История унификации документов

История унификации документов

ВВЕДЕНИЕ

     Для достижения информационной совместимости  автоматизированных систем управления принято решение о централизованной разработке двенадцати унифицированных  систем документации, которые будут  использоваться в АСУ на всех уровнях управления. Это стандарты и технические условия, проектно- конструкторская и технологическая документация; проектная документация по капитальному строительству; плановая документация; отчётно-статистическая и первичная учётная документация; бухгалтерская, финансовая и первичная учётная документация бюджетных учреждений; организационно- распорядительная документация; документация по материально- техническому снабжению и сбыту; документация по ценообразованию; документация по внешней торговле; расчётно-денежная документация; документация по торговле. Ответственным за разработку одной из систем – унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) является Главархив СССР и, в частности, ВНИИДАД.

     Поскольку задача создания УСОРД выдвинута впервые, возникает необходимость определить границы и место организационно-распорядительной документации среди других систем, предполагаемое наполнение УСОРД и методологические пути решения темы.

     Специалисты в области документации под ОРД  понимают всю распорядительную документацию (постановления, приказы, решения, распоряжения), уставы, положения, протоколы, служебные записки, справки, переписку и иную управленческую документацию. Считается, что именно на эти документы разработаны государственные стандарты и, следовательно, создание УСОРД связано лишь с некоторой доработкой, «ужесточением» уже сформулированных в них норм и требований.

     Унифицированной системой документации является рационально  организованный комплекс взаимосвязанных  документов, отвечающих единым правилам и требованиям; Унифицированной системой организационно – распорядительной документации, пригодной для непосредственной обработки средствами вычислительной техники - комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих требованиях их обработки на ЭВМ и содержащих необходимую информацию для реализации функции организации систем и процессов управления. Состав УСОРД как по названию видов и разновидностей документов, так и по содержанию информации определяется задачами функции вообще и автоматизированной системы управления в частности. При разработке автоматизированных систем управления такое рассмотрение системы ОРД представляется правильным.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава I. Предпосылки унификации систем документации

      Традиционно сложившаяся документация при её громадных объёмах всё меньше соответствует возрастающим потребностям управления и оказывается, в основной массе, непригодной для эффективного использования в автоматизированных системах правления (АСУ) потому, что работа с ней трудоёмка и требует привлечения высококвалифицированных специалистов для её создания, оформления и обработки, а также препятствует повышению оперативности управления народным хозяйством.

      Применяемая документация имеет целый ряд  недостатков:

      неоправданное разнообразие форм документов;

      большое количество показателей, дублирующих  друг друга при одновременном  отсутствии данных, необходимых для  решения конкретных задач управления;

      недостаточная сопоставимость данных, содержащихся в различных документах, если они  относятся к разным системам документации;

      несоответствие  документов требованиям современной  и особенно перспективной  организационной  и вычислительной техники;

      формы и правила оформления документов слабо учитывают требования рациональных способов передачи и хранения их, недостаточно соответствует эффективным методам составления и изготовления документов.

      Указанные и другие недостатки говорят о  необходимости рационализации документов. В качестве методов рационализации документов эффективным оказываются  унификация и стандартизация.

      Унификация- это рациональное сокращение числа  типов, видов и размеров изделий  одинакового функционального назначения¹. Стандартизация отличается от унификации несколькими особенностями, основными из которых являются две: при стандартизации учитываются интересы всех заинтересованных сторон, и намеченное таким образом унифицированное решение становится нормой. Кроме того, государственная стандартизация обладает рядом особенностей, важных для рационализации документов в условиях их широкого распространения. К ним, в частности относятся: единообразие требований для всех органов управления; стабильность требований, которая исключает частую перестройку форм документов или правил их оформления; регистрация изменений требований стандартов и строгий порядок оповещения об этих изменениях; надзор за соблюдением требований стандартов, осуществляемый через систему госконтрольных лабораторий Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР (Госстандарта СССР).

      Унификация  и стандартизация документов дают определённые преимущества при традиционных методах работы с ними. Работники управления скорее привыкают к единым формам документов, вырабатывая навыки их быстрого изготовления и обработки. Однако ещё большей оказывается эффективность унификации при применении средств механизации и автоматизации отдельных процессов изготовления документов. Например, унифицированные документы можно изготавливать по методу однократной записи, применяя взамен традиционных средств документирования методы копировально-множительной техники, позволяющей получить многократный рост производительности труда при создании различных документов, содержащих часть общей информации. Этот метод может найти широкое применение при подготовке технологических, внешнеторговых и других документов.

      Унификация  документов, включая и подготовку типовых текстов, позволяет эффективно применять для их изготовления пишущие  и организационные автоматы, обеспечивающие скорость печати в 3-4 раза большую, чем  может достичь самая квалифицированная  машинистка². Для изготовления документов наиболее широко применяются пишущие машины. Поэтому даже небольшой рост производительности большинства из них приведёт к заметному снижению трудоёмкости работ, обеспечивающих управление. При унификации документов создаются условия для роста производительности пишущих машин, достигающего для некоторых видов документов ( по данным МГИАИ) 20 процентов.

      Наибольший  эффект унификация документов даёт в  условиях их автоматизированной обработки.

      Применение  унифицированных документов позволяет снизить затраты на ввод информации в электронно-вычислительные машины (ЭВМ), уменьшить количество ошибок при вводе, а также снизить затраты на программирование в связи с возможностью широкого применения стандартного математического обеспечения. Унификация документов особенно важна при создании автоматизированных систем управления, поскольку при решении характерных для них экономических задач всё большее количество машинного времени затрачивается на ввод и вывод информации. Кроме того, эффективность АСУ резко возрастёт при их сопряжении в Общегосударственной автоматизированной системе сбора и обработки информации для учёта, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) на базе Государственной сети вычислительных центров. Для успешной совместной работы различных АСУ необходимо единое информационное обеспечение. А стандартные системы документации наряду с единой системой классификации и кодирования, как отмечалось на Всесоюзном  совещании по автоматизированным системам управления, являются основной частью информационной базы АСУ всех уровней.

      Стандартизация  управленческих документов в государственном  масштабе с учётом требований организационной  и вычислительной техники началась в СССР в 1966году. Эта работа была поручена Госстандартом СССР Всесоюзному научно- исследовательскому институту стандартизации (ВНИИС), который к 1971 году совместно с другими организациями разработал действующие в настоящее время 12 государственных стандартов на различные системы управленческой документации.

      При разработке стандартов на внешнеторговые документы были найдены принципы (комплексность стандартизации ; унификация от общего к частному с углублением требований на каждом последующем этапе унификации), пригодные в значительной степени для унификации других систем управленческой документации. Важнейшим из этих принципов явилось создание общей модели построения всех внешнеторговых документов и моделей построения отдельных категорий этой документации. Унификация документов на основе общей модели даёт значительные преимущества при традиционных способах работы, а также позволяет эффективно применять средства механизации и резко снизить затраты при обработке документов средствами вычислительной техники.

     При стандартизации организационно-распорядительных документов, подготовленной ВНИИС и ВНИИДАД в рамках создания ЕГСД   , были применены перечисленные выше принципы и реализованы новые, важнейшим из которых является применение единых правил составления и оформления документов, пригодных для чтения и заполнения человеком и машиной. Эти принципы в разной мере были реализованы и при утверждении других государственных стандартов.

     Параллельно с государственной стандартизацией  отдельных систем управленческой документации некоторыми организациями проводилась  ведомственная унификация различных категорий документации. Следует отметить разработанную и реализованную на практике Главным вычислительным центром Госплана СССР единую структуру построения всех унифицированных плановых документов, которая позволяет значительно снизить затраты при обработке данных, содержащихся в этих документах, на ЭВМ. Таким образом, государственная стандартизация  

отдельных систем управленческой документации, проведённая в 1966-1970 годах, позволила  снизить затраты на оформление документов, оперативность управления на предприятиях, в организациях и учреждениях, применяющих стандартные документы, а также разработать и проверить на практике принципы унификации и стандартизации документов и, кроме того убедить основную массу работников аппарата управления в важности и необходимости приведения этой работы.

1.1. Основные этапы построения унифицированных систем

       Можно выделить основные этапы построения унифицированных систем³:

• выявление уровня системы;
• максимальное выявление задач системы, обслуживаемой документацией, построение «дерева» целей;
• максимальное выявление связей системы;
• выявление информации, потребной для решения всех задач;
• придание этой информации определённой документной формы на базе установленного таксономического ряда;
• использование традиционных форм документации(принцип историзма), создание интегрированных форм.

1.2.Стандартизация, как особая форма государственной деятельности

      Стандартизация  является особой формой государственной  деятель ности, которая заключается в установлении обязательных требований к повторяющимся объектам различного рода (в основном материальным) на

достаточно  продолжительный срок. Стандартизация распространяется и на

документную сферу (ГОСТ 1.0-68 установил, что объектом стандартизации

должны  быть системы документации в области  организации и управления

производством, системы других видов документации). Однако с методологической точки зрения документная стандартизация сложна, поскольку объективные действия, отражением которых является документы, не унифицированы; документы являются во всех случаях продуктом деятельности человека, вследствие чего отражение ими объективной действительности зависит от субъективных факторов; стандарт утверждает статическое положение системы, что невозможно для социальной системы на сколько-нибудь продолжительный срок.

      В идеальном случае, при типизации  функций и задач всех общественных институтов и их относительной стабильности возможна стандартизация систем документации всех уровней с любой степенью глубины. Практически же стандартизация проводится лишь на низких уровнях систем (группа, вид, разновидность) и преимущественно по параметрам, доступным измерению,- стандартизация форм документов в пределах группы.

       Учитывая указанные трудности  стандартизации, целесообразно основным  направлением работ считать направление «сверху вниз», от наиболее общих принципов и характеристик документов к унификации отдельных частных видов документов. В числе первоочередных задач следует рассматривать систематику, создание полной номенклатуры документов и их деление на категории. Параллельно должна проводиться размерная унификация. На последующих этапах будут создаваться перечни обязательных реквизитов документов и общие принципы их размещения и затем проводиться унификация наборов обязательных показателей (тезаурусов) в пределах отдельных систем документации и создание стандартных форм⁴. Необходимо отметить, что именно форма документа является тем компонентом, который наиболее статичен, относительно устойчив в историческом плане и обеспечивает преемственность систем документации. 
 

Глава II. Этапы разработки унифицированных систем ОРД

      Унифицированная система организационно-распорядительной документации будет разрабатываться  в несколько этапов. На первом этапе (срок ввода в действие- 1975г.) будет выполнено и обеспечено соответствующей документацией несколько задач данной функции на основании следующих критериев:

актуальность, первоочерёдность задач для аппарата управления; 

наличие сложившейся документационной базы, обеспечивающей реализацию задачи (официально регламентированной или традиционной);

наибольшая  связь с другими задачами и  системами документации;

наличие действующих или проектируемых  АСУ, решающих данную задачу.

           На основании перечисленных критериев можно выбрать для первоочередной разработки следующие группы задач (условно их назовём подсистемами УСОРД):

         управление подведомственными  объектами;

         усовершенствование  работы аппарата управления;

         обеспечение кадрами  служащих аппарата управления;

         контроль за исполнением  документов.

         Каждая подсистема будет включать перечни видов и разновидностей документов, унифицированные формы, сборники трафаретных текстов.

     Кроме этих материалов в УСОРД войдёт комплекс нормативно – технических документов обеспечивающих применение системы: правовое обеспечение  функционирования документов в АСУ, порядок хранения документов в вычислительных центрах, требования к документам, по которым осуществляется автоматизированный контроль исполнения и другие.

            Одновременно с разработкой УСОРД  в некоторых институтах создаётся классификатор документов и показателей, на основании которого информация ОРД будет вводиться в машину.

     Схематически  УСОРД можно представить следующим  образом: (см. приложение 1).

               Главный методологический подход при проектировании УСОРД заключается в следующем: по каждой выбранной задаче выделяется основное действие и строится его модель, причем принимается во внимание альтернатива события на фоне основного типового действия. Все полученные таким образом модели наполняются необходимой документацией с набором показателей, обеспечивающих решение задачи.

          Унификация наборов показателей, перечней документов, форм производится в первую очередь в пределах задачи (по цепочке документов), а затем и между задачами (цепочками документов).

   На  стадии обследования и при проектировании унифицированной системы документации мы исходим из следующих принципов:

1. Функциональность системы документации. Она заключается в том, что границы и состав системы определяются, базируясь на определённых функциях и соответственно задачах.
2. В УСОРД входят все относящиеся к системе документы, а не только те, которые поступят непосредственно на машинную обработку. Этот принцип основан на том, что АСУ может базироваться лишь на рационально организованной документной системе, что внедрение АСУ должно вести к упорядочению всей системы документирования, а не только к созданию группы рационально организованной системы документации, предназначенной для машинной обработки.
3. УСОРД должна базироваться, ориентироваться на упорядочение и рационализацию традиционно существующей системы документации. Этот принцип связан с тем, что в настоящее время ещё не сложились условия для замены документа другим видом носителя информации, а создание машиноориентированной системы документации, параллельной традиционной, резко увеличит объём документооборота. Поэтому мы стремимся упорядочить, модернизировать традиционное документирование и приспособить документы для обработки на ЭВМ и других автоматизированных устройствах.
4. Поскольку УСОРД со временем получит повсеместное применение, предлагаемые унифицированные документы должны быть пригодны как для машинной обработки, так и для традиционной, ручной, то есть ориентированные на машину формы должны иметь текст.                               

Соблюдение  этого принципа позволит применить унифицированные формы, как в автоматизируемой части системы управления, так и в неавтоматизируемой. Причём в последнем случае эта документация будет являться основанием для последующего проектирования автоматизированных систем обработки данных.

5. УСОРД  на первой стадии будет приспосабливаться  для ввода в машину через  промежуточный носитель – перфорацию. В соответствии с ним вся необходимая информация, заключённая в документах, должна быть классифицирована и закодирована.

   При проектировании унифицированных форм документов мы исходим из метода единого формуляра, который рассматривается в настоящее время как наиболее прогрессивный и применяется при унификации систем документации в нашей стране и за рубежом⁵. Он заключается в построении единой модели для групп взаимосвязанных документов и в широком применении бланков, разработанных на основе этой модели.

   Для УСОРД моделью формы будет ГОСТ 6.39-72 «Организационно-распорядительная документация. Формуляр- образец». Однако требование ГОСТа получает дальнейшее развитие в направлении одновариантности формы документа и значительного увеличения количества реквизитов и показателей со строго ориентированным расположением на бланке.

   Выработка трафаретов текстов является специфической  задачей УСОРД. Она вызвана тем, что в ОРД содержание (а, следовательно, и текст) мало формализовано, ему свойственна свободная литературная форма изложения. Исходя из сформулированных выше принципов, текст организационно - распорядительного документа должен остаться на первом уровне формализации, то есть на уровне выработки трафарета текста по типовым действиям⁶.

   Разработка  трафаретных текстов не является новым направлением в документоведении. Однако отсутствие теоретического обоснования этой деятельности, исходных критериев, даёт нам право предложить следующую методику создания трафарета. Вначале рассматриваются тексты некоторой совокупности взаимосвязанных документов «цепочки документов», обеспечивающих решение одной задачи или реализацию одного типового действия. Для этой цепочки создаётся унифицированный сумма-текст, содержащий всю необходимую для данной задачи информацию. На основании сумма-текста разрабатываются тексты конкретных документов цепочки с использованием устойчивых формулировок и словосочетаний⁷.

   При создании автоматизированной системы контроля за исполнением документов необходимо проанализировать действующие и проектируемые системы контроля на ЭВМ и выработать унифицированную систему, предназначенную как для использования в условиях АСУ, так и в традиционном делопроизводстве.

   В методологическом плане задача заключается  в том, чтобы использовать традиционную систему регистрации и контроля исполнения документов в аппарате управления и модифицировать ее таким образом, чтобы она работала как машинная и была боле эффективна. Основой системы может быть стандартная регистрационная карточка и требования к текстам документов, подлежащих контролю. Автоматизированная система контроля позволит значительно увеличить круг контролируемых документов, повысить оперативность исполнения; в дальнейшем она послужит базой для автоматизированной системы регистрации и поиска документов в учреждениях.

   Большое значение особенно для архивных учреждений имеет разработка подсистемы «Организация хранения документов в вычислительных центрах». Она является первым шагом к определению критериев отбора документов, обращающихся в АСУ, на государственное хранение. На данном этапе должны быть решены два основных вопроса - что и где хранить: надо ли хранить документы в вычислительном центре, какие именно, как их учитывать и искать; каковы должны быть взаимоотношения вычислительного центра и ведомственного архива, вычислительного центра и канцелярии и другие.

   Эти проблемы не являются новыми для архивных учреждений, хотя имеется ряд трудностей, связанных с появлением принципиально новых документов, промежуточных носителей, с дублированием информации.

   Разработка  и внедрение подсистемы позволит упорядочить новую документацию, отвести ей соответствующее место  других видов документов, предотвратит уничтожение документов.

   Одним из условий эффективного внедрения  и функционирования документационной системы является её правовое обеспечение. Оно заключается в выработке  свода правил или требований к  документам, обрабатываемым или получаемым при помощи ЭВМ, которые устанавливали бы юридическую силу и достоверность информации. В правовое обеспечение входят также и определённые нормы для людей, работающих с документами, устанавливается их ответственность за достоверность информации.

   Участие в разработке УСОРД специалистов в области документации нам представляется целесообразным. Они могут использовать свой опыт и знания в области документации для создания УСД, эффективно функционирующих, как в автоматизированных системах управления, так и в традиционном делопроизводстве.  

2.1. Систематизация (образование систем, классификация документов)

   Одной из актуальных задач совершенствования управления народным хозяйством является разработка и внедрение автоматизированных систем управления (АСУ) различных уровней с последующим переходом к Общегосударственной автоматизированной системе сбора и обработки информации для учёта, планирования и управления народным хозяйством(ОГАС).

   Автоматизированная  система управления должна базироваться на рационально организационной  информационной базе, представленной в настоящее время преимущественно в форме документа. Автоматизация управления народным хозяйством в свою очередь выдвигает задачу создания единых, сопоставимых, унифицированных систем документации, приспособленных к машинной обработке.

   Создание  систем документации - проблема многоаспектная, недостаточно разработанная документоведением. Одним из аспектов этой проблемы является документная систематика, то есть описание, наименование, классификация и построение систем документации.

   Большое разнообразие документов, неупорядоченность их номенклатуры, отсутствие унификации- серьёзное препятствие для эффективных прикладных разработок. Всё это делает задачи систематики особенно актуальными. В ней можно наметить следующие проблемы:

   Критерии  выделения и ограничения систем документации различных уровней;

   Установление  таксонов (от лат. taxon- систематическая категория), то есть систематических единиц, для определения положения в системе отдельной самостоятельной группы, и присвоение им названий;

   Унификация и стандартизация систем документации и их возможности.

   Системный подход в изучении документов наиболее перспективный в документоведении. Наиболее удачное определение документной системы дают Н.М.Шепукова и Н.Н.Коннова; они представляют документную систему как комплекс взаимосвязанных документов, отражающих на основе сложившихся правовых норм и традиционных способов и форм документирования организацию и содержание деятельности конкретной системы управления или общественной функции⁸.

   Одновременно  с построением иерархии систем документации необходимо введение специальной терминологии для различения основных единиц классификации. Осуществление подобного рода документной систематики, введение единой номенклатуры документов позволит разобраться в существующем многообразии документных форм и подойти к практическим вопросам совершенствования документного хозяйства на научной основе.

   Систему документации можно рассматривать  как обеспечивающий достижение определённой цели комплекс взаимосвязанных документов, характеризующийся наличием установленных критериев возникновения каждого из них.

   Классификацией  документов как исторических источников традиционно занимается источниковедение. В настоящее время источниковедами рассматриваются три основных принципа построения схем классификации источников: схема М.Н. Тихомирова ( по видам источников)⁹, схема А.А.Зимина (по хронологическим периодам)¹⁰ и схема С.М.Каштанова и А.А.Курносова (по происхождению)¹¹. Во всех классификациях рассматриваются категории «вид», «группа», «класс», но они обозначают не одинаковые понятия. Так, у М.Н.Тихомирова видами являются вещественные, этнографические, лингвистические,  устные и письменные источники, а у С. М.Каштанова и А.А.Курносова- статистическая отчётность. Однако несмотря на различия в названиях групп документов, у них единый критерий выделения систем документации- различие методов исследования источников.

   Архивоведение затрагивало вопросы классификации  документов в двух основных аспектах: выделение систем документации и  определение термина «вид документа». К.Г.Митяев, например, впервые в архивоведении употребив этот термин в 1959 году, называет два возможных критерия выделения систем в управленческой документации: функциональный (административная, учётно-отчётная, плановая и др.) и отраслевой. Другими авторами это положение только повторялось, но дальнейшего развития не получило. Приведём три примера того, каким образом делят документы на группы специалисты в области документации: