Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

История и развития делопроизводства

Содержание

Введение ………………………………………………………………. .3

Глава 1. Развитие делопроизводства

дореволюционной России …………………………………………. . .4

Глава 2. Система документации по

личному составу

2.1. Основные положения документации

по личному составу …………………………………………… 8

2.3. Оформление трудовой книжки ………………………… 13

2.4. Оперограмма составления, оформления

и движения постановления ………………………………… 15

Заключение ……………………………………………………………16

Список используемой литературы …………………………………17

Введение

Целью делопроизводства является упорядочение документооборота, сокращение количества документа, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологии сбора, обработки и анализа информации.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к управлению документационной деятельности и организация работы с документами в органах гос. управления (на предприятии, в организациях, учреждениях).

Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица составляют документальный фонд.

Документ используется в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия документ многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для какой цели он используется. Гостом документ определен как материальный объект с информацией. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований, которые придают документам юридическую силу и повышают оперативность его подготовки, обработки и использования.

Под документированием управленческой деятельности, в дальнейшем, делопроизводством, понимаются процессы оформления и записи необходимой для осуществления управленческой деятельности.

ГЛАВА 1

РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ РОСИИ

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В конце XV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов, и зародилась работа с документами, по лучившая название приказное делопроизводство.

В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей-знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение - государственных вопросов. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. Например, Соборное уложение 1649 г., содержавшее основные законы России XVII в., имело общую длину столбца 309 м.

В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Соответственно издаваемым документам в то время была распространена форма: "Царь указал и бояре приговорили". Приказ приказу писал "памяти", из приказов в приказные избы писались "грамоты", а из приказных изб в вышестоящие инстанции посылали "отписки". Видимо, не случайно в настоящее время это название документа стало синонимом бездушного, не дающего ответа по существу дела документа. Простые люди обращались в различные инстанции с "челобитными" и прошениями. Документооборот в период приказного делопроизводства был уже настолько значителен, что при создании документов используют вместо устава и полуустава (виды письма) скоропись, где буквы соединяются одна с другой. Характерной особенностью документов этого периода было безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717- 1718гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегий, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине.

Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В - для регистрации документов вышестоящих органов, С и D – для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации.

Каждую коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий.

Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

На рубеже ХVIII-ХIХ вв. в 1802г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами.

Указом об учреждении министерств, изданной в 1811 г., были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. Это привело к дальнейшей централизации государственного аппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов-чиновников, всецело зависящих от милости царя. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, впоследствии число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и "официальными письмами". Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографическим или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Документы сложного содержания состояли из трех частей: введения с изложением дела, обоснования со ссылками на законодательство и "соображения и заключения" с выводами-распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.

Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция. Департаменты получали предложения и предписания от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных,

Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал, "чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах". В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих - в канцелярии и департаментах и частных - в отделениях канцелярии и департаментов.

1969-1970гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию. С 1972г. в стране начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам.

Постановлением от 04.09.73г. N 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975г. был принят ГОСТ 6.15.1- 75 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения", определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

В 1984-1986гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название "Единая государственная система документационного обеспечения управления" (ЕГСДОУ).

Сегодня в условиях кардинальной перестройки всего народного хозяйства страны резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое будет постепенно переходить на машинную основу.

В 1970г. был введен в действие ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел, оформление дела, документоведение и др.). Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось.

ГЛАВА 2

2.1. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан, издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд. Как правило, эти вопросы решаются в отделах кадров учреждений, организаций и предприятий.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела.

Основной формой реализации права на труд является заключение трудового договора о работе на предприятии, в учреждении, организации. Трудовой договор может быть заключен устно или в письменной форме в соответствии со Кодексом законов о труде (КЗоТ).

Прием на работу оформляется приказом по личному составу. Приказ должен быть объявлен работнику под расписку.

При поступлении на работу необходимо предъявить администрации

паспорт и трудовую книжку.

При приеме на работу, требующую специальных знаний (например,

в качестве врача, шофера и т.п.), администрация вправе потребовать от работника предъявления диплома или иного документа о соответствующем образовании и профессиональной подготовке. Лица, моложе 18 лет, поступающие на работу, должны представить медицинское заключение о возможности выполнения ими избранной работы.

Документация по личному составу ведется с момента поступления трудящихся на предприятие. Она выделена в самостоятельную группу, что обусловлено ее исключительной важностью и рядом особенностей документирования.

Секретарь руководителя может и должен оказать руководителю помощь в подготовке, составлении, оформлении документов по личному составу.

p align="justify"> При приеме на работу граждан секретарь должен проверить все сведения, внесенные в анкету и автобиографию, по подлинникам документов (паспорт, диплом). После издания приказа о приеме на работу секретарь заполняет на сотрудника личную карточку, формирует личное дело.

Основным документом по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая

(форма Т2), указания по ее заполнению разработаны Центральным статистическим управлением СССР. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляется дата и номер приказа и причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.

2.1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

В заявлении не принято писать предлог "от" (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т. п.).

Заявление о приеме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление о приеме на работу подшивается). Заявление о приеме на работу может выглядеть следующим образом:

¦ Директору Всесоюзного НИИ

вагоностроения

¦ т. Штанга А. С.

¦ гр-ки Рыбиной Евгении Михаиловны,

¦ проживающей по адресу: 117134, Мос-

¦ ква, ул. Строителей, д. 12, кв.45

¦ ЗАЯВЛЕНИЕ

¦ Прошу принять на работу в вычислительный центр института

¦ оператором ЭВМ.

¦ 00.00.00 Подпись (разборчиво)

-----------------------------------------------------------------

Заявления о приеме на работу, как правило, адресуют на имя руководителя учреждения. Целесообразно вывесить образец заявления о приеме на работу, в котором указать фамилию и инициалы руководителя, тогда заявителю не придется спрашивать их у секретаря. В заявлении о приеме на работу должно быть указано полностью имя и отчество заявителя.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказами по личному составу оформляются прием, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении административного взыскания. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.

Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора.

От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала

(Наименование министерства,

ведомства)

(Наименование учреждения,

организации или предп-

риятия)

ПРИКАЗ

____________ N ______________

(Место издания) _____________

О приеме на работу

Фамилия

Имя

Отчество

Вид приема

Должность

Структурное подразделение

Оклад

Дата приема

Основание:

Руководитель учреждения

подпись (расшифровка подписи)

Визы: отдел кадров, руководитель структурного

подразделения, плановый отдал

С приказом ознакомлен: ______________________

(подпись работника)

Приказ о приеме на работу и окончания отпуска. В приказе об освобождении от занимаемой должности указывают статью КЗоТ, на основании которой производится увольнение.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указывают документы, послужившие основанием для издания приказа. Оформляют приказы, как правило, на бланках формата А4 с угловым или продольным расположением реквизитов штампа

В некоторых случаях (перевод сотрудника на более квалифицированную работу или поощрение) основанием для издания приказов о переводе на другую работу или о поощрении является документ-представление.

Образец приказа о предоставлении отпуска

¦ Министерство промышленного

¦ строительства СССР

¦ ПРИКАЗ

¦ 00.00.00 N 00-ок

¦ Москва

¦ О предоставлении отпуска

¦ ПРЕДОСТАВИТЬ:

¦ БОГАТОВОЙ Елене Сергеевне, старшему инженеру ЦБНТИ, очере-

¦ дной отпуск с 00.00.00 на 24 рабочих дня.

¦ Основание: график отпусков и заявление Богатовой Е. С.

¦ Зам. министра С. С. Курдюков

¦ Визы

¦ Отдел кадров

¦ Руководитель структурного подразделения

¦ Бухгалтерия

-----------------------------------------------------------------

Образец приказа об увольнении

¦ Профессионально-техническое

¦ училище N 199

¦ ПРИКАЗ

¦ 00.00.00 N 00-ок

¦ Москва

¦ Об увольнении

¦ УВОЛИТЬ:

¦ ДУБРОВИНА Андрея Евгеньевича, мастера производственного

¦ обучения, от занимаемой должности 00.00.00 по собственному же-

История и развития делопроизводства 📙 Реферат → 🆔 108650