Информационные технологии в бизнесе. 2

                                              Содержание

1. Автоматизация офиса                                                                           3
2. Влияние электронной почты на рентабельность продаж                14

Список использованной литературы                                                      21

1. Автоматизация офиса

Исторически автоматизация  офиса началась на производстве и  затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию  рутинной секретарской работы.

По мере развития средств  коммуникаций автоматизация офисных  технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели  в ней возможность повысить производительность своего труда. На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и  обмена информацией, решения для  автоматизации управления компанией  и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация  труда его сотрудников за последнее  время изменились до неузнаваемости. При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже возникает проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

Таким образом, цель автоматизации  офиса - повышение эффективности  управления предприятием и обеспечение  согласованности и бесперебойности  работы всех офисных служб. Для того чтобы достичь данную цель, необходимо решить такие офисные задачи, как: развитие делопроизводства, управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

Информационная система  «автоматизация офиса», ее классификация  и структурированность:

Автоматизация офиса представляет собой комплексную автоматизацию  работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела и др. Она гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные  ошибки исполнителей, оптимизирует все  имеющиеся бизнес-процессы.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.

Автоматизация офиса, как  информационная система, состоит из совокупности следующих обеспечивающих подсистем:

1. Техническое обеспечение офиса

Техническое обеспечение - это  комплекс технических средств, предназначенных  для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические  процессы.

В техническое обеспечение  офиса входят один или несколько  персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса); ксерокс, принтер, сканер, факс, модемы, картриджи и многое другое. Дадим понятие основным из них:

Компьютер (с англ. computer - «вычислитель») - машина для проведения вычислений. При помощи вычислений компьютер способен обрабатывать информацию по заранее определённому алгоритму. Кроме того, большинство компьютеров способны сохранять информацию и осуществлять поиск информации, выводить информацию на различные виды устройств выдачи информации. В настоящее время полагают, что основная функция компьютеров - обработка информации и управление.

Факс - аппарат, способный  читать документ на одном конце коммуникационного  канала и воспроизводить его изображение  на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений  за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Компьютерный принтер (англ. printer - печатник) - устройство печати цифровой информации на твёрдый носитель, обычно на бумагу.

Процесс печати называется вывод на печать, а получившийся документ распечатка или твёрдая  копия. Бывают матричные, лазерные, струйные, сублимационные принтеры. А по цвету  печати - полноцветные и монохромные.

Сканер - устройство, предназначенное  для ввода в компьютер текстовых  или графических данных, представленных в печатном виде.

Модем - устройство, применяющееся  в системах связи. Частным случаем  модема является широко применяемое  периферийное устройство для компьютера, позволяющее ему связываться  с другим компьютером, оборудованным  модемом, через телефонную сеть (телефонный модем) или кабельную сеть (кабельный  модем).

2 и 3. Математическое и программное обеспечение офиса

Математическое и программное  обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ, их реализующих, для решения задач  информационной системы, а также  нормального функционирования комплекса  технических средств.

Математическое обеспечение - средство моделирования процессов  управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, математической статистики, теория массового  обслуживания и т.п. Математическое обеспечение офисов слабо развито. Можно выделить, такую его составляющую, применяющуюся в офисе, как калькулятор - компьютерная программа, эмулирующая  функции калькулятора (электронного вычислительного устройства, выполняющего операции над числами или алгебраическими  формулами).

В состав программного обеспечения  входят общесистемные и специальные  программные продукты, а также  техническая документация. Например:

- программа анализа и  составления расписаний;

- программа презентации;

- графический редактор;

- сетевое программное  обеспечение;

- программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так  и в составе интегрированных  пакетов (ИП). В интегрированный пакет  для электронного офиса входят программные  продукты, взаимодействующие между  собой. Основу пакета составляют текстовый  редактор, электронная таблица, система  управления базой данных, средства телекоммуникаций, графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

4. Информационное обеспечение офиса

Информационное обеспечение - это совокупность единой системы  классификации кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих  в организации, а также методология  построения баз данных.

Требования к информационному  обеспечению: удовлетворение информационных потребностей органов управления; правильный отбор первичных сведений и источников информации; правильная систематизация и классификация информации; непрерывность  процесса сбора и переработки  информации; отсутствие дублирования информации; проверка корректности (непротиворечивости); многократное использование информации; приведение к общему формату; фильтрация и актуализация информации; уменьшение количества документов.

Действия с информацией  в процессе информационного обеспечения:

- ввод и передача данных (глобальные компьютерные сети, локальные  сети, бумажные);

- хранение информации (целостность,  предметная ориентация данных, историчность, многоуровневое хранение), то есть  организация информационных хранилищ  на разных уровнях;

- обработка и анализ  информации (создание простых и  сложных запросов) - прогнозирование  и моделирование бизнес-процессов  и поддержка принятия решений;

- представление информации - формирование документов и отчетов,  которые представляются органам  управления. В настоящее время  существует множество программных  продуктов, обеспечивающих информационные  технологии автоматизации офиса.  К ним относятся:

Текстовые процессоры - предназначены  для создания и обработки текстовых  документов. Подготовленные текстовые  документы могут быть распечатаны, а также переданы по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера оказывается эффективный  вид письменной коммуникации.

Табличные процессоры - позволяют  выполнять многочисленные операции над данными, представленными в  табличной форме. Пользователь имеет  возможность вводить табличные  данные, обрабатывать их, проводить  необходимые вычисления и т.д.

Электронная почта позволяет  пользователю получать, хранить и  отправлять сообщения своим партнерам  по сети.

Компьютерные конференции  используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками  группы, решающей определенную задачу.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения, отображений текстовых и графических  данных на экране монитора.

Специализированные программы  управленческой деятельности: ведение  документов, контроль исполнения приказов и т. д.

5. Организационное обеспечение

Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационных систем. Например, в него входит электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

6. Правовое обеспечение

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационной системы, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. В  состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных  органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы  министерств, ведомств, организаций, местных  органов власти.

Например, в базовом Федеральном  законе от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" определена необходимость лицензирования деятельности, связанной с формированием  и использованием информационных ресурсов с ограниченным доступом, а также  необходимость сертификации информационных систем, предназначенных для работы с информационными ресурсами  ограниченного доступа.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем  виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями  этих задач. Автоматизация офиса относится к полностью структурированным задачам (имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения).

 Практическая часть:  особенности автоматизации филиала  Пенсионного Фонда в г. Волжске РМЭ

В рассматриваемом мной филиале  используется Программа «1С: Электронный  документооборот».

Программа «1С: Электронный  документооборот» предназначается  для автоматизации процесса организации  потоков документов, их обработки  и хранения. Программа позволяет:

1) разрабатывать шаблоны  документов и устанавливать правила  их заполнения пользователями;

2) формализовать жизненный  цикл документов;

3) устанавливать маршрутные  схемы прохождения документов;

4) контролировать работу  исполнителей и выполнение ими  временных графиков;

5) обеспечивать конфиденциальное  хранение и обработку документов  на рабочем месте;

6) автоматизировать большую  часть рутинных операций при  составлении документов;

7) отправлять и принимать  документы;

8) вести хранилище документов  и обрабатывать их.

Документы хранятся в машине в папках. Система поиска позволяет  формировать простые и сложные  запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство  операций выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т. д.). Система поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.). Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать.

Программой «1C: Электронная  почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с  документами в базу данных филиала.

Справочник организации  позволяет вести иерархическую  структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и  др.

Внешний отладчик позволяет  моделировать прохождение документа  по маршруту.

Редактор маршрута выстраивает  маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, от которых  нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику  маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения  на время обработки документа  для каждого участника маршрутной схемы.

Защита корпоративных  данных в филиале осуществляется следующими способами:

- Предотвращение несанкционированного  доступа к данным. Разграничение доступа к информации, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой - служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками филиала Пенсионного фонда.

- Антивирусная защита. В  условиях бурного развития локальных  и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один  вирус, попавший в сеть, может  принести катастрофические убытки. В филиале Пенсионного Фонда  г. Волжска стоит антивирусник Касперского.

- Резервное копирование  данных. Какой бы надежной ни  была информационная среда филиала,  всегда существует вероятность  потери данных. В этом случае  уменьшить связанные с этим  потери помогает система резервного  копирования, которая используется  сотрудниками филиала.

Автоматизация офиса, как  правило, подразумевает использование  комплекса компьютеров, объединённых локальной вычислительной сетью. В  отличие от автоматизации одного рабочего места (АРМ), совместная работа при помощи сети является более производительной и экономит ресурсы предприятия. Затраты на автоматизацию всего  предприятия окупаются за счёт возможности  коллективного взаимодействия и  совместного использования таких  ресурсов, как принтеров, сканеров, хранилищ данных, доступа в Интернет. Конечно, здесь перечислены не все  преимущества автоматизации. Наивысшая  отдача от автоматизации достигается  при умелой реализации бизнес-процессов  компании. По моему мнению, правильно  выполненная автоматизация позволяет  всю рутинную (а иногда и часть  вполне интеллектуальной работы) поручить машине. И, наоборот, неграмотное вложение средств в автоматизацию не принесёт желаемого результата. Также трудностью, возникающей при внедрении компьютерных технологий, является сопротивление  персонала к изменениям в работе, это иногда нелучшим образом сказывается на проведении автоматизации.

На рынке программного обеспечения имеется широкий  выбор корпоративных информационных систем, предназначенных для автоматизации  деятельности офиса. В подавляющем  большинстве - это многопользовательские  системы, построенные по технологии клиент-сервер, позволяющие организовать автоматизированные рабочие места  для всех сотрудников офиса.

2. Влияние электронной почты на рентабельность продаж

Интернет — последнее  и важнейшее из достижений XX века. Он изменил мир и отразился  на жизни каждого человека планеты, как бы далек тот ни был от компьютеров  и компьютерных сетей. По своему воздействию  на общество Интернет сопоставим с  телефонной связью, телевидением, радио  и печатной прессой вместе взятыми. Впрочем, это и не удивительно, ведь он уже впитал в себя все достижения человечества как в информационной сфере, так и в коммуникационной отрасли..

Возможности Интернета и  потребности человечества идут рука об руку. Меняются средства связи и  программное обеспечение, а вместе с ними меняются и возможности  в Интернете.

Среди базовых пользовательских технологий особое место занимает электронная  почта, которая позволяет в считанные  минуты переслать сообщение, содержащее как текстовые, так и звуковые, и графические, и программные  файлы. По электронной почте, используя  сеть UseNet, можно получать самые свежие мировые новости, читать сообщения в телеконференциях, совершать бизнес-сделки.

Электронная почта во многом похожа на обычную почту. С ее помощью  письмо - текст, снабженный стандартным  заголовком (конвертом) - доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение машины и имя  адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком адресата, с тем, чтобы  адресат мог его достать и  прочесть в удобное время. При  этом между почтовыми программами  на разных машинах существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы  все его понимали.

Для каждого абонента на одном из сетевых компьютеров  выделяется область памяти - электронный  почтовый ящик. Доступ к этой области  памяти осуществляется по адресу, который  сообщается абоненту, и паролю, который абонент придумывает сам. Пароль известен только абоненту и сетевому компьютеру. Став абонентом компьютерной сети и получив адрес своего почтового ящика, пользователь может сообщить его друзьям, знакомым. Каждый абонент электронной почты может через свой компьютер и модем послать письмо любому другому абоненту указав в послании его почтовый адрес

Электронная почта (E-mail) — одна из первых служб Интернета. За прошедшие годы она не потеряла популярности и остается востребованной подавляющим большинством пользователей. Ее основное преимущество заключается в том, что электронная почта — это оптимальный метод ненавязчивой связи. Сообщение доходит не так быстро, как по системам мгновенной связи, но корреспондент может прочесть его в удобное для него время и ответить тогда, когда у него будет возможность.

Иными словами, электронная  почта — это оптимальный способ связи, если неудобно отрывать людей  от срочных дел (в отличие от телефонного  звонка, на который так или иначе  приходится реагировать немедленно).

Важное достоинство электронной  почты состоит в том, что удаленность  адресата практически не играет никакой  роли с точки зрения не только скорости доставки, но и ее стоимости, ведь оплачивается лишь время подключения провайдером  к сети Интернет.

Современные люди любят общаться, а современная техника обеспечивает им такую возможность в разных обстоятельствах и на разных расстояниях. Человек становится все более  зависимым от объема информационных потоков, поэтому актуальность проблемы развития коммуникаций все более  усиливается. Электронная почта - (англ. E-mail либо email, сокр. от electronic mail), способ передачи информации в компьютерных сетях, широко используется в Интернете. Основная особенность электронной почты заключается в том, что информация отправляется получателю не напрямую, а через промежуточное звено — электронный почтовый ящик, который представляет собой место на сервере, где сообщение хранится, пока его не запросит получатель. Доступ к почтовому серверу может предоставляться как через почтовые программы, так и через веб-интерфейс.

Похожим образом устроена и электронная почта. Она использует два типа серверов. Один сервер отправляет исходящую почты независимо от ее происхождения — он использует протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, простой протокол передачи почты). Другой сервер принимает поступающую почту и следит за тем, чтобы она попадала к нужным адресатам. Этот протокол называется РОРЗ (Post Office Protocol, протокол почтового отделения). Электронная почта – это наиболее универсальное средство компьютерного общения сегодня. Она позволяет пересылать сообщения практически с любой машины на любую, так как большинство машин, работающих в разных системах, ее поддерживают.

Электронная почта способна заменить собой множество факсов и обычную почтовую доставку; электронная  почта намного дешевле, чем привычная  бумажная почта и факсимильная связь, и при этом обеспечивает практически  почти мгновенные коммуникации.

Как и в других видах  компьютерной связи, главным моментом во всей системе является взаимодействие двух программ – почтового сервера  и почтового клиента. Почтовый сервер обычно установлен у провайдера или  в локальной сети компании адресата.

Почтовые клиенты –  это программы с помощью которых пользователь может принимать и отправлять почту. Таких программ существует достаточно много, но принцип работы у всех одинаковый.

Электронная почта даёт возможность  посылать сообщения, получать их в свой электронный почтовый ящик, отвечать на письма корреспондентов автоматически, используя их адреса, исходя из их писем, рассылать копии письма сразу  нескольким получателям, переправлять полученное письмо по другому адресу, использовать вместо адресов (числовых или доменных имен) логические имена, создавать несколько подразделов  почтового ящика для разного  рода корреспонденции, включать в письма текстовые файлы.

Электронное письмо приходит сразу же после отправления и  хранится в почтовом ящике до получения  адресатом. Кроме текста оно способно содержать графические, звуковые и  видеофайлы, а также программы.

Пользователь Интернета  с помощью электронной почты  получает доступ к различным услугам  сети, так как основные сервисные  программы Интернета имеют интерфейс  с данной службой. Суть используемой при этом технологии заключается  в том, что на хост-компьютер отправляется запрос в виде электронного письма. Текст письма содержит набор стандартных  фраз, которое и обеспечивают доступ к нужным функциям. Такое сообщение  рассматривается компьютером как  команда и выполняется им.

При работе с электронной  почтой нельзя забывать про этикет и стараться соблюдать правила  такие, как: не передавать секретной  информации; вовремя отвечать на полученное письмо; указывать тему сообщения; использовать цитирование полученных сообщений  и т.д.

На любом этапе продаж существует способ использования электронной  почты с минимальными затратами. Учитывая, что все маркетинговые  руководители тесно общаются с отделом  продаж в области привлечения  и удержания клиентов, я собираюсь  остановиться на решающей роли электронной  почты в процессе продаж.

1. Поиск новых потенциальных клиентов

Важно помнить о том, что  электронная почта является предпочитаемым каналом общения для канадцев – подчеркивает исследовательская  организация Ipsos-Reid. Поэтому на первых этапах общения с потенциальным клиентом нужно стараться использовать именно этот канал. Вот некоторые тактики:

Стратегия «приведи друга», уже ставшая стандартной, при  должном осуществлении дает результат  в виде роста известности торговой марки и приобретения новых клиентов. Электронная почта также может использоваться для приобретения новых потенциальных клиентов путем совместной регистрации.

Ищите партнеров, обладающих существующими доверительными отношениями с вашей целевой аудиторией. Не забывайте отправлять эксклюзивные предложения тем клиентам, которые предоставили свой электронный адрес в точке продаж.

2.2.Проведение исследований для анализа потенциальных клиентов

В основе любого квалификационного  процесса лежит стремление в глубокому и правильному пониманию потенциального клиента. Сотрудники отделов продаж и маркетинга собирают информацию о потребителях, чтобы выделить необходимые характеристики, такие как важные демографические, психографические составляющие, а также элементы процесса покупки и принятия решения. Для сбора данных обычно используются опросы или анкеты. Информация, полученная посредством электронной почты, в значительной степени усиливает собранные онлайн и оффлайн данные, поскольку добавляет элемент, который часто недооценивают: потребительское поведение в текущий момент.

Поведение потребителей проливает  больше света на его сущность, чем  ответы в анкете о собственных  предпочтениях, и более явно выражает его намерения.

E-mail-маркетинг идет рука  об руку квалификационными инициативами, проводимыми в автономном режиме. К примеру, недавно одна из  самых крупных национальных групп  использовала электронную почту  для квалификации потенциальных  клиентов и поиска тех, кто  может приобрести дорогой автомобиль.

Используя электронную почту  на стадии анализа, они смогут при  минимальных издержках привлечь в свои салоны тех, кто наиболее склонен  совершить подобную покупку. Продемонстрированные этой группой показатели эффективности  рекламы оказались самыми высокими за всю историю аналогичных кампаний.

2.3.Общение с клиентами и демонстрация ключевых свойств и преимуществ

Неважно, в каком секторе  вы трудитесь – B2B или B2C – одно можно  сказать уверенно: чем более личным будет сообщение и чем более  персонализированным будет предложение, тем с большим желанием потребитель  его выслушает и на него отреагирует. Причина достаточно проста: персонализированный – значит, актуальный, а актуальность срабатывает.

В том, что касается предоставления своевременной и актуальной информации, электронная почта не имеет себе равных. Частично потому, что этот канал  легко отследить, измерить и можно быстро внести изменения.