Информационные системы и технологии в экономике

 

1. Сетевое планирование и управление проектами

 

По сравнению с другими математическими  методами исследования операций, метод  сетевого (или календарного) планирования проектов относительно молод, но его  ярко выраженная практическая направленность обеспечила ему популярность сразу после рождения.

В 1956 году специалисту в области  вычислительной техники из фирмы  «Дюпон» М. Уолкеру, совместно с Д. Келли, работавшим в группе планирования капитального строительства фирмы «Ремингтон Рэд», удалось разработать простой и эффективный метод планирования работ по модернизации заводов фирмы «Дюпон». Метод был основан на построении так называемых сетевых графиков и получил название «метод критического пути», сокращенно МКП (англоязычный вариант — Critical Path Method — СРМ).

Практически в то же время  в военно-морских силах США  был создан метод анализа и  оценки программ (как ни странно, русская  аббревиатура для его обозначения так и не появилась, и продолжает использоваться англоязычный вариант — PERT, ( Programme Evaluation and Review Technique). Метод был разработан в процессе проектирования корпорацией «Локхид» ракетной системы «Поларис», предназначенной для оснащения подводных лодок ВМС США. В работах по созданию ракетной системы участвовало около 4 тысяч основных подрядчиков, а технологическая цепочка насчитывала около 60 тысяч операций. Благодаря внедрению метода PERT проект удалось завершить на два года раньше намеченного срока.

Основное различие между  методами СРМ и PERT заключалось в том, что в первом из них длительности входящих в проект работ полагались детерминированными, а во втором рассчитывалась вероятностная оценка длительности работ. Впоследствии оба метода были объединены под общим названием PERT-CPM (наиболее распространенный русскоязычный вариант — метод сетевого планирования и управления).

 

Этап планирования начинается с разбиения исследуемой операции (программы, проекта) на четко определенные шаги (работы), необходимые для достижения цели операции. Затем определяются оценки продолжительности работ и строится сетевой график.

Сетевой график состоит  из элементов двух видов — работ  и событий, и позволяет в наглядной форме представить структуру проекта с точки зрения входящих в него работ.

Другими словами, сетевой  график отображает взаимосвязи между работами внутри проекта и порядок их выполнения.

С математической точки  зрения он является направленным графом, в котором каждая работа представляется ориентированной дугой, а каждое событие — вершиной (узлом). Каждое событие определяется как момент времени, когда завершается одна работа (или группа работ) и начинается другая. Любая работа, включенная в сетевой график, считается описанной (заданной), если указаны номера событий, между которыми она заключена, и ее длительность.

В качестве примера на рис. 1 приведен сетевой график, отображающий (в упрощенном виде) структуру работ при создании программного продукта, состоящего из двух относительно самостоятельных модулей.

 

 

Рис. 1 Пример сетевого графика

 

Изображенные на рисунке  дуги соответствуют следующим видам работ:

А_{12 -}  разработка алгоритма первого модуля;

А₁₃ - разработка алгоритма второго модуля

А₂₄ - программирование первого модуля;

А₃₄ - программирование второго модуля;

А₄₅ - комплексная отладка модулей;

А₅₆ - разработка программной документации.

 

Сформулируем основные правила  построения сетевого графика.

• Каждая работа представляется одной и только одной дугой, то есть ни одна работа не должна появляться в графике дважды. При этом любая работа в случае необходимости может быть разбита на две или более частей, каждой из которых будет соответствовать своя дуга. Например, программирование модуля можно представить как две работы: ввод текста программы и ее отладку.
• Ни одна пара работ не должна определяться одинаковыми начальным и конечным событиями (в противном случае две различные работы будут идентифицированы одинаково). Возможность такого неоднозначного задания работ существует в тех случаях, когда две (или более) работы могут выполняться одновременно.
• Ни одно событие не может произойти до тех пор, пока не будут закончены все входящие в него работы. Например, комплексная отладка модулей не может быть начата до завершения программирования каждого из них, то есть событие 4 на рис. 1 не произойдет до завершения работ А₂₄ и А₃₄.
• Ни одна работа, выходящая из данного события, не может начинаться до тех пор, пока не произойдет данное событие; например, программирование первого модуля (работа А₂₄) не может начаться, если не закончена разработка его алгоритма (то есть пока не произошло событие 3). Чтобы исключить неоднозначность, вводят фиктивную работу» и фиктивное промежуточное событие. Затраты времени и ресурсов на выполнение фиктивной работы принимаются равными нулю.

Сетевой график позволяет  прежде всего оценить (определить) временные  характеристики проекта и входящих в него работ. В этом отношении наиболее важное значение в построении плана проекта имеют так называемые критические работы.

Работа считается критической, если задержка ее начала приводит к  задержке срока окончания проекта в целом.

Некритическая работа отличается тем, что промежуток времени между ее ранним началом и поздним окончанием больше ее фактической продолжительности. Другими словами, любая некритическая работа имеет резерв времени. На основе понятия критической работы введем понятие критического пути.

Критический путь представляет собой непрерывную последовательность критических работ, связывающую исходное и завершающее события сети (сетевого графика).

С содержательной точки зрения длительность критического пути определяет минимально возможную продолжительность проекта в целом (то есть для построенного сетевого графика работ быстрее завершить проект не получится). Если вычисленная длительность критического пути вас не устраивает, необходимо пересмотреть структуру сетевого графика.

Но, как было указано выше, для  построения критического пути требуется  выявить все критические работы проекта. Для этого необходимо найти такие работы, для которых резерв времени равен нулю.

Расчет резервов времени для  работ проекта включает в себя два этапа.

Первый этап называется прямым проходом. Вычисления начинаются с исходного события и продолжаются до тех пор, пока не будет достигнуто завершающее событие всей сети. При прямом проходе для каждого события вычисляется ранний срок его наступления Tp(i). На втором этапе, называемом обратным проходом, вычисления начинаются с завершающего события сети и продолжаются до достижения исходного события. При этом для каждого события вычисляется поздний допустимый срок его наступления Tn(i). После этого остается только найти такие работы, фактическая длительность которых совпадает с промежутком времени между их ранним началом и поздним окончанием, то есть такие, для которых резерв времени равен нулю.

Поясним технологию расчета резервов времени подробнее. Для этого предварительно рассмотрим порядок вычисления упомянутых выше величин — раннего и позднего сроков наступления события — Тр и Тп.

1. Наиболее раннее возможное  время наступления j-го события Tp(j) определяется из следующего соотношения:

где i, j - номера предшествующего и последующего событий соответственно;

t _I,J - фактическая продолжительность работы А_ij;

Tp(i) - наиболее раннее возможное время наступления события i. Приведенное соотношение можно проиллюстрировать фрагментом сетевого графика, приведенным на рис. 2.

С содержательной точки  зрения величина Tp(j) представляет собой момент времени, когда будет завершена наиболее «поздняя» из работ, влияющих на j-e событие сети.

2. Наиболее позднее  допустимое время наступления  1-го события Tn(i) определяется из следующего соотношения:

где i, j - номера предшествующего и последующего событий соответственно;

t _I,J - фактическая продолжительность работы А_ij ;

Tn(i) - наиболее позднее допустимое время наступления события i. Приведенное соотношение можно проиллюстрировать фрагментом сетевого графика, приведенным на рис.3.

С содержательной точки  зрения величина Tn(i) представляет собой момент времени, когда должна быть начата наиболее продолжительная (и/или поздно начинающаяся) из работ, выходящих из i-ro события, чтобы не вызвать задержку связанного с ней последующего события сети.

На основании раннего  и позднего сроков наступления событий  сети могут быть рассчитаны следующие  виды резервов времени:

 

1. Резерв времени 1-го  события:

Если резерв времени события больше нуля, это означает, что такое событие может быть помещено на временной оси в любой точке, лежащей в промежутке между ранним и поздним сроками наступления этого события, и это не приведет к задержке последующих событий сети.

 

2. Полный резерв времени работы А_ij:

Смысл полного резерва  времени работы заключается в  том, что задержка в выполнении работы на величину, меньшую Rn(ij), не приведет к задержке завершающего события сети (т. е. не вызовет задержку завершения проекта в целом).

 

3. Свободный резерв времени работы А_ij

 

Смысл свободного резерва  времени заключается в том, что  если для события существует возможность  раннего его наступления, то увеличение длительности работы на величину, не превышающую свободного резерва времени, не приведет к задержке ни одной из последующих работ.

Поясним методику определения  критического пути с помощью приводившегося выше примера, связанного с разработкой программного продукта. Предположим, что входящие в сетевой график (см. рис. 1) работы имеют следующую продолжительность (в днях):

 

 

При вычислении характеристик сетевого графика длительность проекта определяется без привязки к реальным календарным датам, поэтому при выполнении прямого прохода момент наступления исходного события сети принимается равным нулю, и этот момент считается наиболее ранним возможным моментом наступления исходного события, то есть Тр(1) = 0.

Соответственно, наиболее ранний возможным  момент наступления второго события (для рассматриваемого примера) определяется так:

Расчетные соотношения и результаты вычислений для остальных событий приведены ниже:

 

Чтобы выполнить обратный проход, то есть рассчитать наиболее поздние  допустимые сроки наступления событий сети, предполагается, что для завершающего события ранний и поздний сроки равны, то есть для рассматриваемого примера Тп(6) = Тр(6) = 27.

Расчетные соотношения и результаты вычислений для остальных событий  подведены ниже:

Следующим шагом является расчет резервов времени для работ, входящих в сетевой график. Поскольку при анализе проектов ориентируются в основном на полный резерв времени, то мы ограничимся вычислением именно этой величины для всех работ рассматриваемого графика. Они имеют следующие значения:

Те работы, для которых  полный резерв времени оказался равным нулю, являются критическими. Если мы отметим все такие работы на исходном сетевом графике (на рис. 4) они отмечены штрихами), и затем отыщем непрерывную последовательность таких работ (что для нашего примера сделать совсем не сложно), то мы тем самым определим и критический путь проекта.

 

 

Рис. 4. Критический путь проекта

 

Чтобы вычислить его продолжительность, достаточно просто сложить длительность образующих его критических работ. Для рассматриваемого примера разработка программного продукта не может быть завершена ранее, чем через 27 дней.

Теперь вернемся к  работам, которые не являются критическими и, соответственно, имеют резерв времени. Какую роль играют они в планировании? Как уже отмечалось выше, такие работы могут быть смещены по оси времени в пределах имеющегося резерва. Как использовать такую возможность, зависит от условий реализации и ограничений, имеющих место для конкретного проекта. Например, при дефиците ресурсов или исполнителей резерв времени может быть использован для выравнивания их загрузки. Либо в течение резервного времени исполнитель может быть задействован для выполнения критических работ. Так, в случае с разработкой программного продукта два программиста могут (теоретически) отладить один программный модуль быстрее, чем в одиночку, обеспечив тем самым сокращение сроков выполнения проекта в целом. Однако задачи, связанные с назначением и распределением ресурсов, решаются на следующем этапе сетевого планирования — на этапе построения календарного графика.

 

2. Функциональные подсистемы. Функциональный признак

Любое предприятие состоит  из подразделений, т.е. имеет некоторую  организационную структуру.

Практически любая организация  имеет производственные подразделения (производящие тот или иной продукт или услугу), администрацию, службы управления, службы обеспечения и сбыта.

Производственными условно  называют подразделения, выполняющие  основную функцию предприятия, как  в случае производства материальных продуктов, так и при оказании профильных услуг. На заводе это могут быть цеха и конструкторские бюро, в научных центрах - лаборатории и т.д.

Предприятием можно  назвать как небольшую фирму  со штатом в несколько человек, так  и огромный завод. На большом предприятии  каждое подразделение (администрация, бухгалтерия, отдел кадров) обычно состоит из десятков сотрудников со своей иерархией. Напротив, на небольшом предприятии некоторые отделы (или даже несколько отделов) могут быть представлены одним человеком. Например, возможна ситуация, когда руководитель небольшой молодой фирмы лично занимается вопросами приема сотрудников на работу, совмещая роль директора и начальника отдела кадров.

Функциональный  признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации информационных систем.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств.

Mapкетинговая деятельность включает в себя:

•   анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;

•   организацию рекламной кампании по продвижению продукции;

•   рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Указанные направления  деятельности определили типовой набор  информационных систем:

•   производственные системы;

•  системы маркетинга;

•   финансовые и учетные системы;

•   системы кадров (человеческих ресурсов);

•   возможность графического отображения динамики модели;

•   возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы

модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции "типовых управленческих решений", в соответствии с которой часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно свести к некоторым однородным классам управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.

Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в работу должен вступать второй уровень экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив.

 

 

3. Понятия, используемые в программе. Основные настройки.

 

Программа ОФИС2000 версия «Ассистент» представляет собой  товарно-финансовую учетно-аналитическую  систему, которая предназначена  для комплексной автоматизации  учета, делопроизводства, менеджмента, маркетинга и анализа хозяйственной деятельности.

Работа с программой, в общем, заключается в своевременном  внесении данных учета фактов хозяйственной  деятельности (движение товара, денег, услуг, работа с кадрами, маркетинговая  деятельность и т.д.), попутного оформления / печати соответствующих документов и получения разнообразных отчетов по накопленным данным.

В процессе работы информация справочного характера накапливается  в соответствующих справочниках. Эта информация впоследствии используется повторно, что значительно сокращает время ее поиска и уменьшает количество непроизвольных ошибок в ней. Программа автоматически отслеживает корректность вносимых данных.

По накопленным данным в любой момент можно получить разнообразные отчеты, которые значительно  облегчают работу бухгалтера, менеджера и директора. Эти отчеты, также, могут быть распечатаны.

Кроме этого, программа  оборудована большим количеством  вспомогательных средств, таких, как  режимы работы с документами, телефонной книгой, планировщиком рабочего времени  и т.д., которые органически связаны с данными учета. Все это позволяет использовать программу для автоматизации, практически, всех видов офисной деятельности в области учета, делопроизводства, маркетинга, финансового анализа и менеджмента.

Для получения подробной  информации о возможностях и использовании конкретного режима можно нажать клавишу F1 (Контекстная справочная система) или обратиться к Руководству пользователя.

Некоторые слова или  фразы в тексте помощи выделены зеленым  цветом и подчеркиванием. Для получения  подробной информации о таких понятиях на них следует нажать мышкой - после этого откроется соответствующая страница текста помощи.

Все режимы работы программы  разбиты на разделы по смыслу. Названия разделов соответствуют пунктам  системного меню. При открытии этих пунктов появляются подпункты, названия которых соответствуют названиям конкретных режимов работы. Таким образом для перехода в нужный режим достаточно выбрать соответствующий пункт системного меню. Для ознакомления с предназначением конкретных режимов выберите интересующий Вас раздел Справочной системы:

Данные предприятия

Ввод / корректировка  основных данных Вашего предприятия.

Используется в начале работы для задания реквизитов Вашего предприятия, которые, в дальнейшем, используются при печати документов.

Параметры работы

Общие настройки программы, географическое положение, пароль доступа  к программе, элементы оформления интерфейса и т.д.

Используется, как правило, в начале работы для настройки  параметров работы программы.

Цветовая схема

Позволяет настроить цветовую схему интерфейса.

Параметры принтера

Настройка параметров принтера, используемого программой для печати.

Параметры модема и звонков

Настройка параметров модема, используемого программой для набора номера.

Порядок нумерации документов

Позволяет изменить текущие порядковые номера различных документов (накладных, счетов).

Используется для установки  начальных номеров документов в  начале учета с помощью программы  или для их корректировки в  дальнейшем (например, в начале нового отчетного периода).

Закрытие периода

Позволяет закрывать  учетный период, т.е. удалять всю  детальную информацию о завершенных  операциях с подведением и  сохранением остатков по этим операциям. Удаляемые в процессе закрытия периода  данные переносятся в архив и  к ним в последствии можно обратиться для просмотра.

Используется для уменьшения числа активных данных при закрытии отчетного периода (например, сдаче  годового баланса), их переноса в архив  и подведения остатков за закрываемый  период по всем удаляемым операциям.

Резервное копирование

Позволяет сделать резервную  копию всех активных данных программы  на случай потери информации или ее переноса в другую программу.

Рекомендовано ежедневное использование (после каждого сеанса работы с программой) для обеспечения  сохранности данных.

Резервное чтение

Позволяет восстановить активные данные программы по сделанной  ранее резервной копии (в т.ч. при  их переносе из другой программы).

Используется в случае потери данных в результате сбоев  в работе (потеря питания, зависания Windows и т.д.) для их восстановления.

Проверка и восстановление баз  данных

Позволяет произвести проверку и восстановления физической целостности  баз данных, используемых программой.

Используется в случае нарушения данных в результате сбоев  в работе (потеря питания, зависания Windows и т.д.) для их восстановления.

Определение режима работы

Позволяет переключить  программу для работы с локальными данными или данными совместного  использования.

Переход в режим архива / режим  активных данных

Позволяет переключить  программу для просмотра данных архива / активных данных. В режиме архива с данными можно производить любые действия (в т.ч. получение и распечатка отчетов), кроме их изменения.

Используется для просмотра  данных, удаленных в архив в  результате проведения закрытия периода.

Очистка архива

Позволяет удалить все  данные, содержащиеся в архиве, т.е. помещенные в него ранее в результате закрытия периода.

При работе с программой и в ее описании используется ряд  понятий. Большинство из них общеизвестны. Многие из них имеют аналоги в бухгалтерской терминологии, однако, в программе они намеренно заменены общепринятыми терминами для облегчения восприятия информации пользователями, не являющимися профессиональными бухгалтерами:

Предприятие - партнер

Партнер - физическое лицо

Товар

Платеж

Контакт

Документ

Первичный документ

Отчет

Закупка

Продажа

Возврат

Категория и прочие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бердянский университет  менеджмента и бизнеса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

« Информационные системы  и технологии в экономике»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент 53 ИСТ\М группы

факультета ИСТ

Ревин Артём Сергеевич

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бердянск, 2012