Информационные системы в рекламной практике

Информационные системы в рекламной практике

Понятие информационной системы

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединённая в интересах  достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

В информатике понятие "система" имеет множество смысловых  значений. Чащё всего оно используется применительно к набору технических  средств и программ. Системой может  называться аппаратная часть компьютера. Системой может считаться множество  программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедур ведения документации и управления расчётами.

Добавление к  понятию "система" слова "информационная" отражает цель её создания и функционирования. Информационныё системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная  система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки, выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание  информационной системы предполагает использование в качестве основного  технического средства переработки  информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрэйм или супер ЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно её получение и представление.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и  информационными системами. Компьютеры, оснащённые специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Информационная  система, установленная в фирме, занимающейся продажей времени в эфире, отслеживает освободившееся место для рекламы, стоимость определённого времени в эфире и возможности эфира. Это позволяет максимально выгодно использовать время рекламы, предложение согласно спросу, максимизация прибыли и экономия времени.

Процессы и свойства информационных систем

Процессы  условно можно представить в  виде схемы, состоящей из блоков:

Рисунок 1

Свойства информационной системы:

• информационная система может быть подвергнута  анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем.

• информационная система является динамичной и развивающейся.

• при  построении информационной системы  необходимо использовать системный  подход.

• выходной продукцией является информация, на основе которой принимаются решения.

• информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее  время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной  с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также  организационные процессы, в которые  она включена.

При определении  возможностей компьютерной информационной системы следует учитывать:

• структурированность  решаемых управленческих задач.

• уровень  иерархии управления фирмой, на котором  решение будет принято.

• принадлежность решаемой задачи к той или иной сфере бизнеса.

• вид  используемой информационной технологии.

Технология  работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания  специалистом некомпьютерной области  и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Внедрение информационных систем

Информационные  системы во многом облегчают работу, помогая получать, обрабатывать, хранить  и анализировать информацию.

Кроме этого существуют дополнительные плюсы  от использования информационных систем.

Внедрение информационных систем может способствовать:

• получению  более рациональных вариантов решения  управленческих задач за счёт внедрения  математических методов и интеллектуальных систем и т.д.

• освобождению работников от рутинной работы за счёт её автоматизации.

• обеспечению  достоверности информации.

• замене бумажных носителей данных на магнитные  диски или ленты, что приводит к более рациональной организации  переработки информации на компьютере и снижению объёмов документов на бумаге.

• совершенствованию  структуры потоков информации и  системы документооборота в фирме.

• уменьшению затрат на производство продуктов и  услуг.

• предоставлению потребителям уникальных услуг.

• отысканию  новых рыночных ниш.

• привязке к фирме покупателей и поставщиков  за счёт предоставления им разных скидок и услуг.

Структура информационной системы

Как и  любой объект, система имеет свою структуру, обусловленную свойствами и функциями информационных систем, и может быть представлена совокупностью  обеспечивающих подсистем.

Структура информационной системы:

Рисунок 2

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, программное, математическое, организационное и  правовое обеспечение.

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

5. Функции  информационных систем

Каждая  система имеет набор функций, которые она выполняет, тем самым, реализовывая поставленные перед ней задачи.

Функции информационных систем:

• Организационная.

• Плановая.

• Учетная.

• Анализа.

• Контрольная.

• Стимулирования.

Организационная – заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатное расписание фирмы, отдела, лаборатории, группы с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетентности, прав, обязанностей и др.

Плановая – состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Сюда входят: бизнес-план, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы в различные сроки. Средствами разработки являются различные текстовые и табличные процессоры, а также интегрированные среды, например Microsoft Project.

Метод разработки перспективных планов с использованием данного пакета включает в себя несколько этапов:

• Вводятся все действия, которые предполагается осуществить в рамках данного  проекта.

• Задаются временные и логические связи  между этими событиями.

• Задается время, необходимое для подготовки каждого действия.

• Задаются исполнители.

• Вводятся экономические параметры: стоимость  сырья, разработки.

В результате, система вырабатывает предполагаемый вариант выполнения проекта, а также позволяет получить отчеты в удобной форме представления, например, сетевой график выполнения проекта.

Такой график сопровождается расшифровкой каждого  события с указанием сроков выполнения и отчетной документацией.

Рисунок 3. Сетевой график выполнения проекта

Учётная – заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности организации: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.д. В общем случае, учет можно определить, как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах с использованием информационных технологий и вычислительных средств.

Анализ – функция связана с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявление резервов, изучением тенденций развития и т.п. Этот анализ выполняется разными специалистами в зависимости от сложности и уровня выполняемого процесса.

Контрольная - осуществляется менеджером и включает в себя: контроль за выполнением плана, расходами материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т. д.

Стимулирование – служит для повышения уровня персонала фирмы; при этом используются финансовые стимулы – зарплаты, премии и психологические стимулы.

 

Использование информационных технологий в рекламной деятельности

Понятие информационных технологий

Информатика – это наука, включающая в себя процессы сбора, хранения, обработки  и выдачи информации с использованием информационных технологий.

С развитием  информатики, применительно к конкретным областям (реклама) явилось возникновение  нового направления «информационные  технологии».

Изучение  информационных технологий позволяет  внедрить в рекламную деятельность совершенные методы обработки информации.

Информационная  технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических  средств, объединённых в технологическую  цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение  информации, а также повышение их надёжности и оперативности.

 
Свойства информационных технологий

Информационные  технологии характеризуются следующими основными свойствами:

• предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные.

• целью  процесса является получение информации.

• средствами осуществления процесса является программные, аппаратные и программно-аппаратные вычислительные комплексы.

• процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с данной предметной области.

• выбор  управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение.

• критериями оптимизации процесса являются своевременность  доставки информации пользователю, её надёжность, достоверность, полнота.

Из  всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

 
Классификация информационных технологий

В зависимости  от задач, для выполнения которых  предназначены информационные технологии, их можно разделить на четыре основных класса. 
 
1 Класс. Информационные технологии обработки данных

Этот  класс информационных систем предназначен для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известные алгоритмы.

Эта технология применяется на уровне операционной или исполнительной деятельности. Она  ведёт к автоматизации многих рутинных операций управленческой деятельности.

Примеры задач, решаемых с помощью информационных технологий обработки данных:

• Обработка  данных об операциях, производимых фирмой.

• Создание периодических контрольных отчётов  о состоянии дел фирмы.

• Получение  ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.

Например:

• операция проверки соответствие нормативов, уровня запаса товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдаётся заказ поставщику с указанием конкретного срока  поставки и количества товаров.

• операция продажи товаров и услуг фирмой, в результате которой формируется  выходной документ для покупателя.

• ежедневный отчёт о поступлении и выдачи наличных средств банком, формируемый  в целях контроля наличных средств.

• пример запроса к базе данных по кадрам, который позволит получить требования к кандидатам на занятие определённой должности.

Некоторые особенности, связанные с обработкой данных:

• Выполнение каждой фирмой необходимых задач  по обработке данных. Каждой фирме предназначено законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средства обеспечения контроля на фирме.

• Решение  только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать  алгоритмы;

• Выполнение стандартных процедур обработки данных.

• Выполнение основного объёма работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека.

• Использование  детализированных данных. Записи о  деятельности фирмы имеют детальный  и подробный характер, допускающий  поведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу в соответствии с задачами.

• Требование минимальной помощи в решении  проблем со стороны специалистов других уровней.

Основные  компоненты информационной технологии обработки данных.

Рисунок 1

Типовые операции:

• Группировка - первичные  данные обычно имеют вид кодов, состоящих  из одного или нескольких символов. Эти коды определённые признаки объектов и используются для группировки  и идентификации данных. Например, код включает в себя: кабельный номер сотрудника, код подразделения, занимаемую должность и так далее.

• Сортировка - с  помощью сортировки упорядочивается  последовательность записей.

• Вычисление - вычисление включает в себя арифметические и  логические операции, в результате вычислений получаются новые данные.

• Укрупнение или  агрегирование - данная операция служит для уменьшения количества данных. Реализуется в форме расчётов (итоговых или средних значений).

• Создание отчётов (документов) в информационных технологиях обработки данных предназначаются для руководства фирмы и для внешних партнёров. При этом отчёты могут создаваться как по запросам, так и периодически.

Информационные технологии управления

Цель информационных технологий управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Эта технология предназначена для решения плохоструктурированных задач. Для принятия решения на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде.

Создание и использование  информационной системы при решении  управленческих задач любой фирмы  подразумевает:

• Структура  информационной системы её функциональное назначение должны соотноситься с целями стоящими перед организацией. Например, в коммерческой фирме это эффективный  бизнес; в государственном предприятии  это решение социальных и экономических  задач.

• Информационная система должна контролироваться людьми или пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

• Информационная система должна способствовать производству достоверной, надёжной, своевременной  и системной информации.

Информационные  технологии управления направлены на создание различных отчётов.

Регулярные  – создаются в соответствии с  графиком конкретной фирмы (анализ продаж)

Специальные – создаются по запросам управленцев  или в случае непредвиденных ситуаций

И те, и  другие отчёты могут иметь различные  формы:

• суммирующие.

• сравнительные  – содержат данные, полученные из различных  источников.

• чрезвычайные – содержат данные исключительного  характера.

Использование отчётов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям, которое предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от плана).

Примеры решения задач средствами информационной технологии управления:

• Оценка планируемого состояния объекта  управления.

• Оценка отклонений от планируемого состояния.

• Выявление  причин отклонений.

• Анализ возможных решений и действий.

Основные  компоненты информационной технологии управления 

БАЗА  ДАННЫХ

Рисунок 2

Содержание  Баз данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразовывается  в периодические и операционные отчёты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. При этом база данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

• данных, накапливаемых на основании операций, проводимых фирмой.

• планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

 

 

Информационные  технологии автоматизации офиса

Данный  класс исторически возник с целью  автоматизации рутиной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий внедрилась в высокие сферы управленческого труда.

Эта технология призвана не менять существующую традиционную систему совещаниями, телефонными  звонками, приказами, а лишь дополнить  её.

Информационные  технологии автоматизации офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов, как внутри организации, так и с внешней средой на базе дачи и работы с информацией.

Основные  компоненты Информационной технологии автоматизации офиса

Рисунок 3

Обязательным компонентом является база данных, концентрирующая в себе данные о программной системе фирмы на операционном уровне.

Например:

• В  базе данных собираются сведения о  ежедневных продажах, передаваемые торговыми  агентами фирмы на главный компьютер  или сведения о ежедневных поставках сырья.

• По электронной  почте поступают сведения с биржи  о курсе валют или котировка  ценных бумаг, в том числе и  акции данной фирмы. Эти сведения ежедневно корректируются в соответствии массива базы данных.

• Информация из базы данных поступает на вход компонентных приложений или программ, таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и так далее.

Компьютерное  приложение автоматического офиса  обеспечивает сотрудникам связь  друг с другом и с другими фирмами. Полученная из баз данных информация может быть использована в не компьютерных технологических средствах для передачи, тиражирования и хранения.

 

 

Использование текстового редактора MS Word

Основные понятия теории текстовых процессоров

Общее название программных средств, предназначенных  для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых  документов - текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет  текстовый процессор Microsoft Word.

Символ  представляет собой минимальный  элемент текста документа. При обработке  текстовым процессором каждому  символу ставится в соответствие числовой код, то есть задаётся определенное шрифтовое оформление. А для алфавитных символов указывается принадлежность к некоторому национальному языку. В операционной системе Windows используется так называемый стандарт ANSII кодов ( American National Standard Intergange Information ). По данному стандарту вся таблица кодов делится на 2 части:

• Основная часть (коды от 0 до 127) - цифры, латинские буквы, управляющие символы, знаки арифметических и логических операций, т.е. совокупность символов, востребованных во всем мире.

• Дополнительная (коды от 128 до 255) - коды национальных алфавитов, коды псевдографики. аА…пП символы псевдографики рР…яЯ

В настоящее  время существует много различных  систем кодирования. В системе Internet для русских Web -страниц используется KOU 8- R , Windows 1251, UNICODE .

Абзац – оформленный определенным образом  фрагмент текста. В текстовых процессорах для Windows абзацы отделяются друг от друга символом конца абзаца - ¶, выставляемым при нажатии клавиши Enter.

Колонтитул - специальная область страницы, в которой размещается справочный текст (№ страницы, название документа, раздела, главы). Они бывают верхними и нижними и могут использоваться одновременно.

Примечание  – пояснение к отдельному слову  или предложению, размещаемое вне  основного текста внизу страницы или в конце документа.

Сноска  представляет собой комментарий, вынесенный за пределы основного текста документа и обычно содержащий ссылку на текст из другого источника.

Кадр  представляет собой видимую или  невидимую рамку, служащую для размещения текста, рисунка или таблицы. В  рекламных документах кадр может  обтекаться текстом, придавая ему выразительность.

Система стилей представляет собой набор  способов оформления абзацев в тексте заголовков, названий, символов, колонтитулов и т.д.

Раздел  – это определенная часть документа, в пределах которой можно установить свои параметры страницы и колонтитулы. При форматировании документа на ПК границы разделов отмечаются разделителем.

Шаблон  документа представляет собой текстовое  содержимое, заголовки документа, выполненное  в соответствии с определенным набором  стилей и предназначенное для  отображения структуры документа в целях облегчения его подготовки.

В современных  текстовых процессорах реализован принцип WYSIWYG ( What you see is what you get )- это  когда экранное представление совпадает  с печатным. Использование WYSIWYG можно  считать основным принципом работы текстовым процессора.

Второй  принцип – принцип OLE – принцип  встраивания объектов в структуру  документов. В качестве объекта может  быть таблица, рисунок, схема, видео, и  в том числе объекты, разработанные  в других приложениях.

Приемы работы с текстами в процессоре MS Word

Существует множество различных приемов работы с текстовыми редакторами, позволяющие эффективно и комплексно работать с документами. Далее будут рассмотрены базовые приемы работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word .

• Создание документа.

• Ввод текста.

• Редактирование текста.

• Форматирование текста.

• Сохранение документа.

• Печать документа.

Использование презентации в рекламе

Презентация – это совокупность взаимосвязанных между собой объектов. Физической и логической единицей любой презентации является слайд.

Презентация - это:

Web - страница или сайт, размещенный в сети Internet .

 

 

Слайд – это фрагмент презентации, в пределах которого производится работа над её объектами.

Рассмотрим основные параметры объекта «слайд»:

• Вид  фона. Изменяется путём установления шаблона. В пределах одной презентации нельзя устанавливать различный фон. (В новых версиях ОС такая возможность предоставляется).

• Цвет фона. Может изменяться от слайда к  слайду.

• Вид  перехода. Характеризует переход  от одного слайда к другому по кнопке или автоматически.

• Звук. Наличие или отсутствие звукового  сопровождения.

• Эффекты  анимации. Объект может прилетать  с разных сторон, появляться.

Достоинством  пакета Power Point – это наличие удачно подобранных библиотек свойств  объекта, например, шаблоны.

Инструменты разработки презентации:

• Меню.

• Контекстное  меню.

• Панель: Стандартная; Панель рисования; Панель анимации; Панель «Форматирование».

• «Опция» --> «Вид» --> «Панели» --> Вкл. / Выкл.

 

 

 Internet

О сновные принципы функционирования

Как и  любая другая компьютерная сеть, Интернет состоит из множества компьютеров, соединенных между собой линиями  связи, и установленных на этих компьютерах  программ.

В общем  случае Интернет осуществляет обмен  информацией между любыми компьютерами, подключенными к сети. Компьютеры, подключенные к Интернету, часто называют узлами Интернета, или сайта, от английского слова site, которое переводится как место, место нахождение. Узлы, установленные у поставщиков услуг Интернета, обеспечив доступ пользователей к Интернету. Существуют также узлы, специализирующиеся на предоставлении информации. Например, это может быть любое рекламное агентство, которое создаёт свои узлы в Интернете, с помощью этого оно распространяет информацию о своих услугах.

Рассмотрим подробнее, как осуществляется передача информации.

В Интернете  используются два основных понятия, которые постоянно будут встречаться: адрес и протокол.

Протокол - это правила взаимодействия. Протокол предписывает правила работы компьютерам, которые подключены к сети. Стандартные протоколы заставляют разные компьютеры «говорить на одном языке». Таким образом осуществляется возможность подключения к Интернету разнотипных компьютеров, работающих в управлением различных операционных систем.

Описать в одном протоколе все правила взаимодействия практически невозможно. Поэтому сетевые протоколы строятся по многоуровневому принципу. Например, на нижнем уровне описываются правила передачи небольших порций информации с одного компьютера на другой, так как отслеживать правильность передачи небольших частей информации значительно проще. Если какая-то часть информации была искажена помехами при передаче, то на этом уровне запрашивается повтор передачи только искаженной части. Протокол следующего уровня описывает, как большие массивы данных разбить на небольшие части и собрать обратно. При этом небольшие части пересылаются с помощью протокола нижнего уровня. На следующем, более высоком уровне описывается передача файла. При этом используются протоколы нижних уровней.

В Интернете имеется несколько уровней протоколов, которые взаимодействуют друг с другом. На нижнем уровне используются два основных протокола : IP [Аи Пи] - Internet Protocol (Протокол Интернета) и TCP [Ти Си Пи] - Transmission Control Protocol (Протокол управления передачей). Так как эти два протокола тесно взаимосвязаны, то часто их объединяют, и говорят, что в Интернете базовым протоколом является TCP/IP [Ти Си Пи Аи Пи]. Кроме них существуют такие протоколы как FTP , POP и http:// использующиеся при передачи информации в системе. 

 

Рисунок 1. Функционирование протокола TCP/IP