Информационные технологии и информационные системы в управлении

Введение

Переход к рыночным отношениям в экономике  и научно-технический прогресс чрезвычайно  ускорили темпы внедрения во все  сферы социально-экономической жизни  российского общества последних  достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных  информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно помогая друг другу.

          В данном реферате рассматривается  влияние современных информационных  технологий на организацию и  методы менеджмента, здесь сделан  упор на основные способы эффективного  управления при помощи информационных  технологий.

Информационные технологии существовали давно, поэтому на современном этапе, с развитием компьютеров и  средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящей работе под информационными технологиями будем понимать современное звучание, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи.

Конечно существует множество определений данному термину, например:

Информационная технология – системно организованная для решения задач  управления совокупность методов и  средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств  вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью  которого информация предлагается клиентам.

В настоящий момент английское слово  «менеджмент» известно почти каждому  образованному человеку. В упрощенном понимании менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя  труд, интеллект, мотивы поведения людей. Менеджмент – «управление» - функция, вид деятельности по руководству  людьми в самых разнообразных  организациях. С точки зрения Гарвардской  школы бизнеса, понятия «менеджер» и «лидер» не идентичны. Главное  качество лидера – четкое видение  цели, которая представляется лишь в весьма туманных очертаниях или  не видится вовсе. Основное же качество менеджера, управляющего – эффективно, с наименьшими потерями, реализовать  увиденную цель.

        Цель данного реферата выяснить, как и какими методами при   автоматизации и с передовыми  технологиями в управлении –  менеджерам и компаниям в целом  достичь эффективного руководства  и стабильной конкуренции на  рынке. 

        Итак, где же  стык между информационными технологиями  и менеджментом?

Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение  налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером постоянно висит вопрос «что, если?». Компьютеры могут быстро и хорошо просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком.

Но это не означает, что теперь вместо менеджеров все решения будут  принимать компьютеры. Поэтому компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие информационные системы  называются системами поддержки  принятия решений, а принятие решений  остается за менеджером.

Спектр воздействий информационных технологий на менеджмент чрезвычайно  широк, и автор не ставит своей  целью описать все аспекты. В  данной работе практически не затронуты  вопросы общего назначения (Windows, MS Office, Internet). Основное внимание уделено описанию возможностей информационных технологий в бизнесе и их влиянию на организации и роль менеджеров.

Информационные технологии обладают следующими свойствами, которые полезны  для экономиста-менеджера:

• помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;
• являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач;
• способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;
• подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному.

  Актуальность вопросов информатизации  всех сфер общественно-экономической  жизни вполне очевидна. Потребность  в разработке и применении  эффективных и адекватных реальной  действительности компьютерных  программ и технологий сегодня  возрастает. Внесение порядка в  хаос и свободу рынка – первая  и пока не до конца осознанная  необходимость субъектов предпринимательской  деятельности. И здесь компьютерная  технология незаменима, поскольку  она дает возможность оптимизировать  и рационализировать управленческую  функцию за счет применения  новых средств сбора, передачи и преобразования информации. Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности.

1. Информационные технологии и  информационные

системы в управлении

Информационные технологии в настоящее  время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу  реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических  операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Рассмотрим, что такое информационные системы  и как они связаны с информационными  технологиями.

Управление  – важнейшая функция, без которой  немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление  связано с обменом информацией  между компонентами системы, а также  системы с окружающей средой. В  процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или  не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему  и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим  объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической  информационной системой.

  Экономическая  информационная система – это  совокупность внутренних и внешних  потоков прямой и обратной  информационной связи экономического  объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки  информации и выработке управленческих  решений.

Автоматизированная  информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств  и специалистов, предназначенную  для обработки информации и принятия управленческих решений. 

Таблица 1

Классификация информационных технологий

Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки  зрения как набор взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений  и управление в организации. В  дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также  помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Информационные  системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации  или в окружающей среде. Информацией  мы называем данные, преобразованные  в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых  фактов, представляющих результаты, встречающиеся  в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую  пользователи могут понимать и использовать.

По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.

Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой  информационную систему. Система управления и система информации на любом  уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются  организации для принятия решений, управления, анализа проблем и  создания новых изделий или услуг  — это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются  или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки  этот сырой материал преобразуется  в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где  они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в  обратной связи, которая является возвращаемыми  обработанными данными, нужными  для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют  формальные и неформальные организационные  компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования  этих данных.

Неформальные  информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях  и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет  накапливаться и обрабатываться. Такие систе6мы необходимы для жизни  организации. К информационным технологиям  они имеют весьма отдаленное отношение.

Хотя  компьютерные информационные системы  используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные  сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером  и компьютерной программой, с одной  стороны, и информационной системой – с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них  – техническое основание, инструментальные средства и материалы современных  информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или  программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры – только часть информационной системы.

Можно в  качестве аналогии привести здания. Здания построены с помощью молотков, гвоздей и дерева, но они сами по себе не делают дом. Архитектура, проект, установка и все решения на пути к созданию элементов – это  тоже части дома. Компьютеры и программы  – это только инструменты и  материалы, но они сами по себе не могут  производить нужную для организации  информацию. Чтобы представить информационные системы, нужно понять проблемы, для  которых они разработаны, определить их архитектуру, составляющие и организационные  процессы, которые приведут к этим решениям. Сегодняшние менеджеры  должны объединять компьютерную грамотность  с системной информационной грамотностью.

С позиции  делового видения информационная система  представляет собой организационные  и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ  на вызов, посылаемый окружающей средой. Рассмотрим это выражение, потому что  оно подчеркивает организационную  сторону и природу управляющих  информационных систем. Понимать информационные системы – это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и  технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде.

С ростом технической мощи ИТ, компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без ИТ было невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях большой неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе.

Говоря  о «новых» возможностях ИС в менеджменте, более справедливо называть некоторые  из них новыми только для нас. Например, системы поддержки принятия решений  уже более двух десятилетий используются в развитых странах, но пока еще не получили широкого распространения  в нашей стране.

2. Необходимость современных  информационных технологий

В течение сравнительного короткого  срока сеть Интернет проделала большой  путь от отдельных линий связи  для обмена информацией между  научными институтами США и Европы, работающими над совместными  проектами (преимущественно военного назначения), до глобальной информационной среды, распространенность которой  в США сравнима с телефонной связью.

Бизнес с использованием Интернет возник сразу после открытия сети гражданским организациям и пользователям. С самого начала это было предоставление доступа, электронной почты и  места для размещения информации. Дополнительным толчком к росту  числа пользователей и деловой  активности стала разработка спецификаций языка описания гипертекстовых страниц  HTML (Hyper-Text Markup Language), протокола их передачи по сети HTTP (Hyper-Text Transfer Protocol), а также программы для просмотра страниц гипертекста – т.н. броузера. Благодаря этим инновациям информация в Интернет получила современный вид. Размещение информации в Интернет стало на вполне законных основаниях называться «электронной публикацией». Как следствие возникла необходимость в таких услугах как дизайн, верстка, программирование. Появились агентства Web дизайна, которые занимаются созданием информационных ресурсов клиента в Интернет «под ключ». Электронная публикация открыла дорогу Интернет-изданиям, Интернет-рекламе и всему тому, что люди привыкли видеть на бумаге.

С появлением возможности безналичной  электронной оплаты товаров и  услуг и использования глобальной сети для проведения транзакций по всему миру появилось такое уникальное явление как «электронная коммерция». Многие Web-каталоги, существовавшие на тот момент в рекламных и информационных целях, были дополнены возможностью немедленного приобретения товара.

В настоящее время сложилось  стойкое мнение, что электронная  коммерция ограничивается продажами  в Интернет. На самом деле это  явление гораздо шире. Электронная  коммерция начинается там, где появляются средства автоматизации бизнеса, и  используется глобальная сеть для деловых  применений. В связи с этим мы рассмотрим качественно новые формы  организации предприятий – сетевые  и виртуальные корпорации. Сетевой  характер предприятий проявляется  в том, что глобальная сеть используется для обмена необходимой информацией  между географически удаленными подразделениями компании.

Новые формы организации  бизнеса с использованием современных  средств передачи данных.

В развитых странах электронная  коммерция в виде продаж товаров  и услуг с использованием доступа  по сети широко представлена не только благодаря высоким темпам технического прогресса, но и ввиду подготовленности населения к подобному виду сервиса. Дело в том, что в развитых странах  десятилетиями практикуется приобретение товаров по каталогам, под заказ  с доставкой на дом. В России развитие торговых отношений подобного рода пока находится на низком уровне. Более  того, практически полное отсутствие стандартов качества выработали такую  модель поведения покупателей, что  любую вещь перед приобретением  необходимо внимательно осмотреть, пощупать, проверить. Таким образом, даже если за один день электронные  платежи станут столь же распространены и доступны как в США, Web-магазины не получат широкой клиентуры. Это касается не только России и СНГ, но и некоторых государств Восточной Европы и практически всех развивающихся стран. Однако электронная коммерция в иных формах уже существует в России, более того, она России необходима.

В настоящее время фирмами широко используется частичная или полная передача выполнения отдельных бизнес-функций  и даже частей бизнес-процесса сторонним  лицам и/или организациям. Это  явление получило название аутсорсинг (аутсорсинг – outsourcing (англ.) буквально – процесс получения чего-либо из внешних источников). Широкое развитие на Западе аутсорсинг получил по ряду причин.

Во-первых, это рост интенсивности  конкурентной борьбы во всех секторах рынка и связанная с ней  необходимость достижения наивысшей  эффективности всех операций компании, стремящейся к завоеванию стабильного  и долговременного преимущества над конкурентами. Достичь самостоятельно максимального повышения результативности всех операций компании практически  невозможно, а иногда и нецелесообразно. Можно довести до совершенства выполнение ключевых функций, а остальную работу доверить тем, у кого она получается лучше остальных. Таким образом, для многих компаний привлечение  сторонних организаций для выполнения отдельных работ стало неожиданным  и эффективным выходом. Трудно не согласиться с тем, что всегда существуют компании, способные выполнять  относительно независимые функции  бизнеса с наибольшей, практически  недосягаемой эффективностью.

Во-вторых, это стремление компаний быть «глобальными», то есть быть представленными  своей продукцией и услугами по всему  миру. Для этого, в первую очередь  необходимо отсутствие жесткой «привязки» к определенной территории. Например, собственные производительные мощности, служба доставки или сеть магазинов  являются не то чтобы серьезной помехой, а скорее излишней роскошью для фирмы, переходящей от рынка одной страны к другой, по крайней мере, на начальном  этапе.

Третий момент, прежде всего, связан с увеличивающейся ролью малых  предприятий в мировом бизнесе. Аутсорсинг дает возможность глобального присутствия какой-либо компании на рынках многих стран без необходимости практически пропорционального роста персонала для обслуживания новых рынков сбыта и/или производственных мощностей. То есть относительно небольшая компания может, с привлечением малых предприятий, работать по всему миру из центрального офиса или «штаба», сохраняя контроль над выполнением поставленных задач в рамках выбранной стратегии.

Рассмотрим структуру организации, которая является подрядчиком для  аутсорсинговых компаний. Новый подход к организациям предприятия с разделением полномочий между его подразделениями получил название «динамической сетевой организации» или организации с модельной структурой. Сетевая структура означает распределение основных функций между отдельными подразделениями и организациями. Координация действий осуществляется небольшим центральным офисом или «брокером». Главное отличие такой структуры в том, что основные операции, такие как производство, разработка новой продукции, сервис, бухгалтерский учет не собраны под одной крышей, а выполняются отдельными организациями (подразделениями) по контракту или по какой-либо другой договоренности. Связь центрального офиса с данными организациями (подразделениями) осуществляется, как правило, с использованием электронных средств и глобальной сети передачи данных. Революционность такого подхода к созданию бизнес-организации состоит хотя бы в том, что полагаясь на привычные определения и понятия трудно представить, что из себя представляет и где именно находится подобная организация. В качестве примера можно привести фирму, занимающуюся разработкой программного обеспечения. Разработка различных частей крупного программного продукта (ядро, оболочка), как правило, идет с привлечением команд по всему миру. Крупные промышленные фирмы, специализирующиеся на выпуске электронной аппаратуры и компьютеров, такие как Compaq и IBM, прежде полностью выполнявшие самостоятельно весь цикл разработки и производства техники, теперь заказывают по своим чертежам и технологическим картам производство аппаратуры азиатским компаниям. Так им удается понизить себестоимость своей продукции и легче выдержать конкуренцию с производителями более дешевых аналогов.

Для связи с партнерами и подразделениями  широко используются возможности глобальной сети, такие как электронная почта  и видеоконференции.

Несмотря на то, что в области  применения сетевых технологий компьютерщикам «все карты в руки», самой первой компанией, которая в ходе расширения и глобализации бизнеса применила  модульную структуру и добилась оглушительного успеха, была Nike – лидер американского рынка по производству и продаже спортивной одежды и инвентаря.

Сетевая или модульная структура  дает множество преимуществ. В первую очередь – это возможность  сконцентрировать усилия персонала  на решении нескольких основных задач, заказывая выполнение других функций, таких как доставка, бухгалтерский  учет, а также производство специалистам вне компании. Модульная корпорация представляет собой костяк, окруженный гибкой сетью наилучших поставщиков  необходимых услуг, которые как  модули в конструктуре могут быть задействованы или исключены по мере необходимости.

Важнейшим преимуществом является присутствие организации во многих странах мира, а также возможность  завоевывать рыночные позиции везде, где есть такая возможность. Сетевая  организация консолидирует ресурсы  по всему миру с целью добиться наилучшего качества продукции при  максимально низкой стоимости, что  является одним из решающих факторов для достижения устойчивого преимущества над конкурентами. Преимуществом  является также гибкость в выборе рабочей силы, поскольку выполнение любой функции, будь то инженерная разработка или сервис можно заказать, условно  говоря, любой профильной компании в какой угодно точке мира. Причем компании-исполнители каждой функции  могут быть заменены более предпочтительными  без особых ограничений, таких как  необходимость приобретения завода и необходимого оборудования. Модульная  организация может постоянно  менять свою структуру для того, чтобы выходить на рынок с новой  продукцией. Другой, не менее важный аспект – это более высокая  производительность и удовлетворенность  выполняемой работой теми, кто  работает в головном офисе, благодаря  существенно более гибкой структуре  предприятия. Причем структура сетевой (виртуальной) корпорации – наиболее гибкая из всех возможных форм существования  деловых организаций.

Одним из наиболее существенных недостатков  сетевой структуры является слабость непосредственного контроля над  всеми процессами. Руководители предприятия  не имеют возможности наблюдать  за ходом выполнения поручений, поскольку  большинство подчиненных удалено  географически и доступно только по каналам электронной и телефонной связи. Вторая, и не менее серьезная проблема касается сильной зависимости от работы смежников. Если нанятая фирма провалит заказанные поставки, работы, услуги, уйдет из бизнеса или сгорит завод, где заказано производство конкурентной продукции, то весь бизнес окажется под угрозой провала. Эта неопределенность усугубляется тем, что смежники не находятся под одной крышей и в силу своей удаленности не находятся под непосредственным контролем руководства. Третья причина – сложность работы с удаленными работниками в силу зачастую малой преданности общему делу. У сотрудников может возникнуть стойкое ощущение ненадежности их рабочих мест в связи с большой возможностью замены их деятельности контрактными соглашениями со сторонними организациями. В модульной корпорации гораздо сложнее создать сплоченный коллектив, а также текучесть кадров, как правило, выше, чем в традиционных структурах организаций. При каждой смене линии продукции или рыночной ниши сетевая фирма вынуждена перетасовывать сотрудников для достижения оптимального набора квалификаций (skill mix).

В целях преодоления некоторых  аспектов недостаточного контроля и  повышения вовлеченности сотрудников  в общее дело необходимо использовать средства содействия групповой работе.

Особенность глобальной сетевой корпорации состоит также в том, что возникает  необходимость в руководителях, которые подготовлены к работе в  различных странах. Несмотря на то, что основные функции управления: планирование, организация, лидерство, контроль не меняются от того, проходят операции компании в одной стране или нескольких одновременно, существуют факторы различия в окружающей среде, которым необходимо соответствовать:

• социально-культурные различия между странами;
• различия в экономическом развитии;
• отличия в законодательстве.

Таким образом, это повышает долю риска  для бизнеса. Внутренняя структура  международной компании должна соответствовать  нескольким наборам параметров внешней  среды, формирующим различные культуры, внутри которых находятся клиенты  компании, а также поставщики продукции  и различного сервиса, что наиболее важно для аутсорсинга.

Средства групповой  работы для виртуальной корпорации.

База данных для отслеживания переговоров.

База данных виртуальной (сетевой) корпорации должна содержать наряду с персональной информацией по сотрудникам, участвовавшим в процессе переговоров, также файлы, отражающие всю историю  обмена сообщениями по электронной  почте, и файлы записи сеансов  видеоконференций. Рассмотрим влияние  такой системы на функционирование корпорации.

1. Усиление контроля со стороны руководства. Как было описано выше, слабый контроль над подчиненными – это один из наиболее существенных недостатков модульной корпорации. С другой стороны, для достижения устойчивого преимущества над конкурентами необходим надежный контроль над тем, как выполняются текущие задачи, и претворяется в жизнь корпоративная стратегия. Система раннего оповещения того, что реально имеет место отклонение от направления, сформулированного в стратегии компании, при жесткой конкуренции приобретает исключительную важность. В условиях нестабильной среды бизнеса потеря эффективности может иметь фатальные последствия. В случае, когда проект выполняется географически удаленными сотрудниками, которые для связи с центральным офисом и между собой используют сеть Интернет, традиционные методы мотивации и контроля могут не дать необходимого эффекта. Руководителям подобной организации необходима надежная система мониторинга удаленных сотрудников.
2. Управление конфликтами. При работе с удаленными сотрудниками конфликты могут возникать чаще, чем в обычных условиях. Отсутствие межличностного общения между сотрудниками, начальством и подчиненными приводит к росту случаев сомнений, двусмысленности, неспособности определить проблемы. В самом деле, используя только электронную почту непросто объяснить работнику, сорвавшему сроки сдачи своей части общего проекта, что он не прав. В случае, когда конфликт пустил достаточно глубокие корни, база данных по переговорам может реально помочь. Люди, ответственные за разрешение конфликтов, могут просмотреть архивы на интересующего сотрудника и определить, что данный сотрудник сказал, написал и при каких обстоятельствах. Второй момент связан с тем, что в случае, когда все сотрудники проинформированы о подобной практике с архивированием сообщений и сеансов видеоконференций, ответственность тех, кто участвует в корпорации, возрастет многократно.