Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Искусство представления презентаций

Вы должны уметь хорошо представлять презентацию независимо от способа ее показа. Это искусство базируется на установлении контакта с аудиторией. Успех любой презентации имеет три составляющие:

зрители заинтересованы: в информации, в продукте, в знаниях и т. д.;
зрители нуждаются в презентации;
зрители понимают и оценивают, насколько презентация отвечает их потребностям.

Как видите, для создания эффективной презентации необходимо знать, что требуется зрителям, и представлять презентацию таким образом, чтобы они ее правильно восприняли и оценили заложенные в ней идеи.

Часто бывает так, что единственным человеком, определяющим нужды публики, являетесь вы сами. Если вы менеджер по продажам и представляете продукцию вашей компании, то предполагаете, что зрителям будет интересно узнать о новейших продуктах, выпущенных вашей фирмой.

Все, что вам нужно сделать, — это представить информацию в наилучшем и простом для понимания виде. Чем проще и. яснее будет изложена информация, тем лучше она будет воспринята зрителями, а чем интереснее вы ее преподнесете, тем выше вероятность того, чтобы зрители будут внимательно следить за ходом презентации.

Во многих случаях, однако, приходится проводить дополнительное исследование нужд зрителей и уровня их осведомленности. Если вы собираетесь делать доклад перед большой аудиторией, то узнайте у организатора как можно больше о потенциальных зрителях. Насколько хорошо они знакомы с представляемой темой? Каков уровень их знаний и опыта? Цель посещения? Ответы на эти вопросы позволят создать презентацию, четко выполняющую свои цели, которая не окажется ни слишком простой, ни слишком сложной для зрителей.

Уделяйте вниманию цвету и ритму презентации

Для зрителей наиболее естественно просматривать информацию слева направо и сверху вниз. Темные и яркие объекты замечаются быстрее, чем светлые. Всегда размещайте элементы на слайдах, руководствуясь этим принципом. Если фон слайда темный, то светлые области будут хорошо выделяться на нем, так как будут сильно отличаться от фона по яркости и контрастности.

Для фона используйте прохладные, приглушенные цвета, светлые или темные. Более яркие теплые тона слишком «приторные», на них трудно смотреть длительное время. Светлый текст на темном фоне кажется крупнее, и наоборот. Однако не стоит пренебрегать темным текстом на светлом фоне: такое сочетание не режет глаза и идеально подходит для большинства презентаций.

Стоит также позаботиться о ритме презентации. Аналогично музыкальному произведению, презентация должна иметь постоянный нескучный ритм. Например, ваши слайды могут быть построены так: текст, текст, изображение, текст – или так: большое изображение, текст, текст, маленькие рисунки, текст, текст. Рассматривая рисунки, зрители отдыхают, что позволяет сконцентрировать их внимание на следующем за рисунком тексте.

Выбор цвета для фона и текста

Традиционно считается, что для презентаций, которые будут показываться на экране, следует использовать темный фон, а для презентаций, представляемых при помощи в печатном виде, – светлый. Почему именно так? В темной комнате светлый текст отлично выделяется на томном фоне. Однако в освещенном помещении темный фон теряет свою яркость, и светлый текст на нем виден не столь отчетливо. Поэтому в презентации, которая будет проводиться при ярком свете, лучше сделать фон светлым.

Выбирая цвета для презентации, следует принимать в расчет и ее содержание. Так, желтый или белый цвет на темном фоне может выглядеть слишком резко в некоторых ситуациях. Если вы хотите смягчить впечатление от презентации или преподносите плохие новости, то лучше не пользовать более светлый фон. Светлые и средней, интенсивности зеленый и синий цвета часто отлично выглядят на темном фоне. В любом случае, экспериментируя с цветом, всегда добивайтесь того, чтобы текс хорошо контрастировал с фоном, иначе его будет трудно прочитать.

Для оформления презентации в целом лучше всего использовать естественные, натуральные цвета, которые будут усиливать воздействие, оказываемое иллюстрациями и фотографиями.

Если на слайдах слишком много текста и графики, сделайте фон простым. Чем больше контраст между текстом и фоном, тем проще его читать. Трехмерные эффекты и тени лучше использовать для выделения. Не переусердствуйте со специальными эффектами, иначе они потеряют свою выразительность. Придерживайтесь этого же принципа при работе с насыщенными цветами: применяйте их только на небольших участках для подчеркивания мысли.

Работа с цветовыми схемами

Цвет помогает сделать презентацию более выразительной, разные цвета позволяют донести до зрителей различные мысли. Правильно применяя цвета к контурам, заливкам, фону и слайдам в целом, вы можете усилить влияние презентации на аудиторию.

Если вы будете внимательно рассматривать цветовые схемы, то заметите, что цвета в них сочетаются. Например, одна схема может состоять из синего, зеленого и серого цветов, то есть из мягких тонов, другая же — из теплых цветов, например зеленого, оранжевого и коричневого. Среди предлагаемых схем одна всегда состоит из оттенков серого. Каждая цветовая схема создает общее представление об оформлении презентации.

Следите за сочетаемостью используемых в одной презентации цветовых схем, а также за логичностью их применения. Например, если ваша презентация имеет четыре смысловые части и каждая из них начинается вводным слайдом, то можно применить разные цветовые схемы к слайдам каждой из частей, а также к вводным слайдам. Все слайды в одной части должны иметь единую цветовую схему.

Умеренно используйте яркие цвета и специальные эффекты. На каждом слайде может быть не более шести цветов. Смену слайдов и встроенную анимацию используйте для развлечения зрителей, но с таким расчетом, чтобы не отвлечь их внимание от главного.

Простота и стилевое единство текста

Самое главное требование к тексту заключается в том, что он должен быть создан в едином стиле и легко читаться. Для этого старайтесь использовать одно-единственное семейство шрифтов во всей презентации, например: Arial, Arial Bold и Arial Narrow. В любом случае не стоит применять в одной презентации более трех различных шрифтов, причем в это число входят и различные способы начертания. Так, шрифт Time Roman в обычном и курсивном нгачертании будет расцениваться зрителями как совершенно разные шрифты.

Не следует для выделения текста одновременно делать его больше и применять полужирное начертание. Ваша мысль будет выражена точнее, а презентация будет выглядеть более цельной и единообразной, если вы воспользуетесь только одним способом выделения.

Рекомендации по оформлению

Профессиональные дизайнеры придерживаются в своей работе различных принципов, позволяющих создавать гармоничные, простые для понимания, качественные слайды.

Заранее планируйте, как будут распределяться все элементы на слайде. Решите, какие из них важны, а какие – не очень, и оформляйте их соответствующим образом. Менее важными обычно являются нумерации и сноски. Так, если заголовки набраны полужирным шрифтом размером 44 пункта, а размер основного текста составляет 28 пунктов, то сноски лучше всего набирать шрифтом размером 18 пунктов. Оформляя слайд, не забывайте время от времени оценивать, что у вас получается. Если вы поймете, что какие-то мелкие элементы слишком бросаются в глаза, сделайте их не такими заметными: удалите полужирное начертание, уменьшите или измените цвет.

Оформление презентации должно соответствовать ее содержанию. К примеру, если вы собираетесь читать лекцию о выращивании целебных трав, то на слайдах целесообразно привести рисунки и фотографии растений, которые будут наглядно подтверждать ваши слова. Для оформления презентации в целом лучше всего использовать естественные, натуральные цвета, которые будут усиливать воздействие, оказываемое иллюстрациями и фотографиями.

Как обеспечить простоту представления данных

Чем сложнее ваши данные, тем важнее, какой способ вы изберете для их представления. Ваша задача заключается в том, чтобы зрители поняли и оценили информацию с первого взгляда. Обычно большие таблицы с цифрами отлично работают в печатных отчетах, однако для размещения на слайдах они не подходят, так как слайды невелики по размерам, а у зрителей есть лишь несколько минут, чтобы прочитать его от начала и до конца. Поэтому вам надо либо сократить объем информации, либо изменить способ ее подачи. Например, таблица, изображенная ниже, не обеспечивает наглядного представления сведений (рис.1).

Рис.1

Если цель доклада — засвидетельствовать рост компании, то целесообразно разделить таблицу на две части и представить эти данные в виде двух диаграмм (рис.2, рис.3).

Рис.2 Рис.3

Представление данных в виде таблицы

Таблица — наиболее простой способ одновременного представления большого количества текста или объединения разрозненной информации. Используйте таблицы для быстрого и краткого представления информации в тех случаях, когда вам не нужно показывать соотношения и закономерности, о которых свидетельствуют количественные данные. Таблицу можно эффективно использовать наряду с диаграммой для представления в ней информации. Сначала покажите зрителям диаграмму, чтобы у них сложилось общее представление, а затем перейдите к таблице и обратите их внимание на конкретные данные.

Добавление в презентацию анимации

Анимацию можно использовать для оформления презентации как в пределах слайда, так и для перехода между ними. Анимация на слайде определяет, как и когда объекты появляются на слайде и исчезают, а анимация между слайдами — способ появления слайда после исчезновения предыдущего.

Создание эффектов анимации

Прежде чем приступить к созданию анимации, подумайте, каково будет ее назначение и необходима ли она. Анимация, конечно, поможет оживить презентацию, однако излишние анимационные эффекты отвлекут внимание аудитории от сути презентации. Профессиональные дизайнеры используют анимацию по такому принципу, выбирают один или два эффекта и работают с ними на протяжении всей презентации, причем это касается как слайдов, так и переходов между ними.

Анимация текста и объектов

Анимированные объекты выполняют еще одну функцию: они акцентируй внимание зрителей именно на той части слайда, о которой вы говорите. Создавая анимацию, вы уже должны знать, что будете обсуждать при демонстраций слайда и в каком порядке будете излагать материал. На основе этого вам нужно, определить порядок появления объектов на слайде, то есть схему анимации.

Профессионально сделанная, выразительная анимация является сильнейшим средством влияния на зрителей. К примеру, некоторые презентации используются для подготовки аудитории к серьезному обсуждению вопроса. В этом случае анимацию нужно использовать для того, чтобы заинтересовать зрителей и заставить их думать, а не для того, чтобы просто периодически перемещать отдельные элементы слайда.

Закончив работу над презентацией, проверьте, насколько она удобна для восприятия. Даже отзыв ребенка может быть вам полезен. Попросите коллег по работе оценить ваше творение. Они могут заметить то, что вы упустили из виду. Например, они могут спросить: «Эта презентация рассказывает о садоводстве. Почему слайды в ней красного цвета?» или заметить: «Этот текс слишком мелок, поэтому я не могу его прочитать». Обратившись к своим коллегам, вы можете получить множество ценных, а главное – объективных замечаний. И не надо скромничать, люди любят давать советы и рассказывать о том, что они думают!

Управление презентацией

Первый слайд презентации стоит отобразить на экране еще до того, как зал заполнится зрителями. Вы можете также выключить проектор, а затем перед началом показа быстро включить его. Если же у вас нет времени на такую настройку, например если вы делаете презентацию в офисе клиента, то сначала откройте презентацию и переключите ее в режим показа слайдов, а затем поверните монитор в сторону зрителей. В общем, зрители не должны видеть, как вы подготавливаете презентацию к показу. Начав презентацию, просто щелкайте кнопками мыши для перехода от слайда к слайду.

Подготовка помещения и проверка оборудования

Один из лучших способов подготовки к презентации — это хорошо выспаться перед докладом. Если вы будете чувствовать себя свежим и отдохнувшим, то и ваша речь будет звучать более радостно и вдохновенно.

Иногда вы не выбираете помещение, в котором будете делать доклад. Так, если вы проводите презентацию в офисе потенциального клиента, то переставлять мебель в комнате вам, конечно, никто не позволит. Но если вы делаете доклад перед большой группой людей, например в классе, в конференц-зале или в аудитории, то здесь вы имеете большую свободу действий. В этом случае вам обязательно нужно обратить внимание на следующие обстоятельства:

не слишком ли холодно или жарко в помещении? Включите кондиционер или откройте окна. Пусть в комнате будет лучше немного прохладно, чем жарко;
не очень ли душно в помещении? Откройте окна. Двери также оставьте открытыми до тех пор, пока не начнете доклад.
достаточно ли в комнате стульев? Удобны ли они? При необходимости постарайтесь заранее найти дополнительные или убрать лишние, а также неудобные стулья, так как зрители, которые будут испытывать дискомфорт в ходе вашего доклада, вряд ли смогут хорошо его воспринять;
смогут ли зрители пробраться к своим местам? Возможно, ряды стульев расположены слишком близко один к другому? Тогда стоит их раздвинуть. Если ряды слишком длинные, то сделайте дополнительный проход в центре. В зависимости от числа пришедших ряды можно располагать по прямым линиям или в виде буквы П. Второй вариант более предпочтителен, так как он повышает активность зрителей.

Подготовка проектора к работе

Создание проекторов и использование их в сочетании с ноутбуками в корне изменило традиционное представление о презентациях. Стало возможно широко использовать цвета, фотографии, анимацию и даже трехмерные эффекты. Много разъезжающие докладчики могут брать с собой переносные и сверхпортативные модели, что позволяет свести к минимуму возможные проблемы, связанные с отсутствием подходящего оборудования и необходимостью работать с незнакомой моделью.

Если вы недавно начали использовать мультимедийный проектор, то для вас представляют интерес разнообразные руководства, позволяющие настраивать систему. Подключив соединительные кабели и установив программное обеспечение, выполните следующие 10 условий, позволяющих добиться четкого изображения:

Проверьте точность передачи цвета. Цвета могут по-разному отображаться на мониторе компьютера, где вы создавали презентацию, на ноутбуке и на экране. Если важна точная передача цветов (например, в логотипе компании), то проверьте все цвета и настройте их нужным образом.
Проверьте все слайды на предмет их размера и удобочитаемости. Отойдите от монитора компьютера примерно на два метра. Если вы можете прочитать текст на экране, значит, и зрители будут в состоянии это сделать.
Ознакомьтесь с тем, как пользоваться выключателем. Найдите выключатель, который отключает показ изображения одновременно и на компьютере, и на экране. Часто этот переключатель представляет собой функциональную клавишу. Он позволяет управлять ноутбуком, проектором или обоими устройствами одновременно. Удобно, когда работают и компьютер, и проектор, так как в этом случае докладчик может смотреть на монитор, а зрители будут наблюдать ту же самую картинку на экране.
Придите заранее и лично проверьте, как подготовлены помещение и техника к проведению презентации.
Встаньте так, чтобы зрители видели вас слева от экрана. В европейских языках принято читать текст слева направо, поэтому если вы будете стоять слева, то зрители смогут сначала посмотреть на вас, затем', следуя вашему указанию, прочитать строку слева направо и вновь обратить внимание на вас. Если вы делаете презентацию на иврите или на арабском, то встать нужно справа от экрана.
Вы — часть презентации. Многие люди, делая доклад, встают в тень или за компьютером. Делать этого не следует. Наоборот, выйдите на освещенное место. Вы можете прохаживаться по помещению в ходе презентации, управляя сменой слайдов и т. п. с помощью ПДУ или беспроводной мыши, Желательно, чтобы вы всегда были освещены, а экран, наоборот, оставался в тени. Для этого, возможно, потребуется вывернуть некоторые лампочки.
Движение приковывает взгляд зрителей. Указывайте на экран в тех случаях, когда хотите что-то показать зрителям или предложить им прочитать текст на слайде. Для привлечения внимания используйте движущийся текст. Когда необходимо, чтобы внимание было приковано к экрану, не делайте никаких движений. Чтобы они снова посмотрели на вас, сделайте какой-нибудь жест.
Любая деталь, в технических устройствах может сломаться. Вы всегда должны быть готовы к тому, что можете остаться без оборудования. Если ваша презентация не может быть запущена без мультимедийного проектора и компьютера, то позаботьтесь о запасном комплекте. Так, у вас должны быть с собой запасные файлы, источник питания для ноутбука и проектора, а также батарейки для пульта управления.
К хорошо ли виден экран с любого места?
Работает ли микрофон (если вы планируете его использовать)? Как он включается? Можно ли снять его или взять вместе с подставкой, если вы решите ходить по комнате в ходе доклада? Проверьте микрофон еще до того, как публика соберется, и убедитесь, что он не свистит при перемещении. Если микрофон съемный, проверьте, что можете легко снять его с подставки и поместить обратно;
в где включается свет? Если перед началом показа вам понадобится выключить свет, то придется ли вам для этого идти в другую часть комнаты или просить о помощи кого-нибудь из зрителей? В хорошо организованных конференц-залах выключатели света обычно располагаются рядом с местом докладчика, однако очень вероятно, что вы будете делать доклад не в зале для презентаций;
где находятся электрические розетки? Хватает ли их? Не понадобятся ли вам удлинители?

После того как вы убедитесь, что помещение подготовлено, проверьте оборудование. Запустите показ слайдов, которые должны демонстрироваться, пока публика заходит в зал. Если вы предполагаете говорить что-то перед началом презентации, то откройте презентацию и просто выключите на время проектор или отключите показ изображения. После этого вы в любой момент сможете начать показ презентации.

Теперь запустите показ презентации и посмотрите, как выглядит слайд на экране. Он должен быть расположен по центру и выглядеть четким прямоугольником. Выберите место, где вы будете стоять и куда будете перемещаться по ходу презентации.

Наконец, прокрутите один раз все слайды презентации. Попрактикуйтесь в переходах на один слайд назад и освойтесь с гиперссылками и управляющими кнопками.

Произнесение речи

Многие люди боятся выступать с речью перед аудиторией. Решить эту проблему помогает хорошая подготовка к докладу, однако далее важнее научиться устанавливать во время выступления контакт со зрителями. Такое взаимодействие очень быстро рассеивает любые страхи. Актер в театре лишен возможности налаживать контакт со зрителями, так как это не соответствует сюжету пьесы. Вы же находитесь совсем в другой ситуации, и ею можно очень выгодно воспользоваться.

Вот несколько советов:

оденьтесь в классическом стиле. Такая одежда подходит для любого случая, в ней вы будете чувствовать себя более уверенно;
не прячьтесь за трибуной или компьютером. Если презентация будет проводиться в темноте, начните говорить еще до того, как свет будет выключен, чтобы зрители увидели ваше лицо и могли вас узнать;
приглядитесь к одному-двум зрителям. Попробуйте вовлечь одного из них в обсуждение, затем обратитесь к другому. Таким образом, вы получите представление об эффекте, который производит ваша презентация на аудиторию. Например, вы можете выяснить, что кое-кто из зрителей уже давно сладко спит! Вы должны быть в состоянии уверенно говорить, лишь изредка взглядывая на слайды и преимущественно смотря в зал;
не мямлите, говорите с энтузиазмом.

Помните о том, что зрители — такие же люди, как и вы. И они отлично понимают ваше смущение и сочувствуют вам. Они также заинтересованы в успехе презентации, как и вы, так как пришли сюда за информацией, а получить ее можно только от вас. Они работают вместе с вами, а вовсе не против вас.

Как противостоять неожиданностям

Иногда в ходе презентации могут случиться неприятные неожиданности. Например, компьютер может отказать в работе, а проектор сломаться.

Для уменьшения последствий технологических проблем всегда запасайтесь альтернативным вариантом: распечатанными слайдами в виде плакатов формата А1, бумажным раздаточным материалом. Возьмите с собой бутылку с водой комнатной температуры – если вы захотите промочить горло или начнете кашлять.

В Интернете есть множество полезных сайтов для докладчиков. На них можно найти советы, касающиеся всего, что связано с представлением презентации, начиная от написания текста и заканчивая правилами, которых стоит придерживаться при публичных выступлениях перед большой аудиторией.