Информационные системы и технологии используемые для подготовки информации по учету материалов

Министерство аграрной политики Украины

Луганский национальный аграрный университет

кафедра экономической

кибернетики

Реферат

на тему: «Информационные системы и технологии используемые для подготовки информации по учету материалов»

выполнила ст. ЦЗДО ___ курса

специальность: «Учет и аудит»

__________________________

Проверил:

Луганск 2011

1.      Подготовка исходных данных (первичные документы).

Первичный документ – это письменное свидетельство, фиксирующее и подтверждающее хозяйственную операцию, включая распоряжения и разрешения администрации на ее проведение.

Приходная накладная

Этот вид документа  предназначен для оформления поступления на склад товаров для продажи по схеме оптовой или розничной торговли.  Документ формирует проводки. Новый документ можно открыть из меню Документы,  Заполнение табличной части накладной может выполняться двумя способами:

      с помощью кнопки Ввод новой строки на панели инструментов формы документа;

      способом множественного побора.

Для оформления нужно ввести дату и номер документа.

Такие поля, как Поставщик, Фирма, Склад, уже заполнены значениями по умолчанию. В поля вносятся значения, которые наиболее часто встречаются в документах. Для данного вида документа это основной поставщик, фирма основной склад.

  Расходная накладная

В программе имеются расходные документы двух типов: для торговли в розницу и для оптовой торговли. Документы оформляются по общим правилам заполнения форм.

Рассмотрим, как оформить накладную.

1.    Откройте документ, используя команду меню Документы > Расходные > Расходная накладная.

2.  Выберите склад и торговую компанию.

3.  Укажите валюту накладной.

4.  Для подбора по каталогу щелкните на кнопке Подбор по каталогу.

5.  Откроется окно справочника Номенклатура. Выберите товар двойным щелчком, введите количество и нажмите ОК. Окно справочника должно закрыться. Если этого не происходит, закройте окно справочника с помощью кнопки Закрыть.

6.    Сохраните документ, нажав ОК. Если необходимо провести документ, подтвердите это. Распечатать документ можно, нажав кнопку Печать в окне формы документа. Документ будет проведен лишь в том случае, если нужное количество товара имеется на складе.

Графы накладной Количество и Цена будут доступны для редактирования, если щелкнуть в графе и нажать клавишу Enter. Можно также дважды щелкнуть в графе и внести изменение. Для выхода из режима редактирования с сохранением изменений нажмите Enter.

Записи   в  накладной  можно удалять.  Для  этого достаточно  щелкнуть  в  строке, которую надо удалить, и нажать клавишу Delete или кнопку Удалить на панели инструментов.

Строки в накладной можно копировать. Используйте для этого кнопку Копировать строку.

Расходные накладные автоматически фиксируются в журнале Расходные накладные. Документ Расходная розничная  предназначен для  организации отпуска товара  в розничной торговле. При оформлении документа можно считывать информацию с помощью сканера, удобно использовать ККМ (контрольно-кассовые машины).

После   оформления   документ   фиксируется   в   журнале   Расходные   накладные. Документ можно провести. В этом случае проверяется наличие товара на складе. Можно также отложить проведение документа, ответив Нет на вопрос о проведении, и провести документ позднее.

В группе документов Расходные находится документ Счет. Этот документ можно выписать покупателю, а затем на его основании оформлять расходные накладные. Документ Счет после оформления фиксируется в журнале Счета. В этом журнале можно выбрать зарегистрированный счет и, используя кнопку Ввод на основании, выписать на основании счета накладную. В этом случае поле расходной накладной основание оказывается заполненным автоматически.

Приходные накладные фиксируются в журнале Приходные накладные, расходные накладные – в журнале Расходные накладные. В любой момент их можно открыть и распечатать.

2.      Технология ввода и обработки исходных данных.

2.1    Нормативно-справочная информация.

Создание единого информационного пространства – необходимое условие эффективного управления современными крупными и средними предприятиями. Формирование единой среды предполагает интеграцию управленческих процессов.  

Задача интеграции информационных и учетных систем состоит из двух взаимосвязанных частей: интеграции данных и следующей за ней интеграции приложений. Выполняя интеграцию данных, предприятию следует провести унификацию и стандартизацию нормативно-справочной информации (НСИ).

НСИ – условно-постоянная составляющая общей корпоративной информации. Она используется при регламентации деятельности компании, обеспечивая "сшивку" данных, сопровождающих бизнес-процессы компании. Другими словами, НСИ – это ядро единого информационного пространства организации, включающее в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия.

Системы управления НСИ предназначены для решения следующих основных задач:

      Рациональная работа корпоративной информационной системы в целом

      Повышение достоверности и полноты первичной учетной и консолидированной отчетной информации

      Обеспечение совместимости учетных и отчетных документов

      Централизация ответственности за качество нормативно-справочной информации

      Использование качественной (актуальной, полной, непротиворечивой, достоверной, унифицированной) нормативно-справочной информации всеми пользователями информационных и учетных систем предприятия

      Рост эффективности принимаемых управленческих решений и оперативного контроля ключевых производственно-экономических показателей в результате консолидации стандартизованных данных НСИ.

2.2    Ввод и обработка данных (технология работы с программой).

Финансово-экономический анализ деятельности предприятия и ведение бухгалтерского учета значительно упрощаются при применении новых компьютерных технологий. Разнообразные и гибкие возможности системы 1С:Предприятие позволяют использовать ее как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система 1С:Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

• учет операций по банку и кассе;

• учет основных средств и нематериальных активов;

• учет материалов и МБП;

• учет товаров, услуг и производства продукции;

• учет валютных операций;

• учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредитора­ми, подотчетными лицами;

• учет расчетов по заработной плате;

• учет расчетов с бюджетом;

• другие разделы учета.

Ввод информации в 1C:Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности:

• режим ручного ввода операций;

• режим типовых операций;

• режим автоматического формирования операций по докумен­там.

Технологический процесс обработки информации состоит из следующих этапов:

· подготовка первичной информации;

· создание инвентарной картотеки на момент внедрения;

· создание нормативно-справочной информации на момент внедрения;

· создание набора данных движения товарно-материальных запасов;

· проведение расчетов и внесение информации в хранимую базу;

· расчет себестоимости и затрат;

· формирование информации для последующего использования;

· проведение контроля и анализа результативной информации;

· принятие управленческих решений по имеющейся информации.

Для отражения в учете операций, связанных с оформлением поступления в организацию материалов, приобретенных за плату у поставщиков, в системе предназначен документ «Поступление материалов». В реквизите «Склад» выбором из справочника «Места хранения» указывается склад, на который принимаются материалы. В табличную часть документа переносится информация из накладной поставщика. Здесь указывается наименование материала, количество, цена за единицу, сумма, НДС и общая сумма. Заполнение табличной части может производиться автоматически с использованием справочника «Материалы». При проведении документа автоматически формируются проводки по соответствующим объектам аналитического учета. Конкретный субсчет счета 201 «Сырье и материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита «Вид материала» конкретного элемента справочника «Материалы».

Если поставщику был перечислена предоплата, то дополнительно формируется проводка по дебету счета 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для отражения в учете прочих затрат организации по приобретению нематериальных активов в программе предусмотрен тот же механизм, что и в аналогичных предыдущих случаях. Если в табличной части документа-основания были указаны несколько материалов, то дополнительные расходы распределяются между отдельными материалами пропорционально их стоимости (Количество * Цена).

Для оформления операций, связанных с передачей материалов в производство, в программе предназначен документ «Передача материалов в производство».

Количество материалов нужное для выпуска продукции можно подобрать автоматически способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» по нормам определенным для выпуска этой продукции на предприятии. После заполнения формы документа следует сформировать и распечатать требование-накладную.

При проведении будут сформированы проводки по кредиту счета 20 «Сырье и материалы» в корреспонденции со счетом, указанным в шапке документа. Конкретный субсчет счета 201 «Сырье и материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита «Вид материала» конкретного элемента справочника «Материалы». Сумма каждой проводки определяется исходя из способа учета себестоимости единицы материала, даты проведения операции и количества отпущенного материала.

Для отражения в учете операций по продаже материалов, потребности в которых в настоящее время не имеется, в типовой конфигурации предназначен документ «Отгрузка материалов на сторону». Проведение документа необходимо производить после того, как материалы будут фактически отпущены со склада. После заполнения формы документа следует сформировать и распечатать ее.

Руководитель, бухгалтер и аудитор могут проанализировать или получить значение любого необходимого показателя из информационной базы за необходимый период времени.

3.      «Выходная» отчетная информация на основе использования компьютерных технологий .

Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется при конфигурирова­нии. При вызове отчета на экран выдается форма настройки парамет­ров отчета. В ней нужно ввести значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет. Во всех отчетах указывается период, за который будут выдаваться данные бухгалтерского учета. Для настройки параметров отчетов используются в основном та­кие типы значений как Счет, Вид субконто. Значение субконто, Ва­люта. Совокупность параметров для отчета заданного вида можно со­хранить для последующего использования.

Одной из наиболее удобных возможностей системы отчетов 1С:Предприятии является возможность детализации (расшифровки) отчетов. Стандартные отчеты в данной конфигурации 1C:Предприятии представляют собой фактически целостную систему, которая позво­ляет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчета. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.

Стандартные отчеты.

Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначенные для использова­ния практически в любых организациях и для любых разделов бух­галтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка сче­та» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредст­венно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Оборотно-сальдовая ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета ин­формацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период. Этот отчет является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике.

При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость» на экран будет вы­дан запрос для настройки параметров оборотно-сальдовой ведомо­сти. В этом запросе надо указать:

• за  какой  период  необходимо  сформировать  оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты нача­ла периода и даты окончания периода;

• составлять ли ведомость в целом по счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят) и дополнительно показывать остатки и обороты на субсчетах (флажок «Данные по субсчетам» уста­новлен);

• показывать ли для счетов с признаком валютного учета остат­ки и обороты только в рублях (флажок «Данные по валютам» снят) или дополнительно по каждой валюте в отдельности (флажок «Данные по валютам» установлен). В первом случае в строках ведомости будет отражаться суммарный рублевый эквивалент валютных сумм, во втором — дополнительно пока­зываться данные в валюте.

Ведомость приво­дится в виде списка, в котором для каждого счета и субсчета, имею­щего ненулевое сальдо или обороты за данный период, приводятся код счета и субсчета, остаток на начало периода, обороты за период по дебету и по кредиту счета и остаток на конец периода.

Для счетов, по которым ведется валютный учет, в оборотно-сальдовой ведомости могут выводиться (если в настройке пара­метров отчета установлен флажок «Данные по валютам») отдельные строки по каждой валюте. В этих строках в графе «Счет», помимо наименования счета, указывается краткое наименование валюты, а суммы в них выражаются как в валюте, так и в рублевом эквивален­те.

В нижней строке ведомости выводятся итоги по оборотам и ос­таткам по всем счетам.При просмотре ведомо­сти вы можете получить более подробные сведения о показателях по интересующему вас счету.

На экран будет выдано меню, в котором вы должны будете выбрать, какой именно отчет по счету вас интересует:

• карточка счета;

• ведомость по субконто;

• анализ счета;

• отчет по проводкам;

• обороты счета (главная книга);

• журнал-ордер (ведомость) по счету.

После этого будет выдан соответствующий отчет.

Сводные проводки

Список сводных проводок — это отчет, содержащий обороты ме­жду счетами (суммы в дебет одного счета с кредита другого) за не­который период времени.

При выборе пункта «Сводные проводки» на экран будет выведен запрос параметров вывода свод­ных проводок. В этом запросе надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет о сводных проводках. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

• выводить ли сводные проводки без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указа­нием данных по конкретной валюте);

• сортировать ли сводные проводки в порядке счетов дебета проводки (флажок «По кредиту» снят) или в порядке счетов кредита проводки (флажок «По кредиту» установлен);

• Выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по суб­счетам» установлен) или только по основным счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят).

После этого программа сформирует спи­сок сводных проводок и выведет его для просмотра. Для каждой корреспон­денции счетов, для которой в указанном периоде были выполнены какие-либо проводки, в списке сводных проводок выводятся номера и наименования счетов и итоговые суммы корреспонденции между ними. Если список сводных проводок приводится с учетом валют, то для валютных счетов указываются также и сведения по каждой ва­люте.

При просмотре списка свод­ных проводок можно получить более подробные сведения по кон­кретному счету. При таком запросе на экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий проводки с данной корреспонденцией счетов.

Карточка счета

В отчет «Карточка счета» включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — наименованию материала, органи­зации-поставщику и т. д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки по­сле каждой проводки.

Карточка учета материалов отражает информацию об остатках и движении выбранного материала по счету учета за выбранный период в количественном выражении по выбранному складу.

В форме диалога Карточки учета материалов заполняются следующие реквизиты:

- период формирования отчета;

- материал;

- склад;

- номер отчета и дата составления;

- исполнитель отчета.

При детализации на экран выдается соответствующая опе­рация для просмотра и редактирования. При этом курсор автомати­чески устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.

В сформированном отчете двойным щелчком мышки на строке движения материала можно открыть документ, отражающий данный приход либо расход.

Заключение

Материальные средства, выполняющие в производственном процессе роль предметов труда, участвуют в нем однократно и переносят всю свою стоимость на себестоимость изготовляемой продукции единовременно. Для осуществления непрерывного технологического процесса производства предприятия должны создать соответствующие запасы материалов, полуфабрикатов, топлива и т.д. на складе. В настоящее время на предприятии огромное значение придается вопросам автоматизации решений задач по учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов на программном продукте 1С-бухгалтерия. Он базируется на создании ведении информационной базы о наличии товарно-материальных запасов, формируемых на основании инвентарной карточки.

В настоящее время на предприятии огромное значение придается вопросам автоматизации решений задач по учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов на программном продукте 1С-бухгалтерия. Он базируется на создании ведении информационной базы о наличии товарно-материальных запасов, формируемых на основании инвентарной карточки.

Функции 1С-бухгалтерии по учету товарно-материальных запасов заключается в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций:

· автоматизация документирования первичной информации;

· оперативное управление, контроль за наличием и движением товарно-материальных запасов;

· расчет себестоимости товарно-материальных запасов.

Список использованной литературы

1.      Харитонов С.А. «Компьютерная бухгалтерия в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета», 2000.

2.      Рязанцева Н.А., Рязанцев Д.Н. «1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы», 2003.

3.      Банина Ю.В. С заботой о бухгалтере. Бухгалтер и компьютер 2/2000

4.      План счетов бухгалтерского учета и инструкции по его применению. Приказ Министерства Финансов Украины от 30.11.1999 № 291. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 21.12.1999 под №892/4185.