ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ ФИЛОЛОГИИ И МЕЖКУЛЬТУРНОЙ КОММУНИКАЦИИ 
 
 
 
 

Реферат  

История унификации текстов документов 
 
 
 

Выполнила:

студентка группы ДЗ – 061

Савина  Е. С.  

Проверила:

к. с. н., ст. преп-ль

Беликова  Е. О. 
 

Волгоград 2011

Содержание:

Введение 2

Унификация  текста документа. Унифицированные  системы документации 3

Унификация  документов в 1920-1930-е  гг. 5

Унификация  документов в 1960-1970-е  гг. 8

Унификация  документов в 1970-1980-е  гг., в 1990-е г. 10

Заключение 13

Список  использованной литературы: 15

Введение

     В настоящее время унификации текста документа уделяется особенное  внимание: разрабатывается законодательная  база, нормативные документы, создатели  которых стремятся как можно  более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей  целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или  иного учреждения. Изучение современных  принципов унификации документов невозможно без единой, неразрывной связи  с историей её возникновения.

     Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация - это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация  текста документа. Унифицированные системы документации

     В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями  «документ» и «юридическая сила документа».

     В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  закреплено следующее определение  понятия «документ»:

     Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     Документ  возник прежде всего, чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

     Для управленческой деятельности юридическая  сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа. Именно это обстоятельство вызвало к жизни процессы унификации, которые имеют многовековую историю.

     Процессы  унификация оправданы и экономически, и юридически. Экономически оправданы, потому что тем самым облегчается  процесс составления и обработки  документа, становится возможной и  машинная обработка, например, благодаря  унификации по концу первой фразы  делового письма можно определить его  тему и степень важности. Юридически оправданы, потому что с помощью  проверенных практикой формулировок смысл передается точно. В случае конфликта стороны могут использовать эти формулировки в качестве бесспорных аргументов.

     Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации. Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения. Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Не менее важным аспектом унификации служебных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме. При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способ фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица.

     Деятельность  учреждения оформляется совокупностью  определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации. Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

     Унификация  и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

     Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унификация  документов в 1920-1930-е  гг.

     Период 20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых  различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства.

     Принимая  во внимание, что для успехов унификации необходимо ее постоянно действующее  научно-методическое и организационно-техническое  обеспечение, в конце 1924 года было принято  решений СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства "Оргстрой". Его учредителями стали  НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, НКПС и некоторые другие центральные ведомства.

       Фактически Оргстрой стал первым  в истории нашей страны органом  вневедомственной унификации текста  документов, который вел свои  разработки, являясь полностью независимым  в экономическом отношении учреждением,  хотя по методической части  и был в определенной степени  зависим от разработок НК РКИ.

     Оргстрой  разрабатывал проекты унификации текста документов самых различных направлений  управленческого труда. Среди этих разработок выработка единой системы  классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения  стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране, совершенствование призывной системы для местных органов военного управления, разработка и внедрение новых форм учета и т.д.

     Основным видом работы Оргстроя являлась унификация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ. Для унификации делопроизводства Оргстроем разрабатывались как комплексные проекты унификации, так и проекты унификации отдельных видов делопроизводства, в том числе протокольного, по личному составу, по жалобам и заявлениям.

     Разрабатывались также проекты по унификации работы машбюро, архивов учреждений и архивов  чертежно-графической документации, по внедрению карточной системы  регистрации и классификаторов  документации и т.д. Наряду с этим Оргстрой подготавливал для заказчиков формы наиболее часто встречавшихся  в практике их работы документов и  правила унификации служебных документов. Оргстрой развивал деятельность по совершенствованию  делопроизводства, охватывая своими постановками все новые и новые  объекты, во много раз увеличивал свои экономические показатели. Однако к концу 20-х гг. после создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Государственного института техники управления (ИТУ), Оргстрой претерпел определенные изменения, поскольку был объединен с этим институтом. АО "Оргстрой" преобразовали во Всесоюзное объединение организационного строительства. В своей работе оно стало более зависеть от методических рекомендаций и указаний ИТУ (в частности, ИТУ везде требовал привязки к разработанному им "Руководству по делопроизводству учреждений и предприятий"). Появился определенный уклон в сторону политизации проводимых работ. Показательным в этом отношении стало I-е Всесоюзное совещание работников по советскому строительству, чистке госаппарата, ИТУ, его местных органов и системы Оргстроя, проходившее в Москве с 9 по 13 января 1931 г. На нем деятельность Оргстроя подверглась критике как ориентированная на достижение только материальных результатов в ущерб социально-политическим проблемам. Предлагалось больше внимания уделять политической оценке объектов, классовому составу. Эти решения знаменовали собой изменения во внутренней политике государстве, когда был взят курс на совершенствование техники производства, а совершенствование аппарата управления вообще было отодвинуто за задний план.

     Линия на свертывание унификации делопроизводства нашла свое логическое завершение в  Постановление Президиума ЦКК ВКП (б) и Коллегию НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г., которым ИТУ был ликвидирован. Еще ранее Постановлением СНК  СССР от 21 октября 1931 г. Оргстрой был  преобразован в государственное  Всесоюзное объединение "Союзоргучет" и передан в подчинение ЦСУ  СССР. Сфера деятельности этого объединения  была ограничена выпуском унифицированных  форм учета и отчетности.

     С ликвидацией ИТУ и Оргстроя дело унификации делопроизводства в нашей  стране было фактически прекращена. Продолжение  этой работы стало возможным лишь к концу 50-х - начало 60-х гг. ХХ века.

     Оценивая  деятельность Оргстроя по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века, следует признать его положительную роль в совершенствовании  управленческого труда, основанную на комплексном подходе к унификации текста документов. Именно комплексность, когда объекта в ходе процессов  унификации получал пакет нормативно-методической документации для перехода на новые  формы работы; совокупность новых  форм, бланков и других видов документации, а также набор технических  средств для механизации конторского  труда, являлась залогом успеха постановок Оргстроя. Опыт этой работы сохраняет  свою значимость и для нашего времени.

Унификация  документов в 1960-1970-е  гг.

     Второй  период стандартизации и унификации документов относится к концу  1960-х - началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление.

     Основная  идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная  унификация, установление рационального  единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

     На  стадии создания ЕГСД была разработана  методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением  документов в делопроизводстве, формированием  дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче  в архив.

     Основная  часть ЕГСД определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.

     Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший  в себя основные правила работы с  документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного  обслуживания, созданы возможности  для механизации, а затем и  автоматизации делопроизводственных операций.

     Единая  государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время. Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

     ГСДОУ была принята в 1988 году в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

     Принципы  и методы организации работы с  документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД.

     Особенностью  ГСДОУ является то, что в схемы  маршрутов движения документов на предприятии  должны включаться все пункты, связанные  с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости  ручной и автоматизированной обработки  документов. Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. В разделе рассматривается технология делопроизводственных операций в рамках создания и использования ИПС: регистрации документов, их индексации, ведения справочной работы, оперативного хранения документов, составления номенклатуры дел формирования дел. По сути, она мало, чем отличается от изложенной в ЕГСД, за исключением того, что ориентирована на использование и традиционных методов, и возможностей средств автоматизации.

Унификация  документов в 1970-1980-е гг., в 1990-е гг.

     Дальнейшее  развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как  планомерная общегосударственная  деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.

     Основной  задачей этого периода было объединение  в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного  обеспечения этой общегосударственной  системы. Создание унифицированных  систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения  состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых  управленческих функций выявило  значительное разнообразие видов и  форм как текстовых, так и табличных  документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации  видов документов, с одновременным  их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые  утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

     В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт.

     Влияние унификации документов на состоянии  работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении  качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации  оперативного хранения документов в  делопроизводстве и ведомственном  архиве. Результаты унификации и классификации  документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием  сроков хранения", вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны вцелом.

     Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

     Изменение в общественно-политической сфере  в 1990-е гг. естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. В это время уровень стандартизации и унификации постоянно повышается. За десять лет стандарты пересматривались трижды.

     При составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

     Стандарт  устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

     В 1990-е гг. помимо возникновения новых  видов и форм документов значительно  увеличился объем создаваемой документации. Между собой эти формы увязаны  слабо, состояние документации в  целом, в который раз в истории  страны, характеризуется отсутствием  общих норм, противоречивыми правилами  оформления, неправомерным разнообразием  видов и разновидностей документов. Изменение методов управления и  широкое использование новейших информационных технологий делают особо  актуальной проблему формирования системы  документационного обеспечения, совершенствования  применяемых документов, значительно  повышают их правовую роль.

Заключение

     Впервые в нашей стране проблемами совершенствования  документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию  управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов  сыграл Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ). Этот период был очень непродолжительным, однако, весьма плодотворным, как с точки зрения формирования теории стандартизации, ее методики, так и по уровню практических разработок, их влияния на качество составления и оформления документов.

     Второй  период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х  началу 1970-х гг. Это было время  создания Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД), активное участие  в разработке которой принимало  Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная  унификация, установление рационального  единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях  управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение.

     Дальнейшее  развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как  планомерная общегосударственная  деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г.

     Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х  годов, демонстрирует перспективность  применения методов унификации и  стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения. Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации.  Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности.

     Разработка  новых подходов к совершенствованию  существующей документации как на стадии ее управленческой роли, так и в  период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы:

1. Андреева  В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
2. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело – 2001 - №2.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
4. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М.: Издательство стандартов, 1975.
5. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
6. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
7. Райхцаум А.Л.. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века//Делопроизводитель – 2001 - №1.
8. Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации//Секретарское дело – 2003 - №4.
9. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.
10. Павлюк Л.В. Киселева Т.И. Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2000. - 576 с.