История возникновения делопроизводства в зарубежных странах. 3

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего образования

«Казанский национальный исследовательский технологический университет»

 

 

 

 

 

 

 

 

Р  Е  Ф  Е  Р  А  Т

на тему:

«История возникновения делопроизводства

в зарубежных странах»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

 студентка гр.________________ 

 

Проверила:

____________________

 

 

 

 

Казань – 2011г.

Содержание

 

Введение            3

 

1. Делопроизводство в Италии         4

 

1. Делопроизводство в Древнем Риме      4

 

2. Делопроизводство в итальянских городах-государствах   5

 

3. Делопроизводство в римской католической церкви    5

 

4. Делопроизводство в современной Италии     6

 

2. История развития автоматизированных систем судебного делопроизводства в США            6

 

Заключение             7

 

Список использованной литературы               11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Уже на заре своей жизни  человек начал передавать знания и опыт из поколения в поколение. Сначала люди передавали друг другу "сигналы" с помощью нечленораздельных  звуков, мимики и жестов. Затем появились  наскальные рисунки, позднее, с совершенствованием речи, накоплением знаний и опыта, возникает клинопись. Люди выдалбливают иероглифы на специальных дощечках. В дальнейшем происходит становление  письменности, появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. Отдельные "странички" складываются вместе, и возникает первая небольшая  книга...

Прошло несколько тысяч  лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального  объема знаний, но и тем, с какой  скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас "информационного  порядка". Собственно поэтому и  возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием  и обработкой информации. Это очень  тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки...

На помощь человеку пришел компьютер. Создание этого "короля" машин позволило многократно  увеличить скорость обработки огромного  количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows XP, Windows Vista. Создаются программы, позволющие просто и быстро редактировать и форматировать  необходимую информацию, передавать ее в доступной и понятной любому человеку форме...

В тоже время всегда важно  помнить, что то, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, помогает нам более полно понять всю важность тех вещей, которыми человек занимается.

 

 

1. Делопроизводство в Италии
1. Делопроизводство в Древнем Риме

Делопроизводство древнего мира достигло своего апогея в Риме времен Империи. Римляне создали сложную структуру делопроизводства, причем не только в самом Риме, но и в Египте, Греции и других римских колониях. Значение систем делопроизводства в общественной жизни Рима было настолько велико, что римские институты власти и системы управления строились именно на правовом фундаменте систем делопроизводства.

В качестве носителей информации римляне использовали дерево(прежде всего, в силу высокой стоимости  папируса), а также керамические пластинки – «черепки». Документы  на деревянных табличках, вышедшие из активного пользования, скреплялись  вместе и образовывали так называемые кодексы, представлявшие собой подборки связанных документов – аналог современных папок. Все таблички в кодексе последовательно пронумеровывались и снабжались индексами для последующего поиска. Хранились таблички в так называемом таблинуме (tablinum, в буквальном переводе – «дом табличек»), являющегося прообразом современного архива.

В 79 году до н.э. в Риме был  построен Табуляриум (Tabularium). Это сооружение примыкало к Форуму и являлось центральным хранилищем для документов со всей Республики. Как сообщается в письменных источниках, «каждый документ, созданный в Республике, передавался в Табуляриум».Тем не менее, в ведении правительства также находился Аэрариум (Aerarium) – отдельный архив под юрисдикцией государственного казначея для документов магистратов и других государственных чиновников. Табуляриумом управляло в общей сложности 14 квасесторов (quasestores)и в период Республики свободный доступ к архивам предоставлялся каждому гражданину Рима.

Как уже известно любому изучающему историю Древнего Мира, во времена Империи (с 27 года до н.э. по 476 год н.э.) на смену демократии Римской Республики пришел императорский  диктат. В этот период Табуляриум утратил  значение центрального правительственного хранилища – императоры хранили  свои документы в депозитариях, называемых табуляриумы Цезаря (tabularium Caesaris).В это время во всех провинциях были созданы «децентрализованные» хранилища, куда помещались документы как центральной, так и местной власти, кроме того, существовали муниципальные центры документации.

Глубинный смысл вышеизложенного  заключается в том, что именно в Риме времен Империи была сформирована первая в истории Западной цивилизации  «общегосударственная» система  делопроизводства. Совокупность центрального хранилища и рассредоточенных по всей Империи хранилищ различных  уровней власти послужила прототипом для создания общегосударственной структуры делопроизводства, структуры, которая используется и по сей день.

 

2. Делопроизводство в итальянских городах-государствах

Средневековые итальянские  города-государства внесли существенный вклад в развитие систем делопроизводства – пожалуй, больший, чем любая  Европейская страна. Государственные  архивы в этих государствах подразделялись на различные бюро, каждое из которых отвечало за хранение документов и дел местного правительства. Как правило, документы распределялись по делам по предмету, формату, или типу операций и располагались в хронологическом порядке. В качестве картотек в бюро использовались большие шкафы для одежды или посуды, на каждый из которых наклеивалась этикетка с описанием содержимого.

История происхождения современных  «журналов регистрации» уходит в  средние века, когда в итальянских  городах-государствах стали вести  отдельные регистры для входящих и исходящих документов. Архивное хранение – метод изъятия из обращения  документов, утративших силу – также  начали использовать в это время. В XIV веке создавались специальные  комиссии для пересмотра документов и определения подлежащих уничтожению.

 

3. Делопроизводство в Римской католической церкви

Хотя архивы Ватикана и  Римской Католической Церкви состоят  из церковных документов, относящихся  к независимому государству внутри Италии, значение папского престола в истории итальянского делопроизводства настолько велико, что не уделить здесь хотя бы немного внимания роли Церкви было бы неправильно. После падения Рима в V веке н.э., Церковь осталась практически единственным местом во всей Италии, а, следовательно, и во всей Европе, где сохранялось делопроизводство.

Формально, епархиальный архив  был создан Ватиканом в 1565году н.э. при Миланском Совете. Однако официальный  статус канонического права нормы  делопроизводства получили лишь в 1917 году. В Кодексе канонического права 1917года указывалось на необходимость  хранения епархиальных архивов, а также  устанавливались требования к содержимому  архивов, правила использования  архивов и методы хранения.

Раздел 2 Канона 486 гласит, что  «в каждой курии должен быть определено безопасное место под епархиальный архив, в коем акты и писания, относящиеся  как к духовным, так и к мирским  делам епархии, должны быть должным  образом систематизированы и  исправно храниться».

Позже в церковных правилах были прописаны требования к делопроизводству вплоть до уровня отдельного прихода. Учитывая, что в Италии многие документы  относились одновременно и к Римской  Католической Церкви и к правительству  страны, нужно было определить, в чьем ведении находятся эти документы. Этот вопрос был решен в 1929 году по Конкордату (Concordat, соглашение),заключенному между Италией и Ватиканом.

Значение папского престола в мировой истории делопроизводства определяется тем, что церковное  каноническое право регулирует, пожалуй, самую глобальную систему делопроизводства, равной которой в мире просто нет. Делопроизводство ведется в церковных организациях практически во всех странах мира.

 

4. Делопроизводство в современной Италии

Делопроизводство в современной  Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские  государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство  привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и  сегодня. Через четырнадцать лет  после образования Итальянской  Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в  Риме – Архивио Централе делло Стато (Archivio Centrale dello Stato, Центральный Государственный Архив). Расположенный в Риме, Архив хранят документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.

Можно сказать, что современное  делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она  официально существует и сейчас. В  это время вышел Декрето дель Президенте делло Република (Decreto del Presidente dello Republica, Президентский указ), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день.

 

 

 

 

2. История развития автоматизированных систем судебного делопроизводства в США

 В 1974 году принятие  Акта о безотлагательном рассмотрении  дел судом ("Speedy Trial Act") дало  толчок попыткам создать автоматизированную  систему судопроизводства.

В 1975 году Федеральный судейский  центр начал проект, названный "COURTRAN", в котором предусматривалось  создание полной электронной системы  для ведения уголовных дел  и отслеживания соблюдения процессуальных сроков, установленными Актом о безотлагательном рассмотрении дел судом. Поскольку  в то время еще не было коммерческого  программного обеспечения для судопроизводства, Федеральный судейский центр  разработал свою собственную систему.

Первоначально в системе COURTRAN использовался мощный компьютер, находящийся в Вашингтоне. В судах  использовалось модемное соединение с  этим компьютером, которое позволяло  осуществить только функции ввода  вывода данных, при этом весь массив данных находился в Вашингтоне.

При введении системы COURTRAN были большие сомнения относительно того, как воспримут пользователи эти  новые технологии. По этому было принято решение, на первом этапе  повторить существующие, действующие  на тот момент времени принципы ведения  судебного делопроизводства, сделав упор на сокращение разрывов в рабочем  процессе.

К 1979 году завершилась разработка программы COURTRAN для ведения гражданского судопроизводства. В период до 1981 года программный комплекс был дополнен модулями регистрации и учета  отпусков персонала и учета материальных средств судов.

Параллельно, в 1982 году в  судах Западного района штат Техас  начала функционировать новая компьютерная система Центрального бюро по нарушениям. В этой системе собиралась информация о штрафах и незначительных нарушениях, административных проступках и пр.. Система охватывала почти половину судов страны.

Все эти нововведения стали  предвестниками атмосферы активного  развития системы в 1990 годах.

Многие из добавленных  программ-приложений создавались совместно  техническими экспертами из Вашингтона и самых разных судов по всей стране.

Ощутив все преимущества и недостатки подходов программы COURTRAN, пользователи пришли к выводу, что  более эффективно идти по пути интеграции, объединении массивов данных локальных  разработок (в отличие от сосредоточения всех программ в одном центре). В  то же время, появившиеся на рынке  новые технологии позволили разработчикам  удовлетворить эти запросы путем использования децентрализованных систем. Доктор Феннелл вспоминает, как с развитием микропроцессорных технологий и появлением на рынке таких открытых операционных систем, как UNIX, было принято решение базировать следующее поколение программных приложений на децентрализованной компьютерной архитектуре, поскольку уже планировалась установка мощных микрокомпьютеров в каждом суде.

Пользователи хотели иметь  многопользовательскую систему  с возможностями ведения полного  реестра дел и отчетности по ним, которая обслуживала бы крупнейшие суды и базировалась бы на децентрализованной компьютерной архитектуре, расположенной  в судах.

К концу 1980-х в федеральных  судах стал наблюдаться феномен "бум в компьютеризации пользователей". Доктор Фенелл – начальник Управления по технической поддержке Административного  офиса, вспоминает в связи с этим:

"В то время как  в большинстве крупных организаций,  занимающихся централизованной  компьютеризацией, возникли проблемы  с производительностью, пользователи  на местах приветствовали возможность  самим контролировать процесс  обеспечения их нужд по автоматизации.  В судах на местах компьютерные  эксперты стали сами создавать  приложения, нацеленные на решение  их местных проблем, некоторыми  из таких приложений они делились  с другими судами. К сожалению  (но что, возможно и не удивительно), кроме этого возникло некоторое  соперничество между сторонниками  развития систем на местах  и теми, кто работали над централизованными  национальными приложениями, основывающимися  на системе UNIX. Только с возникновением  технологий "клиент - сервер" каждая  из противоборствующих сторон  смогла осознать, что у каждой  из этих систем есть свои  преимущества и слабые стороны  и что было бы целесообразно  постараться использовать лучшие  качества каждой.

В середине 80-х система COURTRAN была заменена на Интегрированные системы  автоматизированного судопроизводства ("ICMS").

Семья программ ICMS развивалась  с использованием подхода, известного как "создание эволюционных прототипов", в котором пользователи начинали экспериментировать с новым программным  обеспечением сразу после его  выхода, а разработчики были готовы к дальнейшему развитию и совершенствованию  программ на основе ответов и реакции  пользователей.

Поскольку автоматизация  была новым делом для судей  и сотрудников суда, потребовалось  обширное обучение. Были основаны два  обучающих центра - в Сан Антонио  и Фениксе, которые начали предоставлять  соответствующие услуги судам. Эти  центры сыграли неоценимую роль в  поддержке программ автоматизации. Суды на местах поняли, что для организации  работ в автоматизированных системах судебного делопроизводства им необходимо создать сильные команды специалистов по автоматизации.

Позднее Административный офис присудил первый национальный контракт по поставке компьютеров и соответствующего оборудования в суды. К 1989 году около  одной четверти всех судов имели  новое техническое и программное  обеспечение.

Учитывая различное законодательства в штатах Америки, в судах США  было создано множество различных  автоматизированных систем, отвечающим требованиям судебного делопроизводства штата. Однако, в большинстве федеральных  судов была установлена и использована система PACER - программа общественного  электронного доступа к судебной информации, а также программа CHASER – программа, функционирующая в  «закрытом» контуре, обеспечивающая доступ коллегий судей к избранным электронным  записям.

В последствии все автоматизированные программы разрабатывались в  рамках единой программы управления, которая структурировала создание, тестирование, установку, поддержку  и пересмотр всех проектов автоматизации.

Конгрессом было принято  решение ввести в действие закон  о создании Фонда автоматизации  судебной системы, что давало возможность  гибко и заблаговременно планировать  деятельность по удовлетворению требований автоматизации. Благодаря этому  фонду судебная система смогла накапливать  средства из года в год и использовать их поддержания автоматизированной системы судебного делопроизводства в актуальном состоянии. В 1990 году Административный офис расширил свою ответственность  за развитие национальных систем, а  Конгресс утвердил предоставление 71 миллиона долларов и учреждение 74 должностей в Административном офисе для  ведения программы автоматизации. С помощью Конгресса процесс  автоматизации значительно ускорился, и судебная система снова смогла активно заниматься внедрением усовершенствованных  механизмов автоматизации для выполнения своих задач.

 

Заключение.

Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы  движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку  управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют  также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Ответственность за организацию  делопроизводства, соблюдение установленных  правил и порядка работы с документами  в структурных подразделениях возлагается  на руководителя организации или  предприятия. Деятельность организации  или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной  и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими  лицами.

Непосредственное ведение  делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность  за делопроизводство, учет и сохранность  документов на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использований  литературы:

1. http://ecm-journal.ru/post/Deloproizvodstvo-v-Italii.aspx
2. http://www.agora-soft.ru/history.php
3. http://ru.wikipedia.гu

~ ~