Информационные технологии в аптечных сетях

План

1. Введение
2. Внедрение компьютерных технологий в аптечную службу

3.  Необходимые  информационные системы в аптеке

4. Представители рынка автоматизации фарм.розницы

5. Некоторые примеры и результаты автоматизации работы аптеки

6. Выводы

7. Список использованной литературы

1. Введение

Информационные  технологии (ИТ) на сегодняшний день являются неотъемлемой частью нашей  жизни. Автоматизация процессов  аптечной деятельности и использование  ИТ в последние годы явились одним  из рычагов для активного развития фармацевтической отрасли. Современные тенденции увеличения коммерческого сегмента в аптечном бизнесе, усиление конкуренции, рост количества аптечных сетей приводят к тому, что нормальное функционирование и развитие аптеки уже не эффективно без использования такого инструмента, как ИТ. Их внедрение способствует обеспечению высокой скорости и оперативности работы и, что особенно важно, повышению прибыли, что позволяет аптекам выживать в условиях постоянной конкуренции. Кроме того, достаточно большая часть информации в настоящее время появляется в электронном виде, что в сегодняшних условиях развития коммуникаций обеспечивает ей более высокую мобильность, доступность и массовость.

Сегодня пользователям  предлагается большое количество автоматизированных систем управления (АСУ), и по этой причине руководитель аптеки, аптечной сети или оптового фармацевтического склада должен самостоятельно принять обоснованное решение по выбору той или иной АСУ. На рынке представлено внушительное количество как отечественных, так и русифицированных зарубежных разработок. Речь может идти как о системах, которые автоматизируют отдельный участок работы (например, бухгалтерский учет), так и о профессионально ориентированных базах данных по ЛС. Однако наиболее перспективными с точки зрения дальнейшего развития аптечного бизнеса являются комплексные решения, рассчитанные на охват всех сторон деятельности аптек или аптечных сетей – интегрированные программно-аппаратные комплексы, или АСУ - совокупность математических методов, технических средств (связи компьютеров, средств связи, устройств отображения информации и т.д.) и организационных комплексов, обеспечивающих рациональное управление сложными объектами или процессами в соответствии с заданной целью.

2. Внедрение компьютерных технологий в аптечную службу

В целях создания организационных условий для  ускоренного внедрения вычислительной техники и математических методов  в деятельность учреждений здравоохранения  при оказании населению санитарно-противоэпидемической, лечебно-профилактической и лекарственной помощи вычислительная техника применялась в СССР еще в 70-х и 80-х годах. Основными задачами на тот момент являлись обработка информации, исходящей от аптек, а также формирование госзаказов на лекарственные препараты и распределение их между округами, республиками и районами. В те годы был реализован ряд ИТ, базировавшихся на обработке данных в вычислительных центрах, основной акцент на которые делался в автоматизации отечественной фармслужбы. Однако затраты на эксплуатацию задач по учету ЛС и изделий медицинского назначения в региональных вычислительных центрах были огромны, а результаты - незначительны.

В 90-х годах  в аптечной службе России наметилась тенденция перехода на персональные компьютеры, что обеспечило снижение производственных затрат в 20-40 раз. Вместе с тем исследования эффективности процессов автоматизации показали высокие результаты и необходимость применения ИТ в аптечной службе.

 С появлением  высокопроизводительных персональных  компьютеров и развитием сетевых  технологий возникла потребность обмена информацией между удаленными объектами (например, аптеками одной аптечной сети), что определило возможность разработки и внедрения АСУ, объединяющих множество территориально отдаленных объектов. В середине 80-х годов были разработаны системы связи отдельных программных комплексов на основе двусторонних протоколов, которые могли обеспечить устойчивую работу двух систем, но при соединении трех и более объектов возникали сложности в создании единого информационного пространства. Эта проблема была решена несколькими годами позднее.

С середины 90-х  годов отмечается быстрый рост применения компьютерных технологий при решении  различных задач аптечной службы. Основное внимание уделяется автоматизации  учета товарных операций и бухгалтерскому учету. Полная автоматизация учета делает возможным применение в АСУ аптечными предприятиями методик оптимизации товарных запасов. Прогрессивным шагом явилось постепенное развитие компьютерных технологий, применяемых для обмена информацией в сфере здравоохранения, в т.ч. и в области лекарственного обеспечения. Так появились сетевые структуры, осуществляющие связь между оптовым и розничным звеном фармрынка, а также объединяющие данные о наличии препаратов в аптеках определенного района или региона. Такие автоматизированные системы сделали возможным полностью охватить учет движения товара в аптечных учреждениях и контролировать экономическую и финансово-хозяйственную деятельность аптеки или аптечной сети, т.е. позволили формировать полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия. Это дало руководителям организаций и бухгалтерам аптек возможность не тратить значительную часть рабочего времени на сложные расчеты и посвятить больше времени планированию бизнеса, сделало прозрачным протекание многих бизнес-процессов предприятия, что особенно важно для управления ими как внутри самой организации, так и со стороны внешних контролирующих структур.

Цель каждого  коммерческого торгового предприятия - получение прибыли. В сегодняшних экономических условиях в России, отражающих влияние мирового экономического неблагополучия, возможность «остаться на плаву» и получение дохода в тот момент, когда конкуренты будут терпеть убытки, является крайне важной для таких предприятий, как аптеки. Одна из основных задач руководителей аптечных организаций в этих условиях - сведение к минимуму убытков и оптимизация экономических показателей, чтобы без серьезных потерь перенести сложившуюся нынешнюю неблагоприятную ситуацию. В этой сфере применение ИТ позволяет специалистам аптечных предприятий находить выход из сложных ситуаций, связанных со спецификой их деятельности.

И один из способов оптимизации экономических показателей  предприятия - снижение постоянных затрат на фоне уменьшения сроков оборачиваемости товара. Для решения этой задачи автоматизированные системы управления товаром становятся практически незаменимым инструментом, позволяя на основе математических методов проанализировать структуру товара, определить наиболее «ходовые» и «непрофильные» позиции, сократить объемы закупок без вреда для товарооборота.

Среди серьезных  неблагоприятных условий для  процветания аптечного рынка  стоит затронуть и коммерческие риски, возникающие в процессе оборота  товаров и оказания различных  услуг. Основные причины возникновения коммерческих рисков хорошо известны руководителям аптечных организаций. В качестве примера можно привести те из них, которые можно снизить в случае применения информационных технологий, и внедрение в работу организации автоматизированных систем управления:

• завышение закупочной цены товара (лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения) поставщиками;
• потери товара при транспортировке и хранении (недостача) и потери качества товара в процессе обращения (что приводит к снижению его цены);
• снижение объемов реализации в результате падения спроса на товар, введения ограничений на продажу и т.п.;
• повышение издержек обращения (в сравнении с намеченными) в результате выплаты штрафов, непредвиденных пошлин и отчислений, что может привести к снижению прибыли предпринимательской фирмы.
• непредвиденное снижение объемов закупок (в сравнении с намеченными). В связи с этим увеличиваются накладные расходы на единицу объема реализуемого товара.

Например, с  помощью АСУ при заказе товара через прайс-листы фарм. дистрибьюторов можно проводить анализ значительно большего объема информации за то же время, что позволяет выбрать товар с минимальной закупочной стоимостью или поставщика, вызывающего наибольшее доверие, предлагающего льготные условия закупок и т.д. Таким образом, достигается одно из условий для успешного существования предприятия и комфортной работы сотрудников.

Среди других возможностей автоматизированных систем, играющих заметную роль в управлении аптечными  предприятиями, стоит отметить такие, как:

• автоматизация документооборота с поставщиками. Использование возможностей электронного заказа товаров, сравнение прайс-листов поставщиков, получение документов по товару в электронном виде (накладные, сертификаты качества);
• автоматизация ценообразования. Возможность настройки схемы ценообразования в зависимости от различных условий (с контролем соблюдения законодательных ограничений);
• аналитическая отчетность. Анализ товародвижения и составление отчетов по группам товаров;
• автоматизация работы с товарным ассортиментом. Получение отчетов по группам товаров, реализация ассортиментной политики организации, управление обязательным перечнем лекарственных препаратов;
• автоматизация процесса инвентаризации в аптеках упрощает и сокращает проведение такого трудоемкого и длительного процесса в разы;
• автоматизация бухгалтерского учета. Формирование первичных бухгалтерских отчетов, а также передача данных в специализированные бухгалтерские системы;
• автоматизация работы офисов аптечных сетей и оптовых складов аптечных организаций, контроль за соблюдением внутренней логистики.

Отдельно нужно  упомянуть о дополнительных сервисах и возможностях АСУ, которые не входят в перечень обязательных бизнес-процессов, но позволяют аптечным предприятиям предоставлять новые услуги, проводить рекламные акции и анализировать результаты своей маркетинговой деятельности. Среди таких сервисов можно выделить: взаимодействие со справочными системами; возможности проведения маркетинговых акций (установки целей, учета и контроля результатов маркетинговых акций); реализация дисконтных программ разного типа; реализации различных «непрофильных» услуг; работа с банковскими картами; реализация современных технологий управления бизнесом организации – управление взаимоотношений с клиентами (CRM), управление персоналом (мотивация персонала для увеличения продаж и т.п., HRM), бизнес-аналитика (BI, OLAP) и др.

Кроме того, время  от времени появляются новые актуальные аспекты деятельности аптечных организаций, для реализации которых требуются  доработки автоматизированных систем. В этом случае компании-разработчики создают различные инновационные модули и сервисы, реализуемые в новых версиях программ, чтобы соответствовать уровню развития бизнеса и достойно продолжать конкурентную борьбу на рынке.

Аптека — это в первую очередь организация, где осуществляются продажи, поэтому многие бизнес-процессы здесь те же, что и в обычном магазине. Перечень задач, подлежащих автоматизации в отдельной (самостоятельной) аптеке, включает в себя:

• бухгалтерский учет;
• заказ товара у поставщиков (широкий ассортимент и наличие большого числа поставщиков диктуют необходимость реализации электронного заказа с применением специальных возможностей для сравнения цен разных поставщиков);
• анализ товародвижения и формирование аналитических отчетов по разным группам товаров;
• регистрация и учет продаж.

Для аптечной сети список таких задач  будет более длинным, в него входят, например, ведение классификаторов  товаров, централизованный финансовый и планово-экономический учет, логистика (переброска товара со склада в розничные точки), управление персоналом. Помимо этого в зависимости от принятых схем работы заказ товара у поставщиков может осуществляться либо централизованно, либо самими точками продаж (т. е. децентрализовано). То же относится и к ценообразованию: расценка фарм. препаратов может осуществляться как непосредственно в аптеках, так и в центральном офисе.

Кроме того, сегодня в  рознице для активизации продаж применяют целый спектр инструментов для повышения лояльности потребителей. Один из них — дисконтные программы разного типа. Они включают в себя проведение ограниченных по времени действия рекламных акций; кроме того, востребовано ведение автоматизированной работы с врачами и возможность бронирования товара по телефону. Интегрированный в систему справочник “Видаль” позволяет непосредственно из терминала программы осуществлять выбор препарата по болезням, АТХ¹ и фармгруппам, предоставляя доступ к аннотациям препаратов, информации об аналогах и их наличии в аптеке.

Однако помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других (нежели в обычной торговле) алгоритмов решения.

Во-первых, аптечные сети работают с огромным ассортиментом и практически все товары в аптеке имеют сроки годности. Это предъявляет специфические требования к информационной системе, которая должна располагать функционалом для учета сроков годности нескольких тысяч позиций. Еще одной особенностью товарного ассортимента в аптеке является наличие нескольких видов одного и того же препарата: это может быть один медикамент в различных формах выпуска — спрей, гель, мазь и т. д., в различных дозировках, препараты для детей, взрослых и т. д. ИС должна позволять просматривать и выбирать товарные позиции, перемещаясь по каталогу товаров, создавая подгруппы в рамках одной группы товара, и помогать осуществлять оперативный поиск препарата в процессе работы с клиентом.

Во-вторых, в аптеках ведется строгий партионный учет (иногда учет по серийным номерам) в соответствии с требованиями GMP², особенно если есть собственное производство (приготовление лекарств на заказ). В последнем случае данный стандарт (GMP) предусматривает обеспечение определенного документооборота, правил хранения, а также учет по составу вещества в сырье. Здесь имеется своя специфика: все поступающие партии субстанций, препаратов проходят в аптеках обязательный входной контроль. Все действия, связанные с получением, производством, распределением, в том числе и с контролем, описываются стандартными процедурами. Контроль выполняется в соответствии с фармакопеей, сборником стандартов и положений, регламентирующих качество лекарственных средств (ЛС). Уникальный номер присваивается каждой партии для того, чтобы можно было на готовый препарат собрать досье серии, где указываются место и дата приобретения всех компонентов (субстанций, вспомогательных веществ), которые входят в готовый препарат согласно спецификации, а также приводятся результаты испытаний этих компонентов, условия производства и ход технологического процесса (сколько, при какой температуре выдерживалась смесь, какие происходили реакции и т. д.). Кроме того, существует такое понятие, как спецификация. Это перечень веществ, входящих в готовый препарат. Обычно здесь указывается, какую влажность и/или какую концентрацию активного вещества в субстанции должны иметь компоненты, из которых готовится ЛС, а следовательно, и информационная система должна иметь функционал для работы с учетом массы, влажности, содержания активного вещества.

В отношении готовых  препаратов важность партионного учета  также не вызывает сомнения, так  как могут возникнуть ситуации, когда  необходимо изъять целую партию бракованного товара. Производителю надо знать, куда она разошлась — по каким торговым точкам, через каких дистрибьюторов. ИС должна давать возможность отследить путь движения бракованного товара практически до покупательского чека.

Существует еще ряд функций, обязательных для аптечной информационной системы: расценка товара в соответствии с правилами регулируемого ценообразования на отдельные группы ЛС, посерийный учет ЛС и отслеживание забракованных серий, наличие функции отпуска по льготным и бесплатным рецептам и персонифицированный учет отпуска данного вида ЛС больным, имеющим право на льготы; отслеживание фальсификатов, контроль за обязательным ассортиментом, специальный учет ряда групп ЛС — сильнодействующие ЛС, группы А и Б и пр.; организация справочной службы с функцией предоставления информации о наличии товара в любом подразделении аптечной сети в режиме реального времени, взаимодействие автоматизированной системы управления аптекой с внешними справочными системами, работа с банковскими картами; возможность использования подарочных сертификатов, промоакций, торговли “по образцам.

Для обеспечения всех этих запросов необходимы ИС, обладающие соответствующим  функционалом.

3. Необходимые информационные системы в аптеке

Базовый комплект ПО для аптеки должен обеспечивать электронное взаимодействие с поставщиками (от заказа до приходования накладных), ведение партионного учета, контроль сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможность возврата товара поставщику (например, в случаях когда у лекарства, лежащего в аптеке, заканчивается срок годности или обнаруживаются какие-то дефекты) и возврата товара от потребителя (если, скажем, обнаруживается, что данная партия – фальсификат) переоценку товара, межаптечную переброску товара для сетей и аптек с удаленными киосками, розничную реализацию (кассовый модуль), инвентаризацию, выгрузку данных в систему бухгалтерского учета и предоставление оперативной отчетности.

Средняя аптека сегодня включает следующее  оборудование: два-три автоматизированных торговых места на базе фискального регистратора (компьютер, собственно фискальный регистратор, сканер штрихкодов, дисплей покупателя, денежный ящик), один компьютер материально-ответственного лица, один компьютер в качестве сервера.

В аптеках с открытой выкладкой могут также применяться системы безопасности (в частности, антикражные устройства) и видеонаблюдения. В крупных торговых сетях уже существует практика интеграции таких систем с ИС (например, с кассовыми системами — для предотвращения или пресечения злоупотреблений персонала и покупателей), но в аптечном деле, даже в крупных сетях это пока мало востребовано в связи со вторичностью такой задачи по отношению к автоматизации основных бизнес-процессов.

Система контроля доступа (СКД) может  применяться для учета посещений склада с медикаментами. Связано это с тем, что аптеки работают с наркотическими препаратами, и для предотвращения злоупотреблений с этими продуктами СКД очень эффективны. Их интеграция с бэк-офисом позволяет создать единое информационное пространство и в режиме реального времени контролировать посещаемость склада. В случае каких-либо нарушений система помогает легко выявить виновного. Кроме того, это дает возможность жестко ограничить и доступ к хранящейся здесь информации. Таким способом топ-менеджер компании получает полное представление о системе безопасности во всей сети и может вовремя отслеживать возникновение нештатных ситуаций и принимать меры для их разрешения.

Ключевыми критериями при выборе ИС являются:

• стоимость базового комплекта и услуг технической поддержки (что особенно критично для несетевых аптек);
• возможность своевременных доработок системы под новые требования рынка и пожелания заказчика (пользователя);
• невысокие требования к оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) — это позволяет избежать дополнительных затрат на закупку нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютеры;
• поддержка системой большого спектра периферии (фискальные регистраторы, сканеры штрихкода, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрихкода и т. п.);
• наличие и доступная цена дополнительных модулей для увеличения функционала базового комплекта (особенно важно для динамично развивающихся аптечных учреждений);
• способность взаимодействовать с наиболее распространенными программами бухгалтерского учета.

Для крупных аптечных сетей рекомендуется  оборудование, гарантирующее отказоустойчивость и бесперебойность в работе, так  как сбои в офисном оборудовании могут оказывать негативное влияние  на всю аптечную сеть.

Очень важно, чтобы в ИС была возможность  оперативной консолидации данных для быстрого обмена информацией о наличии товара в режиме реального времени как между несколькими аптеками одной сети, так и между аптеками сети и центральным офисом. Центральный офис получает от аптек отчеты о реализации товаров и на их основе осуществляет планирование закупок. Чрезвычайно важна также масштабируемость ИС, особенно на современном этапе, когда аптечные сети быстро увеличиваются. Если компания растет более чем на 30% в год, это значит, что система должна легко справляться с увеличением числа пользователей.

Большое количество периферийного  оборудования, поддерживаемого системой, приобретает особую актуальность для  межрегиональных аптечных сетей. Сегодня нельзя забывать также и об эквайринговых системах: обеспечение работы с кредитными картами стало уже распространенной практикой, а уход от отдельного EFT-терминала к встроенному снижает время обслуживания клиента и, главное, устраняет ошибки, вызванные дополнительным ручным вводом информации.

Важен для сетевых аптек и  такой критерий, как стоимость  доработки ПО по индивидуальным заказам: как правило, крупные аптечные сети со временем вырабатывают собственное  ноу-хау, следуя маркетинговым тенденциям в своих регионах, и предоставляют запросы на доработку ПО с учетом местной специфики.

4. Представители рынка автоматизации фарм.розницы

В настоящее время на отечественном  рынке представлено несколько уже  известных разработчиков ПО для  фармацевтической розницы, которых можно условно разделить на две группы: независимые разработчики специализированного ПО и ИТ-подразделения (или дочерние структуры) фармацевтических дистрибьюторов. К первой группе относятся такие компании, как “Регард Софт” (ИС “Аптека 2000, 2002, 2005”), “Эскейп” (“М-Аптека”, “М-Аптека плюс”), “Юнико” (“Юнико-Аптека”), имеются специальные разработки для аптек в семействе программ “1С”; ко второй — “Аптека-Холдинг” (с 2007 г. — “Alliance Healthcare Россия”), продвигающая свою ИС “Инфо-Аптека 2.0, 3.0”, “Спарго Технологии” (дочерняя структура фирмы “Протек”) с системой “Е-Фарма”. Кроме того существуют интересные программные продукты “местного масштаба”, переросшие “самописный” уровень и занимающие свою нишу в отдельно взятых регионах.

В последние годы на фармацевтический рынок приходят и новые игроки с продуктами зарубежного производства — как правило, системами для автоматизации розницы: так, в конце 2005 г. было объявлено о реализации проекта на основе Oracle Retail в аптечной сети “36,6”. Уже несколько лет компания “Импакт-Софт” внедряет решение на базе Microsoft Dynamics NAV для фармацевтического производства и решение для аптечной розницы — крупных сетей, имеющих сто и более аптек (таких, как “Старый Лекарь”) на базе модуля LS Retail. ИС Microsoft Dynamics NAV активно продвигает Консультационная группа АТК у ряда фармацевтических дистрибьюторов

Целый ряд таких продуктов разработан «1С», ее дочерними и партнерскими компаниями, но в настоящее время активно продвигаются на рынок главным образом решения на платформе «1С:Предприятие 8». Например, компания «1C-Рарус» выпускает подобные системы для фармации в двух вариантах. Основной продукт «1C-Рарус: Управление аптекой» предназначен для центральных офисов аптечных сетей или для автоматизации крупных аптек, а его облегченная версия адресована розничным точкам: аптекам, аптечным киоскам и аптечным пунктам. Для последних, с 1 января 2010 года в продажу поступила система «1С:Розница.Аптека», разработанная компанией «1С:АналитИКС».

5. Некоторые примеры и результаты автоматизации работы аптеки

Что дает автоматизация аптеке? Каких  результатов следует от нее ждать?

Практически все эксперты отмечают увеличение товарооборота, сокращение издержек (например, при подготовке товаров к продаже), рост выручки и прибыли. Благодаря уменьшению доли рутинного труда и высвобождению времени сотрудников отпадает необходимость в увеличении штата, что так существенно при сегодняшнем кадровом дефиците. Кроме того, за счет формализации технологических процессов в подавляющем большинстве случаев улучшаются показатели продаж и динамика развития предприятия в целом; обороты вырастают на 10—40% (зафиксированы отдельные случаи 50%-ного прироста), увеличивается ассортимент лекарственных средств.

Один из важных результатов автоматизации  — расширение возможностей по борьбе со злоупотреблениями: ИС позволяет  полностью контролировать ход всех основных процессов и оборот товаров внутри системы. Имея возможность восстановления событий, гораздо проще пресекать продажу товара “из-под прилавка” и находить ответственных за недостачу, так как по каждой партии товара ведется история с детализацией: кто, когда и какие именно операции производил с данной партией, когда и кем (а при реализации персональных дисконтов — и кому) был продан товар.

Более того, наличие современной  ИС, предполагающей прозрачность бизнес-процессов  и контроль каждой операции двумя-тремя  не пересекающимися физически и  сидящими в разных офисах людьми, является хорошим профилактическим средством от злоупотреблений. Посерийный учет и проверка забракованных серий, имеющиеся сегодня в каждой серьезной ИС для аптек — важные функции, препятствующие попаданию на прилавки некачественного или фальсифицированного товара.

Наконец, и это особенно важно  для аптечных сетей, существенно  улучшается работа по планированию закупок  и поставок, что отражается на динамике деятельности распределительного центра и отдельных торговых точек. Для  аптек данная проблема особенно актуальна, поскольку они реализуют товар, имеющий сравнительно небольшие сроки годности. Нельзя забывать и о том, что ИС помимо специфических особенностей, связанных с лекарственным обеспечением, очень существенно облегчает работу бухгалтерии аптечной сети. Здесь, например, нетривиальной задачей является расчет графика отпусков и заработной платы сотрудников с учетом специфического графика работы (персонал работает по сменам, некоторые аптеки в составе сети функционируют круглосуточно) и различных ставок, а возможности базовой части ИС помогают легко с этим справиться.