устройства автоматического съема информации;
    • эксплуатационные материалы и др.

     Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

     Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

  • построить распределенные хранилища информации (базы данных);
  • расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
  • повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;
  • создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;
  • снизить стоимость обработки информации.

     Многообразие  компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

     В распределенных системах используются три интегрированные технологии.

  1. Технология «клиент – сервер».
  2. Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.
  3. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.
 
 

     4. Компьютерные технологии  подготовки текстовых  документов 

     Пользователь  ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

     Удобство  и эффективность применения компьютеров  для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.

     Существует  несколько сотен редакторов текстов  – от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).

     Основные  функции текстовых процессоров:

  1. Ввод и форматирование текста
  2. Хранение и воспроизведение
  3. Разметка
  4. Редактирование
  5. Верстка
  6. Печать
  7. Орфография
  8. Деловая графика

     Новые функции, реализуемые в последних  версиях Word:

  1. Мастер создания писем.
  2. Фоновая проверка грамматики.
  3. Средства рисования таблиц.
  4. Решение для Internet-Intronet:
    • гипертекстовые ссылки
    • создание HTML страниц
  5. Инструментарий для коллективной работы.
  6. Электронная почта, списки-ссылки.

     Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

     Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

     Excel предоставляет большой набор  возможностей по графическому  представлению данных. Имеется возможность  выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

     Новые функции Excel-2000

  1. Автокоррекция при вводе формул
  2. Настраиваемые ячейки
  3. Новые показатели
  4. Наглядная печать
  5. Многоступенчатая отмена
  6. Решение для Internet-Intronet
  7. Web-запросы
  8. Многопользовательский режим работы
  9. Импорт из HTML формата
 

     5. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД) 

     Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.

     Типы  структур БД:

     Линейные  списки.

     Цепной  список.

     Инвертированный файл.

     Индексный файл.

     Существует  широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД.

     Вместе  с тем в последние годы четко  обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать – реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).

     Безопасность  СУБД – защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или разрушения ее компонент.

     Методы  и средства обеспечения безопасности информации в СУБД:

     1. Физическое преграждение пути  к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям).

     2. Управление доступом информации:

    • идентификация пользователя;
    • авторизация (проверка полномочий);
    • регистрация обращения к защищенным ресурсам;
    • реагирование системы при попытках несанкционированных действий.

     3. Механизм шифрования.

     4. Регламентация, т.е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения и передачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшей мере.

     5. Принуждение – метод защиты, при  котором пользователь и персонал  вынуждены соблюдать правила  обработки и передачи информации под угрозой ответственности.

     6. Морально-этические средства защиты информации, включающие нормы поведения, складывающиеся в компании по мере развития. 

     6. Сетевые технологии  и системы распределенной  обработки информации 

     Основные  отличия ГВС и ЛВС:

        ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации).

        ГВС – общедоступные  каналы связи (телефонные линии, спутниковая  связь), ЛВС – специальные каналы связи.

     INTERNET – новая технология информационной  коммуникации, объединяющая мировые  программно-оперативные ресурсы  и содержащая огромное кол-во информации на разнообразную тематику.

     Имеется два типа доступа в INTERNET.

     1. Режим Shell.

     К интерфейсу подключается только ПК провайдера.

     Основные  черты:

     – пользователь связан с провайдером через интерпретатор команд (Shell).

     – К Internet подключен только ПК провайдера.

     2. SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol)

     – ПК пользователя становится частью Internet.

     – провайдер выступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet

     Поиск информации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболее распространенные из них: Яндекс, Апорт, Гугл.

 

      Список литературы 

1. Борзов К.Л. Менджмент. – М.: Юристъ, 2003.

2. Волков В.И. Информация и менеджмент. М., 2005

3. Менеджмент: Конспект лекций. – М., 200674. Информационные системы в экономике (под редакцией В.Д. Камаева). М., 2006.

4. Информационное  обеспечение в управлении предприятием. Учебник (под редакцией А.С. Буханцева). М., 2007.

 

Информационное управление 📙 Реферат → 🆔 103370

Информационное управление 📙 Реферат → 🆔 103370

Информационное управление