Информационные технологии в региональном управлении

«Информационные технологии в региональном управлении»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение_________________________________________________________ 3

1. Глава 1. «Электронное  правительство» и Федеральная  Целевая Программа «Электронная  Россия» ___________________________________________6

1.1 Концепция Microcoft по внедрению  информационных технологий на  федеральном, региональном и местном  уровне государственного управления_____________________________________________________8

1.2 Информационные технологии  в органах государственной власти  и местного самоуправления _______________________________________11

1.3 Информационные технологии  как инструмент модернизации  в государственном управлении ____________________________________12

1.4 Как устроена современная  информационная система органа  управления ___________________________________________________13

1.5 Сложно ли развернуть  информационную систему в государственно  учреждении___________________________________________________ 15

1.6 Перспективы повышения  оперативности взаимоотношений  органов власти с гражданами, частным бизнесом и друг с  другом _____________17

1.7 Перспективы и проблемы  внедрения информационных технологий  в сферу государственного и  муниципального управления России _______19

2. Глава 2. «Электронная  Смоленщина» ___________________________23

2.1 Информационно-коммуникационные  технологии и качество государственного  управления____________________________________ 23

2.2 Электронный документооборот_______________________________ 28

2.3 Проблемы развития информатизации  региона___________________ 31

Заключение______________________________________________________ 33

ВВЕДЕНИЕ

В российской науке и практике под регионом понимается часть территории, обладающая общностью природных, социально-экономических, национально-культурных и иных условий. В эко¬номической и географической литературе регионами называют са¬мые различные территории, объединенные какими-либо общими чертами: группы стран, территории страны, охватывающие не¬сколько экономических районов, экономические  районы, области, края, республики и  их группы.

Муниципальным и региональным органам власти сегодня приходится удовлетворять потребности общества, имея в своем распоряжении ограниченный объем ресурсов. При этом решаемые ими проблемы чрезвычайно разнообразны и варьируются от предоставления социального жилья и социальных пособий до обеспечения безопасности, предоставления образования, организации  вывоза и обработки отходов, оснащения  зон отдыха. Среди задач органов  власти – обеспечение экономического развития своих регионов и населенных пунктов, борьба с безработицей, обеспечение  поступлений в бюджет (в том  числе и сбор налогов), организация  и проведение выборов, а также  содействие подъему и развитию собственного региона путем привлечения туристов и непрерывного притока инвестиций. Более того, общество требует от органов управления все большей  открытости и ответственности за свои действия.

Информационные и коммуникационные технологии, обеспечивающие накопление и использование знаний, проникли во все сферы деятельности и уже  стали движущей силой мирового экономического и технологического развития. Они  существенно меняют не только способ производства товаров и услуг, но и организацию и формы проведения досуга, реализации человеком своих  гражданских прав, методы и формы  воспитания и образования. На современном  этапе развития мировой экономики  информация становится важнейшим фактором экономического роста, а информационная сфера приобретает особое значение для жизни общества, определяя  его политическое, социально-экономическое  и культурное развитие. Эти факты  указывают на то, что мировое сообщество вступило в новую фазу - информационную. Виртуальная экономика, усложнение и интеллектуализация информационных продуктов (услуг), актуализация информации для управления, рост значения Интернета, формирование новой образовательной  среды и т. п. - основные атрибуты информационного общества.

К проблемам информационного  общества как ступени в развитии современной цивилизации научная  общественность обратилась в конце 1970-- начале 1980-х гг. Этому также  способствовали следующие обстоятельства: увеличение роли информации и знаний в жизни общества; возрастание  в валовом внутреннем продукте доли информационных коммуникаций, продуктов  и услуг; рост потребностей населения  в информационных продуктах и  услугах; формирование глобального  информационного пространства, обеспечивающего  эффективное информационное взаимодействие людей, их доступ к мировым информационным ресурсам.

Всеобъемлющий характер информационно-коммуникационных технологий, скорость их распространения  способствовали принятию в первой половине 1990-х гг. правительствами развитых стран мира национальных программ развития информационного общества. Возможности  информационного общества развитые страны рассматривают как ключ к  процветанию в XXI веке.

Свою готовность перейти  к информационному обществу зафиксировала  Россия, подписав 22 июля 2000 г. Окинавскую хартию глобального информационного  общества (о. Окинава, Япония), а также  став активным участником Всемирного саммита ООН по информационному  обществу (Женева, 2003 г.).

Таким образом, целью данной работы является определение роли информационных и коммуникационных технологий в  деятельности муниципальных и региональных органов власти и оказании государственных  услуг.

Задачи работы:

• изучение концепции Microsoft по внедрению информационных технологий на федеральном, региональном и местном  уровне;

• рассмотреть информационные технологии как инструмент модернизации в государственном управлении;

• изучить устройство современной  информационной системы органа управления;

• выявить перспективы  повышения оперативности взаимоотношений  органов власти с гражданами, частным  бизнесом и друг с другом;

• рассмотреть перспективы  и проблемы внедрения информационных технологий в сферу государственного и муниципального управления России;

• изучить областную целевую  программу «Электронная Смоленщина»;

• выявить проблемы информатизации Смоленского региона.

Объект – органы государственного управления.

Предмет – информационные технологии в управлении.

ГЛАВА 1 «ЭЛЕКТРОННОЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО» И ФЕДЕРАЛЬНАЯ ЦЕЛЕВАЯ ПРОГРАММА  «ЭЛЕКТРОННАЯ РОССИЯ»

Чтобы справиться со стоящими перед ними задачами, региональные и муниципальные органы власти разрабатывают  стратегии выявления наиболее важных проблем, требующих немедленного внимания, и разрабатывают пути их разрешения. Что необходимо предпринять и  в какой срок? Какие ресурсы  требуются для этого, как будут  определяться цели и результаты, к  которым нужно стремиться? К первоочередным задачам могут быть отнесены, например, забота о детях, общественная безопасность, устранение и предотвращение чрезвычайных ситуаций, создание и развитие транспортной системы и среды обитания (включая  зоны отдыха), обеспечение всеобщего  доступа к услугам и забота о самых незащищенных членах общества.

Информационно-коммуникационные технологии в системе регионального  управления выходят на первый план, позволяя справляться с широким  кругом проблем и удовлетворять  разнообразные ожидания общества. Опрос, проведенный в европейских странах  в начале 2004 года компанией Kable, показал, что внедрение новейших технологий обуславливалось в первую очередь  потребностью улучшить отношения с  гражданами. Более 90% организаций, принявших  участие в опросе, наметило к реализации проекты по созданию центров связи, систем управления отношениями с клиентами, доступа в Интернет, каналов доступа (например, интернет-киосков) и цифрового телевидения. Стремление улучшить систему отношений с гражданами напрямую связано с целью совершенствования предоставляемых услуг. Информационно-коммуникационные технологии были названы ключевым моментом в достижении этой цели.

Более тесные связи с гражданами и более частые контакты с ними зачастую позволяют муниципальным  и региональным органам власти добиваться большей эффективности оказания услуг, чем это получается у национального  правительства. При этом региональные органы власти могут выполнять важную роль связующего звена между правительством страны и работающими на местах муниципальными органами власти. Сотрудничая с местными партнерами и коммерческими организациями, соизмеряя предоставляемые услуги с потребностями граждан, региональные и муниципальные органы власти способствуют тому, что эти услуги становятся более комплексными, а, следовательно, их эффективность поднимается на новый уровень.

Граждане являются не только участниками государственных процессов, но и потребителями государственных  услуг. При этом независимо то того, чего хотят конкретные люди – получить лицензию на ношение оружия или разрешение на открытие нового магазина, – они  всегда надеются, что государство  быстро отреагирует на их запросы. Как  налогоплательщики, все граждане заинтересованы в том, чтобы государство функционировало  более эффективно и с большей  отдачей. Требования снизить уровень  бюрократизма и упростить предоставление услуг предъявляются всем уровням  государственного управления – от местных органов и до федеральных  ведомств.

При оказании услуг муниципальными и региональными органами власти интересы граждан становятся основополагающими, а качество этих услуг, их своевременность  и эффективность затрат на их оказание повышаются. Все уровни государственного управления испытывают постоянно растущее давление со стороны общества, которое  хочет, чтобы государственные организации  более оперативно и чутко откликались  на запросы граждан.

Сфера деятельности государственных  организаций – на федеральном, региональном и местном уровне – чрезвычайно  широка; она охватывает улучшение  медицинского обслуживания, борьбу с  преступностью, защиту окружающей среды, повышение уровня образования, решение  проблем, связанных с изменением демографической ситуации, стимулирование деловой активности, а также создание новых рабочих мест и поддержание  необходимого уровня занятости. Всем органам  власти необходимы средства для того, чтобы

• увеличивать использование  потенциала каждого работника;

• предоставлять нужную информацию в нужное время тем государственным  служащим, кому она необходима. Благодаря  этому работники государственного сектора получают возможность в  кратчайшие сроки принимать обоснованные решения и сразу же приступать к их реализации.

Успех в решении этих задач  в значительной степени зависит  от технологии, использующейся для  совершенствования уже существующих систем и процессов. Организация  бизнес-процессов требует привлечения  технологий, которые позволят вывести  работу на современный уровень. В  результате произойдет не только повышение  качества предоставляемых услуг, но и перераспределение ограниченных ресурсов из операционной и управленческой сферы в область непосредственного  оказания услуг.

1.1 Концепция Microsoft по внедрению  информационных технологий на  федеральном, региональном и местном  уровне государственного управления  США

Учитывая требования граждан  о предоставлении им разнообразных  качественных государственных услуг  и расширении возможностей доступа  к ним, государственные учреждения во всём мире эволюционируют в «электронные правительства». Первые попытки создать  электронное правительство часто  заканчивались созданием не связанных  между собой электронных «островков»  на базе отдельных подразделений, в  которых продолжал использоваться предыдущий неудачный опыт и устаревшие способы работы. Подобный подход не был продуктивным, а потому не смог оправдать возлагавшихся на него ожиданий.

Одной из задач создания «электронного  правительства» является совершенствование  совместной работы государственных  организаций – повышение оперативности  и согласованности в совместном использовании информации между  органами власти на федеральном, региональном и местном уровне. Решение этой задачи будет способствовать более  экономному использованию бюджетных  средств и повышению эффективности  деятельности государственных организаций. Основываясь на своей концепции  по использованию информационных технологий в «электронном правительстве», корпорация Microsoft создала новое поколение  программных продуктов и услуг, благодаря использованию которых  станет возможно осуществить переход  к государственным службам нового типа.

В условиях стремительного развития информационных технологий государственным  организациям требуется адаптируемая база, на основе которой они могли  бы создавать системы информационных технологий (далее - ИТ-системы) и программные  средства, предназначенные для разработки своих онлайновых услуг. Переход  к «электронному правительству» позволит государственным органам  воспользоваться преимуществами Интернета  и быстрее реализовать новые  решения за счет интеграции различных  ИТ-систем и прикладных программ, расширения возможностей государственных служащих и усовершенствования процедуры  обмена информацией между государственными учреждениями, между государственным  сектором и частными компаниями, а  также между государственными организациями  и гражданами. Кроме того, любое  законченное решение в области  «электронного правительства» должно обладать следующими качествами:

• предоставлять единую точку  доступа к электронным услугам, 24 часа в сутки и 7 дней в неделю;

• способствовать преодолению  информационного неравенства;

• предоставлять людям  возможность обучаться на протяжении всей жизни;

• восстановить доверие граждан  к правительству;

• способствовать развитию экономики;

• способствовать выработке  разумных законов и здравой политики;

• создавать формы правления  с бóльшим участием граждан.

Правительству, чтобы вновь  обрести поддержку и доверие  своих граждан, необходимо «модернизировать»  или перестроить характер взаимоотношений  с ними: сначала создавая новые  бизнес-модели и адаптирующиеся, эффективные  схемы сотрудничества с частным  сектором, а затем разрабатывая электронные  услуги, например, интерактивные опросы, дебаты и онлайновое голосование, которые расширяют возможности граждан для их активного участия в процессе государственного управления. Люди должны почувствовать, что они могут управлять своим участием в этих процессах. В то же самое время, «информационное неравенство», если не уделять должного внимания решению этой проблемы, может стать угрозой того, что граждане, лишенные доступа к Интернету, останутся позади в движении к информационному обществу.

Концепция Microsoft по использованию  информационных технологий в «электронном правительстве» состоит в том, чтобы  превратить государственный сектор в лидера, возглавляющего переход  к информационному обществу. Для  достижения этой задачи разрабатывается  разнообразное программное обеспечение, которое позволит гражданам получать доступ к услугам в любое время, в любом месте и с помощью  любого устройства.

Благодаря развитию онлайновых услуг государственные организации  могут расширить свои возможности  по удовлетворению потребностей граждан  в более оперативном и эффективном  отклике на их запросы. Путем переноса множества информационных ресурсов в Интернет и предоставления людям  функций самообслуживания в онлайновой среде, государственные служащие могут  превратиться в специалистов, работающих с информацией. Получив в свое распоряжение гибкую платформу информационных технологий, «электронное правительство» имеет возможность перешагнуть  за рамки традиционной бюрократической  системы и создать новые взаимоотношения  со своими гражданами.

1.2 Информационные технологии  в органах государственной власти  и местного самоуправления

Раздел 3 Федеральной Целевой  Программы «Электронная Россия»  – «Система программных мероприятий» – содержит перечень мероприятий  по девяти основным направлениям использования  информационных технологий в органах  государственной власти и местного самоуправления. Одним из направлений  является «Совершенствование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления на основе использования информационных технологий», главные мероприятия которого ориентированы  на «повышение эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления путем  обеспечения совместимости стандартов хранения информации и документооборота; подключения к компьютерным сетям  органов государственной власти и местного самоуправления, бюджетных  учреждений; реализации отраслевых программ информатизации; создания межведомственных и местных информационных систем и баз данных» (пункт 3.3 Программы).

Для достижения данной задачи необходимо:

• развитие систем внутриведомственного электронного документооборота, локальных  информационных сетей, разработка стандартов делопроизводства и документооборота;

• развитие систем межведомственного  электронного документооборота, обеспечивающих сокращение сроков обработки документов;

• повышение качества принимаемых  управленческих решений путем распространения  и использования опыта, накопленного в социально-экономической сфере, развития систем консультирования и  повышения квалификации.

Реализация работ по совершенствованию  деятельности органов государственной  власти и местного самоуправления должна сопровождаться комплексом организационных  мероприятий, обеспечивающих координацию  деятельности органов власти в сфере  информатизации, разработку и внедрение  стандартных решений, а также  эффективное использование выделяемых на эти цели бюджетных средств.

1.3 Информационные технологии  как инструмент модернизации  в государственном управлении

Вычислительная техника  и средства связи прочно вошли  в современную жизнь, и удивление  вызывает не их наличие, а, скорее, недостаток или неэффективное использование. С точки зрения оснащения средствами информационно-коммуникационных технологий, российским предприятиям и гражданам  еще далеко до ведущих стран Европы и США, но разрыв уверенно сокращается. А вот ситуация с освоением  государством информационных технологий все больше беспокоит общество. Дело в том, что грамотное использование  информационных технологий – самый  быстрый и экономичный способ повысить отдачу любой организации. В государственном учреждении компьютеры с соответствующим программным  обеспечением позволяют:

• повысить качество подготовки документов;

• укрепить исполнительскую  дисциплину;

• навести порядок в  делопроизводстве;

• ускорить обмен информацией  между учреждениями;

• упростить процедуры  принятие решений;

• сократить число ошибок и злоупотреблений при работе с гражданами и предприятиями;

• поднять авторитет государственных  институтов в глазах общества;

• упрочить позиции государства  на международной арене.

Служащий, вооруженный современными информационными технологиями, выполняет  многие типичные операции в десятки (например, при оформлении или выдаче документов) и даже в сотни (при  поиске необходимых материалов) раз  быстрее, чем с помощью традиционных «бумажных» методов. Повсеместное внедрение  на рабочих местах персональных компьютеров  с офисными программными приложениями на базе Microsoft Office (и прежде всего, Microsoft Word, Excel и Outlook) позволяет повысить общую  производительность типичного учреждения (измеряемую, например, в числе обработанных обращений граждан) в несколько  раз. Развертывание в масштабе всей организации современных решений, построенных на основе серверов Microsoft .NET Enterprise Servers поднимает ее производительность еще в несколько раз, обеспечивая, при интенсивном и правильно  организованном использовании, окупаемость  уже в первый год эксплуатации.

Можно временно отложить внедрение  информационных технологий ценой увеличения государственного аппарата, снижения уровня оплаты труда в государственном  секторе, ухудшения условий размещения государственных учреждений… Но это поставит под угрозу выполнение многих государственных функций  и, в конечном итоге, нанесет существенный ущерб репутации и интересам  государства.

1.4 Как устроена современная  информационная система органа  управления

В отличие от информационных систем предыдущих поколений современные  решения отличаются стройностью  своей архитектуры, возможностью реализации реальных процедур делопроизводства, удобством интерфейсов.

Архитектура ИТ-системы министерства, ведомства или подчиненного им учреждения теперь обычно включает портал, предоставляющий  сотрудникам удобный доступ строго к той информации и возможность  исполнения строго тех функций, которые  определены их должностными обязанностями. Портал обеспечивает «доставку» прямо  на рабочие места сотрудников  входящих документов, данных из подведомственных учреждений, новостей из различных  источников, распоряжений руководства  и пр. Взаимодействуя с серверами  почты и коллективной работы, а  также c серверами управления базами данных, портал позволяет контролировать график исполнения работ, назначать  совещания, обмениваться электронной  почтой, обрабатывать структурированную  информацию (показатели производства, данные об уплате налогов, сведения о  регистрации транспортных средств  и многое другое). За корректностью  перемещения документов между органами управления, а также между ними и гражданами и организациями  «следит» сервер маршрутизации и  документооборота. Среди прочего, он «умеет» преобразовывать форматы  документов, исторически принятые в  разных организациях и, иногда, даже в  разных странах .

Документы готовятся в  стандартных офисных приложениях  – текстовом редакторе или  электронной таблице, а портал обеспечивает для них:

• контроль версий;

• сбор и согласование замечаний;

• визирование и утверждение;

• публикацию (размещение в  официальных источниках либо доведение  до заинтересованных лиц);

• надежное архивирование  и быстрый поиск.

Кроме того, механизм категоризации  автоматически анализирует документы  в указанных папках и архивах  и размещает их в наиболее походящих  рубриках. Сотрудник получает уведомления  о распоряжениях руководства, о  необходимости исполнения поручений  и согласовании документов, ходе исполнения поручений подчиненными, изменениях в рубриках и документах, на которые  он подписан.

Операции делопроизводства реализуются просто и наглядно. Например, чтобы инициировать процесс визирования  документа, уполномоченному исполнителю  достаточно поместить его в специальную  папку , которая «сама выполнит»  все необходимые по регламенту действия – уведомит визирующих и проследит  за результатом (завизирован ли документ или нужно ли его вернуть на доработку).

Естественно, в случаях, предусмотренных  законом, подзаконными актами и/или  служебными инструкциями, документы  могут быть скрыты от читателей, не имеющих необходимых полномочий, надежно зашифрованы для пересылки  и подписаны цифровой подписью для  удостоверения подлинности .

1.5 Сложно ли развернуть  информационную систему в государственном  учреждении

Многие проблемы, по традиции считающиеся трудно преодолимыми препятствиями  на пути внедрения современных ИТ-решений (решения на базе информационных технологий) в государственных органах, таковыми уже не являются. В первую очередь  это относится к преувеличенным оценкам сложности, стоимости и  сроков внедрения. Такие оценки в  значительной мере основываются на негативном опыте 70-80-х годов, когда информационные системы строились на базе дорогостоящих  и сложных в эксплуатации мэйнфреймов , а исполнение проектов поручалось государственным научно-исследовательским  институтам, заинтересованным не в  результате, а в «освоении бюджета».

Иногда высказываются  также опасения, что информационные системы уязвимы для хакеров . Однако, как показывает практика, большинство  инцидентов, имеющих место в органах  государственного управления, связаны  с ошибками в организации труда  или подбора кадров. Их частота  существенно снижается после  внедрения современных ИТ-решений. Кроме того, именно государство, которое  своевременно осваивает самые передовые  информационные технологии, не только само успешно противостоит хакерам  и другим угрозам, но и защищает от них своих граждан.

Вопреки распространенному  мнению, государственные учреждения достаточно хорошо подготовлены к внедрению  современных информационных систем. Этот процесс облегчается наличием нормативной базы, регулирующей их деятельность, и инструкций по делопроизводству, а также опытных специалистов по организации труда. Впрочем, с  использованием информационных технологий многие деловые процессы можно и  нужно организовать новым, более  эффективным образом.

Основные объективные  проблемы, которые необходимо решить в процессе внедрения современных  ИТ-решений в органах государственного управления, являются, по существу, организационными:

• повышение компьютерной грамотности широкого круга служащих;

• блокирование каналов и  способов некорректного использования  в личных целях

• устранение пробелов в  организации работы государственных  органов;

• тщательное планирование и контроль развертывания и эксплуатации ИТ-решения;

• правильный выбор исполнителя  проекта автоматизации, а также  оптимальных аппаратной и программной  платформ.

В результате успешного перехода к использованию современных  информационных технологий государственная  власть экономит бюджет, привлекает на государственную службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего  прогресса России.

1.6 Перспективы повышения  оперативности взаимоотношений  органов власти с гражданами, с частным бизнесом и друг  с другом

У государственного сектора  имеется возможность для более  качественного и оперативного предоставления услуг в каждой из следующих стратегических областей:

• «Электронное правительство». Благодаря использованию Интернет-технологий граждане могут легко получать доступ к огромному объему информации. Как  отдельные люди, так и частные  компании могут непосредственно  взаимодействовать с государственными структурами, заполняя различные формы, подавая налоговые декларации и  даже голосуя по Интернету. В целях  взаимодействия с все большим  числом граждан многие местные и  региональные органы власти развивают  идеи предоставления онлайновых услуг, доступ к которым можно легко  получить разнообразными способами  – с помощью центров телефонного  обслуживания (call centers), веб-узлов, универсальных  учреждений (one-stop shops) , Интернет-киосков  и видеоконференций. Создание решений  на базе открытых стандартов, таких  как XML, упрощает интеграцию разнородных  приложений и имеющихся систем.

• Системы управления взаимоотношениями  с гражданами. Учитывая тот факт, что людям совершенно неинтересно, какая государственная организация  отвечает за выполнение той или иной функции, многие государственные службы используют информационные технологии, с помощью которых они могут  оказывать комплексные услуги и  лучше понимать своих «клиентов».

• Управление знаниями . Автоматизация  и управление документооборотом, совместная работа над документами и Интернет-технологии позволяют снизить объем административной работы и оптимизировать работу государственных  служб.

• Бизнес-информация/хранение данных. Технологии, с помощью которых  можно объединить приложения с информационными  ресурсами, способствуют повышению  оперативности и качества работы государственных служащих, предоставляя им доступ к информации в любое  время и в любом месте.

• Системы управления предприятием (Enterprise Resource Planning, ERP). Годовой бюджет является ключевым элементом выполнения практически всех стратегических задач  государственной организации. В  рамках концепции Microsoft весь бюджетный  цикл – включая планирование, утверждение, реализацию, учет денежных расходов и  поступлений, а также закрытие счетов на конец года – должны поддерживаться единой интегрированной системой управления предприятием.

Объединение имеющихся систем с технологиями Microsoft, основанными  на открытых стандартах, дает возможность  государственным учреждениям создать  условия для более эффективной  работы своих служащих и, в то же самое время, повысить уровень их ответственности перед обществом.