Классификация документов. 8

Содержание

Введение

Глава 1. Сущность классификации  документов

1.1 Развитие классификации документов

1.2 Классификация по обстоятельствам  их функционирования во внешней  среде

1.3 Классификация по информационной составляющей документа

1.4 Классификация по материальной  составляющей документа

Глава 2. Разновидности классификаций

2.1 Классификация Березиной  Н.М

2.2 Классификация Стенюкова  М.В

Заключение

Примечания

Литература

1.1 Развитие классификации  документов

делопроизводство документ материальный информационный

Классификация документов —  одна из наиболее давних и до сих  пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с  организацией и систематизацией  собраний, созданием перечней единиц хранения, то есть с функционированием  первых библиотек и архивов, в  частности древнеегипетских и ассирийских.

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности — классы, подклассы  и более дробные части —  являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран  Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических  классификаций, в итоге привел к  разработке Десятичной классификации  М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек  мира.

Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852—1855), немецкая (1906). Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.

Комплексный подход к классификации  документов, учитывающий особенности  его содержания и формы, берет  свое начало в XX в. одновременно с введением  в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка  такой классификации осуществлена П. Отле в его «Трактате о документации» (1934), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые  признаки текста, в частности особенности  знаковой природы информации, но и  характеристики формы документа, т.е. материального носителя.

Активно проблема классификации  документов начинает разрабатываться  лишь в конце 1960-х — начале 1970-х  годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х  — библиографоведами. Большинство  подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области  деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете  информационной и материальной составляющих документа1.

1.2 Классификация документов  по обстоятельствам их функционирования  во внешней среде

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак  деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, то есть во времени  и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время  появления документа во внешней  среде и другие.

а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические  документы. Периодические документы - это документы, выходящие через  определенные промежутки времени нумерованными  или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические  документы - документы выходящие  в свет однократно и не имеющие  продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки  и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

б) Классификация документов по времени появления во внешней  среде. По времени появления документа  во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр  документа, обладающий юридической  силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого  документа и все его внешние  признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

в) Классификация документов по месту происхождения различает  местный документ (в пределах одной  области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства  или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом)2.

1.3 Классификация по информационной  составляющей документа

Основные признаки классификации  по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения  информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность  для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.

а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа  по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных  таблиц и т.д. Тематика, предмет, а  также основные смысловые аспекты  могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут  служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации  документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся  пять вариантов Библиотечно-библиографической  классификации (ББК), Универсальная  десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация  литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации  и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных  стандартов, Международная классификация  изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых  систем и документных массивов.

б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы  делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна  по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного  отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в  обеспечении общества первичной  информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической  переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный  документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного  анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение  общества вторичной информацией.

в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством  тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и  восприятия человеком информации, различают  текстовые и нетекстовые документы3.

В текстовом документе  знаком служит алфавит (буквы) естественного  языка. Текстовые документы часто  называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными  знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие "текстовой документ" может применяться не только к  письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это  чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной  форме. Т.е. синонимами термина "текстовой  документ" могут выступать "письменный" или "литературный документ". К  письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая  информация зафиксирована посредством  письменных знаков. А способ нанесения  этих знаков на носители - это их видовое  отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых  знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный  документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому  объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в  котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.

Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов  или явлений (карта, ноты, чертеж). К  этому классу документов относятся  картографический и нотный документы: картографический содержит изображения  особых объектов - поверхности Земли  или других небесных тел - выполненные  в особой знаковой системе; а нотный документ - это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой  особую систему - нотную запись.

Звучащий документ фиксирует  и передает информацию звуками. Это  так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись).

Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски). Звучащие и матричные документы  относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью  технических средств, в том числе  звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным  приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга  с электронной нотной клавиатурой  и т.д.).

г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью  записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому  признаку различают одно-, двух- и  трехмерные (объемные) документы. В  одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности4.

Однако абсолютное большинство  документов - двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая  печать (календарики с мигающим изображением).

д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная  в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без  специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные  для автоматического воспроизведения  информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения  структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать  о характере записи в таких  документах, потому что она выполнена  каким-либо техническим способом.

е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может  восприниматься с помощью различных  органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают  визуальный, тактильный, аудиальный и  аудиовизуальный документы5.

Визуальный - это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, и т.д. на любом  носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного  документа воспринимается через  прикосновение, т.е. осязание (книга  для слепых). Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ - тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология "мультимедиа" и т.д.).

ж) Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и  непубликуемый документы.

Документ, предназначенный  для широкого и многократного  использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также  выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как  правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).

и) Классификация документов по способу документирования. По способу  документирования (или закрепления  информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный  документы.

Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки  письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или  карту. К рукописям относят также  документы, оформленные средствами машинописи или ЭВМ.

Печатный - это документ, изготовленный  полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной  полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и  т.д.). Такие документы выпускаются  издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем  нанесения красочного слоя на его  поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для  слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты  и т.д. Такие документы часто  называют произведениями печати или  изданиями.

Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания  резцом канавки на поверхности движущегося  носителя (грампластинки, фонографические  валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния  поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический - это изобразительный  документ, созданный фотографическим  способом, основанным на изменении  оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под  воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного  поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором  осуществлены посредством лазерного  луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный  класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука  или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает  не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный  журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки6.

1.4 Классификация по материальной  составляющей документа

Вторая атрибутивная составляющая документа его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных  оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции  и др.

а) Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной  и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных  документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные  и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные  синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят  книги, журналы, газеты, ноты, карты, нормативные  документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.д. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма). Пластиночные документы созданы  на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они  создаются на металлической или  стеклянной основе.

До изобретения искусственных  носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной  коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и т.д. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко.

б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет  определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном  уровне отличают книгу от газеты, грампластинку  от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме  книги, диска, магнитной ленты и  т.д. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

Листовой - это документ в  виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа  становится кодексом. Кодексовый или  блочный документ создан в форме  блока - кодекса, т.е. скрепленных между  собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).

Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календарик, открытка).

Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную  полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят  также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и  т.д.

Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и  оптические диски, грампластинки).

Комбинированный документ соединяет  в себе две или более форм носителей  информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов  и грампластинки)7.

Глава 2 Разновидности классификаций

2.1 Классификация Березиной  Н.М

C целью создания возможностей  для проведения унификации и  стандартизации документов, для  того чтобы выработать правила  их составления и оформления, формы и методы работы с  ними, была произведена классификация  документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

• письменные (рукописные и  печатные);

• технические — это  обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется  графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

• фоно-, аудио-, акустические документы — содержание которых  передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

• кинодокументы — изобразительные  документы, содержание которых фиксируется  с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

• фотодокументы — изобразительные  документы, содержание которых передано фотографическим способом;

• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для  выполнения основных задач.

По стадиям создания:

• черновик (предварительная  редакция документа);

• беловик (чистовик);

• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

• копия документа —  точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все  реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

• отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

• дубликат — копия, которая  выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической  силой, что и подлинник;

• выписка — копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном  порядке;

• автограф — документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения  и др.);

• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), — личные дела, истории болезни, техническая  документация и др.;

• некоторые документы  имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения  материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система  банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

• именные, или личные (удостоверяющие личность);

• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в  свою очередь, делятся на входящие и  исходящие8.

2.2 Классификация Стенюкова  М.В

Классификация документов —  распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления с целью  организации и повышения эффективности  работы с ними.

Классификация позволяет  выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить  их в инструкциях, организовать документы  в делопроизводстве.

Условно документы можно  разделить на следующие группы:

1. По способу документирования: рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду: отчетно-статистические.

3. По месту составления:  входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации); внутренние (составленные и используемые  в самой организации).

4. По грифу ограничения  доступа: открытые (несекретные); с  грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь  следующие грифы:

"Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная  только для работников конкретной  организации или отрасли);

"Секретно", "Совершенно  секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную  тайну);

"Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен  законодательством РФ);

"Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения  коммерческих целей, разглашение  которой может нанести ущерб  обладателю информации).

5. По происхождению: официальные  (служебные) (затрагивающие интересы  организации, составленные юридическим  или физическим лицом, оформленные  в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного  лица и являющиеся именными);

6. По юридической значимости: подлинники или оригиналы (первые  или единичные экземпляры официальных  документов, собственноручно подписанные  автором); копии (документы, полностью  воспроизводящие информацию подлинного  документа и все его внешние  признаки или часть их, не имеющие  юридической силы); заверенные копии  (копии документов, на которых  в соответствии с установленным  порядком проставляют необходимые  реквизиты, придающие им юридическую  силу); дубликаты (повторные экземпляры  подлинника документа, имеющие  юридическую силу).

7. По форме изложения:  индивидуальные (содержание которых  излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура,  часть документа, стандартные  фразы заранее подготовлены, а  другая часть заполняется при  составлении, например, справка с  места работы); типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях).

8. По срокам хранения: постоянного  хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет)9.

Заключение

Таким образом, научные классификации  дают нам знание факта существования  данных классов исследуемого объекта  или знание закономерности их образования. Научная классификация, отражая  объективные закономерности исследуемых  процессов, служит основой логико-математического  или информационного моделирования, при котором сведения описываются  с помощью логических формул.

Классификация выполняет  важные функции не только в научном  исследовании предметов и явлений, относящихся ко всему многообразию объектов, но и в организации процесса получения и обработки информации о нем. В истории поиска сведений разработано немало определений  понятия классификации документальной информации. Главным образом библиотечно  – библиографические классификации, а так же классификации делопроизводственных и архивных документов.