Использование научно – технических документальных материалов

Содержание

Введение ……………………………………………………………2

1. Состав научно – технической документации ………………...3
2. Виды научно – технической документации ………………….4
1. Научно – исследовательская (научная) документация ….4
2. Конструкторская документация …………………………..5
3. Технологическая документация …………………………..7
4. Проектная документация для строительства …………….8
5. Специальная документация ……………………………….9

3. Организация работы с научно – технической документацией (прием, учет, оформление, описание, хранение, использование) ………………………………………………..10

1. Прием научно- технических документальных

материалов…………………………………………………10

2. Учет научно – технических документальных            

материалов …………………………………………………10

3. Оформление, описание научно – технических

      документальных материалов ……………………………..13

4. Хранение научно – технических документальных

материалов ………………………………………………….13

5. Использование научно – технических

документальных  материалов ……………………………...15

             Заключение ……………………………………………………….19

            Список сокращений ……………………………………………….20

            Список источников ………………………………………………..21

 

 

Введение

Современная служба научно-технической документации является составной частью единого технологического процесса в производственной деятельности проектных, конструкторских, технологических, научно-исследовательских организаций, учреждений и предприятий.

В своей практической деятельности эти службы связаны  непосредственно с отделами-разработчиками и другими производственными  подразделениями.

В практику работы проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций и предприятий внедрены серии ГОСТов и других нормативных документов, определяющих организацию создания, хранения и использования научно-технической документации.

Научно-техническая документация (НТД) – это документация, содержащая систематизированные сведения и описание результатов научно-технического исследования или состояния научно-технической проблемы (например, отчет о НИР, отчет о патентных исследованиях)¹.

Научно-техническая документация, образовавшаяся в деятельности министерств, ведомств, фирм, промышленных объединениях, научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических организациях, а также конструкторских бюро, лабораториях, кафедр университетов и высших учебных заведений и других учреждениях (в дальнейшем именуемых "организациями") является составной частью Государственного архивного фонда РФ. Это научная и техническая документация, созданная в результате научной и практической деятельности научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических организаций и предприятий.

 

 

1. Состав  научно-технической документации

В состав научно-технической  документации входят: научно-исследовательская (научная), конструкторская, технологическая, проектная документация для строительства; кинофотофонодокументы, документы на машинных носителях, фиксирующие процесс научно-исследовательской работы (НИР), конструирования изделий, проектирования объектов капитального строительства; документы по изобретениям и открытиям, а также геологогеодезические, метеорологические и другие документы. Настоящие Правила регламентируют работу с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией.

Научно-технические  документы в зависимости от способа  их выполнения и характера использования  подразделяются на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии и эскизы.

Оригиналы - документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.

Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, микрофильм-подлинник, машинограмму, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтролъ.

Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий.

Дубликатами являются:

- фотодубликаты  на фотокальке, фототехнической  пленке в позитивном изображении  и в масштабе подлинника;

- диазодубликаты, изготовленные на диазокальке  в позитивном изображении в  масштабе подлинника;

- микрофильмы,  изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении, документы на машинных носителях с пометкой ДМ-дубликат.

Копии - документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом) и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата, с ДМ-копии.

Эскизы - документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.

 

2. Виды научно-технической документации

2.1 Научно-исследовательская (научная) документация (НД)

Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научно-исследовательских работ, отображает теоретическое и практическое решение научных проблем и внедрение их в производство.

Основными видами научной документации являются:

- отчеты по  научно-исследовательским, опытно-конструкторским, опытно-теоретическим работам и экспериментально-проектным работам (итоговые, этапные, промежуточные, информационно-аналитические);

- заключения  и отзывы по научно-исследовательским  и экспериментальным работам;

- рецензии и аннотации  на научно-исследовательские и  опытные работы;

- паспорта, регламенты, рефераты  на научно-исследовательские работы;

- монографии, диссертации  и отзывы на них;

- рукописи неопубликованных  научных статей;

- научно-методические (научно-технические) задания;

- программы научно-исследовательских  работ;

- отчеты, доклады, справки  о работе научных экспедиций;

- отчеты, доклады о заграничных  научных и технических командировках  специалистов;

- технико-экономические  обоснования, обзоры, доклады, записки и другие.

Структура и  правила оформления отчетов по научно-исследовательским  работам (НИР) устанавливаются ГОСТом "Отчет о научно-исследовательской  работе. Общие требования".

Отчеты НИР включают следующие  элементы: титульный лист; список исполнителей; реферат; содержание (оглавление); перечень сокращений, символов и специальных терминов с их определениями; основная часть; список литературы, в том числе перечень использованных патентных материалов; приложения.

 

2.2 Конструкторская документация

Конструкторская документация (КД) - совокупность графических и текстовых конструкторских документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

КД на изделия всех отраслей промышленности разрабатывается на основании технического задания  последовательно на следующих стадиях:

- техническое предложение;

- эскизный проект;

- технический проект;

- рабочая конструкторская документация.

Конструкторские документы  в зависимости от стадии разработки подразделяются на проектные (техническое  предложение, эскизный и технический  проекты) и рабочие (рабочая конструкторская  документация).

 

Каждой стадии разработки КД соответствуют определенные этапы выполнения работ. Обязательность выполнения стадий и этапов устанавливается техническим заданием на разработку.

Номенклатура  конструкторских документов, разрабатываемая  на изделия в зависимости от стадии разработки, определена ГОСТ ЕСКД 2.102-68².

Комплект конструкторских  документов на изделие включает обязательные документы и документы, составляемые в зависимости от характера, назначения или условий производства.

На стадии «техническое предложение» обязательными документами  являются ведомость технического предложения и пояснительная записка; на стадии «эскизный проект» - ведомость эскизного проекта и пояснительная записка; на стадии «технический проект» - чертеж общего вида изделия, ведомость технического проекта, и пояснительная, записка; на стадии «разработка рабочей конструкторской документации» - чертеж детали, сборочный чертеж и спецификация на сборочные единицы, спецификация, на комплексы и комплекты.

При определении  комплектности конструкторских  документов на изделие по ГОСТ ЕСКД 2.101-68³ различают: основной, конструкторский документ, основной комплект конструкторских документов, полный комплект конструкторских, документов.

Комплектность эксплуатационных документов на изделия  всех отраслей промышленности определяется по ГОСТ 2.601-95⁴.

Комплектность ремонтных документов на изделия  всех отраслей промышленности определяется по ГОСТ 2.602-95⁵.

 

Комплектность конструкторских документов на печатные платы, предназначенные для получения  конструкторских документов в традиционной форме, механической обработки, контроля печатных плат и изготовления фотошаблона, должна соответствовать ГОСТ ЕСКД 2.123-93⁶.

 

2.3 Технологическая документация

Технологическая документация (ТД) - совокупность графических  и текстовых технологических  документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства.

Технологическая документация, применяемая для технологических  процессов изготовления или ремонта изделий (составных частей изделий) машиностроения и приборостроения, разрабатывается на основании ГОСТ 3.1102-2011⁷.

Стадии разработки ТД, применяемой для технологических  процессов изготовления изделий (составных  частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки используемой конструкторской документации по ГОСТ ЕСКД 2.103-68⁸.

Стадии разработки рабочей ТД, применяемой для технологических, процессов ремонта изделий (составных  частей изделий), определяются в зависимости  от стадий разработки и используемых видов конструкторских документов по ГОСТ 2.602-95⁹.

В зависимости  от назначения технологические документы  подразделяются на основные и вспомогательные, состав которых определен ГОСТ 3.1102-2011¹⁰.

К основным технологическим документам относятся документы, содержащие сводную информацию, необходимую для решения одной или комплекса инженерно-технических, планово-экономических и организационных задач, полностью и однозначно определяющие технологический процесс (операцию) изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия).

К вспомогательным  технологическим документам относятся  документы, применяемые при разработке, внедрении, функционировании технологических  процессов и операций, в том  числе карта заказа на проектирование технологической оснастки, акт о внедрении технологического процесса и др.

В отраслях промышленности, не относящихся к машиностроению, могут разрабатываться также  такие виды технологических документов, как технологические регламенты, правила, рецептура, описания, предписания, диаграммы, характеристики, схемы, режимы производства, паспорта, технические условия, анализы продукции, альбомы технологических процессор, спецификаций основного технологического оборудования и др.

 

2.4 Проектная документация для строительства

Проектная документация (ПД) для строительства - совокупность технических документов, фиксирующих  процесс и результаты проектирования объектов капитального строительства. Проектная документация для строительства  характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные и технологические решения, а также содержит сведения о стоимости работ.

В процессе проектирования объектов капитального строительства  создаются индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм.

Стадии разработки, содержание и состав ПД для строительства  устанавливаются законодательными актами, государственными стандартами, ведомственными инструкциями и уточняются проектами-эталонами, утвержденными министерствами и ведомствами с учетом особенностей конкретных отраслей промышленности и видов строительства. Разработка проектной документации осуществляется на основании задания на проектирование (плановое, проектное, архитектурно-планировочное задание) или технического задания.

2.5 Специальная документация

При проектировании объектов капитального строительства  создаются некоторые виды специальной  документации, откладывающиеся в  проектных организациях и не поступающие  в специальные фонды:

- материалы  по изысканиям в строительстве  (полевые журналы, нивелировочные  книжки, журналы буровых работ  с эскизами и геологической  документацией, планшеты геосъемок,  журналы по описанию пройденных  работ и др. документация);

- профили местности, планы топографической съемки натурных объектов зданий и сооружений;

- материалы  топогеодезической съемки участка  строительства;

- данные о  геологических и гидрогеологических  условиях участка строительства  и др. виды документации.

 

 

 

 

 

3. Организация работы с научно - технической документацией (прием, учет, оформление, описание, хранение, использование).

 

3.1 Прием научно-технических документальных материалов

Прием научно-технической  документации из структурных подразделений  организации в СНТД (служба научно – технической документации) рекомендуется производить в комплектном виде (полный проект, часть проекта, имеющая самостоятельное значение).

При приеме документальных материалов составляется акт-опись.

Акт-опись составляется производственным отделом в двух экземплярах. Один экземпляр возвращается в структурное подразделение, другой остается в СНТД. Акты-описи хранятся в хронологическом порядке их составления.

При приеме подлинников  проверяется:

- наличие подлинных  подписей должностных лиц;

- пригодность  для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования;

- правильность  заполнения угловых штампов и  титульных листов;

- комплектность  научно-технической документации  в соответствии со спецификациями  или другими препроводительными  документами.

 

   3.2 Учет научно-технических документальных материалов

За единицу  учета научно-технической документации в СНТД принимается: для графической  документации принимается лист чертежа, приведенного к формату 11; для текстовой  документации - сброшюрованный том  или папка.

Принятые в СНТД документальные материалы учитываются в инвентарных книгах.

Инвентарные книги заполняются  на основании данных угловых штампов  чертежей и титульных листов сброшюрованных учетных единиц.

Инвентарные книги ведутся отдельно и делятся  на:

- чертежи и текстовые документы на кальке;

- отчеты по темам (калька  и машинопись);

- типовые проекты;

- светокопии (альбомы чертежей, отчеты по темам);

- микрофотокопии;

- материалы сторонних  организаций;

- научно-технические  материалы для служебного пользования.

Отчеты по темам  вносятся в инвентарную книгу  по мере поступления, в порядке возрастания  архивных номеров.

Инвентарная книга содержит следующие графы:

- номер по  порядку;

- архивный номер;

- название отчета;

- шифр темы;

- отдел (лаборатория);

- руководитель темы;

- количество  листов (текстового и графического  материала отдельно);

- дата поступления;

- примечание.

 Запрещается  регистрировать в одной инвентарной  книге отчеты и другие виды научной документации, а также в различных инвентарных книгах - отчеты по каждой лаборатории (отделу) организации с самостоятельной нумерацией в каждой книге.

Регистрация проектной  документации в инвентарной книге  производится по мере поступления проекта, по маркам. В пределах каждой марки  под своим отдельным инвентарным  номером регистрируется каждый чертеж или текстовой документ.

Инвентарная книга на проектную документацию содержит следующие графы:

- номер по  порядку;

- инвентарный  номер;

- дата поступления;

- название и  шифр объекта;

- стадия;

- марка;

- номер листа;

- наименование  чертежа;

- примечание.

Принятые подлинники конструкторской и технологической  документации, регистрируются полистно в инвентарной книге, которая содержит следующие графы:

- инвентарный  номер;

- дата поступления;

- обозначение,  согласно принятой в организации  системы индексации;

- количество  листов;

- формат;

- наименование  документа;

- кем выпущен;

- подпись о  приеме в СНТД;

- примечание.

Для регистрации  конструкторских документов на изделия  основного и вспомогательного производства ведутся отдельные инвентарные  книги.

Допускается ведение  инвентарных книг по видам производства. В этом случае каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида.

На каждый конструкторский  документ, которому присвоен инвентарный  номер, составляют карточку учета.

Для документации вспомогательного и индивидуального производства карточки учета могут не заводиться.

Копии конструкторских  документов, изготовленные организацией-разработчиком (отдельные листы, папки, альбомы) в  отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам и в карточках учета копий.

Копии конструкторских  документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной  книге и учитываются в карточках  учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

 

3.3 Оформление, описание научно-технических документальных материалов

Под оформлением  научно-технических документальных материалов в СНТД понимается описание на обложках, этикетках ящиков и  шкафов с чертежами и другими  видами технических документов, нумерация листов сброшюрованных учетных единиц, составление заверительных надписей, внутренних описей и т.д.

Внутри сброшюрованной учетной единицы производится полистная  нумерация листов. Дополнительная нумерация  подлинников чертежей, хранящихся в  развернутом виде, не производится. Чертежи группируются в порядке возрастания их обозначений и индекса организации-разработчика.

Копии чертежей нумеруются черным карандашом в правом верхнем углу сложенного по формату  чертежа.

Номера листов расчетно-текстовых материалов ставятся черным карандашом или нумератором в правом верхнем углу лицевой стороны листа, и на фотокопиях - в левом верхнем углу оборотной стороны.

На отдельном  листе бумаги в конце каждой сброшюрованной учетной единицы составляется заверительная  надпись, в которой указываются отдельно: количество пронумерованных листов текста, графики, фото; подпись лица, производившего нумерацию, дата.

Складывать  и брошюровать подлинники не рекомендуется. Копии чертежей складываются так, чтобы  штамп чертежа оказался на лицевой стороне сложенного листа в правом нижнем углу.

 Каждая папка  (альбом) для хранения учетных  единиц должны иметь светлую  твердую обложку. Описание на  обложке производится тушью или  черными чернилами.

 

3.4 Хранение научно-технических документальных материалов

В СНТД чертежи  на кальках хранятся отдельно от сброшюрованных учетных единиц и светокопий. Аннулированные научно-технические документы хранятся отдельно от действующих.

Для предохранения  калек от повреждения при светокопировании и пользовании, края калек рекомендуется окантовывать специальной лентой на машинке.

Подлинные конструкторские  документальные материалы, как правило, хранятся в развернутом виде в  выдвижных ящиках или на скалках. Допускается хранение калек в  рулонах на стеллажах.

Подлинная проектная документация может храниться как в развернутом виде в выдвижных ящиках, так и в сложенном виде в коробках или в твердых папках вертикально, однако так, чтобы кальки находились в несжатом состоянии.

Сброшюрованные  учетные единицы хранятся на стеллажах в вертикальном положении. Отчеты по темам хранятся в порядке возрастания архивных номеров.

 Проектная  документация хранится по проектам, объектам, отдельным частям (маркам), а внутри каждой марки - в  порядке возрастания инвентарных  (архивных) номеров.

Подлинники  конструкторских документов хранятся поформатно в порядке возрастания  обозначений документов в пределах каждого формата и индекса предприятия-разработчика.

Подлинники  могут храниться также поформатно в пределах индекса изделия, а  в пределах каждого формата - в  порядке возрастания обозначений.

Возможна форма  хранения подлинников в порядке  возрастания обозначений документов без учета их форматов, но в пределах индекса изделия.

Если подлинник  документа выполнен на нескольких листах разных форматов, то все листы хранятся вместе с листом большего формата¹¹

 Копии конструкторской  документации хранятся полистно или в сброшюрованном виде (папки, альбомы). Копии в альбомах и папках складываются. Копии документальных материалов, полученных от других организаций, хранятся в порядке возрастания инвентарных номеров комплектов¹².

 

3.5 Использование научно-технической документации

Документальные  материалы СНТД являются частью информационного  фонда организации; используются непосредственно  сотрудниками самой организации, представителями  сторонних организаций по вопросам совместно проводимых научно-исследовательских, проектно-конструкторских и строительно-монтажных работ, исследователями по проблемам истории науки и техники, студентами и диссертантами.

Научно-техническими документальными материалами, хранящимися  в СНТД, могут пользоваться все  сотрудники организации.

Лицам, не являющимся сотрудниками организации, документальные материалы выдаются для ознакомления только в помещении СНТД по письменным запросам заинтересованных организаций  и с разрешения директора организации - держателя документальных материалов.

Подлинники документальных материалов для пользования в отделы не выдаются.

Подлинники  документальных материалов выдаются только:

- для изготовления  дубликатов;

- для внесения  изменений при наличии оформленного "Извещения об изменении";

- для снятия  светокопий по наряду, подписанному начальником отдела и начальником (заведующим) СНТД.

Контрольные экземпляры (светокопии) документов выдаются сотрудникам  организации на срок не более 5 дней.

При необходимости  задержать материалы свыше этого  срока, они должны быть предъявлены для перерегистрации. СНТД могут затребовать возвращения взятых документов ранее установленного срока.

При получении  документальных материалов абонент  обязан проверить их состояние, комплектность  и расписаться в их получении  в своем формуляре. Передача полученных документальных материалов другим лицам запрещается.

При возвращении  документальных материалов сотрудники СНТД обязаны проверить их состояние, комплектность, расписаться в абонементной карточке и погасить расписку лица в его присутствии.

 В научно-технических  документах запрещается делать  какие бы то ни было пометки,  записи, изымать отдельные листы,  чертежи, фотоснимки, схемы и заменять  их другими, а также вносить  изменения без оформления "Извещения  об изменении" в соответствии  с действующими в организации нормативными положениями.