Использование MS Word и Excel

1. Использование MS Word и Excel.

Функционирование

MS Word - текстовый процессор. Обычно входит в состав пакета офисных программ MS Office. Система АвтоПарк поддерживает формирование отчетных форм с использованием MS Word. Обратите внимание: версия MS Word, пригодная для использования в Системе АвтоПарк - не ниже MS Word 2000.

Данные в Word АвтоПарк передаёт путём создания в документе набора переменных и присваивания им значений. Для управления отображением данных в шаблоне документа используются поля. Более подробно о том, что такое поля и переменные документа, смотрите в справочной системе Word. Начальные сведения содержатся в статьях "О полях", "Коды полей: DOCVARIABLE".

Разрабатываемые и поддерживаемые разработчиком шаблоны находятся  в каталоге TXT\DOT.

Именование переменных документа

• Staff.TSN, Post.Name - переменные документа имеют названия в соответствии с наименованием полей файлов базы данных. Список файлов и их полей открывается в АвтоПарке по комбинации клавиш Ctrl+F10.
• Officer.Sort.Name - переменные могут содержать в наименовании, как наименование основного файла, так и файла - справочника (Поле Name из записи файла Sort, соответствующей записи файла Officer).
• OrderL[2].Sort.Name - в случае, когда подготавливаются переменные по нескольким записям в файле БД, после имени файла добавляется индекс (наименование сектора, соответствующего второй строке приказа). Важно знать: строки нумеруются, начиная с 0.
• Staff.BegDate.Month, Man.Name.Short - в переменной содержится модифицированное значение поля (только месяц из даты приёма, ФИО с инициалами вместо имени и отчества).
• OwnFirm.RegName, OwnFirm.AcntName - всегда создаётся набор переменных с префиксом OwnFirm, содержащих различные данные о Вашем предприятии (Наименование предприятия, ФИО главного бухгалтера).
• Math.BalCost - если значение переменной не берётся из какого-то конкретного поля, а вычисляется, то наименование передаёт смысл значения (балансовая стоимость объекта).

Многострочные части

Если отчётная форма содержит одну или несколько многострочных  частей, следует учитывать следующие  особенности: Подлежащая тиражированию  часть документа должна быть помечена закладкой. Имя закладки определено в программе подготовки документа. В наименовании переменных при тиражировании  индексом строки считается первый встречающийся  нулевой индекс в наименовании переменных. При добавлении каждой новой строки индекс увеличивается на единицу.

Если тиражируемая часть  является набором строк таблицы  Word, закладкой должны быть помечены и символы окончания строки (в режиме отображения непечатных символов выглядит как ¤).

Изображения

Если в отчётной форме  предусмотрена вставка изображений (например, фотография работника), то место  для вставки изображения отмечается закладкой. В случае, если одно изображение требуется вставить в несколько мест документа, то дополнительным закладкам следует дать имя основной закладки с добавлением цифры от 1 до 9 (например, если АвтоПарк выводит фото работника в шаблон в закладку "Face", то добавление закладок "Face1", "Face7" приведёт к выводу такого же фото и в места, отмеченные этими закладками).

Режимы работы с Word.

Разные режимы применяются  на разных этапах работы с шаблонами. Изменяется режим через пункт  меню "Сервис - Администратор - Настройка  системного окружения - ... для работы с шаблонами MS Word - Разработка шаблонов CtrlW". Изменение режима доступно только АДМИНИСТРАТОРУ.

Существует  три режима работы с Word:

Обычный режим

Используется для подготовки документов на основе шаблона. При старте АвтоПарка режим всегда обычный.

При создании отчётной формы  АвтоПарк выполняет следующие операции: создаёт документ Word на основе соответствующего шаблона, создаёт в документе необходимые переменные, присваивает им значения, обновляет все поля документа, отправляет документ на печать либо (в зависимости от выбора пользователя) сохраняет его и открывает для редактирования.

Также в некоторых документах производится тиражирование многострочной  части и вставка графических  изображений.

Режим разработки шаблона

Используется для облегчения модификации пользовательских шаблонов. Отличается от обычного тем, что создаёт  резервную копию шаблона, открывает  сам шаблон, а не документ на его  основе, выгружает все переменные, а не только необходимые, а также  не тиражирует многострочные части  и не вставляет графические изображения.

Открытый шаблон содержит все переменные, подготавливаемые АвтоПарком. Для того, чтобы определить наименование именно той переменной, которую Вы желали бы вывести в отчётной форме, прежде всего стоит посмотреть в шаблонах, подобных разрабатываемому. Кроме того, во время разработки шаблона можно выбрать режим с выгрузкой полного списка переменных этого шаблона. Если переменной, которую Вы желали бы вывести в отчётной форме, нет в шаблоне, следует оформить ТТ на формирование такой переменной.

Публикация шаблона

Используется для окончательного оформления шаблона, подготовленного  в режиме разработки или другим способом.

Сразу после установки  режима предлагается выбрать шаблон для публикации.

С выбранного шаблона делается резервная копия, затем удаляются  неиспользуемые в шаблоне переменные, значения используемых заменяются на символы "X" и "0", после чего шаблон сохраняется, а режим работы с Word возвращается в прежнее значение.

Повторно опубликовать шаблон безвредно.

Как заказать новый  Word-отчет.

• В случае если Вам необходим какой-либо отчёт, его необходимо заказать, используя стандартную форму оформления технического требования.
• Если по каким-либо причинам Вам необходимо, чтобы отчёт готовился с использованием MS Word, следует отразить данный факт в ТТ. В ТТ следует отразить, какие данные должны быть выгружены в Word, а также приложить к нему проект шаблона отчёта, выполненный в виде шаблона Word.

Средство Microsoft Excel по анализу баз данных, помещенных в таблицы или списки. Сводная таблица позволяет группировать, обобщать, выбирать и преобразовывать данные.

Поля таблицы разделяются  на атрибуты и данные.

• Атрибуты. Качественные показатели. Используются для группировки и выборки данных средствами Excel. В область данных сводной таблицы можно помещать только для вычисления количества, максимальных, минимальных, средних значений.
• Данные. Количественные показатели, зависящие от периода построения отчета. Могут использоваться и как атрибуты, и для вычисления сумм по этим показателям в области данных сводной таблицы, в вычисляемых полях.

Данные сводной таблицы  можно сортировать. Для этого  необходимо на вкладке "Параметры" в группе "Сортировка" нажать кнопку "Сортировка от минимального к максимальному" или "Сортировка от максимального к минимальному". Предварительно может понадобится отключить автоматическую сортировку в столбцах-названиях строк. Для этого необходимо выделить соответствующее поле отчета и на вкладке "Параметры" в группе "Сортировка" нажать кнопку "Сортировка". В открывшемся окне выбрать "Вручную (разрешается перетаскивание)".

Область применения Microsoft Excel

Область применения Excel широка:

• благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);
• в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);
• его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);
• Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;
• Excel интенсивно используется в бухгалтерии — во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;
• Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко;
• Excel можно использовать в качестве формы для представления обработанных данных.

Общие операции над листами и ячейками рабочей книги

Структура рабочей  книги

Документ Excel имеет расширение "*.xls" ("*.xlsx" в Microsoft Office Excel 2007) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист 1" и т.д.

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 256 (2 в 8 степени), а строк 65536 (2 в 16 степени). Количество ячеек предлагаю посчитать самим. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет "AA-AZ", "BA-BZ" и т.п. до "IV" (256). Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении  столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например "A1"). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре. Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах(и не только) для того, чтобы "достать" данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Форматирование ячеек

Выравнивание данных в ячейках

По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа — по правому (по горизонтали). По вертикали  данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно поменять с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование" которую можно вызвать сочетанием кнопок ctrl+1:

Здесь (слева  направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.

Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна "Формат ячеек", закладка "Выравнивание":

Объединение ячеек

Крайне часто  возникает необходимость создать  одну большую ячейку, которая находится  на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:

Это можно сделать  двумя способами:

• кнопка "Объединить и поместить в центре" на панели инструментов "Форматирование"  ;
• галочка "объединение ячеек" в окне "Формат ячеек", закладка "Выравнивание".

Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных  действий. Если в выделенном диапазоне  была (одна) ячейка с текстом, текст  выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в  выделенном диапазоне было несколько  ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым  и тоже выровняется.

При активной объединенной ячейке на панели инструментов "Форматирование" будет вдавлена кнопка "Объединить и поместить в центре". Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на "родные" маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.

Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой  ячейки, остальные ячейки выделенного  диапазона Excel будет рассматривать как пустые.

Очистка данных в  ячейках и удаление ячеек

• Выделяем "нужные" ячейки и нажимаем "Delete";
• Выделяем "нужные" ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем "Очистить содержимое";
• Выделяем "нужные" ячейки, заходим в меню "Правка" → "Очистить" → "Выбираем нужный вариант";
• Клавиша ← очищает содержимое активной (одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по "Delete") значение из выделенного диапазона;
• Если "родную" неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление;
• пункт меню "Правка" → "Удалить…" и пункт контекстного меню "Удалить…" приведет к открытию окна "Удаление ячеек".

В отличие от предыдущих способов (очистка), при  этом способе данные из ячеек не просто стираются, а со смещением  всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.

Заливка ячеек цветом

Есть два  способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:

• кнопка "Цвет заливки" на панели инструментов "Форматирование"  ;
• окно "Формат ячеек", закладка "Вид":

Формулы в Microsoft Excel . Общие сведения

Excel - программируемый табличный калькулятор. Все расчеты в Excel выполняют формулы. Формулой Excel считает все, что начинается со знака "=". Если в ячейке написать просто "1+1", Excel не будет вычислять это выражение. Однако, если написать "=1+1" и нажать Enter, в ячейке появится результат вычисления выражения - число 2. После нажатия Enter формула не пропадает, ее можно увидеть снова, если сделать двойной щелчок по ячейке, или если выделить ее и нажать F2 или просто нажать Ctrl+Апостроф. Также ее можно увидеть в панели инструментов «Строка формул», если опять же выделить ячейку. После двойного щелчка, нажатия F2 или после щелчка в строке формул, можно изменить формулу, и для завершения нажать клавишу Enter.

В формуле можно  использовать различные типы операторов (арифметические и т. п.), текст, ссылки на ячейку или диапазон ячеек, круглые скобки, именованные диапазоны. Естественно, в формулах соблюдается приоритет выполнения операций (умножение выполняется раньше сложения и т. п.). Для изменения порядка выполнения операций используются круглые скобки.

Использование текста в формулах

Если в формуле  используется текст, то он обязательно должен быть заключен в двойные кавычки. Если написать формулу «=мама», Excel выдаст ошибку, а если написать «="мама"» — все ок, корректная формула.

Использование ссылок в формулах

Для того, чтобы вставить в формулу адрес ячейки (ссылку на ячейку), не обязательно писать его вручную. Проще поставить знак «=», затем левой кнопкой щелкнуть на нужной ячейке или выделить нужный диапазон ячеек. При этом Excel подставит в формулу ссылку автоматически.

Если в формуле  используется несколько ссылок, то каждой из них Excel дает свой цвет. Это очень удобно. Пример: напишите в какой либо ячейке формулу «=A1+D1», нажмите Enter, затем два раза щелкнете по ячейке. В ячейке вы увидите формулу с разноцветными ссылками, а вокруг ячеек A1 и D1 будут прямоугольники соответствующих цветов. Гораздо проще найти, куда указывает ссылка, по цвету прямоугольника, чем просматривать буквы столбцов и номера строк. Наведите курсор мыши на один из разноцветных прямоугольников и перетащите левой кнопкой за границу в другое место. Вы увидите, что при этом меняются и адреса ячеек в формуле — часто это самый быстрый способ подправить адреса в формуле, особенно после копирования маркером автозаполнения.

Операторы в Excel бывают бинарные и унарные. Бинарные операторы работают 2 значениями. Например, оператор «*» умножает число слева от себя на число справа от себя. Если число слева или справа опустить, то Excel выдаст ошибку.

Унарные операторы  оперируют одним значением. Пример унарных операторов: унарный «+» (ничего не делает), унарный «-» (меняет знак числа справа на противоположный) или знак «%» (делит число слева на 100).

Арифметические  операторы

• «+» — сложение (Пример: «=1+1»);
• «-» — вычитание (Пример: «=1-1»);
• «*» — умножение (Пример: «=2*3»);
• «/» — Деление (Пример: «=1/3»);
• «^» — Возведение в степень (Пример: «=2^10»);
• «%» — Процент (Пример: «=3 %» — преобразуется в 0,03; «=37*8 %» — нашли 8 % от 37). То есть если мы дописываем после числа знак «%», то число делится на 100.

Результатом вычисления любого арифметического выражения  будет число

Логические операторы

• ">" — больше;
• "<" — меньше;
• ">=" — больше, либо равно;
• "<=" — меньше, либо равно;
• "=" — равно (проверка на равенство);
• "<>" — неравно (проверка на неравенство).

Оператор объединения 2-х строк текста в одну

Оператор «&» (амперсанд) служит для «склеивания» между собой двух текстовых строк. Например, в ячейке A1 текст «мама», в ячейке A2 текст «мыла раму». В A3 пишем формулу «=A1 & A2». В  результате в ячейке A3 появится текст  «мамамыла раму». Как видим, пробел между двумя строками автоматически не ставится. Чтобы вставить этот пробел, нужно изменить формулу вот так: «=A1 & " " & A2». Точно так же работает оператор "СЦЕПИТЬ", выглядеть формула с его участием будет так: «=Сцепить(A1;" ";A2)».

Операторы ссылок

 : (двоеточие). Ставится между ссылками  на первую и последнюю ячейку  диапазона. Такое сочетание является ссылкой на диапазон (A1:A15); 

• ; (точка с запятой). Объединяет несколько ссылок в одну ссылку (СУММ(A1:A15;B1:B15));
• (пробел). Оператор пересечения множеств. Служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов (B7:D7 C6:C8).

2. Создание баз данных средством MS Access.

Создание новой нормализованной  реляционной базы данных Access осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Взаимосвязи между двумя таблицами реализуются через ключ связи, входящий в состав полей связываемых таблиц. Напомним, что в нормализованной реляционной базе данных таблицы находятся в отношениях типа один-ко-многим или один-к-одному. Для одно-многозначных отношений в качестве ключа связи всегда используется уникальный ключ главной таблицы, в подчиненной таблице это может быть любое из полей, которое называется внешним ключом.

Создание реляционной  базы данных с помощью СУБД начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей  и задается их описание. После определения  структуры таблиц создается схема  данных, в которой устанавливаются  связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

При создании базы данных важно  задать параметры, в соответствии с  которыми Access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных.

Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т.е. заполнением  таблиц конкретными данными. Особое значение имеет технология загрузки взаимосвязанных данных. Удобным  инструментом загрузки данных во взаимосвязанные  таблицы являются формы ввода/вывода, обеспечивающие интерактивный интерфейс  для работы с данными базы. Формы  позволяют создать экранный аналог документа источника, через который  можно вводить данные в несколько  взаимосвязанных таблиц. В настоящей  главе рассматривается непосредственный ввод данных в таблицы.

Начать создание базы данных можно и с помощью команды Файл Создать (Fiie|New) или кнопки Создать (New) на панели инструментов База данных (Database).

В области задач в группе Создание (New) представлены четыре строки: Новая база данных, Пустая страница доступа к данным, Проект с имеющимися данными и Проект с новыми данными.

Новая база данных (NewDatabase) позволяет приступить к созданию новой оригинальной базы данных с пустого файла.

Пустая страница доступа к данным (DataAccessPage) позволяет создавать в режиме конструктора на основе таблиц и запросов Web-страницы специального типа. Страницы доступа к данным обеспечивают не только просмотр актуальной информации, но и ее редактирование, удаление и добавление в базу данных Microsoft Accessили Microsoft SQL Server no Интернету или локальной сети. Страница доступа к данным сохраняется в отдельном файле вне базы данных Microsoft Access. Если во время выполнения этой команды база данных не открыта, необходимо выбрать источник данных для создаваемой страницы. При открытой базе данных она автоматически выбирается в качестве источника данных, и в окне базы данных на вкладке Страницы (Pages) автоматически создается ярлык к файлу, где будет храниться страница. Разработка страниц ведется в интерактивном режиме средствами, аналогичными тем, что используются при конструировании форм или ответов, однако и в разработке, и во взаимодействии со страницами имеются значительные отличия.

Работать со страницей  доступа к данным можно непосредственно  в среде Access. Страницы могут использоваться в приложении базы данных наряду с формами и отчетами. Пользователь из сети может открыть страницу доступа к данным и работать через нее со связанной базой данных с помощью программы Microsoft Internet Explorer 5.01 с пакетом обновления SP2 или более поздней версии. При этом наличие Access или Office Developer Edition не является обязательным.

Проект с имеющимися данными — Project (Existing Database) и Проект с новыми данными — Project (New Database) позволяют создать проект-приложение пользователя, которое работает с базой данных, размещенной на SQL-сервере. Причем проект можно создать для уже существующей на сервере базы данных или одновременно с проектом начать создание новой базы данных.

Строка Из имеющегося файла предполагает создание новой базы данных на основе уже существующего файла.Строка Шаблоны позволяет создать базу данных с помощью шаблона, выбранного на рабочем компьютере (строка На моем компьютере) или на Web-узле Microsoft Office Online (www.Microsoft.com). Кроме того, по ключевым словам можно реализовать поиск шаблона в сети. Строка На моем компьютере открывает окно с двумя вкладками (рис. 3.1).

Рис. 3.1 Окно выбора варианта создания базы данных

На вкладке Общие (General) значками представлены все перечисленные средства создания баз данных и приложений. Вкладка Базы данных (BlankDatabase) предлагает создать одну из типовых баз данных с помощью мастера на основе существующих шаблонов. На вкладке представлены шаблоны этих баз данных. Чтобы начать работу мастера, достаточно щелкнуть на значке нужной базы данных.

Создание файла  базы данных Access

Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данных.

Для создания файла новой  пустой базы данных выберем в области  задач Создание файла строку Новая база данных (New Database). В открывшемся окне Файл новой базы данных (File New Database) (рис. 3.2) раскроем список Создать папку (Save in) и выберем папку, в которой будет храниться файл, зададим имя файла новой базы данных, например, "Поставка TOBapoB.mdb", и нажмем кнопку Создать (Create). В результате откроется окно новой базы данных <имя БД>: база данных (Database ).

Рис. 3.2 Окно создания файла  новой базы данных

Задавая имя файла базы данных, следует иметь в виду, что его предельная длина составляет 255 символов, включая пробелы, в Microsoft Windows NT 4.0 и 215 символов, включая пробелы, в Microsoft Windows XP или Millennium Edition. Имена файлов не должны содержать следующих символов: /, *, \, ?, “ , <>,|.

Тип файла по умолчанию  имеет значение Базы данных Microsoft Access(*.mdb) (MicrosoftAccess Databases), что приводит к созданию файла базы данных, имеющего расширение mdb. Это расширение является зарегистрированным в Windows для данного типа файлов и связывается с программой Access.

Вертикальный ряд больших  кнопок слева в окне Файл новой базы данных (FileNew Database) предназначен для быстрого открытия, просмотра содержимого и выбора папки для сохранения файла (рис. 3.2). Для отображения в папке только файлов баз данных в поле списка Тип файла (File of type) устанавливается тип Базы данныхMicrosoft Access(*.mdb) (Microsoft Access Databases).