Информационные системы. 22

Содержание

Введение

В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей. Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности.

В данной работе будет рассмотрена структура информационных систем, разнообразие типов систем, определяющих соответствующую информационную технологию работы на персональном компьютере в целях поддержки принятия решений.

Структура информационных систем

Информация (от лат. informatio) - первоначально сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом; с середины 20 века - общенаучное  понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и  автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и  растительном мире, передача признаков от клетки клетке, от  организма организму; одно из  основных  понятий  кибернетики”.

Информация - это не материя и не  энергия,  а  нечто  самостоятельное.  Известный ученый, “отец-основатель” кибернетики Ноберт Винер пришел именно к такому выводу. Он вывел закон информации,  согласно которому она абсолютно  не  материальна,  но  обязательно должна иметь материальный носитель. Это может  быть  человек, газета, дискета.

Типы обеспечивающих подсистем

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей,        называемых подсистемами.

Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем.

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: к унифицированным системам документации; к унифицированным формам документов различных уровней управления; к составу и структуре реквизитов и показателей; к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.                                                                  Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап - обследование всех функциональных  подразделений фирмы с целью:

понять специфику и структуру ее деятельности;

построить схему информационных потоков:

проанализировать существующую систему документооборота;

определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение;

2-й этап - построение концептуальной  информационно-логической модели  данных для обследованной на 1-м  этапе сферы деятельности.

 В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных:

ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией, выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

совершенствование системы документооборота;

наличие и использование системы классификации и кодирования;

владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение.

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и  технологические процессы

Комплекс технических средств составляют:                                          

компьютеры любых моделей;                                                           

устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;              

устройства передачи данных и линий связи;                                           

оргтехника и устройства автоматического съема информации;                           

эксплуатационные материалы и др.                                                    

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.  

Документацию можно условно разделить на три группы:                                 

общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;                                                                        

специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;                                                           

нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.                                                                        

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.                                                   

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.                                       

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.                      

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход - организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.                                                           

Математическое и программное обеспечение.                                            

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.                   

К средствам математического обеспечения относятся:                                  

средства моделирования процессов управления;                                        

типовые задачи управления;                                                          

методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.                                                                  

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.                                         

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.                      

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.                       

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.                                                                            

Организационное обеспечение.                                                         

Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.                                   

Организационное обеспечение реализует следующие функции:                            

анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;                                          

подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;             

разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.          

Правовое обеспечение.                                                                

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.                                          

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.                 

В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.                            

Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.                                              

Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает:       

статус информационной системы;                                                      

права, обязанности и ответственность персонала;                                     

правовые положения отдельных видов процесса управления;                             

порядок создания и использования информации и др.                                   

Для   наиболее   эффективного   управления   работой   предприятия   необходимо   иметь   достаточную   информацию   о   положении   дел   на   предприятии   и   возможность   оперативного   реагирования   на    изменения   ситуации.   Для   этого   руководитель   предприятия   и   другие   ответственные   лица   должны   постоянно   иметь   свежую   и   достоверную   информацию.    Возникает   необходимость   организации   управления   работой   предприятия   таким   образом,    чтобы    обеспечить   быструю    и   надежную   связь   между   различными   служащими   для   их    наиболее   четко   слаженного   взаимодействия.

Предъявляемые    современными    условиями   требования   к   системам   управления   могут   быть   удовлетворены   лишь   при   помощи   современных   средств    автоматизации   управления.   Опыт   показывает,   что   в   наше   время   для   решения   этих    задач   не   обойтись   без   помощи   компьютерной   техники,   позволяющей  в   наиболее   удобной   форме   хранить   и   представлять   пользователям   интересующую   их   служебную   информацию.   Для   наиболее   слаженной   работы   различных   служб   предприятия   компьютеры   удобно   объединять   в   локальные   вычислительные   сети,   позволяющие   осуществлять    связь   между   различными   пользователями   этой   сети,   находящимися   на   некотором   расстоянии   друг   от   друга   (обычно,   в   разных   помещениях   одного   здания).   Однако   такие   сети   требуют   для   своей   работы   соответствующего   программного   обеспечения,   необходимого    для   обеспечения   работ   вообще   подобной   сети   и   отражающего   специфику   работы   данного   предприятия.   Кроме   того,   к   такому   программному   обеспечению   предъявляются   такие   требования   как   удобство   доступа   к   необходимой   информации,   простота   в    обращении  и   защита   от   несанкционированного   доступа   к   конфиденциальной   информации,   а   также,   защита   от   порчи   различного   рода   программными   вирусами.

Компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение вместе являются составными частями  информационной системы.

В самом обобщенном виде информационная система - это  набор связанных между собой компонентов, который собирает,  обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки  деятельности организации.

На уровень информационных  систем  влияет два фактора:

1. уровень научно-технического развития в организации, т.е.  насколько современны используемые технологии;

2. люди и существующая в организации культура.

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от  него будет зависеть первый. Действительно,  усложнение  информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и  увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в  ходу простые и неформальные  отношения рядовых сотрудников  с  ее  управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных ИС. И, наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы  являются жизненной необходимостью. Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

Общая схема информационных систем:

Входные данные -> Обработка -> Конечная информация

В разряд ИС входят также и  источники  информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том  числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем  данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.

Федеральная служба компьютерных сетей США  24  октября  1995 года дала следующее определение термину Интернет:

“ Интернет относится к глобальной информационной системе, которая:

1. логически связана между собой адресным пространством на  основе Протокола Интернет (IP) или его производных;

2. способна поддерживать связь с помощью протокола TCP/IP или его производных и/или совместимых с ним;

3. предоставляет, использует или делает  доступным  публично  или для ограниченного круга лиц высокий  уровень  услуг  связанных  с коммуникациями и смежными видами деятельности описанными выше”.

В более  упрощенном  виде  Internet можно описать так: это глобальная  компьютерная  сеть,  отдельные части которой субсидируются различными государственными учреждениями. Эта сеть поддерживает огромное количество  информационных потоков. Так как Internet есть ни что иное, как  объединение  местных сетей, то говорить о некоем органе управления в нем нельзя - все в Сети равны между собой.

Типы информационных систем

Система поддержки финансовых операций (СПФО)

Данная система поддерживает ежедневные операции  фирмы,  так или иначе связанные с финансовыми вопросами. Это могут  быть  системы резервирования билетов, системы обработки чеков, системы обработки заказов. Все они помогают организации контролировать  финансовые операции. Это самый старый тип ИС. Впервые  они  появились  в конце 1950-х годов в бухгалтерских отделах  крупных  корпораций.  Именно с них берет свое развитие индустрия информационных систем.

Вначале происходит  некое  событие.  Это  может быть запрос из ресторана или оплаченная заявка на номер. Это  событие вводится в компьютер как “транзакция”.  Специальная  программа анализирует эту транзакцию и сравнивает ее со своими данными. В случае резервирования номера, эта программа проверяет  наличие свободных мест в  запрашиваемой  гостинице.  Программа  обработки транзакций генерирует два типа ответа - она отсылает сообщение на операторский терминал и распечатывает документы.

Управленческие информационные системы (УИС)

По другому эти системы можно назвать системами поддержки управления. Они регулярно создают структурированные и  краткоизложенные отчеты о различных аспектах деятельности организации. УИС концептуально находятся выше систем поддержки финансовых операций. В их задачу входит не проведение различных операций,  а  их  оценка  и создание на ее основе отчета.  Обычно  УИС  обрабатывают  данные, “поставляемые” финансовыми системами. Пользователь передает  запрос на создание сообщения системе поддержке управления. Она в свою очередь обрабатывает данные СПФО, структурируя ее  и  переформатируя, и затем выдает отчет. Эти отчеты могут быть отражены на дисплее или распечатаны.

Некоторые системы поддержки управления могут генерировать  отчеты в автоматическом режиме.

Системы поддержки принятия решений (СППР)

Классические теоретики менеджмента считали принятие решений одной из самых важных задач, которые стоят перед управленцем. Конечно, существуют и другие задачи, такие как формирование команды, лидерство, распространение информации. Но так или иначе, принятие решений остается важной частью управленческого процесса.

За последние 20 лет уже много раз предпринимались попытки поддержать этот процесс. Сегодня уже можно утверждать, что эти попытки увенчались успехом.  Чтобы лучше понять механизм действия этих систем необходимо разобраться в самом процессе принятия решения.

Обычно решения состоят из возможностей, результата и критерия выбора.

Возможности - это те альтернативы, которые существуют при принятии решения.

Результат - это конечный этап принятия решения.

Критерий выбора - то, на основании чего принимается решение в пользу того или иного  результата. Таким образом, задав определенные критерии выбора,  введя альтернативы и другую необходимую информацию, можно смоделировать процесс принятия решений.

СППР - это интерактивные программы для помощи в  принятии  управленческих решений. Эти системы, в отличии от двух рассмотренных выше, не всегда поддерживают текущую работу. Чаще всего  они  создаются для решения какого-то определенного круга вопросов.  Потребность в СППР возникает не регулярно, что также отличает ее от финансовых и управленческих систем. В своей работе,  СППР  создает сложные модели, на основе которых генерируются возможные  решения проблемы.

Данные из СПФО и УИС, а также данные из других  внешних  источников вводятся в программы СППР. Система на основе этих данных создает  некую модель. Пользователь  непосредственно  взаимодействует   с программой - вводит  дополнительные  данные,  изменяет  введенные раннее параметры. На выходе могут быть сгенерированны тексты решений, структурированные отчеты или графики.  В  качестве  примера программ системы поддержки принятия решений можно  привести  различные электронные таблицы (например Excell), системы управления базами данных, текстовые процессоры, статистические пакеты и т.д.

Системы автоматизации работы офиса (САРО)

Эта система, которая создает, хранит, изменяет, отображает и  осуществляет деловую корреспонденцию. Как уже отмечалось выше,  развитие компьютерной техники и средств связи значительно  видоизменило техническое оснащение офисов. Сегодня, редкая фирма не  имеет своего электронного адреса (e-mail), а некоторые  достаточно  активно используют и другие возможности глобальной компьютерной сети Интернет, например, поиск информации в World Wide Web или проведение видеоконференций. Наличие в офисе факс-машины уже вошло в культуру работы современной фирмы. Таким образом, офис превратился в достаточно серьезный аналитический центр организации, служащие которого могут выполнить практически любые запросы менеджеров. 

Система поддержки деятельности аппарата высшего менеджмента (СПДАВМ)

Данная система предназначена  для  поддержки  работы  управленцев высшего звена. Она систематизирует и представляет данные в  высшей степени сжато и структурировано. Обычно они  используются  для создания отчетов в стандартных форматах, в  которых  могут  встречаться  графики.

СПДАВМ являются самыми молодыми из уже рассмотренных систем. Структура этой системы похожа на структуру системы поддержки принятия решений. Собственно именно она и стоит в ее центре,  а  рабочая станция менеджера является генератором запросов и  приемником ответов. Фактор времени, то есть время затраченное  на  обработку запроса и точность выводимого результата являются  основополагающими характеристиками данной системы.

Заключение

Информационная система  – это система информационного  обслуживания работников управленческих служб, которая выполняет технологические  функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации.

Структура информационной системы  включает в себя подсистемы, которые  можно рассматривать как самостоятельные  системы, которые в свою очередь  делятся на функциональные и обеспечивающие. Функциональная часть является моделью системы управления экономическим объектом. Обеспечивающая часть способствует эффективному функционированию системы в целом и ее отдельных подсистем.

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко.— М.; ЮНИТИ, 2007.

2. Информационные системы  в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. — М.: Финансы и статистика, 2006.

3. Основы информатики (учебное  пособие для абитуриентов экономических  ВУЗов) / К. И. Курбаков, Т. Л. Партыка, И. И. Попов, В. П. Романов. М.: Экзамен, 2004.

4. www. consultant