ИТ-стратегия как часть бизнес-стратегии

ИТ-стратегия как  часть бизнес-стратегии.

Многократно доказано, что успешность бизнеса во многом зависит от рационального использования информационных технологий для эффективной поддержки ключевых бизнес-процессов организации. Сегодня ИТ-подразделение становится партнером бизнеса, формирующим добавочное качество, как и основные производственные подразделения организации, тогда как раньше оно только предоставляло в пользование элементы ИТ-инфраструктуры. Бизнес требует от информационных технологий нацеленности на конкретные результаты, поддержки целей бизнеса и увеличения эффективности деятельности. От используемых ИТ и качества их сопровождения зависит деятельность всей компании, и это серьезно повышает требования к эффективности ИТ-подразделения.

В современной экономической литературе вопросам развития информационных технологий и ИТ-стратегий компании уделяется большое внимание. В большинстве публикаций зарубежных авторов (К. Барроу, Г. Бенсско, Д. Козье, Д. Кэдор М.П. Мак-Картни, К. Пэйтел, Д. Сифонис, А. Хартман), посвященных ИТ-стратегиям, рассматриваются в основном практические рекомендации по внедрению ИТ-стратегии в деятельность компаний. При этом формирование ИТ-стратегий зачастую рассматривается без четкого определения сферы деятельности, понятия и сущности их бизнеса.

Как правило, все целевые установки для ИТ-подразделения должны вытекать из стратегии бизнеса в целом и отражаться в ИТ-стратегии - основополагающем документе по вопросам стратегического управления в области ИТ, который определяет и регламентирует основные направления развития ИТ и расставляет приоритеты проектов.

ИТ - стратегия определяет долгосрочные цели и направление движения предприятия в области ИТ. Результатом ее применения и использования является успешное существование компании. В современных условиях ИТ - стратегия является неотъемлемой частью общей бизнес- стратегии и должна подчеркивать и развивать ключевые факторы успеха и выигрышные особенности компании.

При выборе ИТ стратегии следует учитывать не только эффект от внедрения ИТ решений но и снижение совокупной стоимости управления ИТ инфраструктурой. Оптимальная ИТ стратегия является определенным компромиссом между качеством ИТ решений и их стоимостью.

Для того чтобы ИТ-стратегия из формального документа превратилась в эффективный инструмент стратегического управления, предлагается использовать технологию Balanced Scorecard - BSC (система сбалансированных показателей, ССП), которая позволяет довести стратегию до всех сотрудников ИТ- подразделения и сделать так, чтобы ее реализация стала ежедневной задачей каждого.

Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) — система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических и тактических (операционных) целей. Использование ключевых показателей эффективности даёт организации возможность оценить своё состояние и помочь в оценке реализации стратегии. Данные показатели позволяют производить контроль деловой активности сотрудников и компании в целом в реальном времени.

технология

Понятие ИТ - стратегий ведения бизнеса

В современных условиях многие проблемы бизнеса могут быть решены с помощью информационных технологий. Вместе с тем на предприятии, как правило, существует ряд проблем, связанных в основном с отсутствием единой корпоративной политики в области информационных технологий и стратегии создания корпоративной информационно – управленческой системы предприятия в целом.

Под ИТ-стратегией следует понимать формализованную систему подходов, принципов и методов, на основе которых будут развиваться все компоненты корпоративной информационно- управляющей системы. Целью проекта по разработке ИТ-стратегии является организация интегрированного корпоративного процесса по развитию информационных технологий для обеспечения их соответствия основным целям и направлениям развития бизеса предприятия. Достижение указанной цели на предприятии позволит обеспечить:

- совершенствование системы управления;

- целенаправленное планирование и внедрение информационных технологий;

- ориентацию информационных технологий для решения проблем бизнеса;

- создание единого информационного пространства предприятия;

- снижение совокупной стоимости владения информационными технологиями;

-сокращение сроков внедрения новых информационных технологий, получения быстрых и тиражируемых результатов;

-повышение эффективности используемых информационных технологий и отдачи от инвестиций в информатизацию;

-возможность быстро и экономично расширять информационную инфраструктуру в будущем;

- повышение конкурентоспособности и акционерной стоимости.

На сегодняшний день существующие на предприятии информационные технологии способны помочь в решении следующих задач:

- достижение целей организации;

- управление рисками;

-изменение деятельности.

Известно, что руководство предприятия и пользователи воспринимают ценность информационных технологий различным образом. Чем выше уровень в иерархии руководства, тем больше ослабляется внимание к информационным технологиям и растет внимание к деятельности предприятия.

Информационные технологии требуется создавать таким образом, чтобы они поддерживали все потребности предприятия с позиции улучшения временных и функциональных показателей, а инфраструктура информационных технологий обеспечивала бы рот предприятия за счет улучшения уровня удовлетворенности клиентов.

ИТ-стратегия предприятия состоит из рационального использования имеющихся в организации информационных технологий, которые отвечают и поддерживают миссию предприятия.

Основные цели ИТ-стратегии:

- соответствие задачам и стратегии предприятия;

- создание условий по использованию всех возможностей деятельности и, соответственно, получению максимальных преимуществ;

- использование ИТ- ресурсов должным образом;

- управление ИТ-рисками, связанными с использованием информационных технологий.

Процесс создания ИТ-стратегии начинается с установления целей для имеющихся на предприятии информационных технологий и определения начальных направления развития. Затем выясняются измеримые показатели деятельности, значение которых сравнивается с желаемыми значениями. Итогом могут явиться изменения в деятельности предприятия. После установки целей и перечня измеряемых показателей основной задачей для правления становится достижение этих целей, а для дирекции – проведение изменений, способствующих их реализации. Назовем основные цели:

- соответствие развития информационных технологий деятельности предприятия;

- создание благоприятных условий основной деятельности для получения максимальных выгод;

- рациональное использование ИТ – ресурсов;

- надлежащее управление ИТ- рисками.

К числу основных направления по изменению функций и состава информационных технологий можно отнести:

- повышение степени автоматизации (для того чтобы сделать деятельность более эффективной);

- уменьшение затрат (с целью сделать предприятие более результативным);

- управление рисками (обеспечение безопасности, надежности и соответствия).

Исключительная сложность и профессионализация сферы информационных технологий требует привлечения широкого круга специалистов предприятия. В настоящее время практически все уровни управления предприятием вовлечены в процесс управления развитием информационных технологий.

Основными факторами, определяющими ИТ-стратегию, являются:

- управление потребностями;

- управление ожиданиями.

В результате на предприятии необходимо добиться:

- прозрачной отчетности для процессов управления рисками и контроля за использованием информационных технологий;

- иерархической упорядоченности стратегии, политики и целей сверху вниз в пределах всего предприятия;

- организационной структуры, которая поддерживает выполнение ИТ-стратегии;

- измерения показателей выполнения работы на основе оценки деятельности, которые были получены благодаря использованию информационных технологий;

- концентрации усилий на тех аспектах, которые поддерживают бизнес – процессы, направленные на удовлетворение клиентов, и наиболее важных ИТ –процессах, повышающих эффективность предприятия;

- планирования и наблюдения за управлением активами информационных технологий, за рисками, проектами, клиентами и поставщиками;

ИТ-стратегия позволяет создать гибкое предприятие, которое опирается в своей деятельности на информацию и знания. Основной вопрос заключается в том, находятся ли инвестиции в информационные технологии данного предприятия в соответствии с его стратегическими целями. То есть поддерживает ли ИТ-стратегия общую стратегию предприятия. Это означает, что между текущей деятельностью предприятия, текущими действиями в области информационных технологий и стратегией предприятия существует соответствие.

Главным документом, определяющим порядок эффективной реализации процессов по созданию ИТ-стратегии, является план действий, который содержит основной перечень действий по созданию ИТ-стратегии и субъекты ИТ-стратегии. Важнейщим элементом при создании ИТ-стратегии является опыт передовых предприятий. Примеры передового опыта показывают, какие виды действий выполняли лидеры по управлению информационными технологиями.

При создании ИТ-стратегии целесообразно пользоваться показателями деятельности, которые позволяют понять, как ИТ-стратегия улучшает деятельность предприятия. Часто эти показатели соотносятся с критическими факторами успеха. В качестве примера можно назвать:

- улучшение рентабельности ИТ-процессов;

- продолжительность системных простоев;

- пропускная способность информационной системы и время ответа на запросы клиентов;

- снижение затрат на менеджмент;

- доля вклада иформационных технологий в продукты и услуги;

- рост числа стандартизированных процессов предприятия;

- рост удовлетворения ожиданий заинтересованных лиц;

- выполнение требований по бюджету, по временным характеристикам и по графикам;

- соответствие законам;

- прозрачность в определении риска и соответствие согласованному профилю рисков в организации;

- создание новых каналов предоставления услуг клиентам;

- примеры деятельности, демонстрирующие высокий возврат инвестиций.

Создание ИТ-стратегии требует написания планов действий. В них представлен порядок действий по изменению структуры предприятия для улучшения показателей производительности. Примерный перечень показателей производительности:

- улучшение рентабельности ИТ – процессов;

- увеличение числа проектов трансформации структуры предприятия, которые стали возможными благодаря применению информационных технологий;

- увеличение степени использования инфраструктуры информационных технологий;

- увеличение степени удовлетворенности заинтересованных лиц ( по номенклатуре услуг, по числу жалоб и т.д.);

- улучшение эффективности и результативности работы персонала;

- увеличение доступности знаний и информации для совершенствования управления предприятия;

- улучшение показателей, измеряемых с помощью карт оценки баланса между информационными технологиями и деятельностью;

- эталонное сравнение степени зрелости управления информационными технологиями.

Очевидно, что для формирования полноценного стратегического плана развития ИТ на предприятии должны быть созданы соответствующие организационные и финансовые условия и предпосылки.

При этом для успешного стратегического ИТ-планирования по сути нужны те же условия и предпосылки, что и для успешного выполнения любых проектов в сфере ИТ.

Основные организационные и финансовые предпосылки для разработки ИТ-стратегии:

1) наличие у предприятия стратегии развития бизнеса (нет четкого плана развития бизнеса, не будет и ясности в вопросе о том, как развивать информационные системы);

2) руководители функциональных подразделений должны достичь договоренности по поводу дальнейших направлений автоматизации;

3) значимая роль ИТ-службы на предприятии, короткая дистанция между собственниками или топ-менеджерами и руководителем ИТ-службы (когда ИТ-службе неясны общие цели развития бизнеса, обеспечить согласованность бизнес- и ИТ-планов невозможно);

4) объем инвестиций в ИТ, соответствующий масштабу задач;

5) предприятие должно развиваться стабильно (разработать ИТ-стратегию для стремительно растущей компании или компании, переживающей серьезные перемены, например смену собственника, невозможно).

ИТ - стратегия определяет долгосрочные цели и направление движения предприятия в области ИТ. Результатом ее применения и использования является успешное существование компании. В современных условиях ИТ - стратегия является неотъемлемой частью общей бизнес- стратегии и должна подчеркивать и развивать ключевые факторы успеха и выигрышные особенности компании. Стратегия развития информационных систем основывается на общей стратегии развития компании и конкретизирует положения общей стратегии с точки зрения ИТ. Общая стратегия развития компании определяет настоящие и будущие виды деятельности, типы выпускаемой продукции и объёмы выпуска, рынки на которых работает компания и её доли на этих рынках, организационную и территориальную структуру компании. В свою очередь, ИТ - стратегия содержит основные положения использования ИТ в бизнес компания, она определяет как будет поддержана заданная стратегия развития компании средствами ИТ.

При разработке ИТ-стратегии должно учитываться существующее состояние ИТ в компании, отраслевые стандарты и тенденции развития информационных технологий. Для того чтобы ИТ-стратегия соответствовала бизнес- стратегии, в ней должны быть определены:

- философия развития ИТ в компании место ИТ- подразделений в структуре предприятия;

- требования к ИТ с позиций бизнес- стратегии;

- базовые принципы и направления развития ИТ;

- основные направления совершенствования процессов управления ИТ;

- интегральные характеристики ИТ-бюджета и списка проектов, необходимых для реализации ИТ-стратегии;

- оценки качества и целевые показатели работы ИТ-системы;

- возможные риски и альтернативные варианты развития ИТ;

- базовые принципы и направления развития ИТ должны быть детализированы до продуктов.

Основной показатель качества стратегии - ее пригодность для реализации. Чтобы стратегический план не попал в корзину или в архив, он должен удовлетворять определенным условиям: прежде всего, быть увязанным со стратегическими целями развития бизнеса предприятия и предусматривать запасные варианты на случай неблагоприятного развития событий, то есть осложнений в ходе автоматизации.

ИТ-стратегия должна содержать:

- результаты анализа хозяйственных процессов предприятия, а также степени их автоматизации;

- детальный анализ требований к информационно-вычислительным системам

- несколько вариантов развития информационных систем (самый дорогой, самый дешевый и проч.), с оценкой рисков для каждого варианта;

- оценки стоимости, сроков и ресурсов для соответствующих ИТ-проектов.

Кроме того, хорошая стратегия не привязана к конкретному поставщику оборудования или программного обеспечения, а также состоит из нескольких этапов (то есть предусматривает возможность изменений).

Основные отличия обычных ИТ-планов от стратегии:

- короткий срок планирования (обычные планы составляются на год, тогда как стратегия разрабатывается на три года);

- привязка к конкретным продуктам;

- отсутствие анализа степени автоматизации хозяйственных процессов;

- слабая связь с потребностями бизнеса, которая объясняется малым участием в ИТ-планировании самой заинтересованной стороны - руководителей и ключевых пользователей.

На рисунке 1 представлены основные составляющие ИТ-стратегии

Рис. 1.1. Составляющие ИТ-стртегии

ИТ-стратегия обладает определенной ценностью для бизнеса. Владельцы и топ-менеджмент любой компании нуждаются в обосновании инвестиций в ИТ и понимании перспектив ИТ-проектов. Стратегия позволяет:

- обеспечить управление и контроль над инвестициями в ИТ;

- транслировать потребности бизнеса в задачи ИТ;

- получить понимание, что даст ИТ бизнесу;

- повысить качество ИТ-услуг.

Напрямую задача сокращения расходов перед ИТ-стратегией обычно не ставится, но стратегия дает экономию за счет:

- снижения финансовых рисков ИТ-проектов;

- улучшения ИТ-процессов и сервиса;

- интеграции элементов ИТ-архитектуры;

- выявления проблемных мест в текущей ИТ-архитектуре.

Даже в случае детально проработанной стратегии для успешной ее реализации необходимы специальные механизмы — долгосрочные бюджеты и планы, политики, процедуры и периодический контроль деятельности подразделений и отдельных руководителей. Эффект от внедрения любой информационной системы в весьма малой степени обеспечивается технологической составляющей. В основном он зависит от ее реального использования в бизнес-процессах. Именно поэтому в ходе реализации ИТ-стратегии необходимо разрабатывать регламенты — документы, ставящие в соответствие должностным обязанностям сотрудников определенный функционал ИТ. Каждый сотрудник компании должен понимать, какие функции систем он обязан использовать для выполнения бизнес- процессов, в каких случаях и каким образом. Регламентация значительно повышает эффективность использования инфраструктуры, а это, в свою очередь, сказывается на эффективности бизнеса.

Рассмотрим признаки отсутствия ИТ-стратегии у предприятия:

- большое количество не связанных между собой проектов по внедрению информационных систем, инициированных различными подразделениями компании (явный признак).

- информационные системы растут произвольно, и в результате в них образуются функциональные бреши или, наоборот, некоторые функции дублируются. И главная проблема, над которой приходится ломать голову в начале каждого нового ИТ-проекта, - как обеспечить совместимость нового оборудования или софта с уже имеющимся набором систем.

- подчиненное положение начальника ИТ-службы функциональному руководителю (косвенный признак). Если директор по ИТ не входит в топ-менеджмент компании и не участвует в формировании общей стратегии развития бизнеса, то, как правило, в такой компании информационные технологии не играют важной роли, и об ИТ-стратегии речи не идет.

Таким образом, если у предприятия нет ИТ-стратегии, это негативно влияет, в первую очередь, на количество закрытых или замороженных ИТ-проектов, ведь риск закрытия проекта по причине тех или иных изменений в бизнесе, обусловленных внешними или внутренними причинами, растет.

Во-вторых, на структуру затрат на ИТ, которая становится неоптимальной. Наибольшая часть затрат приходится на эксплуатацию и интеграцию существующих разнокалиберных систем, а не на новые информационные технологии. В-третьих, на структуру и численность ИТ-службы, которые тоже не оптимальны. И в-четвертых, на финансовые показатели деятельности предприятия. Однако зависимость между наличием или отсутствием ИТ-стратегии и финансовыми показателями предприятий довольно слаба и проявляется лишь в долгосрочной перспективе.

Таким образом, можно сделать вывод, что ИТ - стратегия является неотъемлемой частью общей бизнес- стратегии и должна подчеркивать и развивать ключевые факторы успеха и выигрышные особенности компании. Стратегия развития информационных систем основывается на общей стратегии развития компании и конкретизирует положения общей стратегии с точки зрения ИТ. Она дает руководителям предприятий ответ на вопрос, каким образом можно использовать информационные технологии для развития бизнеса предприятия, какие ресурсы для этого нужны, что и в какой последовательности нужно делать. Наличие такого целостного долгосрочного плана позволяет оптимизировать расходы на ИТ, свести к минимуму риск закрытия тех или иных проектов из-за различных внутренних изменений в компании, а также оптимизировать численность и структуру ИТ-службы.

Структура ИТ-стратегии компании

ИТ стратегия компании должна быть нацелена, в первую очередь, на получение конкретных результатов, использования ИТ технологий, во вторую очередь на оптимизацию затрат на ИТ технологий. Ведущий эксперт и эксперты по направления должны обладать достаточным опытом, для того чтобы выявить и рассчитать реальные и возможные эффекты автоматизации бизнес-процессов Заказчика. Во внимание принимаются различные факторы:

- используемые на предприятии в данный момент ИТ системы и решения, их эффективность и затраты на их эксплуатацию и развитие;

- наличие ресурсов на закупку и эксплуатацию более совершенных систем и решений.

Ресурсы которые требуются на развитие информационных технологий определяются не только деньгами. Внедрение системы серьезно затрагивает бизнес-процессы в которых внедряется ИТ решение. Готовность руководства менять эти бизнес-процессы является необходимым ресурсом. Есть и взаимозаменяемые ресурсы, например: ограниченные возможности тестирования системы в условиях близких к реальным заменяются временной остановкой бизнеса в момент внедрения системы и изменении бизнес-процессов. Как следствие важным ресурсом является готовность руководства стимулировать сотрудников предприятия на внедрение ИТ решений, затрагивающих их работу.

Стратегия развития информационных технологий должна быть тесно связана со стратегией развития предприятия. В условиях ограниченности ресурсов стратегия развития компании определяет, очередность внедрения - какие ИТ системы и решения следует внедрять в первую очередь. В качестве примера рассмотрим ситуацию выбора системы и две стратегии развития предприятия.

В первом случае предприятие планирует открывать филиалы с целью увеличить объемы продаж. Правильной ИТ стратегией будет первоочередное внедрение системы Адресного хранения товара на главном оптовом складе. Такая система позволит ускорить комплектацию и снизить ее ошибки. Как следствие компания сможет повысить отгрузки при тех же объемах склада.

Во втором случае компания не имеет возможности интенсивного увеличения продаж и по этому озабочена снижением себестоимости операций. Правильной ИТ стратегией будет первоочередное внедрение системы учета себестоимости товара.

При выборе ИТ стратегии следует учитывать не только эффект от внедрения ИТ решений но и снижение совокупной стоимости управления ИТ инфраструктурой. Оптимальная ИТ стратегия является определенным компромиссом между качеством ИТ решений и их стоимостью. На данный момент стоимость ИТ решений для крупных компаний позволяет в этом компромиссе иметь уклон в пользу качества, однако и об оптимизации затрат на ИТ забывать не стоит. Для больших предприятий существует множество способов снижать затраты незначительно теряя качество решений, а иногда даже повышая их. Большинство из них требуют реструктуризации подразделений ИТ, например:

- организация централизованных ИТ сервисов;

- централизация закупок оборудования и услуг;

- стандартизация используемых ИТ технологий.

Документ Стратегия развития информационных технологий на предприятии состоит из разделов:

- концепция;

- методология;

- план развития;

В разделе «Концепция» описываются общие принципы и критерии успеха организации ИТ сервиса на предприятии. Концепция не требует немедленного выполнения, а определяет вектор развития информационных технологий, а также цели и критерии успеха последовательно проводимых мероприятий. В качестве примеров приведем наиболее общие (не зависящие от отрасли предприятия) цели развития информационных технологий:

- автоматизация основных бизнес-процессов;

-повышение эффективности работы существующей технической инфраструктуры;

- повышение эффективности работы существующей ИТ службы;

-снижение стоимости поддержки технической инфраструктуры и ПО;

-создание простого и удобного бизнесу порядка взаимодействия с ИТ подразделениями;

-стандартизации технических и программных средств.

Следует осторожно относится к выбору целей. Многие цели могут быть противоречивыми (например снижение стоимости и повышение эффективности). Целей проекта должно быть не более трех, причем у них должны быть разные приоритеты. Первая цель имеет наибольший приоритет и т.д. В дальнейшем по завершении определенного периода работы происходит переопределение ИТ стратегии, в рамках которого можно переопределить и цели (например достигнут большой уровень отдачи ИТ для бизнеса, можно сконцентрировать усилия на снижении затрат).

Раздел «концепция» описывает принципы:

-информационной среды;

-построения схемы взаимоотношений между ИТ пользователями ИТ службой;

-кадровой политики ИТ подразделений;

-структуры ИТ подразделений;

-схемы управления ИТ;

-финансирования ИТ;

-создания единой технической инфраструктуры;

-участия менеджеров ИТ в принятии ключевых бизнес-решений;

-политики безопасности данных, включая типы данных, единые информационные ресурсы предприятия, способы хранения данных, принципы дублирования данных и резервного копирования, политику разграничения доступа к данным;

- принципы политики безопасности сетевой инфраструктуры, включая структуру сети и серверов, рабочие станции подключаемые к сети (бывает, что к сети подключают не все рабочие станции), возможность работы в сети специалистов других организаций выполняющих работы на предприятии, принципы работы в Интернет.