Информационный менеджмент. 3

Содержание 

1. Информационный  менеджмент – как процесс управления  людьми обладающими информацией 

2. Программы  автоматизации аудита 

3.  Понятие  и сущность специализированных  аудиторских программных продуктов 

4. Аудиторские  программы как инструмент автоматизации важнейших аудиторских процедур 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

Современное общество живет в период, одну из характерных  черт которого составляет информатизация. 

Информация есть знание об особом факте, событии или  ситуации. Менеджеры в организациях используют информацию, чтобы анализировать и решать проблемы. Они зависят от информации. Люди имеют обыкновение думать об информации не больше, чем они думают о воздухе, для того, что бы дышать. 

В своей курсовой работе за объект исследования я обозначил – организацию различных форм собственности. 

Предметом исследования в своей работе я обозначил  ту информацию, которой обладают люди. 

Целью моей работы было рассмотреть сущность информационного  менеджмента, его основные этапы  и наиболее применяемые в практике управления методы информационного менеджмента. 

Для достижения поставленных целей в своей работе, я поставил три задачи: 

1)Изучение, обобщение,  систематизация литературы по  данной проблеме; 

2)Проведение  исследований в практике управления, в тех организациях, которые часто используют методы информационного менеджмента; 

3)Обобщение результатов  исследования и выявление тех  функций и методов информационного  менеджмента, которые являются  универсальными, для тех организаций,  где процесс управления информацией и людьми ею обладающими является основным. 

Люди не делают различия между информацией и  данными. Данные являются характеристиками фактов и событий, они являются источником информации. Но сами по себе, данные ничего не значат. Они всего лишь заметки на бумаге или биты на компьютерном диске. 

Для людей или  организаций, связанных с финансами, решающее значение приобретают связи  со средствами массовой информации, они  помогают распространять информацию, добиться положительного общественного имиджа, овладеть техникой достижения этих целей и т.д. 

Умение управлять  людьми, обладающими конкретной информацией  и информацией как таковой  в принципе и является информационным менеджментом. 

Информационный  материал – основа предпринимательской  деятельности. 

В коммерции, предпринимательстве  информации – это совокупность сведений, дающих возможность деловому человеку ориентироваться в сфере его  собственного производства. Для предпринимателя, информация является товаром, а любой  товар можно либо купить, либо продать. 

До 20-го века основным предметом труда были материальные объекты, экономическое значение государства  определялось его материальными  ресурсами. Деятельность за пределами  материального производства и обслуживания, как правило, относилось к категории «непроизводственные затраты». 

В настоящее  время одним из основных предметов  труда является информация. 

Информация –  это сведения, которые снижают  неопределенность наших знаний о  тех или иных объектах или процессах (например, бизнесе). 

Постоянная тенденция перемещения трудовых ресурсов из сферы материального производства в информационную сферу, одно из доказательств информатизации экономики. Так по данным ЮНЕСКО, в настоящее время более 50% всего занятого населения наиболее развитых стран прямо или косвенно принимают участие в процессе производства или распространения информации. Причем в США в этой сфере к началу 80-х годов было занято уже около 60% всех работающих. 

Управление информацией  представляет собой процесс разработки и отслеживания стратегий, которые извещают целевых потребителей о преимуществе данного товара по сравнению с аналогами конкурентов. На российском рынке потребители ежедневно подвергаются воздействию сотен коммерческих сообщений. Эти сообщения мы получаем из рекламы, которую мы слышим по радио, когда едем на работу или возвращаемся с нее, с рекламных щитов расставленных вдоль дороги, из купонов раздаваемых владельцем кафе, расположенного по соседству с офисом, из телефонного звонка коммивояжера, предлагающего, например, систему очистки воды. То есть качественное управление информацией и людьми ею обладающеми, на сегодняшний день является основной задачей менеджера по управлению информацией. Правильно переданная информация поможет вам как производителю, достичь необходимых результатов, а потребителю правильно с аррентироваться на рынке товаров. Современно общество сейчас практически находится на пороге полной компьютеризации, что подразумевает собою использование таких каналов как Internet, то есть глобализация информации повсеместно. Технический прогресс вносит существенные изменения как в каналы распределения, так и в каналы коммуникации. Эти изменения воздействуют на работу СМИ, обеспечивая конкурентные преимущества тем рекламодателям, которые первыми подхватывают и внедряют новые технологии. Из перечисленных факторов можно понять насколько важную роль в нашей жизни играет полноценная информация, а управление тем более. 

1) Информационный  менеджмент - как процесс управления, людьми обладающими информацией 

1.1)Предмет информационного менеджмента 

Предметом моего  исследования, является управление информацией  которой обладают люди. То есть управление людьми рассматривается мною как  один из компонентов моего исследования, так как люди в той или иной степени способствуют передаче информации и ее усвоению в широких массах населения. Мнения и представления людей влияют на восприятие, переработку информации, процессы обучения и запоминания, на поведение в конечном счете. 

Для удобства как  теоретики, так и практики выделяют четыре категории передачи коммерческой информации: 

Реклама – основной метод, которым пользуются маркетологи, чтобы достичь потребителя. 

Стимулирование  сбыта представляет собой временно действующие стимулы денежного  или иного характера, которые  поднимают воспринимаемую значимость товара или услуги. 

Личные продажи  организуются для продвижения сложного товара, требующего интенсивного информационного  обмена между производителями и  потребителями. 

«Паблисити» предполагает донесение информации о товаре до рынка через СМИ. 

Международный рынок электронной информации можно разделить на три части: 

Деловая информация (биржевая и коммерческая) 

Профессиональная  информация (научно – техническая, юридическая и т.д.) 

Массовая потребительская  информация (новости, энциклопедии, справочники, искусство, погода, путешествия, расписания и т.д.) 
 

Информация, которую  использует человек, решая практические жизненные задачи, обычно рассматривается  как знание. 

Один из создателей кибернетики Н. Винер дал следующее  определение информации: 

«Информация – это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособлению к нему наших чувств». 

Некоторые ученые склонны считать науку «машиной»  по переработке информации. 

В повседневной практике под информацией понимают сведения, представляющие определенный интерес, которыми люди обмениваются в процессе общения. 

Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. В ней отражаются практически  все формы и виды человеческой деятельности – политика, экономика, наука, моральные нормы и религиозные ценности, искусство. 

Ученые классифицируют циркулирующую в обществе информацию на два больших массива: 

систематизированную (регламентируемую по времени, объему, содержанию, составу отправителей и получателей), 

несистематизированную (случайную, безадресную). 

Если в роли источника информации выступает  субъект управления, говорят об управленческой информации. 

В зависимости  от направления ее различают на вертикальную и горизонтальную. 

В. Афанасьев  предлагает различать управленческую информацию в зависимости от того, какие функции управленческого  процесса она обслуживает. 

Информация, которая  кладется в основу принятия решения, называют исходной. 

Информация, которую  используют при реализации решения, 

выполнении конкретных организационных действий, называют организационной информацией. 

Любое управленческое решение сопровождается определенными  предписаниями, нормами, правилами, рекомендациями. Такого рода информация называется регулирующей. 

На завершающем  этапе управленческого цикла  фигурирует учетно-управленческая информация. 

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери, информацию по типу производимых ею изменений  можно разделить следующим образом: 

сообщения информирующего характера, 

сообщения инструктирующего характера, 

сообщения мотивирующего  характера. 

Очевидно, что  множество сообщений содержат в  себе признаки каждого из этих трех типов. 

Носителями социальной информации являются речь, графика, знаковые системы, коды, символы, различные тхнические средства. 

Источником социальной информации является человеческая деятельность. 

Специалисты называют четыре основных способа выработки  информации: 

Самонаблюдение  – это собственные источники  информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания. 

Взаимодействие  – это общение с одним или  несколькими людьми, сопровождающееся взаимным объменом информацией. 

Сообщение –  это письма, файлы данных и специально организованные исследования. 

Анализ –  это выработка информации путем  количественных моделей и методов  принятия решений. 
 
 
 
 
 

2. Программы автоматизации аудита 

Отечественные программы автоматизации аудита условно можно разделить на три  группы: справочно-информационные, не претендующие на полноценную автоматизацию, разработки, автоматизирующие непосредственно сам процесс аудиторской проверки, и программы, точнее, программа (она пока одна), охватывающая всю деятельность аудиторской компании. 
СПС для аудитора 
Примером информационно-справочной системы является тематический комплект \"Ассистент аудитора\". Он представляет собой обширную базу данных по нормативным актам в области аудита, методикам аудита, шаблонам рабочих документов аудитора, справочной информации по бухучету и налогообложению. Работает \"Ассистент аудитора\" в среде СПС \"Кодекс\", что позволяет использовать ее мощные средства работы с информацией. Встроенный в \"Кодекс\" механизм поиска дает возможность легко найти нужные документы, разложить их по системе созданных пользователем папок, а нужные фрагменты текстов пометить закладками для быстрого доступа. В общем, \"Ассистент аудитора\" - это электронная нормативная база, сделанная специально для аудиторов. 
В использовании система очень проста. Информация в ней сгруппирована в несколько тематических разделов. В разделе \"Подготовка и планирование аудита\" находятся шаблоны документов, необходимых для оформления отношений с клиентами (писем-обязательств, типовых договоров), справочные и методические материалы по проведению предпроверочных мероприятий, оценке аудиторского риска, уровня существенности, примеры планов проверок и многое другое. Шаблоны выгружаются в Word, где их можно заполнить, отредактировать или распечатать. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие и  сущность специализированных аудиторских программных продуктов 

В настоящее  время работа аудиторов в России происходит в условиях перехода к  стандартизации всех направлений аудиторской  деятельности и регламентации всех этапов проведения аудита. Далеко не все  аудиторские фирмы, и тем более индивидуальные аудиторы, могут позволить себе иметь штат сотрудников, занятых планированием, разработкой процедур, документов и учетных форм, соответствующих действующим стандартам, в условиях компьютерной обработки данных. В этом случае существенно сократить временные затраты и снизить трудоемкость выполнения аудиторских процедур позволяет применение аудиторами специализированных программных продуктов. Одной из наиболее актуальных задач, которые аудиторы ставят перед разработчиками программного обеспечения в настоящее время, является автоматизация и стандартизация деятельности аудиторов на всех этапах аудиторской проверки: от подготовки и планирования общего аудита до сбора, систематизации и оформления итоговых документов в соответствии с действующими стандартами. В то же время современная хозяйственная деятельность отличается многочисленностью и сложностью финансовых операций, поэтому для аудиторов стали практически незаменимыми компьютерные методы тестирования числовых данных в ходе процедур по существу и при выполнении аналитических процедур. Последние позволяют выявить важные тенденции в деятельности предприятия, обнаружить необычные отклонения и диспропорции аналитических показателей. Применение компьютерной обработки дает возможность повысить надежность выводов и рентабельность аудита за счет сокращения сроков проверки и трудозатрат. Это особенно важно, если аудиторы предполагают использовать компьютерную технику аудируемого лица. Если же существует проблема несовместимости аудиторских программ и компьютерной системы экономического субъекта, то аудиторы должны организовать обработку проверяемой учетной информации своими силами или с привлечением экспертов со стороны. 

Необходимо остановиться и на том, что для проведения аудита в условиях КОД, т.е. проверок в автоматизированной бухгалтерии необходимо сочетать компьютеризированные и ручные методы. При этом предпочтение, естественно, должно отдаваться технически передовым приемам. Исключением могут являться предприятия малого бизнеса с минимальным объемом информации для проверки. Неполное задействование компьютеризированных методов аудита невыгодно ни аудиторской фирме, ни предприятию-клиенту. Аудиторская фирма, заботясь о своей деловой репутации, о сохранении и расширении клиентуры, не станет пренебрегать современными профессиональными технологиями. 

Аудиторам целесообразно  применять в ходе аудита компьютерные технологии для: 

чтения компьютерных файлов и отбора данных; 

выполнения расчетов; 

создания рабочих  файлов и печати отчетов удобного (для аудитора и клиента) формата; 

использования программ, действующих на предприятии (в оригинальном или модифицированном виде) для выполнения проверочных  процедур; 

создания специальных  аудиторских программ. 

Более того, в  ряде случаев и электронное представление деталей проверки оказывается доступным лишь в течение ограниченного промежутка времени. В связи с этим аудиторам и бухгалтерам предприятий полезно: 

установить цели автоматизированного аудита, исходя из условий конкретного задания; 

определить состав компьютерных систем клиента; 

выделить типы операций, которые необходимо протестировать; 

определить круг аудиторского и компьютерного персонала, который будет участвовать в  обработке данных; 

решить организационные  задачи применения компьютерной техники; 

определить характер и масштаб процедур компьютерной обработки данных и требования к  представлению ее результатов; 

обеспечить контроль за ходом компьютеризированных проверочных  процедур аудита; 

осуществлять  документирование используемых аудиторами приемов компьютерной обработки данных; 

обеспечить оценку полученных результатов для формирования итоговых выводов и составления  аудиторского заключения о бухгалтерской  отчетности клиента. 

Компьютерные  аудиторские программы автоматизирует практически все рутинные операции, выполняемые аудиторами на проверках, существенно снижает трудоемкость и вероятность ошибки, а, следовательно, сроки и качество проведения аудита. В свою очередь, снижение трудоемкости и сроков выполнения работ ведет к значительному сокращению издержек и повышению производительности труда каждого специалиста компании, в результате чего увеличивается экономическая эффективность деятельности. Применение компаниями специализированных программных продуктов обеспечивает переход на качественно новый уровень в их работе. Прежде всего, позволяет организовать работу всех сотрудников аудиторской компании в точном соответствии с действующими Федеральными правилами (стандартами) аудита, Международными стандартами аудита и внутренними стандартами, принятыми в компании. За счет правильной организации работы повышается профессиональный уровень и качество работы исполнителей. Автоматизация множества рутинных функций, выполняемых аудиторами на проверках, существенно снижает трудоемкость, а, следовательно, и сроки проведения аудита. В настоящее время все более повышается интерес к специализированному программному обеспечению со стороны как аудиторских компаний, так и аудиторов. Создание различных систем в смежных по отношению к аудиту отраслях, например, таких как бухгалтерский учет, уже позволило в значительной степени решить множество проблем, возникающих в работе финансово-экономических служб предприятия, начиная от информационного обеспечения актуальными нормативными документами и заканчивая комплексной автоматизацией ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятии. Подобная тенденция обусловила и рост активности на рынке информационного и программного обеспечения в области аудиторских услуг. В качестве примера специализированного аудиторского программного продукта можно привести систему «ЭкспрессАудит», предназначенную для автоматизации проведения аудиторской проверки, а также ряда других аудиторских процедур в соответствии с правилами (стандартами) аудиторской деятельности в Российской Федерации. 

Специализированные  аудиторские программные продукты можно разделить на два класса: программы по автоматизации аудиторских  процедур и аналитические программы. Основными функциональными возможностями  аудиторских аналитических программ являются анализ и тестирование данных с помощью заложенных математических программных пакетов. Функции анализа подобных программ провести анализ финансового состояния аудируемого лица с возможностями прогнозирования хозяйственной деятельности. Программы по автоматизации аудиторских процедур также позволяют производить расчет величины аудиторского риска и расчеты аудиторских выборок. В них весь процесс аудита, начиная со знакомства с фирмой-клиентом, обмена письмами и заканчивая аудиторским заключением, выстроен в определенный алгоритм. Все промежуточные документы (как внешние, так и внутренние) создаются автоматически - аудитору нужно только своевременно проводить те или иные опросы, получать определенные данные и вводить их в систему. Как правило, эти программы разработаны аудиторскими компаниями и рассчитаны на использование определенной технологии обработки информации. Данные программы в целом позволяют: во-первых, составить программу аудита по конкретным хозяйственным операциям, по отдельным участкам учета либо в целом по организации за определенный период, во-вторых, получить по окончании работы отчет, который по содержанию и структуре идентичен аналитической части и содержит элементы итоговой части аудиторского заключения (согласно правилу (стандарту) аудиторской деятельности «Порядок составления бухгалтерского учета и отчетности»), в-третьих, обеспечить сохранность указанных рабочих документов в соответствии со стандартом аудиторской деятельности «Документирование аудита». Материал в этих программах структурирован по разделам и изложен в виде вопросов и ответов на них по всем аспектам финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. 

При отсутствии разнообразия программ для автоматизации  аудиторских услуг чаще использовались зарубежные разработки, а именно: Case Ware Working Papers, IDEA 2001, ACL, Audit System-2, TeamMate, Audit Workstation и др. В настоящее время на отечественном рынке услуг автоматизации аудита преобладают отечественные компании, предлагающие такие популярные программы как: «Экспресс Аудит: ПРОФ», «Audit Expert»; «ИНЭК-Аналитик»; AuditXP «Комплекс Аудит» 2008, «AuditNET», «Финансовый анализ: Проф», «IT Audit: Аудитор» и др. Рассмотрим основные подходы к автоматизации аудита на примере популярных программ комплексной автоматизации аудиторской деятельности и каким образом можно использовать данные программы на различных стадиях и этапах аудиторской проверки начиная от планирования аудита и заканчивая подготовкой аудиторского заключения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Аудиторские  программы как инструмент автоматизации важнейших аудиторских процедур 

Рассмотрим класс  аудиторских программ, являющихся средствами полной автоматизации ведения аудиторской  проверки на всех ее этапах. В данном классе наиболее популярными в настоящее  время считаются программные  комплексы «ЭкспрессАудит: ПРОФ», AuditXP «Комплекс Аудит» (преемник программы «Помощник аудитора») и AuditNET. Представим и изучим подробнее возможности и характеристики указных программ. 

«ЭкспрессАудит: ПРОФ» - программно-аппаратный комплекс предназначен для решения полного цикла задач по проведению аудиторской проверки финансово-хозяйственной деятельности коммерческого малого или среднего предприятия и организации от этапа подготовки и планирования аудита до этапа формирования аудиторского заключения. Разработчиками системы являются аудитор Н.П. Барышников (автор методики) и консалтинговая группа «Термика». 

Комплекс «ЭкспрессАудит: ПРОФ» предлагает оригинальную методику проведения общего аудита с помощью  приведенных вопросов и ответов (их более двух тысяч), а также документов, используемых при общем аудите и соответствующих действующим аудиторским стандартам. «ЭкспрессАудит: ПРОФ» не имеет сетевой версии, но допускает работу в многопользовательском режиме, для этого разбивается на две части: 

1. Единый центр  планирования и проведения аудита (ЦППА), его функции: 

подготовка и  планирование аудита; 

разработка программы  аудита; 

распределение объектов аудита по исполнителям; 

выгрузка персональных заданий исполнителям на миниатюрный  носитель данных (USB-Drive) для проведения аудита на выезде; 

сбор, систематизация и обработка результатов аудиторской  проверки; 

генерация отчетной документации в формате Microsoft Word; 

хранение результатов  аудиторских проверок. 

2. Мобильное  рабочее место аудитора (МРМА), его  функции: 

загрузка персональной программы проверки по выделенным объектам аудита; 

проведение аудита по выделенным объектам аудита в соответствии с персональной программой проверки; 

систематизация  и обработка результатов аудиторской  проверки в рамках выделенных объектов аудита; 

хранения результатов  проверки; 

передача результатов  проведенной проверки объектов аудита в ЦППА. 

Таким образом, в программно-аппаратном комплексе  «ЭкспрессАудит: ПРОФ» реализованы  функции автоматизации и стандартизации основных базовых функций аудита, а именно: 

проведения аудиторских  процедур при ответах на специально разработанные вопросы; 

составления итоговых документов, позволяющих формировать  заключения по разделам аудита, причем, в комплексе «ЭкспрессАудит: ПРОФ»  предусмотрена автоматическая генерация аудиторской документации: бланков, программ аудита, официальных писем и другой письменной информации по подготовке к аудиту и по результатам аудита, вариантов аудиторских заключений, в которых содержатся все необходимые реквизиты, рекомендованные стандартами аудиторской деятельности. 

Аудиторская организация  вправе самостоятельно определять требования к формам составления и оформления рабочих документов аудитора, представленным в разработанной программе аудита. По желанию могут быть заведены любые формы бланков, разработанные аудиторской компанией. Комплекс «ЭкспрессАудит: ПРОФ» также позволяет обеспечивать внутрифирменный контроль качества аудита с помощью тестов, разработанных в соответствии с аудиторскими стандартами. Материалы проверок документально оформляются справками о результатах проверки правильности применения Правил (стандартов) аудиторской деятельности. 

Также ко всем шаблонам, бланкам и другой документации, содержащейся в комплексе «ЭкспрессАудит: ПРОФ», приведены подробные инструкции по их заполнению. Все формы рабочих  документов предполагают их использование в виде распечатанного текста или в виде файлов, сохраненных в формате редактора Microsoft Word (рис.1.). 
 

Важный этап планирования в «ЭкспрессАудит»  предваряет подготовительная работа. Сведения об аудиторских проверках  в «ЭкспрессАудит» хранятся в  справочнике организаций и справочнике специалистов. На этапе подготовки к проведению аудита руководителем работ в систему вносятся данные о наименовании проверяемого предприятия, периоде аудита, руководителе аудиторской группы. Планирование аудиторской проверки в «ЭкспрессАудит» включает следующие автоматизированные операции: 

получение знаний о деятельности аудируемого лица; 

изучение системы  бухгалтерского учета аудируемого  лица; 

проверка начальных  и сравнительных показателей  финансовой (бухгалтерской) отчетности; 

изучение системы  внутреннего контроля; 

изучение системы  внутреннего контроля в среде  компьютерной обработки данных; 

предварительная оценка рисков; 

проверка информации об условных фактах хозяйственной деятельности и оценки их последствий; 

согласование условий на проведение аудита; 

проверка информации и анализ событий, касающихся допущения  непрерывности деятельности аудируемого  лица; 

проверка информации об аффилированных лицах и операциях  с ними; 

проверка правильности признания и оценки событий после от-четной даты; 

формирование  общего плана аудита и программы  аудита. 

На стадии планирования руководитель аудиторской группы определяет планируемый аудиторский риск и  планируемый уровень существенности на основании профессионального  суждения. В «ЭкспрессАудит» имеются модули для расчета существенности и аудиторского риска, однако они могут быть использованы только на основном этапе аудиторской проверки. Для этого их надо включить в программу аудита. По результатам обработки этих процедур в ходе сбора аудиторских доказательств величины планируемого уровня существенности и планируемого аудиторского риска будут заменены расчетными величинами уровня существенности и аудиторского риска, соответственно. В «ЭкспрессАудит» неотъемлемый риск определяется с применением рабочего документа «Оценка неотъемлемого риска». Неотъемлемый риск используется для последующего составления плана и программы аудита.