Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

ИТ управления кадрами

Министерство образования и науки

Российской Федерации

ФГБОУ ВПО ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ТОРГОВЛИ

Р Е Ф Е Р А Т

По дисциплине: Информационные технологии в управлении персоналом

На тему: ИТ управления кадрами

Выполнила:

студентка группы 12 УП

Рослова Н.Э.

Проверила:

Сергеева И.И.

ОРЁЛ – 2012

Оглавление

§Введение 3

§1. Введение в информационные технологии управления предприятием. 4

§2. Влияние современных информационных технологий на трудовые процессы 6

§3. Кадровая политика и нормирование труда. 10

§4. Проблемы применения компьютерных технологий в управлении кадрами предприятия в современных условиях. 16

§5. Краткий обзор существующих систем. 21

§Заключение 23

§Список литературы 25

§Введение

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

§1. Введение в информационные технологии управления предприятием.

Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:
поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

§2. Влияние современных информационных технологий на трудовые процессы

Работники кадровых служб должны учитывать то обстоятельство, что наличие современных ИТ оказывает воздействие на систему управления персоналом и порождает ряд новых задач, например, возможности дистанционной работы и интерактивного тестирования, использование технологии сканирования и т.д.

Практическое решение задач управления кадрами представляет собой основу для реализации кадровой политики предприятия, в качестве составных элементов которой понимаются: политика занятости, политика обучения, политика трудовых отношений, политика оплаты труда, политика благосостояния. Зависимость этих элементов от использования НИТ для основных задач управления кадрами обобщена в табл. 1.

Расширение границ применения современных информационных технологий, включая ресурсы Интернет, позволяет формировать более полную информационную базу о кадрах предприятия по всем аспектам. Привлечение полной базы данных о кадрах позволяет подбирать персонал в соответствии со спецификой предстоящих работ, исходя из объективных профессиональных и социально-психологических характеристик персонала.

Таблица 1

Влияние новых информационных технологий на изменения кадровой политики

Используемые НИТ	Результаты влияния НИТ на изменения отдельных аспектов кадровой политики
Задача: Подбор кадров
Интернет	Расширение возможностей нахождения искомого специалиста, в том числе в других регионах или странах. Следствие — совершенствование трудовыхпро-цессов на соответствующем участке работы
Задача: Анализ резюме
Сканирование, аудио-технологии, Интернет	Совершенствование трудовых процессов в кадровой сфере, например, оперативность и оптимизация технологии решения задачи
Задача: Собеседование
Интернет	Совершенствование трудовых процессов в кадровой сфере и повышение профессиональных знаний, обучение
Задача: Отбор претендентов на вакантные рабочие места
Kомпьютерное тестирование, Интернет	Сокращение риска принять на работу безответственного человека. Сведение к минимуму риска вхождения в коллектив работника, не соответствующего при-нятым на предприятии корпоративным нормам и принципам. Следствие — сохранение устойчивого благоприятного климата в коллективе и стабильность всех трудовых процессов
Задача: Обучение и переобучение кадров
Интернет, системы мультимедиа	Индивидуализация процесса обучения. Дистанционное обучение и возможность вовлекать в этот процесс различные социальные группы населения. Следствие — изменение структуры занятости и политики обучения
Задачи: Аттестация и продвижение по служебной лестнице
Kомпьютерное тестирование, Интернет	Повышение объективности по вопросам изменения социального статуса работника. Следствие — изменение трудовых процессов, структуры занятости, политики обучения, политики оплаты труда, политики благосостояния
Задача: Составление должностных инструкций
Автоматизация (программирование) процесса составления должностных инструкций	Изменения трудовых процессов за счет: 1) установления более четкой регламентации труда каждого конкретного работника; 2) экономии времени для формирования должностных инструкций путем использования готовых семантических формулировок; 3) задания определенных элементов дублирования в одноименных блоках должностных инструкций для некоторых смежных должностей по горизонтали в целях организации при особых условиях совмещения должностей; 4) выявления, напротив, неоправданных элементов дублирования в одноименных блоках должностных инструкций для отдельных смежных должностей по горизонтали или подчиненных должностей по вертикали. Это позволяет решить проблему «эффекта отсутствия». Его суть заключается в том, что временное отсутствие работника негативно сказывается на работе подразделения по причине разрыва производственных или информационных связей. В результате возможна блокировка производственных или управленческих процессов. Чем быстрее это проявится, тем больше необходимости в данном работнике (или его рабочем месте). Если же в случае отсутствия работника ничего подобного не происходит, т.е. работа его «ждет», то должен ставиться вопрос о принципиальной необходимости существования такого рабочего места. Следствие — изменение структуры занятости, политики оплаты труда
Задача: Анкетирование
Автоматизация (программирование) процесса обработки анкет	Объективная информация по отдельным аспектам управленческого, производственного, психологического, социального характера, которая участвует в формировании кадровой политики предприятия. Следствие — возможные изменения трудовых процессов, структуры занятости и политики благосостояния

Расширение возможностей внедрения НИТ в процессы управления кадрами призваны совершенствовать их в направлении оптимизации затрат на персонал и повышения эффективности управления предприятием в целом за счет рационального использования его кадрового потенциала.

§3. Кадровая политика и нормирование труда.

Частью общего процесса планирования в организации является планирование потребности в персонале. Успешное кадровое планирование основано на информации, включающей в себя ряд оценок:

сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется;
каким образом можно привлечь нужных работников и сохранить или оптимизировать использование излишнего персонала;
как лучше использовать персонал в соответствии со способностями и умениями работников и их внутренней мотивацией;
каким образом обеспечить условия для развития персонала;
каких затрат потребуют запланированные мероприятия.

Деятельность по нормированию труда в управлении персоналом преследует несколько целей:

Планирование производства и определение потребности персонала.
Расчет затрат на заработную плату.
Оценка изменения производительности труда.

Оценка персонала позволяет изучить степень подготовленности работника к выполнению именно того вида деятельности, которым он занимается, а также выявить уровень его потенциальных возможностей для оценки перспектив роста.

Рассмотрим наиболее общие автоматизированные задачи управления персоналом:

Планирование штатных расписаний с формированием должностных инструкций.
Учет персонала (персональные данные о сотрудниках).
Подбор новых сотрудников и перемещения.
Планирование и учет использования трудовых ресурсов.
Расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица).
Учет подотчетных сумм и депонентов.
Систему управления документами.
Персонализированный пенсионный и налоговый учет.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. В нем ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должностные инструкции по каждой штатной единице.

Спланированное штатное расписание может загружаться в текущее штатное расписание кадровой подсистемы. На основе этих данных можно производить автоматизированный подбор персонала на штатную должность, анализировать соответствие сотрудника требованиям, предъявленным к закрепленным за штатной должностью работам, формировать плановый табель с указанием структуры планируемых работ.

Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме кадровой карточки, которая содержит сведения о сотруднике:

фамилию,
имя,
отчество,
биографические данные,
сведения о выполняемой в настоящее время работе и трудовом контракте,
паспортные данные,
страховой номер ПФР,
семейное положение,
данные воинского учета и т.п.

В базе данных подсистемы регистрируются приказы о приеме сотрудника, его увольнении, перемещении, отпуске, начислении оплаты труда и др. Как правило, предусматривается возможность выбрать и просмотреть существующие приказы по периодам или типу приказа, а также выбрать все приказы, относящиеся к конкретному сотруднику. Реестр приказов распечатывается в форме списка. Регистрация приказа сопровождается автоматическими изменениями в кадровой карточке сотрудника, журнале кадровых перемещений и штатном расписании.

В рамках подсистемы проводится анализ соответствия сотрудника функциям, закрепленным за данной штатной должностью. Формируется резерв на замещение штатной единицы. Планируется закрепление сотрудников за штатными единицами в плановых штатных расписаниях. Планируется карьерный рост сотрудников. Определяются потребности в обучении сотрудников, формируются персональные планы обучения.

В подсистеме выполняются следующие функции:

ведение справочных сведений о претендентах на вакантные должности и рабочие места;
ведение архива справочных сведений по уволенным сотрудникам (данные, аналогичные кадровым карточкам);
оформление приказов и записок о приеме на работу, трудовых договоров по переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты;
анализ исполнения должностных инструкций;
распределение функций по должностям;
хранение и обновление должностных инструкций и квалификационных требований;
анализ соответствия квалификационных должностных требований и квалификаций сотрудников;
формирование планов повышения квалификации сотрудников и карьерного роста;
ведение журналов: принятых на работу, уволенных, претендентов на вакансии, вакансии должностных инструкций, должностей, должностных квалификационных требований, плана переподготовки кадров;
подготовка аналитических записок о соответствии квалификации сотрудников занимаемым должностям;
ведение списков сотрудников для назначения на комиссию по переаттестации;
подготовка отчетов по превышению штатной численности;
подготовка отчетов по причинам увольнений;
формирование сведений о вакантных местах и др.

В подсистеме осуществляются функции:

планирования загрузки сотрудников на календарный год;
оперативного планирования работы сотрудников (составление графиков рабочего времени, загрузки рабочих мест);
ведения системы тарифных ставок;
ведения учета норм времени и выработки.

Формируются такие документы, как плановые табели работы сотрудников по заказам, проектам, изделиям, операциям с учетом утвержденного графика работы, планы очередных отпусков, командировок и других плановых отсутствий, планы выработки на одного сотрудника.

В подсистеме могут формироваться документы:

распределение рабочего времени по видам;
плановая выработка по отдельным сотрудникам и др.

Возможен анализ использованного рабочего времени по выбранному табельному листу. При необходимости выполняется расчет среднесписочной численности сотрудников предприятия.

Блок «Расчёт начислений заработной платы» предназначен для решения всех задач, касающихся ведения расчетов начислений по доходам сотрудников и начислений по налогам и отчислениям с них. В подсистеме реализуются следующие функции:

Расчет сумм начислений.

Могут использоваться разнообразные виды начислений по доходам и расходам. Возможен ввод данных через табель с учетом отпусков, бюллетеней, а также результатов работы. При необходимости могут осуществляться перерасчеты начислений. Данные о доходах сотрудников передаются в налоговые органы.

Ведение картотек на сотрудников.

В подсистеме ведутся картотеки:

налоговых карточек,
лицевых карточек,
расчетных карточек,
оперативного архива начислений,
пенсионных карточек,
карточек учета стажа,
платежных документов,
сформированных справок и отчетов,
депонентов,
исполнительных документов.

Формирование отчетов.

Формируются отчеты по расчетным листкам, перечислениям, различным типам платежных документов для налоговой инспекции с возможностью передачи данных о доходах сотрудников в электронном виде в налоговые инспекции в формате, утвержденном МНС России. Ведется персонифицированный учет отчислений в пенсионный фонд.

Блок «Учёт расчётов с подотчётными лицами» предназначен для контроля за наличными деньгами и материальными ценностями, находящимися на ответственности сотрудников. Реализует следующие функции:

Ведение данных о видах и нормах расходов по подотчетным суммам.
Расчет и регистрация денежных сумм, выдаваемых под отчет.
Настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок с аналитикой по учету подотчетных сумм.
Подведение итогов и закрытие подотчетной суммы.

Блок «Пенсионный и налоговый учёт» предназначен для сбора, учета и анализа персонифицированной информации о сотрудниках, передачи ее в Пенсионный фонд и МНС России, формирует документы персонифицированного учета в электронном виде и на бумажных носителях. Позволяет контролировать стадии подготовки и передачи документов.

В качестве особенностей реализации современных систем управления персоналом можно отметить следующие: ведение журнала регистрации действий пользователя, документирование базы данных, возможность использования большого количества показателей,использование встроенного и внешнего генератора отчетов.

Интернет все чаще используется для поиска работников и работы. Сегодня в сети можно найти виртуальные кадровые агентства, сайты реальных кадровых агентств, доски объявлений, корпоративные сайты компаний с имеющимися вакансиями и т.д. И если не так давно найти работу с помощью Интернета могли в основном программисты, то теперь этот путь освоили и представители других профессий. Интернет по достоинству оценили и работодатели, и кадровые агентства, и соискатели работы.

Основные достоинства служб занятости – скорость, доступность и бесплатность информации. Они также позволяют более подробно сформулировать требования к кандидату, чем, например, газетное объявление. Это повышает качество поиска. И работодатели активно пользуются этими возможностями. К помощи Интернета прибегают, когда не хватает собственной базы или специалиста нужно найти срочно. Некоторые кадровые агентства считают, что Интернет вообще стал основным источником кадров. В общем, поиск работы через Интернет - пока не самый лучший способ трудоустройства. Но возможно, что уже в ближайшее время сетевые "биржи труда" окажутся гораздо эффективнее других способов поисков работы.

§4. Проблемы применения компьютерных технологий в управлении кадрами предприятия в современных условиях.

Все проблемы компьютеризации в организационно-экономическом управлении в России, существующие в настоящее время, в полной мере можно отнести и к использованию современных информационных технологий (ИТ) в управлении кадрами предприятия. Некоторые люди полагают, что проблемы бизнеса решит автоматизация труда. Действительно, компьютеры могут ускорять его, и за последние 40 лет фирмы потратили миллиарды долларов на автоматизацию операций, которые раньше выполнялись вручную. Автоматизация в ряде случаев ускоряет работу. Но при этом, по сути, выполняется та же самая работа, что не означает функциональных улучшений ее результатов.

В настоящее время наблюдается усиление влияния новых информационных технологий (НИТ) на все принимаемые управленческие решения. Однако существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России, к которым можно отнести следующие: экономическую нестабильность, «пробелы» в законодательном обеспечении, недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий, дефицит специалистов в области информации, недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НИТ.

Тем не менее, интеграция России в мировое информационное пространство не может не способствовать внедрению автоматизации во все управленческие процессы, включая управление кадрами. Современный уровень развития автоматизации в управленческой сфере сопровождается рядом проблем, решить которые в настоящий момент не может ни одно отечественное предприятие.

Первая и главная проблема — недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации. А компьютер воспринимается в качестве инструмента исключительно для выполнения текущих расчетных и учетных операций, а также для подготовки необходимых документов посредством стандартного текстового редактора и табличного процессора. Специалисты обращают внимание на то, что в настоящее время изменилось содержание сфер деятельности персонала в организации, предъявляются повышенные профессиональные требования к служащим, которые должны не только обрабатывать информацию на компьютерах, но и иметь представление о положении дел в смежных областях и уметь при необходимости решать различные управленческие задачи.

Решить данную проблему можно только путем всеобщего переобучения управленческого персонала. До сих пор достаточно большой процент курсов повышения квалификации для работников кадровых служб ориентированы на два спектра вопросов: «правовые» и «правильность ведения кадрового делопроизводства». Хотя работник сферы управления должен уметь решать не только сиюминутные узкоспециализированные задачи, но и достаточно профессионально разбираться в особенностях компьютерных технологий на уровне пользователя (уметь сделать описание постановки задачи, оценить соответствующий пакет программ, проанализировать существующую систему управления и т.д.).

Вторая проблема — это приверженность традиционному подходу в сфере управления. И хотя многие руководители и специалисты понимают, что время требует новых подходов к реализации большинства задач, но воплощать их на практике не торопятся.

Третья проблема — анализ существующей системы управления на предприятии. Несмотря на то, что данная проблема достаточно подробно освящена в литературе и необходимость такого рода исследований уже неоднократно доказывалась отечественными и зарубежными учеными, предприятия весьма неохотно соглашаются на проведение подобной работы, причем только тогда, когда избежать ее уже нельзя. Например, осуществление таких работ является обязательным условием внедрения корпоративных систем управления (КСУ). Любой профессиональный разработчик, преодолевая, как правило, сопротивление со стороны клиента, все-таки занимается данным вопросом.

Четвертая проблема заключается в организационной перестройке предприятия, как в производственном, так и в управленческом секторе. Хотя большинство пакетов программ корпоративного характера предусматривают настройку на существующую организационную структуру, тем не менее, нельзя утверждать, что «приспособление» пакета под нужды существующей организации является рациональным. Классический подход говорит о том, что правильнее было бы сначала исследовать существующую систему управления, затем выработать рекомендации по ее совершенствованию, претворить их в жизнь и только после этого приступить к автоматизации управленческой деятельности.

В настоящее время проблемы автоматизации управленческих функций в кадровой сфере на отечественных предприятиях решаются, в основном, путем приобретения готовых программных продуктов в форме пакетов прикладных программ (ППП). В настоящее время все программные продукты управления кадрами можно подразделить на следующие группы:

1) любительские программы;

2) самостоятельные (автономные программы);

3) программы, выполненные по заказу;

4) модуль к бухгалтерии;

5) модуль в системе управления предприятием (импортный ППП);

6) модуль в системе управления предприятием (отечественный ППП).

Проанализируем каждую из этих групп с точки зрения реализованной в них концепции автоматизации. Вряд ли любительские программы стоит серьезно рассматривать в качестве полноправного участника соответствующего программного рынка. Однако поскольку они все-таки представлены, то воспользоваться ими могут небольшие фирмы, для которых комплексная автоматизация управленческой деятельности принципиального значения не имеет, а приобретаемые программы (которые могут быть из числа автономных) призваны упростить выполнение рутинных процедур в условиях отдельных автоматизированных рабочих мест.

Вторая группа программ также не удовлетворяет принципу корпоративности. Но по сравнению с первой группой, самостоятельные ППП по управлению кадрами сделаны на более профессиональном уровне, поскольку их разработка ведется не программистами-одиночками, а специализированными коллективами, которые могут в случае необходимости организовать доработку продукта с учетом пожеланий клиента, модернизацию при изменении системных программ и сопровождение (консультации) в процессе эксплуатации.

Третья группа программ, хотя и выделена отдельно, но может быть отнесена ко второй группе с той лишь разницей, что количество реализуемых задач и алгоритмы их решения предварительно согласовываются с конкретным заказчиком.

Четвертая группа программ имеет в России достаточно широкое распространение. Ее типичным представителем является пакет 1С: «Зарплата плюс Кадры», завоевавший достаточно большой сегмент рынка. Пакеты этого типа ориентированы на автоматизацию бухгалтерской деятельности, а обращение к кадровым задачам рассматривается как дополнительная и неизбежная функция, но только с позиций удовлетворения ими задач бухгалтерского учета. Приобретая такой пакет, предприятие «привязывает» себя к определенной системе управления кадрами. Ее расширение в рамках существующего пакета концептуально не предусмотрено. Хотя, возможно, некоторые дополнения за отдельную оплату не исключаются. В таких условиях приходится довольствоваться теми задачами и качеством их решения, которые уже реализованы, или покупать (или заказывать) другой модуль управления кадрами, рассчитанный на больший объем задач. Последнее требует финансовых затрат и руководство вряд ли пойдет на такой шаг, зная, что управление кадрами уже автоматизировано (хотя бы частично). Однако подавляющее большинство предприятий, которые достаточно успешно пользуются программами, относящимися к четвертой группе, ситуация с автоматизацией кадровой деятельности вполне устраивает и на большее они не претендуют.

Пятая группа программ, несмотря на дорогостоящие рекламные кампании с выездом специалистов в отдельные регионы России, так и не сумела составить существенную конкуренцию отечественным продуктам аналогичного класса. Это объясняется следующими причинами: 1) особенностями российской экономики; 2) несовершенством законодательства; 3) сложностью адаптации систем к условиям российских предприятий (системы могут иметь до 40000 настраиваемых параметров, как, например, R/3); 4) высокой ценой. Внедрение пакетов такого рода иногда осуществляется при наличии особых условий.