Информационные системы. 20

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАНИИ

1.1 Информационные системы управления  в образовании

1.2 Описание документооборота института  и кафедры

1.3 Анализ технологии документооборота  на основе диаграмм SADT (IDEF0)

1.4 Обоснование проектных решений  по видам обеспечения

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА КАФЕДРЕ

2.1 Информационно-логическая модель  предметной области на основе  ER

2.2 Разработка базы данных на  основе даталогического моделирования в среде MS Access

2.3 Функционально-структурная схема  автоматизированной системы документооборота кафедры

2.4 Реализация программных модулей  системы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Период перехода к информационному обществу сопровождается информатизацией образования, которое основано на новых технологиях: в процесс хранения и обработки информации внедряются автоматизированные системы, основной частью которых являются новые информационные технологии.

Документооборот любой кафедры высшего учебного заведения является одним из наиболее трудоемких процессов, требующий значительных трудовых и временных затрат. При этом важно учитывать, что наличие в полном объеме правильно разработанных документов является одним из важнейших показателей успешной работы кафедры в целом. Контрольные мероприятия министерства образования, связанные с лицензированием и аккредитацией учебного заведения, включают, в первую очередь, проверку состояния документации его кафедр.

Основную  нагрузку по поддержке процессов  кафедры, связанных с документооборотом, несут на себе методист кафедры и  заведующий. Как правило, каждый документ хранится на кафедре в двух формах: электронной – виде компьютерного файла на жестком диске компьютера кафедры и на бумажном носителе в распечатанном виде, сброшюрованном в конкретную папку документов в соответствии с принятой классификацией. При этом, число таких папок существенно, а количество хранящихся документов, как минимум, на порядок больше.

Несмотря  на строгую классификацию, поиск  документов представляет собой некоторые  сложности. Причем, это касается и  поиска электронных копий документов. Поиск же определенных разделов в документе представляет собой еще более трудоемкую задачу. Особенно усложняется анализ и поиск информации в других источниках, имеющих логические и информационные связи с текущим документом.

Наиболее  эффективным способом решения перечисленных  проблем является разработка информационной системы, основанной на реляционной базе данных документов кафедры, которая автоматически поддерживает логические связи и целостность данных, что существенно снижает вероятность ошибок при анализе информации, содержащейся в документах и разработке новых документов на основе имеющейся информации.

В соответствии с темой дипломная работа изучает  вопросы автоматизации процессов, связанных с документооборотом кафедры информатики нашего института, что обуславливает ее актуальность.

Степень разработанности темы. В настоящее время тема документооборота учебных заведений разработана в значительной степени. Однако, документооборот кафедры, как правило, входит в единую систему управления информацией всего учебного заведения (ИСУ ВУЗ) как один из его элементов. Очевидно, разработка подобных систем для решения автономных задач кафедры крупными организациями не считается целесообразной. В результате, небольшие учебные заведения с числом студентов 1 – 2 человек, остаются вообще без систем электронного документооборота кафедр и других подразделений. Это позволяет сделать вывод о том, что степень разработанности темы нельзя считать полной и, соответственно имеет смысл продолжить исследования в этой области.

Целью данной работы является разработка информационной системы для автоматизации процесса документооборота кафедры информатики вуза.

Задачи работы. Для достижения обозначенной цели в рамках дипломной работы требуется решить ряд задач:

• раскрыть информационный и функциональный анализ предметной области;
• обосновать выбор проектных решений;
• разработать информационные модели для адекватного описания информационных объектов предметной области;
• разработать функционально-структурную схему проектируемой системы на основе выполненного функционального анализа;
• разработать структуру и проектирование базы данных;
• разработать программные модули информационной системы.

Объектом работы является процесс документооборота кафедры информатики института.

Предметом работы является автоматизированная информационная система для автоматизации документооборота кафедры информатики Нижнекамского муниципального института.

В ходе проведения исследований в рамках дипломной  работы применялись различные информационные методы, в том числе, методы:

• структурного анализа и проектирования SADT, в частности IDEF0;
• информационного анализа на основе диаграмм «сущность-связь» (ER-диаграмм);
• функционального анализа, основанные на требованиях ГОСТ 19.701-90;
• даталогического проектирования реляционных моделей баз данных;
• моделирования и пр.

Эмпирические источники. Эмпирические источники информации для решения задач дипломной работы включают в себя данные преддипломной практики, а также опубликованные работы других авторов, на которые в тексте данной работы имеются ссылки.

Апробация результатов исследования. Основные теоретические положения и выводы были представлены на заседании кафедры информатики Нижнекамского муниципального института и на межрегиональной студенческой научно-практической конференции «Актуальные проблемы современного российского общества и роль образования в их разрешении» (13 мая 2010 г., НМИ).

Научная и практическая ценность работы. Научная ценность работы состоит в результатах, полученных при проведении теоретических исследований на первом этапе работы, в том числе с использованием литературных источников. Практическая ценность работы заключается в разработке успешно функционирующей информационной системы для автоматизации документооборота кафедры информатики нашего института.

Положение, выносимое на защиту: при использовании информационной системы, процесс документооборота кафедры информатики института, станет более эффективным.

Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, двух глав, которые подразделяются на параграфы, заключения, списка литературы и приложений. Работа изложена на 61 странице, включает 7 таблиц и 14 рисунков. Библиографический список состоит из 52 источников.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАНИИ

1. Информационные системы управления в образовании

В условиях информатизации всех сфер жизни общества приоритетное значение имеет использование  информационных и телекоммуникационных технологий в сфере образования. Информатизация образования имеет  два направления: внедрение информационных технологий непосредственно в процесс  обучения и информатизация системы  управления образованием. В условиях модернизации системы образования, обновления содержания, методов и  форм организации учебного процесса в число приоритетных направлений создания образовательной информационной среды входит совершенствование управления образованием на основе информационных технологий.

Информационная  система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели [19, с. 127].

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения состоят  из следующих блоков:

1. ввод информации из внешних или внутренних источников;
2. обработка входной информации и представление ее в удобном виде;
3. вывод информации для представления пользователям или передачи в другую систему;
4. обратная связь – это информация, переработанная людьми данного учебного учреждения для коррекции входной информации [21, с. 2].

Центральным ядром информационной системы управления, с помощью которого осуществляется ее автоматизация, является ЭВМ. Возможны два способа взаимодействия между ЭВМ, объектом и органом управления.

В первом случае ЭВМ используется, как правило, для решения отдельных периодически повторяющихся трудоемких задач. Сбор информации ведется вручную, так же осуществляется и подготовка документов с управляющими воздействиями. Подобная система может быть названа системой обработки данных. Обращение пользователей к системам обработки данных чаще всего приводит к обновлению информации; вывод информации может вовсе отсутствовать или представлять собой результат программной обработки хранимых сведений, а не сами сведения.

Во втором случае основная информация о состоянии  управляемого объекта собирается автоматически  машиной. ЭВМ перерабатывает поступающую информацию и в том или ином виде готовит выходную документацию, после чего выносится решение о воздействии на объект.

В автоматизированных системах управления выдаваемая выходная документация может быть представлена в виде:

• переработанной, упорядоченной совокупности сведений об управляемом объекте. На основании их человек (или группа людей) принимает решение о характере воздействия на объект. Это свойственно системе обработки данных, но не собственно автоматизированной системе;
• совокупности рекомендаций (вариантов решения) относительно характера воздействия на управляемый объект. Окончательное решение в данном случае принимает человек. Такая реализация наиболее типична для автоматизированных систем управления [33, с. 4].

Информационная  система управления определяется следующими свойствами:

1. любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
2. информационная система является динамичной и развивающейся;
3. при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
4. информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

Внедрение информационных систем может способствовать:

• обеспечению достоверности информации;
• освобождению пользователей от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в учреждении;
• замене бумажных носителей данных на электронные, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д. [24, с. 87].

В отечественной  системе образования первые информационные системы управления создавались еще в 60-е годы.

Можно выделить следующие уровни управленческой деятельности с использованием ЭВМ в системе образования:

1. управление обучением и развитием отдельного учащегося;
2. управление учебным процессом в рамках одного учебного заведения;
3. управление работой группы родственных учебных заведений;
4. управление учебными заведениями по территориальному принципу;
5. управление системой народного образования страны.

На первом уровне задачи управления совпадают  в значительной мере с задачами обучения с помощью компьютеров [46, с. 3].

На втором уровне реальные успехи достигнуты, прежде всего, в вузах. С одной стороны, государственное высшее учебное  заведение достаточно велико по контингенту учащихся и преподавателей и имеет достаточно большую материальную базу для того, чтобы использование компьютеров в управлении было экономически оправдано, с другой - в вузах, особенно технических, существуют достаточно профессионально подготовленные кадры для решения проблемы информатизации управления. При этом преследуются следующие цели:

• повышение качества подготовки специалистов за счет совершенствования управления со стороны ректората, деканатов, кафедр;
• повышение качества учебной, учебно-методической, научно-исследовательской деятельности на основе оперативной информации;
• повышение эффективности в разработке учебных планов и программ, составление расписания занятий, других видов аудиторной и внеаудиторной работы [2, с. 102].

Современный вуз представляет собой ту организацию, которая в  силу свой направленности обязаны представлять собой островок будущего информационного общества. Внедрение современной информационно-управляющей системы позволяет обеспечить повышение качества управления вузом и гарантировать руководителям разных уровней своевременное получение и первичную обработку всех их касающихся информационных потоков. Результатом внедрения информационной системы управления вузом является повышение качества принимаемых решений, непосредственно влияющих на эффективность работы вуза.

Внедрение автоматизированной системы управления в деятельность образовательного учреждения позволяет решить следующие задачи:

• добиться прозрачности всех процессов управления образовательным учреждением;
• планировать учебную нагрузку преподавателей, контролировать ее выполнение и составлять расписание занятий;
• контролировать успеваемость, посещаемость занятий и оплату за обучение с момента поступления до выпуска обучаемого;
• повысить контроль качества оказания образовательных услуг студенту;
• автоматизировать документооборот с подготовкой всей необходимой учебной документации и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, участвующих в организации учебного процесса;
• реализовывать изучение отдельных учебных дисциплин или всего учебного плана с применением дистанционных технологий [20, с. 1].

Одной из таких автоматизированных систем управления является Программный комплекс «Интегрированная Система Управления ВУЗом» (ИСУ ВУЗ). Главными особенностями ИСУ ВУЗ являются:

1. Многофункциональность: решение всех основных задач по управлению учебным процессом в рамках единой информационной системы с возможностью быстрого доступа к необходимым данным для любого участника в соответствии с его индивидуальными правами;
2. Модульная структура, реализуемая подсистемами обеспечения, планирования и организации учебного процесса, а также информационно-аналитической подсистемой. Использование большого числа настраиваемых параметров позволяет гибко распределять функции подсистем среди рабочих мест организаторов учебного процесса и в целом адаптировать систему под особенности конкретного ВУЗа;
3. Интегрированность подсистем документооборота и контроля исполнительской деятельности, что позволяет автоматически формировать полный комплект документов по движению студентов и сотрудников, планированию и контролю учебного процесса, а также автоматически отслеживать выполнение принятых решений в соответствии с нормативными параметрами;
4. Открытость: возможность взаимодействия с другими автоматизированными системами (бухгалтерскими, охранными системами контроля доступа и т.д.);
5. Возможность предоставить студенту самостоятельную работу с учебным материалом и проведение самоконтроля полученных знаний с применением современных информационных технологий.

Программными подсистемами интегрированной системы управления вузом являются: подсистема обеспечения учебного процесса, планирования учебного процесса, организации учебного процесса, информационно-аналитическая система [20, с. 2].

Для успешной организации управленческой деятельности вуза необходимо уметь не только анализировать образовательный процесс, но и выявлять наиболее значимые проблемы, находить эффективные пути их решения. При этом необходимо оптимизировать управленческую деятельность вуза в связи с возрастающими требованиями к качеству образования и в условиях постоянно увеличивающегося объема управленческой информации.

1.2 Описание документооборота института  и кафедры

Управление  информационными ресурсами имеет  для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью) [4, с. 28].

Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных  процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях  рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и  незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие подразделения, документы, направляемые или поступающие из подведомственных учреждений, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате сливаются  в единый поток исходящей документации. А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы составляет поток внутренней документации [6, с. 98].

Важной  характеристикой документооборота является его объем. Под объемом  документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие.

Наряду  с организацией документооборота входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения.

Для системы  хранения документов наиболее значимыми  являются понятия «номенклатура  дел» и «дело». Под номенклатурой  дел понимается систематизированный  перечень заголовков дел, формируемых  в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку [25, с. 207].

Управленческие  документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации.

1. Организационно-правовая документация. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.
2. Распорядительная документация. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам [27, с. 478].
3. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Документы этой группы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
4. Отчетная документация. Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения за определенный период времени – год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий [37, с. 89].

Документооборот мы рассмотрели на примере Муниципального автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Нижнекамский Муниципальный институт» (в дальнейшем, НМИ). НМИ является организацией, осуществляющей образовательную деятельность в области профессиональной подготовки и переподготовки населения г. Нижнекамска и Нижнекамского района Республики Татарстан на основании соответствующей лицензии [41, с. 1]. Организационная структура НМИ представлена рисунке 1.

В целях  рациональной организации службы документационного  обеспечения управления в НМИ, а также строгого соблюдения действующих нормативных и методических документов в сфере документации и информации разработано Положение по делопроизводству. Положение устанавливает единую систему делопроизводства в институте и его структурных подразделениях, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов [38, с. 4].

К структурным  подразделениям, организующим документооборот  НМИ относятся:

1. Ректорат (издает приказы, распоряжения по структурным подразделениям, разрабатывает положения института);
2. Деканаты (издает приказы по студентам, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, сдают документы в архив и т.д.);
3. Кафедры (получают документы, издают их, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);
4. Отдел кадров (хранит личные дела сотрудников и студентов, заполняет трудовые книжки, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);
5. Бухгалтерия (ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.).

На факультетах  издаются приказы по студентам, а  также часть общих приказов. Приказы  по личному составу составляются на основании заявления с визами, контракта в отделе кадров института. На документах прилагаемых к приказу (указанных в основании каждого  приказа) руководитель подразделения, т.е. декан, ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему. В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей строгому учету.

Каждый  семестр в институте проводится рейтинг-контроль, который проходит в три этапа: первый и второй промежуточные рейтинги и третий – экзаменационная сессия. На первый рейтинг готовятся экзаменационные ведомости, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения рейтинг – контроля ведомости сдаются в деканат, где регистрируются результаты, выявляются студенты-задолжники. Потом ведомости также выдаются и собираются на втором рейтинге и экзаменационной сессии [3, с. 12].

При прохождении  студентами практики на предприятии  кафедра готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, подписывается, и ставиться печать, затем они передаются на предприятие.

В конце  учебного года происходят защиты выпускных  работ. Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и распечатываются вкладыши к дипломам и затем передаются в отдел кадров для выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи дипломов, под каким номером, кому был выдан диплом. Учебные карточки и зачетные книжки после обработки сдаются в архив [24, с. 154].

документооборот образовательный  проектный моделирование

Рис. 1. Организационная  структура Нижнекамского муниципального института

Кафедра – основное учебно-научное подразделение  института. Главной задачей кафедры  является организация и осуществление  на высоком уровне учебной, методической и научной работы, научных исследований по профилю кафедры, подготовки научно-педагогических кадров и повышения их квалификации. Кафедру возглавляет заведующий кафедрой, который непосредственно подчиняется ректору института.

Заведующий  кафедрой имеет право участвовать  в работе всех подразделений института, где обсуждаются вопросы деятельности кафедры; утверждает планы работы кафедры, индивидуальные планы работы преподавателей и сотрудников кафедры и другие документы; осуществляет распределение учебной нагрузки; представляет ректору института предложения по приему на работу, увольнению и перемещению работников кафедры, их моральному и материальному поощрению [50, с. 64].

Заведующий кафедрой несет личную ответственность за деятельность кафедры. В состав кафедры входят профессора, доценты, старшие преподаватели.

На кафедре ежемесячно проводится заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Кафедра должна иметь документацию, отражающую содержание и методику проведения учебного процесса. Кафедра: