Информационные технологии в менеджменте. 9

1.1. Основные категории и понятия информатики

1.1.1. Информация: структура, форма, измерение

1.1.2. Информатика и информационные технологии

1.2. Информационные аспекты управления

1.3. Управление и информация в экономике

1.3.1. Виды экономической информации

1.3.2. Характеристики экономической информации

1.4. Место процессов обработки информации в управлении

1.5. Задачи экономической информатики на современном этапе

Литература

Введение

Изучение любой дисциплины так или иначе начинается с формулировки определений ее фундаментальных терминов и категорий. Особенностью термина "информация" является то, что, с одной стороны, он является интуитивно понятным практически для всех, а с другой - общепризнанной его трактовки в научной литературе не существует. Одновременно следует особо отметить, что как научная категория "информация" составляет предмет изучения для самых различных областей знания: философии, информатики, теории систем, кибернетики и т. д.

Как известно, термин "информация" происходит от латинского слова "informatio", изначально означающего изложение или разъяснение. В качестве примера приведем следующее его определение.

Информация - это совокупность сигналов, воспринимаемых нашим сознанием, которые отражают те или иные свойства объектов и явлений окружающей нас действительности. Природа данных сигналов подразумевает наличие принципиальных возможностей по их сохранению, передаче и трансформации (обработке).

Очевидно, что данное определение носит исключительно "пояснительный" характер и ни в коей мере не претендует на научную строгость, так как базируется на достаточно нечетких и расплывчатых категориях: "сигналы", "объекты", "действительность", "восприятие" и т. п.

Другой подход к определению информации отталкивается от схематичного представления процесса ее передачи. На предельном уровне абстрагирования в нем можно выделить два фундаментальных элемента:

источник (передатчик);

приемник (потребитель, клиент).

При их взаимодействии, собственно говоря, и возникает информация - некоторое сообщение, которое тем или иным способом уменьшает незнание потребителя (приемника) о некотором объекте, факте или явлении.

1. Информация: структура, форма, измерение

Важнейшими характеристиками информации являются ее структура и форма. Структура информации - это то, что определяет взаимосвязи между ее составными элементами. Фундаментальным свойством информации является свойство системности. Как известно, системой называют такую совокупность, которая обладает такими свойствами, которыми не обладает ни один из входящих в нее элементов в отдельности. Без труда можно привести массу примеров, демонстрирующих, что соединение разрозненных информационных сигналов порождает систему, обладающую качественно более высокой содержательной ценностью.

Другой стороной информации является форма ее представления. Среди основных форм могут быть названы:

символьно-текстовая (информация, представленная совокупностью букв, цифр, знаков и т. п.);

графическая (изображение и т. п.);

звуковая.

Практическое значение научных подходов к определению термина "информация" связано с решением проблемы измерения информации. В соответствии с положениями общей теории информации в качестве эталона меры для нее выбирается некоторый абстрактный объект, который может находиться в одном из двух состояний (например, включен/выключен, да/нет, 0/1 и т. п.), или, как еще говорят, бинарный объект. Говорят, что такой объект содержит информацию в 1 бит. Безусловно, данный метод измерения информации во многом был предопределен возможностями ее хранения в различных технических устройствах, где на элементарном уровне информация запоминается с помощью магнитно-электрических устройств, которые могут находиться либо в намагниченном, либо в размагниченном состояниях. От бита как наименьшей меры количества информации происходят производные единицы:

1 байт = 8 бит,

1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт = 210 байт,

1 мегабайт (Mбайт) = 1024 килобайт = 220 байт,

1 гигабайт (Гбайт) = 1024 мегабайт = 230 байт и т. д.

Как можно заметить, приставки кило-, мега- и т. д. здесь употребляются в отличающемся от традиционного смысле, означая умножение на 1024 = 210, а не на тысячу. Данное решение позволяет гармонично связать методы измерения информации с бинарной (двоичной) организацией системы ее хранения.

2. Информатика и информационные технологии

Рассуждения о качественном изменении той роли, которую информация стала играть как в жизни общества в целом, так и в жизни отдельных личностей, можно встретить на страницах научной, публицистической и даже художественной литературы. Постараемся в сжатом виде обобщить, в чем наиболее ярко выразились эти изменения:

во-первых, на протяжении последних десятилетий наблюдается неизменное ускорение темпов роста объема информации. Кратко и емко данная ситуация была сформулирована в виде тезиса: "Информация - это единственный неубывающий ресурс общества". Следствием такого положения дел стал количественный барьер в процессах обработки информации: грубо говоря, иногда информацию нет смысла собирать и хранить, так как все равно отсутствуют возможности ее обработки и рационального использования;

во-вторых, возрос удельный вес коммуникативных проблем (искажение и потери информации в процессе передачи);

в-третьих, серьезные трудности порождает наличие межязыковых, географических, административных, терминологических и других барьеров;

в-четвертых, практическое применение информацию зачастую становится невозможным из-за ее хаотического рассредоточения по различным источникам (так называемое рассеяние информации).

Работа по решению перечисленных проблем в конечном счете привела к выделению самостоятельной научной дисциплины - информатики, предметом которой стали свойства информации, ее поведение в техногенных, социальных и биологических системах, а также методы и технологии, ориентированные на сбор, обработку, хранение, передачу и распространение информации, или, кратко, информационные технологии (ИТ).

Данная формулировка предмета информатики не является единственной. Достаточно популярным является определение, согласно которому, "Информатика -это наука об описании, представлении, интерпретации, формализации и применении знаний, накопленных с помощью вычислительной техники, с целью получения новых знаний". Дополнительно укажем на то, что само применение термина "информатика" для обозначения соответствующей области научного знания не является общепризнанным. В частности, в США для названия данной сферы гораздо чаще используется понятие "computer science" (или реже "computing").

Особенностью ИТ по сравнению с традиционными технологиями является качественно иная сфера их приложения. Прежде всего это связано с их универсальным характером. Обратной стороной такого "универсализма" являются сложности, возникающие при создании формальных описаний информационных технологий. Подобные попытки далеко не всегда завершались успехом. Традиционно выделяется несколько уровней представления ИТ: концептуальное, на уровне информационных потоков, на уровне инструментальных средств и некоторые другие.

Результатом развития ИТ стали процессы глобальной информатизации общества. Последнее означает, что все большая часть его членов оказывается втянутой в профессиональную деятельности в рамках информационных отраслей экономики, удельный вес которых неуклонно возрастает. За последние десять-пятнадцать лет произошли существенные сдвиги в структуре рынка программного и аппаратного обеспечения для вычислительной техники. Он в значительной мере из рынка продуктов и услуг превращается в рынок технологий.

3. Информационные аспекты управления

Информация в качестве самостоятельного объекта исследования стала рассматриваться относительно недавно. Важным толчком к таким исследованиям явилось возникновение в конце 40-х годов XX века науки об управлении в сложных динамических системах - кибернетики. Основоположником ее явился американский математик Норберт Винер.

Основополагающей предпосылкой, определившей выделение кибернетики в отдельное направление научных исследований, явился тезис об общности процессов управления в объектах разной природы, которая проявляется в механизме действия обратной связи и информационной основе управления. Она обусловливает принципиальную возможность моделирования экономических и социальных процессов, использования ЭВМ для управления экономическими объектами. Кибернетика утверждает существование информационного поля в объективной реальности, формулирует закон необходимого разнообразия для регулятора как органа управления. Главным его следствием является вывод о том, что степень сложности системы управления должна соответствовать степени сложности управляемого объекта. В сфере экономики он подтверждает объективную необходимость усложнения управления, увеличения его "мощности" по переработке информации и принятию решений.

Принципиальным моментом для общекибернетических теорий стало определение термина "управление". Приведем следующую его формулировку.

Управление (англ. - control) - это функция организованных систем различной природы (технических, биологических или социальных), направленная на реализацию их целевых установок и поддержание внутренне присущей им структуры.

Статистическая теория информации, являясь одним из разделов кибернетики, связывает понятие информации с уменьшением неопределенности состояния (энтропии) объекта. К. Шеннон и Н. Винер предложили математический аппарат для количественного измерения неопределенности и информации. Предложенная мера оказалась плодотворной для технических приложений - оптимизации кодирования, передачи, хранения данных и некоторых других.

Этот подход имел также методологическое значение, он способствовал пониманию того, что нет абсолютной информации об объекте, определение информации зависит от составленной нами модели объекта. Поскольку для разных целей исследования составляются разные модели с различным описанием своих состояний, то и определение информации об объекте зависит от тех целей и задач, которые стоят перед исследователем. Так, в одних и тех же данных содержится разное количество информации для разных задач управления.

В то же время необходимо отметить, что в ходе развития кибернетики помимо достигнутых успехов очень быстро выявились проблемы, носившие принципиальный характер: слишком общие подходы к изучаемым процессам не давали значимых конструктивных результатов. Поэтому в ней достаточно быстро стали выделяться направления, ориентированные на более конкретные классы исследуемых объектов, - техническая кибернетика, экономическая кибернетика и т. д.

Статистическая теория информации и аналогичные ей теории не получили распространения в обработке информации для управления экономическими объектами. Это связано с тем, что такой подход не учитывает специфику экономических данных, характер их использования в управлении. Не учитываются смысловые взаимосвязи, степень необходимости для управления, формы представления, уровень и частота использования, достоверность и другие важные характеристики.

Информация, используемая для принятии управленческих решений на всех уровнях, весьма разнообразна по своему содержанию. На уровне фирм (предприятий) к ней относятся:

технические характеристики средств производства (в первую очередь, оборудования);

описание технологии и условий производства;

рыночная конъюнктура (цены, объемы спроса);

сведения об оборотных средствах;

сведения о кадровом составе;

сведения о наличии и потребностях в ресурсах;

нормативы, плановые задания;

совокупность расчетных показателей (таких, как фондоемкость, рентабельность, себестоимость);

различные приказы, инструкции, методики.

Перечисление и конкретизацию можно было бы продолжить, но у всех этих сведений есть общий признак - они относятся к производственно-хозяйственной деятельности людей. По этому признаку их определяют как экономическую информацию.

4. Виды экономической информации

Содержательная классификация циркулирующей в разных объектах информации зависит от отраслевой принадлежности и уровня управления. Тем не менее, в процессе обработки информация проходит аналогичные стадии, общие в управлении разными экономическими объектами.

Входная информация поступает в орган управления извне. Часть ее, первичная информация, поступает от объекта управления и получается в результате непосредственного измерения или подсчета. Допустим, для фирм, занятых в сфере промышленного производства, это объем выпущенной продукции, количество брака, численность рабочих, время простоев, запасы на складе и т. д., для банков и финансовых компаний - ставка рефинансирования, объем активов и пассивов, кредитов и депозитов, действующие нормы выплат по ним и т. д. Первичная информация теснее всего соприкасается с конкретной стороной деятельности управляемых экономических объектов, причем включает как медленно изменяющиеся (условно постоянные), так и оперативные данные.

Особенностью первичной информации является то, что она очень часто содержит объемные характеристики работы объекта. На основании этих объемных характеристик с использованием нормативно-справочных данных в дальнейшем получается подробная оценка фактического состояния и динамики управляемого объекта. С точки зрения процесса управления, первичная информация выполняет роль обратной связи, поступающей от управляемого объекта и показывающей достигнутые результаты, а также отклонения от нормативного функционирования объекта. Остальная часть входной информации - ее иногда называют внешней и условно делят на осведомляющую и директивную - поступает из сторонних по отношению к управляющей системе органов. Директивная информация исходит из вышестоящих органов и в зависимости от характера подчиненности может включать параметры и условия формирования обязательных (налоговых) выплат, плановые задания и их корректировки, выделенные лимиты. Осведомляющая информация поступает от вышестоящих органов, а также от фирм, предприятий и организаций, связанных с объектом управления. Это поставщики, подрядчики, транспортные организации, финансовые институты (банки, пенсионные фонды, страховые компании), территориальные органы государственной власти. Если директивные данные непосредственно влияют на цели функционирования объекта, то осведомляющие определяют условия его работы.

Директивные и осведомляющие данные, в отличие от первичных, преимущественно имеют стоимостной или безразмерный характер.

По частоте изменения и форме использования выделяют нормативно-справочную информацию. Это экономические, технологические, материальные и трудовые нормативы, расчетные коэффициенты, каталоги, номенклатурные справочники. Нормативно-справочная информация отличается большей стабильностью и, как правило, проще организуется в однородные массивы. Нормативно-справочная информация так же, как и входная, является исходным материалом для последующей обработки и поступает в орган управления извне. По этому признаку ее можно было бы отнести к входной информации, но в отличие от последней нормативно-справочная информация используется многократно и после первоначального ввода длительное время хранится в системе управления. Поэтому мы считаем необходимым включить ее в состав внутренней информации, то есть информации, хранимой и обрабатываемой внутри системы управления. Наиболее характерными операциями ее обработки являются выборка из соответствующих массивов и обновление. При создании информационных систем специфика хранения, обновления и использования нормативно-справочной информации обусловливает ее выделение вместе со средствами поиска и обновления в отдельную подсистему.

Из нормативно-справочной и входной информации в результате обработки получается все обилие производной информации. Методы обработки могут быть самыми разными, от простой передачи, агрегирования и группировки до сложных экономических расчетов, граничащих с анализом. Производная информация, полученная в результате таких расчетов, отражает более сложные экономические характеристики производства: себестоимость разных видов продукции, производительность труда, рентабельность. Для сравнения текущей работы объекта с директивными заданиями часть производной информации выражается в тех же показателях, что и директивные задания. Однако производная информация неизмеримо шире по составу и форме представления, чем входная и выходная, поскольку она отражает все разнообразие используемой информации и сложность ее обработки. Она во многом зависит от типа экономико-математических моделей, которые используются при организации процессов управления. Получение производной информации является целью обработки и определяет выбор соответствующих методов.

В обработке как процессе преобразования информации можно выделить этап получения прогнозной, плановой и учетной информации. Учетная информация относится к фактическому процессу производства и его конкретным экономическим условиям. В нее входят как первичная информация, так и часть производной. Это данные о фактическом выпуске продукции по стоимости, номенклатуре и качеству, о затратах ресурсов, потерях, запасах, использовании оборудования, начисленной заработной плате, налоговых и премиальных выплатах и др. Они получаются из первичных данных с использованием принятых нормативов, тарифов, цен, ставок и других видов нормативно-справочной информации. Специфика учета как функции управления определяет специфику обработки учетной информации и необходимость ее первоочередной автоматизации.

Учетная информация описывает уже совершившиеся процессы, реально существующие условия. Она определенна и не зависит от последующих действий или принимаемых решений. В отличие от нее прогнозная и плановая информация может корректироваться при изменении условий или целей. Расчеты учетных и плановых данных образуют в некотором смысле встречные потоки. В процессе расчетов учетные данные в основном агрегируются, группируются и идут от натуральных показателей к стоимостным, а плановые данные - наоборот, от стоимостных и укрупненных натуральных показателей к детальным данным технической подготовки и обеспечения производства.

Учетная и плановая информация является основой всего процесса управления, включая регулирование, анализ, прогнозирование и другие функции. Так, оценка деятельности фирмы получается при прямом сравнении соответствующих показателей учетных и плановых данных. Вместе с нормативно-справочной учетная и плановая информация оказывается внутренней для органов управления и при создании информационных систем должна храниться в ее информационной базе. Над ней проводятся наиболее сложные виды обработки, обеспечивая решение управленческих задач. Окончательным итогом обработки можно считать получение выходных данных. Выходными их называют потому, что подразумевается управление ими (или контроль) со стороны вышестоящих (внешних) органов. Обычно данные при этом физически не удаляются, а участвуют в последующих циклах обработки. Часть из них поступает к объекту управления, а часть - к вышестоящим органам и другим подразделениям.

Информация, поступающая к объекту управления, оказывает нужные воздействия и тем самым влияет на его дальнейшую работу. Эта информация обычно вырабатывается с участием человека, определяется в процессе принятия решений, и поэтому ее называют управляющей1. Примером могут служить фонды экономического стимулирования, объем и структура инвестиций, перераспределение ресурсов и т. д.

Информация, поступающая к вышестоящим органам, имеет характер отчетности и может выдаваться в установленных статистическими и налоговыми органами формах. Она значительна по объему. Деление выходной информация на управляющую и отчетную оказывается условным, так как она может пересекаться, содержать одни и те же данные. К выходным относят также данные, поступающие к другим подразделениям и являющиеся для них осведомляющими.

Большая часть экономических данных выражена в форме показателей, состоящих из названия переменной величины, представленного набором качественных признаков, и количественного основания. Показатели оказываются теми элементами, с помощью которых описываются экономические объекты и процессы, причем минимальными элементами, достаточными для образования документа. Под обработкой данных понимается получение расчетным или аналитическим путем новых показателей, составление новых данных из имеющихся показателей.

Некоторую часть информации нельзя выразить через показатели. Например, такие, как методические материалы, структура объекта, модель его функционирования, технология производства, методы решения задач и т. д. Такая информация не выражена в конкретно-числовой форме, но она может быть представлена в графической форме, с помощью блок-схемы или описана текстом. Она используется в экономическом управлении в неявном виде, задает условия принятия решений, служит для содержательного качественного анализа. При создании информационных систем на ее основе определяются методы и очередность (схема) обработки, а также реализующие их программы.

Среди наиболее важных характеристик экономической информации, отражающих предъявляемые к ней требования, могут быть названы корректность, ценность, достоверность, точность, актуальность, полнота.

Говорят, что информация является корректной, если она обладает такими формой и содержанием, которые обеспечивают ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Под ценностью понимают свойство информации, отражающее, в какой степени она способствует достижению целей и задач ее потребителя (например, управляющей системы).

Свойство достоверности связывает содержательную сторону информации как отражения некоторой объективной реальности с самой реальностью, а точность определяется мерой близости (удаленности) их друг от друга.

Понятие актуальности информации неявно подразумевает возможность изменений во времени состояния того объекта, к которому она относится. Актуальность информации отражает ее адекватность действительному состоянию референтного объекта.

Полнота информации отражает ее достаточность или недостаточность для принятия управленческого решения.

5. Задачи экономической информатики на современном этапе

Остановимся на ряде задач, которые характерны для экономической информатики на современном этапе ее развития.

Успехи в развитии информатики создали мощный аппарат для семантического анализа и обработки текста, но наиболее эффективным он оказался для информационно-поисковых систем библиотечного типа, обрабатывающих научно-техническую информацию. Методы экономической информатики, построение тезаурусов и специальных языков описания показателей позволяют автоматизировать смысловую обработку экономических документов как в форме показателей, так и в текстовой форме. Можно ожидать, что в будущем они найдут большее применение на высших уровнях управления, где характер решаемых задач в наибольшей степени предполагает использование информации в описательной форме.

Современные программные средства позволяют вести достаточно развернутую обработку визуальной и графической информации. Это нашло широкое применение в системах автоматизации деятельности средств массовой информации, программном обеспечении проектно-конструкторских работ, игровых программах. В то же время, для экономической информации графическая обработка затруднена сложностью смысловых взаимосвязей, и обычно она ограничивается выдачей временных и структурных графиков. Видимо, одно из перспективных направлений развития экономической информатики связано с качественным переломом данной ситуации и переходом к активному использованию аудиовизуальных (мультимедийных) информационных технологий.

Заметное место в современных работах по экономической информатике занимает концепция электронного офиса. Она базируется на идеях гибкого встраивания современных технологий обработки информации в деятельность традиционных офисов (органов управления предприятиями и фирмами). Конечной целью реализации концепции электронного офиса является сведение к минимуму внутриорганизационных издержек процесса управления за счет перехода от традиционных (бумажных) представлений документов к их электронным аналогам. Последнее, в конечном счете, позволяет руководству и сотрудникам офисных служб сконцентрироваться на непосредственных задачах их деятельности. Среди основных функций электронного офиса могут быть названы:

обеспечение жизненного цикла документов (создание, оформление, регистрация, верификация, хранение, удаление);

обеспечение совместного доступа к документам;

обеспечение автоматизированного процесса движения документов в соответствии с установленными технологиями их обработки;

контроль исполнения;

ведение индивидуальных расписаний деятельности сотрудников, согласованных в рамках единого плана работы офиса;

служебные функции процесса документооборота (стилистическое и полиграфическое оформление, тиражирование, формирование производных отчетов, служба консультаций и т. д.).

Заключение

Кибернетика и входящая в нее статистическая теория информации не учитывают наиболее характерные черты обработки данных в экономическом управлении. Поэтому создание информационных систем не может базироваться на статистической теории и необходимо рассмотрение смыслового содержания экономической информации, форм ее выражения и характера использования в управлении. Последнее и обусловило выделение экономической информатики как самостоятельной научной дисциплины.

Существенными признаками классификации экономической информации являются ее назначение и источники получения. По этим признакам выделяется входная, внутренняя и выходная информация, а также учетная и плановая информация, образующие в процессе обработки встречные потоки.

Обработка информации и принятие решения образуют две стороны единого процесса управления. Выделение обработки данных из управления и передача ее специально организованному подразделению обусловлено дальнейшей специализацией управления и возможно только при условии сохранения тесных связей аппарата управления с системой обработки.

Список литературы